كيفية استعادة المساحة في Gmail وتجنب نفاد مساحة التخزين

إنفورماتيك ديجيتال » موارد » كيفية استعادة المساحة في Gmail وتجنب نفاد مساحة التخزين

إذا كنت تستخدم Gmail يوميًا، فمن المحتمل أن يكون صندوق بريدك الوارد قد تحول إلى فوضى عارمة : آلاف الرسائل الإلكترونية، والرسائل الإخبارية التي لا تقرأها أبدًا، والمرفقات الضخمة، وفوق كل ذلك، تضيف خدمات Google Photos وGoogle Drive أيضًا جيجابايتات إلى هذه الكومة. قد يبدو أن مساحة 15 جيجابايت التي توفرها لك Google كافية لكل شيء، ولكن بمجرد امتلاء هذه المساحة، تبدأ التحذيرات والمشاكل بالظهور.

عند اقترابك من الحد الأقصى لمساحة التخزين، قد تقوم جوجل بإيقاف الخدمة: يتوقف جيميل عن إرسال واستقبال الرسائل ، ويتوقف درايف عن تحميل الملفات، ويتوقف تطبيق الصور عن النسخ الاحتياطي. قبل الوصول إلى هذه المرحلة، من المفيد معرفة كيفية استعادة المساحة في جيميل (وبقية حسابك على جوجل) بطريقة منظمة وسريعة، والأهم من ذلك، دون انقطاع، دون فقدان أي بيانات مهمة.

كيف تعمل مساحة تخزين جوجل ولماذا تمتلئ مساحة بريد جيميل

أول ما يجب فهمه هو أن مساحة التخزين المجانية البالغة 15 جيجابايت ليست مخصصة لبريد جيميل فقط، بل هي مشتركة بين جيميل وجوجل درايف وجوجل فوتوز . إضافةً إلى ذلك، هناك عناصر أخرى أقل وضوحًا، مثل نسخ واتساب الاحتياطية على نظام أندرويد أو بيانات التطبيقات التي تستخدم نفس مساحة التخزين.

عندما تصل مساحة التخزين إلى الحد الأقصى، تفرض جوجل سلسلة من القيود الصارمة . في جيميل، لا يمكنك إرسال أو استقبال الرسائل، وتُعاد رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى المرسل مع إشعار امتلاء صندوق البريد. في درايف، لا تتم مزامنة الملفات الجديدة أو تحميلها، وفي دوكس، وجداول البيانات، وعروض الشرائح، وتطبيقات جوجل المكتبية الأخرى، لا يمكنك إنشاء مستندات جديدة أو السماح للآخرين بتعديل المستندات الموجودة.

في صور جوجل، يعني الحظر عدم إنشاء نسخ احتياطية جديدة للصور والفيديوهات . سيبقى كل ما حفظته موجودًا، لكن لن تُضاف أي محتويات جديدة حتى تُحرر مساحة تخزين أو تشتري مساحة إضافية. تنبيه: إذا لم تتخذ أي إجراء، فقد تفوتك رسائل بريد إلكتروني مهمة لأيام دون أن تُدرك ذلك.

للتحقق من مساحة التخزين المتبقية، ستجد مؤشر الاستخدام أسفل نافذة Gmail. ومن هناك، يمكنك الوصول إلى صفحة إدارة التخزين، التي توضح بالتفصيل مقدار المساحة التي يستخدمها كل من Gmail وDrive وPhotos بشكل منفصل . هذه هي أوضح طريقة لتحديد مصدر المشكلة.

استخدم Google One والأداة الرسمية لاستعادة المساحة

قامت جوجل بتوحيد جميع وظائف إدارة مساحة التخزين تقريبًا على منصة جوجل ون. حتى بدون اشتراك، يمكنك استخدام لوحة إدارة التخزين لمعرفة الملفات التي تشغل مساحة وحذف الملفات غير الضرورية دفعة واحدة.

من جهاز الكمبيوتر الخاص بك، انتقل إلى Google One وقم بالوصول إلى قسم التخزين. ستجد هناك قسمًا بعنوان "استعادة مساحتك "، والذي يجمع خيارات تحرير المساحة حسب الخدمة (Gmail، Drive، الصور) وحسب نوع المحتوى (الملفات الكبيرة، البريد العشوائي، العناصر الموجودة في سلة المهملات، إلخ).

في قسم "تحرير مساحة الحساب"، يمكنك مراجعة فئات مثل العناصر غير المرغوب فيها، والرسائل المزعجة، والملفات الكبيرة جدًا، أو محتوى التطبيقات. وبحسب الفئة، ستجد خيارات للفرز والتصفية وتغيير طريقة العرض (قائمة أو شبكة)، مما يُسهّل عليك مراجعة كميات كبيرة من العناصر قبل حذفها.

في تطبيق صور جوجل، تعرض هذه اللوحة نفسها الصور ومقاطع الفيديو الجاهزة للحذف؛ إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بملف ما، يمكنك تنزيله على جهاز الكمبيوتر قبل نقله إلى سلة المهملات. بعد تحديد ما تريد حذفه، انقر على "حذف" (أو "نقل إلى سلة المهملات" إذا كنت تستخدم تطبيق الصور)، وعندما يطلب منك جوجل ذلك، أكد موافقتك على الحذف النهائي بتحديد مربع الموافقة.

ضع في اعتبارك أنه إذا كنت تقوم بحذف آلاف العناصر دفعة واحدة ، فقد يستغرق الأمر ما يصل إلى 48-72 ساعة حتى تنعكس المساحة الفارغة بشكل صحيح في حسابك، لذلك لا داعي للذعر إذا تحرك الشريط بالكاد في البداية.

تشخيص المشكلة: جوجل درايف، جيميل، أو الصور

قبل البدء بحذف الملفات عشوائيًا، يُنصح بمعرفة الخدمة التي تستهلك أكبر مساحة تخزين. انتقل إلى drive.google.com/drive/quota لعرض ملفاتك على Google Drive مرتبةً من الأكبر إلى الأصغر. هذه طريقة واضحة لمعرفة ما إذا كانت مقاطع الفيديو أو النسخ الاحتياطية الكبيرة أو المستندات القديمة تشغل مساحة كبيرة.

في تلك النافذة، انقر بزر الماوس الأيمن على أي ملف كبير لا تحتاجه وحدد "نقل إلى سلة المهملات ". بمجرد أن يكون لديك عدد كبير من الملفات في سلة المهملات، انتقل إلى مجلد "سلة المهملات" في محرك الأقراص وانقر فوق "إفراغ سلة المهملات" لتحرير مساحة.

في حالة Gmail، يتم التشخيص مباشرةً من داخل البريد الإلكتروني نفسه، باستخدام عوامل بحث مثل "larger:10M" للعثور على الرسائل ذات المرفقات الكبيرة أو عوامل تصفية التاريخ للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة جدًا. يحدث شيء مشابه في تطبيق الصور، حيث تكون مقاطع الفيديو عادةً السبب الرئيسي وراء المساحة التخزينية الزائدة.

بالنسبة لحسابات العمل أو المدرسة (Google Workspace)، يتم تحديد حد التخزين من خلال ترخيصك أو من قِبل مسؤول النظام. في هذه الحالات، إذا لم تتمكن من شراء مساحة تخزين إضافية مباشرةً، فسيتعين عليك التواصل مع مسؤول النظام لترقية خطتك أو تحرير مساحة التخزين من لوحة تحكم المؤسسة.

حيلة متقدمة: حرر مساحة على Gmail عن طريق نقل جميع رسائلك الإلكترونية إلى حساب آخر

إذا كنت من النوع الذي لا يحذف أي شيء، وكان حسابك يتراكم فيه الرسائل لسنوات، فقد لا يكون الحل الأسرع هو مراجعة كل رسالة على حدة، بل نقل سجل رسائل Gmail بالكامل إلى حساب آخر . بهذه الطريقة، ستفرغ صندوق بريدك الوارد عمليًا دون فقدان الرسائل التي تريد الاحتفاظ بها.

تتضمن هذه العملية إنشاء حساب جيميل جديد وتهيئته لتنزيل جميع رسائل البريد الإلكتروني من الحساب القديم عبر بروتوكول POP3، ثم حذف النسخة الموجودة في الحساب القديم. قبل البدء، يُنصح بشدة باستخدام خدمة Google Takeout لإنشاء نسخة احتياطية كاملة من رسائلك الإلكترونية تحسبًا لأي مشاكل قد تحدث أثناء عملية النقل.

في الحساب الأصلي، انتقل إلى الإعدادات > "عرض جميع الإعدادات" > "إعادة التوجيه وPOP/IMAP" وقم بتفعيل الوصول عبر POP لجميع الرسائل. من الضروري تحديد خيار "حذف نسخة Gmail عند الوصول إلى الرسائل عبر POP "، حيث يضمن ذلك حذف رسائل البريد الإلكتروني التي تم تنزيلها بواسطة الحساب الجديد تلقائيًا من الحساب الأصلي.

بعد ذلك، سجّل الدخول إلى حساب Gmail الجديد الخاص بك، ثم انتقل إلى الإعدادات > "الحسابات والاستيراد". في قسم "التحقق من البريد من حسابات أخرى"، أضف حسابك القديم واتبع الخطوات لتهيئته عبر بروتوكول POP3. سيبدأ تنزيل جماعي، والذي قد يستغرق وقتًا طويلاً حسب حجم الرسائل الإلكترونية.

بعد التأكد من تحميل جميع الرسائل المهمة بنجاح إلى الحساب الجديد، يمكنك تعطيل استعلامات POP من هناك، وفي الحساب الأصلي، قم بإفراغ سلة المهملات لتوفير مساحة تخزين كاملة. إنه إجراء جذري، ولكنه فعال للغاية للحسابات التي تميل إلى تكديس الملفات الرقمية.

تنظيف بريد جيميل خطوة بخطوة: الحجم، والمدة، والبريد المزعج، والمهملات

إلى جانب حيلة الحساب الثاني، يجدر بك تعلم كيفية إدارة Gmail من الداخل. الخطوة المنطقية الأولى هي تحديد الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على أكبر المرفقات ، لأنه بحذف بضع رسائل فقط يمكنك توفير مساحة تخزين كبيرة (أو حتى كبيرة جدًا) دفعة واحدة.

من شريط بحث Gmail، يمكنك توسيع الخيارات المتقدمة (السهم الموجود على يمين شريط البحث) واستخدام حقل "الحجم" للبحث عن الرسائل التي يزيد حجمها عن X ميجابايت. كما يمكنك استخدام الصيغة التالية مباشرةً في شريط البحث: size:20MB أو largest:10M. من المهم الالتزام بالصيغة (بدون مسافات، وM تعني ميجابايت)، وإلا سيتم البحث بالبايت ولن يعمل.

بعد الاطلاع على جميع الرسائل الإلكترونية الكبيرة، راجع الرسائل التي تحتاجها فعلاً. بالنسبة للرسائل التي تحتوي على مستندات مهمة، قم أولاً بتنزيل المرفقات إلى جهاز الكمبيوتر أو خدمة تخزين سحابي أخرى، ثم احذف الرسالة وأفرغ سلة المهملات . هذا يضمن عدم فقدان أي معلومات ويوفر أكبر مساحة ممكنة.

من الأساليب الفعّالة الأخرى استهداف رسائل البريد الإلكتروني القديمة جدًا. باستخدام عامل التشغيل `older_than:1y`، يمكنك تحديد جميع الرسائل التي يزيد عمرها عن عام واحد؛ يمكنك استبدال "y" للسنوات بـ "m" للأشهر أو "d" للأيام حسب الحاجة. مرة أخرى، حدد جميع رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بها واحذفها.

لا تنسَ التحقق من مجلدي البريد المزعج والمهملات. مع أن الرسائل تُحذف تلقائيًا بعد 30 يومًا، إلا أن محتوياتهما تستمر في شغل مساحة حتى ذلك الحين. ستجد في كلا المجلدين زرًا لإفراغ جميع المحتويات دفعة واحدة ("إفراغ المهملات الآن" أو "حذف جميع رسائل البريد المزعج الآن").

معالجة المشكلة من جذورها: النشرات الإخبارية، والفلاتر، والتنظيم

تنظيف بريدك الوارد لا طائل منه إذا عدتَ إلى نقطة الصفر بعد شهرين. من أفضل الطرق للتحكم في بريدك الإلكتروني على Gmail إلغاء الاشتراك من الرسائل التي لا تفيدك . تحتوي معظم الرسائل الإخبارية ورسائل التسويق على رابط "إلغاء الاشتراك" أسفل الرسالة، ويعرض Gmail أحيانًا اختصارًا مشابهًا بجوار اسم المرسل.

إذا كنت تشعر بالإرهاق من كثرة الرسائل الإخبارية، فمن المفيد أن تخصص لحظة لفتح بعض الرسائل الترويجية، وإلغاء الاشتراك، وبالتالي تقليل التدفق المستمر الذي يملأ صندوق بريدك ومساحة التخزين لديك. عدد أقل من الرسائل الواردة يعني عددًا أقل من الرسائل التي ستحتاج إلى حذفها في المستقبل.

يمكنك أيضًا إنشاء فلاتر تلقائية لأرشفة رسائل معينة، أو إرسالها إلى تصنيف محدد، أو نقلها مباشرةً إلى سلة المهملات. من شريط بحث Gmail، باستخدام زر الخيارات، يمكنك التصفية حسب المرسل، أو الموضوع، أو الحجم، أو الكلمات المفتاحية، ثم تحديد الإجراء المناسب لجميع رسائل البريد الإلكتروني التي تتوافق مع هذا النمط.

يساعد استخدام التصنيفات والفئات في الحفاظ على صندوق بريدك الوارد نظيفًا دون الحاجة إلى حذف كل شيء. توفر علامات تبويب Gmail (الرئيسية، والاجتماعية، والعروض الترويجية، والإشعارات، والمنتديات) تصفية أولية؛ إذا اعتدت على التحقق من العروض الترويجية والاجتماعية من حين لآخر لتفريغهما بالكامل تقريبًا، فسيكون التأثير على مساحة التخزين هائلاً.

وتذكر أن "الأرشفة" لا توفر مساحة تخزين؛ بل تزيل الرسائل الإلكترونية من العرض الرئيسي فقط. وهي مفيدة للحفاظ على تنظيم بريدك الإلكتروني، ولكن إذا كنت ترغب في استعادة مساحة تخزين كبيرة، فعليك حذف الرسائل فعليًا ثم إفراغ سلة المهملات.

مقاطع الفيديو والصور والملفات الكبيرة في صور جوجل

على الرغم من أن البحث يركز على جيميل، إلا أن جزءًا كبيرًا من المشكلة غالبًا ما يكمن في صور جوجل. يمكن للفيديوهات، وخاصة عالية الدقة منها، أن تملأ مساحة التخزين بسرعة في غضون أشهر إذا كنت تقوم بعمل نسخ احتياطية تلقائية متكررة.

لاستهداف مقاطع الفيديو فقط، يمكنك الانتقال إلى رابط الصور المخصص لهذا النوع من المحتوى: https://photos.google.com/search/_tv_video. ستجد هناك جميع مقاطع الفيديو الخاصة بك دفعة واحدة، ويمكنك تحديد المقاطع التي لم تعد بحاجة إليها لحذفها.

توجد صفحة مفيدة أخرى على الرابط https://photos.google.com/unsupportedvideos، تعرض مقاطع الفيديو غير المتوافقة مع تطبيق الصور، وبالتالي لا تظهر بسهولة في عمليات البحث الأخرى. تشغل هذه الملفات مساحة تخزين، لذا يمكنك حذفها إن لم تكن بحاجة إليها.

تتيح لك علامة التبويب "استكشاف" في صور جوجل تصنيف المحتوى حسب الأشخاص، والأماكن، ولقطات الشاشة، والفيديوهات، أو الإبداعات مثل الرسوم المتحركة والأفلام. إنها مكان رائع للعثور على مجموعات من الصور القديمة أو المتكررة (على سبيل المثال، رحلة من سنوات مضت محفوظة لديك بالفعل على القرص الصلب) وتوفير مساحة تخزين كبيرة دفعة واحدة.

بعد نقل عدد كبير من الصور والفيديوهات إلى سلة المهملات، انتقل إلى قسم "سلة المهملات" في تطبيق الصور، ثم انقر على "إفراغ سلة المهملات". وكما هو الحال في Gmail وDrive، لن يتم استعادة المساحة فعليًا إلا بعد إتمام هذه الخطوة . ومرة ​​أخرى، إذا حذفت كمية كبيرة من المحتوى، فقد يستغرق ظهور التغييرات في شريط التخزين بعض الوقت.

جوجل درايف، ونسخ واتساب الاحتياطية، وميزات أخرى غالباً ما يتم تجاهلها

إلى جانب رسائل البريد الإلكتروني والصور، قد يحتوي حسابك على جوجل على عناصر مخفية أخرى تشغل مساحة كبيرة. ومن الأمثلة الواضحة على ذلك نسخ واتساب الاحتياطية على نظام أندرويد ، والتي تُخزَّن في جوجل درايف، وتُحتسب ضمن حدّ مساحة التخزين المسموح بها منذ فترة.

للاطلاع على هذه النسخ الاحتياطية من هاتفك، افتح تطبيق Google One، وانتقل إلى قسم التخزين، ثم ضمن "تحرير مساحة الحساب"، ابحث عن خيار "حذف عناصر أخرى" وحدد WhatsApp. هناك يمكنك رؤية النسخ الاحتياطية المتاحة وحذف أي منها لم تعد بحاجة إليها.

إذا كنت تفضل القيام بذلك من متصفحك، يمكنك زيارة الرابط one.google.com/backup/management/whatsapp. ستجد بجانب كل نسخة احتياطية خيار "حذف النسخة الاحتياطية ". حتى لو حذفت النسخة الاحتياطية الحالية، سيستمر واتساب في إنشاء نسخ احتياطية مستقبلًا وفقًا لإعدادات التطبيق، لذا تحقق من هذه الإعدادات أيضًا لتجنب إنشاء ملفات كبيرة الحجم بشكل متكرر.

في Google Drive، بالإضافة إلى الملفات التي قمت بتحميلها، ستظهر لك أيضًا الملفات التي شاركها معك الآخرون. من المهم معرفة أن الملفات الموجودة في قسم "المشاركة معي" لا تُحتسب ضمن مساحة التخزين المخصصة لك (بل تُحتسب للمالك)، إلا إذا قمت بنسخها أو تحميل ملفاتك الخاصة إلى المجلدات المشتركة. في هذه الحالة، ستُحتسب النسخة أو الملفات الجديدة ضمن مساحة التخزين المخصصة لك.

أخيرًا، قد يُظهر تطبيق Google Drive على أجهزة الكمبيوتر استخدامًا مختلفًا للتخزين عما تراه على الويب، لأن الملفات المشتركة التي تُزامنها تشغل مساحة على القرص الصلب المحلي، حتى وإن لم تؤثر على مساحة التخزين السحابية. هذا سلوك طبيعي ولا يعني أن Google تستهلك مساحة إضافية من حسابك.

المشاكل الشائعة عند توفير المساحة وكيفية حلها

من أكثر الأخطاء شيوعًا الاعتقاد بأن المساحة تُحرر فورًا. عند حذف العديد من الملفات تباعًا، قد تستغرق أنظمة جوجل ما بين 48 و72 ساعة لإعادة حساب مساحة التخزين بشكل صحيح. خلال هذه الفترة، قد يبدو عداد المساحة متوقفًا حتى بعد حذف الملفات.

إذا اشتريتَ مساحة تخزين إضافية مع Google One ولم تظهر السعة الجديدة، فانتظر حتى 24 ساعة. إذا لم تظهر بعد ذلك، فسجّل الخروج من حساب Google الخاص بك، ثم سجّل الدخول مرة أخرى، وتحقق من صفحة الدفع للتأكد من إتمام عملية الدفع. إذا تم خصم المبلغ من بطاقتك ولكن مساحة التخزين الجديدة لم تظهر، فقد تكون اشتريتَ الخطة من حساب آخر ؛ تحقق مما إذا كان لديك أكثر من حساب مفتوح.

على أجهزة iPhone أو iPad، قد يكون من المفيد أحيانًا إغلاق تطبيق Google One قسرًا ثم إعادة فتحه لمزامنة البيانات مع الخوادم. تختلف خطوات إغلاق التطبيقات باختلاف إصدار نظام iOS، لذا يُنصح بالرجوع إلى دعم Apple إذا كنت غير متأكد.

من المشاكل الشائعة الأخرى أنه حتى بعد الترقية إلى خطة تخزين أعلى أو أقل، لا يزال Gmail لا يسمح لك بإرسال أو استقبال رسائل البريد الإلكتروني. في هذه الحالة، يُنصح بالانتظار لمدة تصل إلى 24 ساعة ، ثم تسجيل الخروج وتسجيل الدخول مرة أخرى، وحتى تجربة إرسال بريد إلكتروني من نافذة التصفح الخفي أو من متصفح آخر (مثل Edge أو Firefox) لاستبعاد مشاكل التخزين المؤقت.

هناك أيضًا بعض الالتباس بخصوص الصور الموجودة في "توفير المساحة" (المعروفة سابقًا باسم "جودة عالية") والتي تم تحميلها قبل 1 يونيو 2021: هذه الصور ومقاطع الفيديو لا تُحتسب ضمن حصة التخزين المخصصة لك . إذا حذفت كمية كبيرة من هذا النوع من المحتوى، فقد لا تلاحظ أي تغييرات في استخدام مساحة التخزين لديك، وذلك تحديدًا لهذا السبب.

متى يكون من المنطقي الاشتراك في خدمة Google One وكيفية إدارتها

إذا كنت لا تزال تعاني من نقص في المساحة بعد عملية تنظيف شاملة، أو كنت ببساطة لا ترغب في الالتزام بحد 15 جيجابايت، فقد ترغب في ترقية خطتك مع Google One. تتوفر خيارات مدفوعة تبدأ من 100 جيجابايت من مساحة التخزين الإضافية، مع زيادة السعة (والسعر) حسب الحاجة.

تُقدّم جوجل من حين لآخر تجارب مجانية لخدمة جوجل ون للمستخدمين الجدد. في هذه الحالة، ستتلقى دعوة لتفعيل فترة تجريبية تتيح لك الاستمتاع بمساحة تخزين إضافية مجانًا لفترة محدودة. ستحتاج إلى إضافة طريقة دفع، ولكن لن يتم تحصيل أي رسوم منك حتى انتهاء الفترة التجريبية ، بشرط أن تتذكر إلغاء الاشتراك قبل الموعد النهائي إذا لم تكن ترغب في الاستمرار.

إذا كنت تدير حساب Google One عبر الويب (وليس متجر تطبيقات Apple)، فيمكنك تغيير خطتك، أو التبديل من الاشتراك الشهري إلى السنوي، أو إلغاء الاشتراك من قسم إعدادات Google One ضمن "تغيير خطة الاشتراك". على نظام Android، يمكنك أيضًا إدارة اشتراكك من خلال إعدادات التطبيق ومتجر Google Play.

على أجهزة iPhone و iPad، الأمر أكثر تعقيدًا: إذا اشتريتَ الخطة عبر الموقع الإلكتروني، فلن تتمكن من تغييرها من التطبيق . في هذه الحالة، ستحتاج إلى إلغاء خطتك الحالية من موقع Google One الإلكتروني، وإذا كنت ترغب في إدارتها بالكامل من نظام iOS، فاشترك في خطة جديدة عبر متجر التطبيقات.

أما إذا كان حسابك مخصصًا للعمل أو الدراسة، فلا يمكنك شراء مساحة تخزين إضافية بنفسك. ستحتاج إلى طلب زيادة الحد الأقصى لمساحة التخزين أو تغيير ترخيصك من مسؤول Google Workspace ، حيث تُدار هذه الحسابات مركزيًا.

في النهاية، يتطلب توفير مساحة في Gmail وحساب Google الخاص بك اتباع عدة استراتيجيات: استخدام أداة Google One الرسمية، وحذف الرسائل الإلكترونية الكبيرة والقديمة (مع الحرص على إفراغ مجلد الرسائل غير المرغوب فيها والمهملات)، ومراجعة Drive وPhotos والنسخ الاحتياطية مثل نسخة WhatsApp الاحتياطية، وإدارة الرسائل الإخبارية والمحتوى الذي تتلقاه يوميًا بشكل أفضل. إذا لم تكن 15 جيجابايت كافية، فقد يكون الترقية إلى Google One هي الطريقة الأنسب للتخلص من مشكلة "مساحة التخزين على وشك الامتلاء" التي تظهر باستمرار.