- على نظام Android، تعمل التطبيقات مثل AutoResponder وWhatsAuto على أتمتة الردود على الإشعارات باستخدام القواعد والجداول والتحكم حسب الدردشة والمجموعة.
- على iPhone، يوفر WhatsApp Business رسائل الترحيب والغياب والرد السريع مع اختصارات وما يصل إلى 50 قالبًا.
- تختبر خدمة التراسل الفوري واتساب إمكانية ترك ملاحظات صوتية بعد المكالمات الفائتة، ودمج "آلة الرد الآلي" المباشرة في الدردشة.
إذا كنت تستخدم واتساب يوميًا، فأنت تعلم أنه لا يمكنك دائمًا الرد فورًا. في مثل هذه الحالات، يُعدّ وجود خاصية الرد التلقائي على واتساب ، أو على الأقل الردود التلقائية المُعدّة جيدًا، أمرًا لا يُقدّر بثمن: فهو يوفر الوقت، ويُدير التوقعات، ويُبقي المحادثة مستمرة حتى عندما تكون غير متاح.
تتوفر اليوم عدة طرق لتحقيق ذلك: على نظام أندرويد باستخدام تطبيقات تستفيد من الإشعارات ؛ وعلى نظام آيفون باستخدام أدوات واتساب للأعمال الرسمية ؛ بالإضافة إلى ذلك، يختبر واتساب حاليًا ميزة ترك رسائل صوتية بعد المكالمات التي لم يتم الرد عليها ، والتي تعمل كجهاز رد آلي للمكالمات التي تتم عبر التطبيق نفسه. دعونا نلقي نظرة على دليل شامل لتفعيل كل هذه الميزات.
ماذا يعني "الرد التلقائي" على واتساب اليوم؟
عندما نتحدث عن البريد الصوتي في واتساب، فإننا نشير في الواقع إلى مفهومين: أولهما، الردود التلقائية على رسائل الدردشة (رسائل الغياب، رسائل الترحيب، الردود السريعة، إلخ)؛ وثانيهما، خيار ترك رسالة صوتية عند عدم الرد على مكالمة ، وهي ميزة يُطلقها واتساب حاليًا في مرحلة تجريبية. هذان حلان متكاملان: الأول يُعنى بمهام الدردشة اليومية، والثاني يُحاكي نظام البريد الصوتي التقليدي ضمن سياق مكالمات واتساب.
في نظام أندرويد، لا يوفر التطبيق الرسمي ميزة الردود التلقائية المدمجة، ولكن يمكن لتطبيقات الطرف الثالث تحقيق ذلك من خلال قراءة الإشعارات والرد عليها مباشرةً . أما في نظام آيفون، فالخيارات المتاحة خارج التطبيق الرسمي محدودة للغاية دون الحاجة إلى كسر حماية الجهاز، لذا فإن الطريقة الأكثر عملية هي استخدام واتساب للأعمال ، الذي يوفر رسائل ترحيبية، ورسائل غياب، وردود سريعة للاستخدام المهني.
بالإضافة إلى ذلك، تتضمن النسخة التجريبية من واتساب لنظام أندرويد زرًا لتسجيل وإرسال رسالة صوتية عندما لا يرد المستلم على المكالمة. وبهذه الطريقة، يتلقى الشخص إشعار المكالمة الفائتة ورسالتك الصوتية في المحادثة، كل ذلك في مكان واحد دون أي خطوات إضافية.
تُعدّ هذه الميزات أساسية للشركات وفرق الدعم: تشير البيانات إلى أن 62% من العملاء يعتقدون أن العلامات التجارية قادرة على تخصيص تجاربهم بشكل أفضل، على سبيل المثال، من خلال توفير قنوات مثل واتساب للأعمال ؛ ويرغب 64% منهم في أن تُقدّم روبوتات الدردشة خدمةً تُضاهي خدمة الموظفين البشريين. إنّ الأتمتة دون فقدان اللمسة الإنسانية هي السبيل الأمثل للمستقبل.
إذا كنت تفكر في إعداد نظام الرد الخاص بك على واتساب ، فسأشرح أدناه ما يمكنك فعله على نظام أندرويد، وكيف يعمل على أجهزة آيفون مع خدمة الأعمال، وكيف يعمل خيار الصوت الجديد بعد المكالمات الفائتة.
Android: الردود التلقائية باستخدام التطبيقات (AutoResponder وWhatsAuto)
لا يوفر تطبيق واتساب لنظام أندرويد هذه الميزة افتراضيًا، لكن أدوات مثل AutoResponder for WhatsApp و WhatsAuto تُفعّلها بكفاءة. يكمن السر في أنها تراقب إشعاراتك، وعندما تصل رسالة جديدة تُطابق قاعدةً مُحددة، تردّ عليها مباشرةً من الإشعار نفسه . لا تحتاج هذه الأدوات إلى صلاحيات وصول كاملة إلى واتساب، بل يكفيها إذن قراءة الإشعارات والرد عليها.
الخطوة الأولى هي منح التطبيق إذن الوصول إلى الإشعارات. على نظام أندرويد، افتح التطبيق، وانتقل إلى إعدادات الوصول إلى الإشعارات عند ظهور المطالبة، ثم فعّل الخيار المناسب. بعد ذلك، ارجع إلى التطبيق ويمكنك إنشاء قواعدك.
في برنامج الرد الآلي، على سبيل المثال، يمكنك تحديد ردود لجميع الرسائل أو لنصوص محددة فقط . إذا كنت ترغب في الرد بشكل عام على أي شخص يراسلك، فاختر الخيار المكافئ لـ "الجميع" واملأ حقل رسالة الرد بالنص الذي سيتم إرساله تلقائيًا. يغطي الإصدار المجاني الأساسيات، وإذا لم يكن ذلك كافيًا، يتيح لك الإصدار الاحترافي (بدفعة لمرة واحدة تبلغ حوالي 14,99 يورو ) ميزات إضافية مثل ساعات النشاط.
ميزة أخرى هي إمكانية حصر القواعد على أشخاص أو مجموعات محددة ، ومنع تفعيلها في محادثات معينة، أو تعديل وتيرة الرد لتجنب الرسائل المزعجة. يوفر تطبيق WhatsAuto ميزة مشابهة: فهو يتيح لك تحديد المجموعات أو جهات الاتصال التي ترغب بالرد عليها، وحظر الرسائل المتكررة، وجدولة أوقات الرد التلقائي بحيث يتم الرد فقط في الأوقات التي تناسبك.
قد يبدو سير العمل النموذجي على نظام أندرويد كالتالي: تقوم بإنشاء قاعدة عامة بعنوان "أنا غير متصل"، وقاعدة ثانية أكثر ودية كرسالة ترحيبية للمتصلين الجدد، ومجموعة ثالثة من القواعد المحددة التي تحتوي على كلمات مفتاحية ("ساعات العمل"، "العنوان"، "السعر") والتي تُعيد رسالة محددة. سيتم الرد على محادثاتك حتى عندما تكون غير متصل.
- يمنح الإذن ل الإخطارات عندما يطلب التطبيق ذلك.
- إنشاء قواعد عامة (جميع الدردشات) وقواعد محددة (الكلمات الرئيسية، أو جهات الاتصال، أو المجموعات).
- قم بتفعيله إذا كنت بحاجة إليه جداول بحيث ينطبق فقط خارج ساعات عملك.
- تجنب تأثير "البريد العشوائي" عن طريق ضبط التردد وحدود الإرسال في المجموعات.
إذا كنت تعمل مع مجموعات، يتيح لك تطبيق WhatsAuto اختيار ما إذا كنت تريد تجنب الردود التلقائية أو إرسال إشعار واحد لكل مجموعة لتجنب إغراق المحادثة. إنها طريقة بسيطة للحفاظ على اللباقة دون تعطيل سير المحادثة.
آيفون: واتساب للأعمال للغيابات والترحيبات والاختصارات
على نظام iOS، انسَ أمر تطبيقات الرد الآلي المقلدة في متجر التطبيقات: فخارج النظام الرسمي، لا توجد بدائل عملية دون كسر الحماية . الخيار المُوصى به هو استخدام واتساب للأعمال (يمكنك إعداده برقمك حتى لو كنت تعمل لحسابك الخاص أو تدير مشروعًا فرديًا) والاستفادة من أدواته المُدمجة.
من أهم ميزات واتساب للأعمال رسائل الترحيب (التي تُرسل فقط عند تلقيك أول رسالة) ورسائل الرد التلقائي (التي تعمل كرد تلقائي عند عدم تواجدك). لتفعيلها، انتقل إلى إعدادات واتساب للأعمال > أدوات الأعمال > رسائل الرد التلقائي. فعّلها، واكتب رسالتك، واختر ما إذا كنت ترغب في إرسالها دائمًا، أو خلال فترة زمنية محددة، أو خارج ساعات العمل.
يتيح لك التطبيق أيضاً اختيار المستلمين: يمكنك إرسال الرسالة إلى الجميع، أو فقط إلى من ليسوا في دفتر عناوينك، أو إلى الجميع باستثناء البعض، أو إلى قائمة جهات اتصال محددة فقط . إنه مرن، وإن كان محدوداً أكثر مما يمكنك تحقيقه باستخدام نظام أندرويد والتطبيقات المخصصة.
من بين ميزات واتساب للأعمال التي تُسرّع خدمة العملاء بشكل كبير، ميزة الردود السريعة . يمكنك حفظ قوالب جاهزة (حتى 50 قالبًا، وفقًا للوثائق) وتعيين اختصار لوحة مفاتيح لكل منها لإرسالها فورًا. مثالية لساعات العمل، والموقع، وسياسات الإرجاع، أو الأسئلة الشائعة.
لإنشاء هذه الردود المحفوظة في واتساب للأعمال، افتح قائمة النقاط الثلاث > أدوات الأعمال > الردود السريعة > إضافة. اكتب رسالتك وأضف اختصارًا لها (على سبيل المثال، /ساعات). احفظها، وبذلك تكون قد انتهيت.
عند إرسال الردود السريعة من جهازك المحمول، لديك خياران: إما كمرفق (رمز مشبك الورق > الردود السريعة، ثم اختر الرد المطلوب)، أو بكتابة شرطة مائلة "/" في مربع النص لعرض جميع قوالب الردود واختيار أحدها. تذكر أن ملفات الوسائط المتعددة غير مدعومة في هذه الردود السريعة على واتساب ويب أو سطح المكتب، لذا تجنب إضافة ملفات الصوت والفيديو إلى القوالب.
تجدر الإشارة إلى أنه على الرغم من أن تطبيق Business يوفر هذه الأدوات، إلا أنه لا يصل إلى مستوى دقة تطبيقات أندرويد الخارجية: فلا يمكنك الاعتماد على الكلمات المفتاحية المعقدة أو القواعد الخاصة بكل جهة اتصال بهذه الدقة. ومع ذلك، فهو أكثر من كافٍ لمعظم الشركات والمستخدمين.
وإذا كان لديك كسر الحماية: المزيد من الخيارات (مع الفروق الدقيقة)
يمكن لأي شخص قام بكسر حماية جهازه الآيفون وتثبيت تطبيق Cydia العثور على إضافات مثل WaAutoReply ، التي تتكامل مع إعدادات واتساب عبر خيار "الرد التلقائي" لتفعيلها وإرسال الرسائل تلقائيًا. لكن المشكلة تكمن في أن التوافق يقتصر على أنظمة iOS 8 و9 و10 ، دون ضمان التوافق مع الإصدارات الأحدث؛ لذا فإن اختيارك لهذا الخيار يعني تحملك للمخاطر واحتمالية عدم التوافق.
الرد على المكالمات الفائتة: المذكرات الصوتية التلقائية (نسخة تجريبية)
يختبر تطبيق واتساب ميزةً، وإن لم تكن جهاز رد آلي تقليدي، إلا أنها تؤدي غرضًا مشابهًا. فعند انتهاء مكالمة هاتفية أو مكالمة فيديو دون رد ، يظهر خيار ثالث على الشاشة: "تسجيل رسالة صوتية ". يتيح لك هذا الخيار ترك رسالة صوتية تُرسل مباشرةً إلى المحادثة، بالإضافة إلى إشعار "مكالمة فائتة".
هناك طريقتان لاستخدام هذه الميزة: من الشاشة التي تظهر مباشرةً بعد مكالمة فائتة (حيث ستجد خيارات إعادة الاتصال، أو الإلغاء، أو تسجيل رسالة صوتية)، ومن المحادثة نفسها بالنقر على إشعار المكالمة الفائتة ، والذي سينقلك إلى خيار الرسالة الصوتية. إنها سريعة وعملية، وتوفر عليك عناء محاولة إعادة الاتصال مرارًا وتكرارًا أو كتابة رسالة طويلة إذا كنت تفضل التحدث.
تُطرح هذه الميزة الجديدة تدريجيًا في أحدث إصدار تجريبي من واتساب لنظام أندرويد، حيث تشير التقارير إلى ظهورها في إصدارات مثل 2.25.23.21 . قد لا يظهر الخيار بعد في الإصدار التجريبي، ولكن عند وصوله إلى الإصدار المستقر، سيكتمل بذلك حل مشكلة "الرد" في واتساب.
تدرك الشركة أن استخدام الملاحظات الصوتية قد ارتفع بشكل كبير (يتم إرسال مليارات منها يوميًا)، لذا فإن دمج هذه العملية في الدردشة أمر منطقي: سجل المكالمات الفائتة والصوت الخاص بك موجودان في مكان واحد، دون الحاجة إلى تطبيقات إضافية.
الرسائل والقوالب التي تعمل: أمثلة جاهزة للاستخدام
لبداية موفقة، إليك بعض الأمثلة التي يمكنك تكييفها مع أسلوبك الخاص. تذكر أن الهدف هو توضيح التوقعات بسرعة ، والإجابة على الأسئلة الشائعة، وإبقاء الشخص على اطلاع دائم بسلاسة.
التحيات (الاتصال الأول)
- مرحباً! كيف يمكننا مساعدتك اليوم؟ نحن منتبهون إلى رسالتك.
- مرحباً بكم في . ماذا تحتاج؟ نحن هنا لمساعدتك.
- صباح الخير/مساء الخير. أخبرنا كيف يمكننا مساعدتك. سأقدم لك يد المساعدة.
الغيابات (خارج ساعات العمل أو العطلات)
- مرحباً! نحن غير متاحين حالياً. سوف نقوم بالرد عليك لو الرهانات المسبقة POSIBLE.
- شكرًا لكتابتك! ساعات عملنا هي من XX إلى YY ح. سنتواصل معك فور عودتنا.
- نحن في الخارج للحظة. اترك رسالتك و نحن نعود معك بإختصار.
رسائل شخصية
- مرحبًا، لقد رأينا أنك تلقيت طلبك. ماذا كنت تعتقد؟ المنتج؟
- مرحباً، لقد تواصلت معنا هذا الشهر. كيف نتحسن؟ تجربتك؟
- أهلاً،! نعلم أنك معجب بها. إليك قسيمة شرائية لشرائك القادم.
للعملاء المستعجلين
- مرحباً، لقد تلقينا طلبك و نحن هناك بالفعل إدارة.
- للتحقق من حالة طلبك، قم بزيارة واستخدم الرمز الذي أرسلناه لك عبر البريد الإلكتروني.
خطوات عملية حسب جهازك
إذا كنتَ تُهيئ كل شيء من الصفر، فهذه هي الخطة السريعة التي يجب عليك اتباعها حسب منصتك. ستلاحظ أنه، باستثناءات قليلة، لا تحتاج إلى أي معرفة تقنية.
أندرويد مع الرد التلقائي/WhatsAuto
- قم بتثبيت التطبيق المختار ومنحه الوصول إلى الإشعارات عندما أسألك.
- قم بإنشاء القاعدة الأولى الخاصة بك: "لجميع الرسائل" باستخدام نص عام بعيدًا.
- أضف القواعد بواسطة كلمات البحث (الجدول الزمني والعنوان والأسعار) وتعديل المستلمين.
- في Pro، قم بتنشيط الفترات الزمنية بحيث فقط اعمل عندما تكون بعيدا.
- في المجموعات، حدد التردد أو تجنب الاستجابة حتى لا مشبع.
آيفون مع واتساب للأعمال
- افتح تطبيق WhatsApp Business وانتقل إلى أدوات للشركة.
- إعداد "رسالة بعيدًا" مع "دائمًا" أو "مخصص" أو "خارج الوقت" ساعات العمل.
- قم بتحديد المستلمين (الجميع، غير الموجودين في دفتر العناوين، الجميع باستثناء... أو قائمة محددة).
- قم بتفعيل "رسالة الترحيب" لجهات الاتصال الأولى برسالة واضحة و لطيف.
- CREA إجابات سريعة ("/schedule"، "/address"، وما إلى ذلك) باستخدام قوالبك المتكررة.
إرسال ردود سريعة في الأعمال
- كمرفق: افتح الدردشة، ثم اضغط على الرمز قصاصةانتقل إلى "الردود السريعة" واختر.
- من مربع النص: اكتب "/" وحدد القالب الذي تريد إدراجه إرسال.
- تذكر: على الويب/سطح المكتب، لا تدعم الإصدارات السريعة الوسائط المتعددة.
لماذا تعمل هذه الميزات على تحسين انتباهك (ونتائجك)
لا تقتصر الفوائد على الجوانب التشغيلية فحسب، بل تؤثر أيضاً على رضا العملاء. فمن خلال الاستجابات الآلية والسريعة، تلبي توقعات العملاء فيما يتعلق بالسرعة والوضوح ، وتوفر وقت الموظفين، وتعزز إنتاجية الفريق.
تشير الدراسات الحديثة إلى أن 62% من العملاء يعتقدون أن الشركات قادرة على تخصيص تجاربهم بشكل أكبر، وأن 64% منهم يتوقعون أن تعمل روبوتات الدردشة بمستوى بشري. ومع ازدياد حجم المعاملات، يُتيح التشغيل الآلي لفريقك مزيدًا من الوقت دون المساس بجودة الخدمة الشخصية.
تتجه العديد من الشركات نحو نموذج دعم أكثر تفاعلية وأقل اعتمادًا على المعاملات. تساعد القوالب الجاهزة، واستخدام قنوات التواصل المفضلة مثل واتساب، وتتبع التفاعلات على تحديد أولويات المشكلات وحلها بسرعة أكبر. إنه وضع مربح للطرفين، العميل والشركة على حد سواء.
حالة واقعية: تشازكي والأتمتة على واتساب
شهدت شركة "تشازكي"، وهي شركة ناشئة في مجال الخدمات اللوجستية نشأت في بيرو وتركز على توصيل الطلبات إلى الوجهة النهائية، نموًا سريعًا عزز من تواصلها مع عملائها. ومن خلال دمج تطبيق واتساب مع منصة خدمة العملاء الخاصة بها واستخدام رسائل جاهزة، تمكنت من تقديم ردود فورية للعملاء الذين يرغبون في معرفة حالة طلباتهم. وكانت المعايير والقوالب والأتمتة عناصر أساسية للتوسع دون فقدان اللمسة الإنسانية.
ممارسات جيدة لجعل جهاز الرد الآلي الخاص بك لا يبدو وكأنه روبوت
يجب أن يكون استخدام الأتمتة سلسًا. حافظ على أسلوب طبيعي وودود ، واذكر بوضوح الخطوة التالية (متى سترد، وكيفية التحقق من الحالة)، وتجنب الشرح المطول. فالرد الواضح والموجز أكثر فعالية بكثير من ثلاثة ردود مطولة.
استخدم المتغيرات عند الحاجة (مثل اسم العميل) وقم بتحديث قوالبك باستمرار. إذا قمت بتغيير ساعات العمل أو العنوان أو السياسات أو العروض الترويجية، فتأكد من أن ردودك السريعة تعكس هذا التغيير فورًا.
حدد ساعات عمل مناسبة: إذا كنت تعمل من التاسعة صباحًا إلى السادسة مساءً، فعّل خاصية الرد التلقائي خارج هذه الساعات. وإذا كنت ستسافر في إجازة، أنشئ رسالة خاصة تتضمن تاريخ عودتك ومعلومات اتصال بديلة للحالات الطارئة.
في المحادثات الجماعية، من الأفضل توخي الحذر. خصص ردًا واحدًا مهذبًا لكل مجموعة أو عطّل الردود التلقائية في تلك المحادثات. سيمنع هذا إزعاج الآخرين ويحافظ على سلاسة الحوار.
وأخيرًا، امزج بين الأتمتة والتدخل البشري: دع الآلة تقوم بالفرز والترحيب والإبلاغ، واجعل شخصًا يتدخل عند الضرورة. هذا المزيج عادةً ما يكون لا يُضاهى.
الأسئلة الشائعة السريعة
هل أحتاج إلى تفعيل الردود التلقائية في واتساب للأعمال على جهاز الآيفون؟ نعم. هذه هي الطريقة الموصى بها والمدعومة من واتساب، دون الحاجة إلى كسر حماية الجهاز.
هل تقرأ تطبيقات أندرويد رسائلي؟ تعمل هذه التطبيقات عن طريق الوصول إلى الإشعارات، حيث تستخرج النص منها للرد مباشرةً من الإشعار. راجع أذونات وسياسات كل تطبيق لحماية نفسك من عمليات التصيد الاحتيالي.
هل ميزة الملاحظات الصوتية للمكالمات الفائتة متاحة للجميع؟ ليس بعد. إنها في مرحلة تجريبية ويتم طرحها تدريجياً. قد يستغرق الأمر بعض الوقت قبل أن تصل إلى جهازك.
كم عدد الردود السريعة التي يمكنني حفظها في تطبيق الأعمال؟ يصل إلى 50 ردًا، وفقًا للوثائق الرسمية.
هل يمكنني تخصيص كل جهة اتصال في تطبيق الأعمال بنفس مستوى التخصيص في نظام أندرويد؟ ليس بنفس مستوى الدقة؛ إذا كنت بحاجة إلى قواعد معقدة، فإن نظام أندرويد مع تطبيقات الطرف الثالث يوفر تحكمًا أكبر.
أصبح إنشاء نظام رد آلي فعال على واتساب في متناول يديك: على أجهزة أندرويد، باستخدام تطبيقات أتمتة الإشعارات ؛ وعلى أجهزة آيفون، باستخدام أدوات الأعمال المتطورة؛ وفي المكالمات، مع خيار الملاحظات الصوتية الجديد بعد المكالمات الفائتة. ببعض التعديلات البسيطة ورسائل مُصاغة بعناية، يمكنك تقديم دعم فوري ومتواصل دون الحاجة إلى البقاء ملتصقًا بهاتفك.
