كيفية إزالة البيانات الوصفية والمعلومات المخفية من ملف PDF باستخدام برنامج ONLYOFFICE Docs

إنفورماتيك ديجيتال » أمن » كيفية إزالة البيانات الوصفية والمعلومات المخفية من ملف PDF باستخدام برنامج ONLYOFFICE Docs

قد نفترض أحيانًا أن المستلم وحده هو من سيقرأ ما كتبناه عند إرسال ملف. لكن في الواقع، تحمل المستندات الرقمية بيانات غير مرئية تُسمى البيانات الوصفية ، والتي تخزن كل شيء بدءًا من مُنشئ الملف وصولًا إلى إصدار البرنامج المُستخدم. هذه المعلومات، وإن لم تكن ظاهرة للعيان، قد تُسبب مشاكل حقيقية إذا وقعت في الأيدي الخطأ.

بالنسبة لمستخدمي أدوات مثل ONLYOFFICE Docs أو حزم البرامج المكتبية، من الضروري معرفة كيفية إجراء تنظيف شامل. لا يقتصر الأمر على إزالة اسم المؤلف فحسب، بل يتعلق بضمان خصوصية المؤسسة بالكامل ، ومنع مسارات الخادم الداخلية أو سجلات التعديلات من كشف أسرار التشغيل التي لا ينبغي أن تغادر المكتب.

ما هي البيانات الوصفية ولماذا تشكل خطراً؟

ببساطة، البيانات الوصفية هي بيانات تصف بيانات أخرى. فعند التقاط صورة، يكون المحتوى هو الصورة نفسها، أما البيانات الوصفية فهي إحداثيات نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) الدقيقة لمكان التقاطها أو طراز الهاتف. وفي مستندات PDF أو Word، تُترجم هذه البيانات إلى اسم مستخدم Windows، وتاريخ الإنشاء، والمؤسسة، وحتى سجل التعديلات.

يكمن الخطر الحقيقي عند إرسال هذه الملفات إلى العملاء أو الموردين. فإذا لم نقم بتنظيف هذه البيانات، فإننا بذلك نُفشي معلومات قيّمة. ومن الأمثلة الكلاسيكية على ذلك الملف البريطاني عن العراق عام ٢٠٠٣، حيث كشف سجل التعديلات المُضمّن فيه عن سلسلة التحرير بأكملها، مما تسبب في أزمة دبلوماسية كبيرة نتيجة خطأ تقني بسيط.

كيفية تنظيف البيانات الوصفية في ملفات PDF باستخدام برنامج ONLYOFFICE وأدوات أخرى

إذا كنت تستخدم برنامج ONLYOFFICE Docs وترغب في إدارة معلومات ملف PDF الخاص بك، فإن الخطوة الأولى هي الاطلاع على محتوياته. لعرض هذه البيانات، انتقل إلى قائمة "ملف" ثم اختر "خصائص ". بعد ذلك، إذا كنت ترغب في حذف أي معلومات، يمكنك الانتقال إلى "بيانات تعريف إضافية "، ثم الدخول إلى وضع "متقدم"، وحذف البيانات التي لا تريد أن يراها أحد سطرًا سطرًا.

إذا كنت تبحث عن بدائل احترافية أخرى لملفات PDF، فهناك العديد من الخيارات المتاحة حسب مستوى التحكم الذي تحتاجه:

• أدوبي أكروبات برو: يحتوي على وظيفة قوية تسمى "الحماية" تسمح إزالة المعلومات المخفية من خلال فحص دقيق للوثيقة.
• NitroPDF: يتيح لك ذلك حذف البيانات الوصفية بسرعة من علامة التبويب "الحماية" في قسم كتابة المحتوى.
• برنامج Foxit PhantomPDF: يوفر مسارًا بسيطًا من خلال "الحماية" ثم "البيانات المخفية" إلى حدد واحذف البيانات الوصفية المحددة.
• الأدوات عبر الإنترنت: توجد مواقع إلكترونية مثل PDFYeah تقوم بأتمتة العملية، على الرغم من أنه يجب عليك امتلاك احرص على الحفاظ على السرية عند تحميل الملفات الحساسة إلى خوادم خارجية.

مدقق المستندات في حزمة مايكروسوفت أوفيس

إذا كان المستند الأصلي ملف Word أو Excel أو PowerPoint، فمن الأفضل تنظيف البيانات قبل تحويله إلى PDF. أداة فحص المستندات هي الأداة الرئيسية هنا، حيث تتيح لك العثور على التعليقات والتغييرات المُتعقبة وخصائص خادم المستندات وإزالتها ، وحتى النصوص المخفية (مع العلم أنها لا تتعرف على النصوص البيضاء على خلفية بيضاء).

لاستخدام هذه الميزة، انتقل إلى "ملف"، ثم اختر "معلومات"، ثم "التحقق من وجود مشاكل ". بعد انتهاء الفحص، يمكنك النقر على "إزالة الكل" لأي عناصر تعتبرها إشكالية. في برنامج Excel، تُعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص لحذف الأوراق المخفية أو الصفوف والأعمدة التي تحتوي على بيانات لا ترغب في أن يراها المستلم.

الاختلافات الجوهرية: إزالة البيانات الوصفية مقابل شطب المحتوى

هنا يقع الكثيرون في الخطأ. من المهم توضيح أن إزالة البيانات الوصفية لا تعني شطب النص . فحذف البيانات الوصفية يُخفي خصائص الملف غير المرئية (المؤلف، التواريخ، البرنامج)، ولكنه لا يمحو أي كلمات مكتوبة على الصفحة. إذا كان لديك رقم هاتف أو اسم سري ظاهر، فأنت بحاجة إلى شطب مرئي لجعل المستند أقل وضوحًا.

إذا حذفت البيانات الوصفية فقط مع الإبقاء على النص الحساس، فستبقى البيانات موجودة. في المقابل، إذا حجبت النص بمربع أسود دون مسح البيانات الوصفية، فسيظل اسم المؤلف الأصلي ظاهرًا في خصائص الملف. من الأفضل تنفيذ العمليتين معًا لضمان إخفاء الهوية بشكل كامل.

نصائح متقدمة وتحذيرات فنية

بالنسبة للمستخدمين ذوي الميول التقنية، تُعدّ أدوات مثل ExifTool رائعة، لكنها تنطوي على عيب. إذ يُمكن التراجع عن حذف جميع البيانات في ملف PDF ما لم تُستخدم عملية إعادة ترتيب البيانات مع qpdf . وإلا، يُمكن لأي شخص يمتلك المهارات اللازمة استعادة البيانات المحذوفة.

ومن النقاط المهمة الأخرى التوقيعات الرقمية . فإذا كان المستند موقعًا إلكترونيًا، فإن أي تعديل على البيانات الوصفية قد يُبطل التوقيع. لذا، من الضروري التحقق من وجود توقيع في الملف قبل تنظيفه، وإذا لزم الأمر، إعادة توقيع المستند بعد تنظيفه.

إدارة البيانات في جداول البيانات وغيرها من التنسيقات

في برنامج ONLYOFFICE Workspace، توجد ميزة مفيدة للغاية تُسمى " التصفية المخصصة" لملفات .xlsx. لا تحذف هذه الميزة البيانات الوصفية، ولكنها تتيح لك مشاركة جدول بيانات بحيث لا يرى المستخدمون سوى البيانات التي قمت بتصفيتها، مما يمنعهم من التلاعب بالعرض لاكتشاف معلومات مخفية في خلايا أخرى.

في برنامج Visio، تكون العملية مشابهة لتلك الموجودة في Office: يمكنك الوصول إلى "المعلومات"، واختيار "التحقق من وجود مشكلات"، وتحديد "إزالة المعلومات الشخصية" ، مما يؤدي إلى تنظيف التعليقات ومسارات القوالب التي قد تكون حساسة.

يُعدّ الحفاظ على سلامة ملفاتنا الرقمية أفضل وسيلة للوقاية من التسريبات العرضية. بدءًا من استخدام أدوات فحص المستندات في Office، مرورًا بتنظيف خصائصها يدويًا في ONLYOFFICE، وصولًا إلى استخدام برامج PDF المتخصصة، يبقى الهدف واحدًا: أن يتلقى المُستلم المحتوى المرئي فقط، ما يُزيل أي أثر للهوية أو البنية التحتية الداخلية التي يُمكن استغلالها لأغراض خبيثة.