كيفية التوقيع رقميًا على المستندات في Windows: Office وPDF والمزيد

إنفورماتيك ديجيتال » ويندوز » كيفية التوقيع رقميًا على المستندات في Windows: Office وPDF والمزيد

إنفوجرافيك: التقاط العينة لتوقيع المستندات في Windows.

يعتبر توقيع المستندات من Windows أكثر بكثير من مجرد ختم خط على ملف PDF. التوقيع الرقمي يُصادق على هوية المؤلف، ويحفظ المحتوى، ويُمكنه إضافة ختم زمني؛ بينما يُوفر التوقيع المرسوم أو صورة التوقيع مظهرًا بصريًا فقط. في هذا الدليل العملي، ستتعرف على كيفية تسجيل الدخول أوفيس (وورد، إكسل، وبوربوينت)، كيف نفعل ذلك مع التوقيع التلقائي بالنسبة لملفات PDF وما هي الخيارات المتاحة لك مع Microsoft Edge، دون إغفال الشهادات والتحقق وسحب التوقيعات.

إذا كنت تتعامل مع المستندات يوميًا، فستكون مهتمًا بالتمييز بين أنواع التوقيعات المختلفة ومعرفة الضمانات التي يقدمها كل منها. باستخدام التوقيع الرقمي القائم على شهادةيمكن للمستلم التحقق من عدم تعديل الملف ومن هوية المُوقّع؛ أما باستخدام توقيع يدوي بسيط، فهذا ليس صحيحًا. لنبدأ بالموضوع، ولكن لا تُغفل أي شيء.

ما هو التوقيع الرقمي حقا؟

التوقيع الرقمي هو مثل ختم إلكتروني مشفر والتي يتم تطبيقها على المحتوى الرقمي (المستندات، وحدات الماكرويؤكد هذا الختم أمرين: أن الوثيقة صادرة عن المُوقِّع، وأنها لم تُغيَّر منذ توقيعها. من المهم فهم أن الأمان لا يُوفَّر بصورة التوقيع، بل بـ التشفير والتحقق بالشهادات.

لكي تتمكن من التوقيع رقميًا، فأنت بحاجة إلى شهادة رقمية صالحة. تتضمن هذه الشهادة مفتاحك العام ويتم إصدارها بواسطة هيئة التصديق (CA) موثوقة. الشهادة تُشبه وثيقة الهوية الإلكترونية، وتنتهي صلاحيتها (عادةً سنويًا)، لذا ستحتاج إلى تجديدها أو الحصول على شهادة جديدة عند انتهاء صلاحيتها.

توفر التوقيعات الرقمية أربع ضمانات رئيسية: أصالة (تحديد هوية المُوقِّع)، سلامة (المحتوى لم يتم تعديله) أنا لا أتنكر (لا يستطيع الموقع أن ينكر أنه وقع) وفي ظل ظروف معينة، شهادة مختومة بالوقت إذا تم وضع إشارة مرجعية على المستند من خادم موثوق به.

لكي تكون هذه الثقة فعالة، يجب استيفاء عدة شروط: يجب أن يكون التوقيع صالحلا يمكن أن تكون الشهادة منتهية الصلاحية، يجب أن يكون الناشر من الثقة ويجب أن تكون الشهادة صادرة عن جهة اعتماد موثوقة. بدون هذه المتطلبات، قد تفشل عملية التحقق أو تظهر تحذيرات في عارض المستندات.

الحصول على شهادة رقمية في Windows

إذا كنت تنوي تبادل المستندات الموقعة مع أطراف ثالثة، فمن الأفضل الحصول على شهادتك من سلطة التصديق التابعة لجهة خارجية مُعترَف به. تُصدر العديد من المؤسسات العامة والشركات والجهات المُعتمدة شهادات، وتتوفر أيضًا خيارات مجانية. تُتيح هذه الشهادة للآخرين التحقق من توقيعك دون الحاجة إلى استخدامك كمرجع.

إذا كنت بحاجة إلى التوقيع على الفور ولا تريد شراء واحد، فإن Windows وOffice يسمحان لك بإنشاء واحد. شهادة خاصة للاستخدام الفوري في بيئتك. يُرجى ملاحظة أن هذا النهج مُخصص للاختبارات أو السيناريوهات الداخلية، إذ قد يتطلب التحقق من قِبل جهة خارجية شهادة صادرة عن جهة خارجية موثوقة. التحقق من الصحة العالمي.

في نظام Windows، يمكنك عرض الشهادات الشخصية من مخزن النظام. على سبيل المثال، في البيئات القديمة، كان من الشائع الوصول إليها عبر إنترنت إكسبلورر أدوات > خيارات الإنترنت > المحتوى > الشهادات > علامة التبويب "شخصي". على الرغم من أن إنترنت إكسبلورر لم يعد مستخدمًا، إلا أن مخزن الشهادات لا يزال موجودًا ومشتركًا. Edge وحتى Chrome.

تسجيل الدخول في Microsoft Office: الخطوط المرئية وغير المرئية

يضيف Office ميزة مفيدة للغاية: خط التوقيعإنها علامة تشبه الخط الذي تراه على ورقة مطبوعة، ولكن بوظائف إضافية. فهي تتيح لك تحديد من يجب عليه التوقيع، والتعليمات التي يجب اتباعها، وتُنشئ التوقيع الرقمي عندما يكمل المتلقي العملية.

عند إدراج سطر توقيع في Word أو Excel، يمكن للمؤلف تحديد بيانات المُوقّع المُراد (الاسم، اللقب، عنوان البريد الإلكتروني) وتعليمات مثل "مراجعة المحتوى قبل التوقيع". عند إرسال الملف الإلكتروني إلى الشخص المعني، سيرى السطر وإشعارًا يطلب توقيعه. توقيععند إنشاء تمثيل مرئي (مطبوع أو مكتوب بخط اليد أو صورة)، يقوم Office في الوقت نفسه بإضافة توقيع رقمي للتحقق من هويتك.

إنشاء سطر توقيع في Word أو Excel

لإدراج خط في مستندك أو جدول البيانات، ضع المؤشر في المكان الذي تريد ظهوره فيه وانتقل إلى إدراج > سطر التوقيع ضمن مجموعة النص. في مربع التكوين، يمكنك ملء الحقول التي ستظهر أسفل السطر.

1. دخول اسم من المُوقِّع المُقترَح.
2. أضف، إذا كان ذلك ممكنا، المنصب أو اللقب المهنية.
3. يشمل عنوان البريد من الموقع (اختياري).
4. إرسال تعليمات للموقع (على سبيل المثال، التحقق من دقة المحتوى قبل التوقيع).
5. قم بالتفعيل إذا كنت تريد هذه الخيارات: السماح تعليقات من الموقع وإظهار تاريخ التوقيع على طول الخط.

إذا كانت الوثيقة تتطلب توقيعات متعددة، كرر العملية لإضافة مزيد من الخطوط في النقاط المناسبة. بهذه الطريقة، سيعرف كل شخص مكان التوقيع، وسيكون سير العمل واضحًا.

توقيع سطر التوقيع

يجب على المتلقي الذي سيستلم الملف أن يضع نفسه على السطر ثم يضغط على الزر الأيمن للفأرة ويختار إشارةإذا تم فتح المستند في "عرض محمي" وكان موثوقًا به، فيجب عليك النقر فوق "تحرير على أي حال" للمتابعة.

1. يمكنك كتابة اسمك لـ التوقيع المطبوع بجانب X.
2. إذا كان لديك جهاز يعمل باللمس أو جهاز لوحي، فيمكنك رسم التوقيع على اللوحة.
3. أو يمكنك استخدام واحد صورة توقيعك من خلال "تحديد الصورة" واختر الملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
4. للإنهاء، حدد إشارةسيقوم Office بإضافة التوقيع الرقمي وعرض زر "التوقيعات" في الأسفل.

بمجرد الانتهاء من ذلك، ستشير الوثيقة إلى أنها تتضمن التوقيعات الرقميةويمكنك التحقق من التفاصيل من لوحة التوقيع للتحقق من صحة الشهادة، ومصدر الشهادة، والبيانات الموثوقة الأخرى.

إزالة التوقيعات الرقمية المرئية

إذا ارتكبت خطأ أو كنت بحاجة إلى تكرار العملية، فيمكنك إزالة التوقيع بالنقر بزر الماوس الأيمن فوقه. خط التوقيع ثم اختر "إزالة التوقيع". سيطلب منك النظام تأكيدًا؛ عند قبولك، سيتم حذف التوقيع، وستعود الوثيقة إلى حالتها القابلة للتعديل.

التوقيعات الرقمية غير المرئية في Word وExcel وPowerPoint

إذا كنت تفضل عدم عرض مربع مرئي، فإن Office يسمح لك أيضًا بالتوقيع بشكل غير مرئييتم تضمين التوقيع في الملف ويتم الإشارة إليه بواسطة زر "التوقيعات" والمعلومات الموجودة في عرض الملف > المعلومات.

لإضافته، انتقل إلى ملف> معلوماتاختر خيارات حماية المستندات وانقر على "إضافة توقيع رقمي". سيعرض Office إشعارًا يتضمن تفاصيل حول العملية؛ ثم في مربع التوقيع، أدخل هدف التوقيع والتأكيد بـ "التوقيع".

عند إدراج التوقيع، يصبح الملف اقرأ فقط لمنع أي تعديلات غير مصرح بها لاحقًا. إذا احتجت إلى تعديله مرة أخرى، فسيتعين عليك إزالة التوقيع أو إنشاء نسخة جديدة من المستند.

لإزالة التوقيع غير المرئي، ارجع إلى ملف> معلومات افتح لوحة التوقيع. بجوار اسم المُوقّع، وسّع السهم، ثم اختر "إزالة التوقيع"، ثم أكّد بـ "نعم". سيؤدي هذا إلى استعادة الملف إلى حالته القابلة للتعديل، مما يسمح بتوقيعه مجددًا لاحقًا.

توقيع مستندات PDF باستخدام AutoFirm (Windows)

AutoFirma هي أداة مجانية لـ وزارة الشؤون الاقتصادية والتحول الرقمي مُصمم للتوقيع الإلكتروني على المستندات. يتميز هذا النظام بالموثوقية، والتوافق مع الشهادات الشائعة (P12/PFX)، ومرونته العالية للتوقيعات والعلامات التجارية المرئية.

تنزيل وتثبيت AutoFirma

نزّل دائمًا من الموقع الرسمي لبوابة الإدارة الإلكترونية: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. ستجد هناك برامج التثبيت. ويندوز (32/64 بت), Linux وmacOS. اختر ما يناسب نظامك.

على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام التشغيل Windows 10 ذي 64 بت، قم بتنزيل الحزمة التوقيع التلقائي لنظام التشغيل Windows 64 بت (ملف AutoFirma64.zip). فك ضغط ملف ZIP، وشغّل برنامج التثبيت (مثل AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe)، وأكمل عملية التثبيت. بعد اكتمال العملية، سيكون التطبيق جاهزًا للاستخدام. إشارة.

إعداد الشهادة الرقمية في Windows

للتوقيع، ستحتاج إلى شهادة صالحة، إما مثبتة في متجر Windows أو متوفرة من ملف p12/pfxإذا كان لديك الملف، قم بتثبيته بالنقر المزدوج عليه أو النقر بزر الماوس الأيمن على "تثبيت PFX".

سوف يطلب منك المساعد مستودع الوجهة: المستخدم الحالي (لمستخدمك فقط) أو الكمبيوتر المحلي (لجميع المستخدمين). أدخل كلمة مرور الشهادة، وفعّل حماية المفتاح الخاص، واختر قابلة للتصدير إذا كنت تريد أن تتمكن من استخراجه في المستقبل، فيمكنك السماح لنظام Windows بتحديد التخزين "الشخصي" تلقائيًا.

بعد القبول، سيتم تثبيت الشهادة وستكون متاحة للاستخدام إنترنت إكسبلورر/إيدج/كرومإذا كنت تستخدم فايرفوكس، فتذكر أنه يدير متجره الخاص، وستحتاج إلى استيراده من المتصفح نفسه. يكتشف AutoFirma شهادات النظام، ويسمح لك أيضًا باختيارها من ملف أو من المتجر. برنامج فايرفوكس.

توقيع ملف PDF باستخدام AutoFirma

افتح AutoFirma وانقر على «حدد الملفات للتوقيع». اختر ملف PDF الذي تريد توقيعه. سيكتشف التطبيق أنه ملف PDF، وسيعرض لك خيارين للجزء المرئي:

• التوقيع المرئي في ملف PDF: أضف مربعًا يحتوي على صورة (توقيعك الممسوح ضوئيًا) ونص.
• العلامة التجارية المرئية (العلامة المائية): إدراج صورة على صفحة واحدة أو أكثر في الموضع الذي تحدده.

يمكنك تفعيل كلا الخيارين. عند النقر على "توقيع"، حدد الصفحة والمنطقة التي سيظهر فيها مربع التوقيع. يتيح لك AutoFirma ضبط الإحداثيات والعرض والارتفاع ويمكنك أيضًا إنشاء صفحة فارغة في النهاية لإضافة توقيعك إذا كنت تفضل ذلك.

أضف صورة توقيعك المكتوب بخط اليد (تنسيقات مثل JPEG أو GIF أو PNG) والنص الذي ترغب في عرضه. تذكّر أن هذه الصورة ذات طابع جمالي بحت؛ فالتوقيع الرقمي يُضفي عليها شرعية قانونية. بناءً على شهادتكراجع المعاينة، وإذا كان كل شيء صحيحًا، فاقبله. يمكنك حفظ هذه الإعدادات لاستخدامها لاحقًا.

إذا أدرجتَ علامة تجارية مرئية، فسيطلب منك المعالج الصورة (مثل شعار) وموقعها. هذا مفيد لتسليط الضوء على autoría أو تحديد المنظمة في الوثائق الرسمية أو الخاصة بالشركة.

اختر الآن شهادة رقمية الذي ستوقع به. يعرض لك AutoFirma شهادات النظام، ولكن يمكنك تغيير المصدر (متجر فايرفوكس أو ملف p12/pfx). بناءً على خيارات الأمان المُعدّة عند تثبيته، سيُطلب منك التأكيد أو كلمة المرور من الشهادة.

أخيرًا، حدد مكان حفظ ملف PDF المُوقّع واسم الملف (عادةً ما يضيف AutoFirma اللاحقة "_signed"). عند الانتهاء، سترى إشعارًا يفيد بنجاح العملية ويمكنك فتح المستند. تحقق من النتيجة.

عند فتح ملف PDF باستخدام قارئك (على سبيل المثال، Adobe Acrobat Reader)، يجب أن ترى رسالة التحقق التي تشير إلى أن الملف firmado من لوحة التوقيع، يمكنك عرض "تفاصيل التوقيع" و"تفاصيل الشهادة" لتأكيد جهة الإصدار وفترة الصلاحية وخصائص أخرى.

تسجيل الدخول باستخدام Microsoft Edge والأدوات الأخرى

إذا ما تحتاجه هو رسم إذا كنت ترغب في توقيع ملف PDF بسرعة دون الحاجة إلى تثبيت أي شيء، فإن متصفح Microsoft Edge يتضمن أدوات تعليق توضيحية لمساعدتك. تذكر أن هذا توقيع مرئي، وليس التوقيع الرقمي التشفيري.

• افتح ال PDF في Edge.
• استخدم شريط أدوات التحرير/العرض العلوي.
• اختر رسم ويضبط لون وسمك الخط.
• قم بتتبع توقيعك باستخدام الماوس أو إصبعك أو القلم على شاشة تعمل باللمس.

يتيح لك Adobe Acrobat Reader أيضًا إضافة توقيع مكتوب بخط اليد عن طريق استيراده. صورة أو رسمها. تدعم الخدمات عبر الإنترنت مثل SmallPDF هذه الخيارات، بل وتلتقطها أيضًا كاميرا التوقيع الكتابي. تذكّر: هذه التوقيعات عملية وسريعة، لكنها لا تُغني عن التوقيع الرقمي المُعتمد عند الحاجة. صحة الأدلة.

تطبيقات التوقيع: أيها تختار وما هي القيود الموجودة؟

هناك برامج يومية (Word وAdobe Acrobat) يمكنها توقيع المستندات التي تولدها، ولكنها تقدم خيارين إزعاج نموذجي: لا يقوم جميع منشئي المستندات أيضًا بالتوقيع عليها ويحتاج المستلم عادةً إلى نفس التطبيق تحقق من التوقيع عليه بشكل صحيح.

أدوات التوقيع الإلكتروني المحددة (مثل التوقيع التلقائي) يتغلبون على هذه العوائق: يمكنهم توقيع أي نوع من الملفات تقريبًا، ويمكن تنزيله مجانًا. بالنسبة للإجراءات الإدارية أو تدفقات المستندات الرسمية، غالبًا ما يكون AutoFirma الخيار الأكثر شيوعًا. حق.

التحقق من صحة وإلغاء وفهمها

بعد التوقيع، من المستحسن مراجعة صلاحية للتوقيع. يُظهر المُشاهدون ما إذا كانت الشهادة سارية، وما إذا كانت سلسلة الثقة صحيحة، وما إذا لم يُعدّل المحتوى منذ التوقيع. في حال حدوث أي خطأ، ستظهر لك تحذيرات بشأن انتهاء صلاحية الشهادة أو جهة الإصدار. غير معروف.

يجوز للكيانات المصدرة سحب او إبطال الشهادات (على سبيل المثال، إذا تم اختراق المفتاح). تستشير أنظمة التحقق قوائم الإلغاء أو الخدمات عبر الإنترنت للتأكد من أن الشهادة لا تزال صالحة. موثوقومن هنا تأتي أهمية استخدام الشهادات الصادرة عن هيئات التصديق المعتمدة.

عندما يتلقى ملف Office طابعًا زمنيًا من خادم آمن، أن التوقيع يكتسب سمات التصديق في ظل ظروف معينة، مما يساعد على تعزيز سلسلة الثقة وتحديد تاريخ اللحظة بشكل لا لبس فيه توقيع.

نصائح عملية وأخطاء شائعة

قبل التوقيع، تأكد من أن شهادتك صالحة بالقوة وفي المخزن الصحيح (شخصي، مستخدم، أو كمبيوتر). إذا كنت تستخدم AutoFirma، فتأكد من ظهور الشهادة في محددها أو ص12/pfx وكلمة المرور الخاصة بك.

في المكتب، قرر ما إذا كنت بحاجة إلى خط مرئي لتوجيه الشخص الذي يوقع أو إذا كنت تفضل التوقيع غير مرئى حتى لا يؤثر ذلك على التصميم. تذكر أنه بعد التوقيع، قد يتم ضبط المستند للقراءة فقط، لذا يُرجى كل التغييرات قبل التوقيع.

إذا لم يتمكن المستلم من التحقق من صحة التوقيع، فقد لا تكون الشهادة من سلطة التصديق الموثوقة لنظامك. في البيئات الأكثر انغلاقًا، يتمثل أحد الحلول في توزيع شهادة الجذر/الوسيطة للمؤسسة لتمكين الثقةفي السيناريوهات المفتوحة، استخدم دائمًا سلطة تصديق عامة معترف بها.

عند تضمين صورة لتوقيعك في ملف PDF، تأكد من أنها بحتة التجميل. ما يثبت صحته حقًا هو التوقيع الرقمي المستند إلى شهادتك؛ وهذا ما سيراه المستلم في لوحة التوقيع عند فحص detalles.

مصادر ومراجع مفيدة

لمزيد من التفاصيل حول التوقيعات الرقمية في Office، يمكنك مراجعة الوثائق الرسمية والموارد العامة. على سبيل المثال، أدلة عملية حول كيفية توقيع مستندات PDF باستخدام برامج قراءة شائعة، ومواد حكومية تشرح كيفية التحقق من التوقيعات. شهادة.

• دليل FNMT حول توقيعات PDF: PDF (verificación ولجنة الموقعين)
• دليل إدارة أراغون: PDF (خيارات التوقيع الالكتروني (بصيغة PDF)

إن إتقان هذه الأدوات سوف يسمح لك بالاستجابة لأي احتياج تقريبًا: بدءًا من مطالبة شخص ما بالتوقيع على مستند Word باستخدام خط التوقيع إلى إغلاق عقد PDF باستخدام AutoFirma، إلى إضافة توقيع مرسوم في Edge عندما تحتاج إلى توقيع واحد فقط العلامة التجارية البصريةبفضل وجود شهادة صالحة وتعليمات واضحة والتحقق النهائي، يصبح التوقيع الرقمي في Windows عملية بسيطة وموثوقة.