- طرق لعرض حصة التخزين المتاحة والمساحة المستهلكة من تطبيق الويب وتطبيق سطح المكتب.
- استراتيجيات مفصلة لتحرير المساحة عن طريق حذف الملفات الكبيرة، وإفراغ سلة المهملات، وإدارة مرفقات Outlook.
- توجد اختلافات جوهرية في إدارة التخزين بين الحسابات الشخصية والحسابات المهنية أو التعليمية.
أحيانًا نقضي حياتنا في حفظ المستندات والصور والمجلدات على السحابة دون أن ندرك أن المساحة ليست لانهائية. وفجأة، نواجه تحذير " القرص ممتلئ" المزعج ، ونتوقف عن العمل، غير قادرين على تحميل أي ملف إضافي. قد يكون هذا الأمر مزعجًا للغاية إذا كنت تعمل ضمن فريق أو لديك ملفات مهمة تنتظر المزامنة.
الخبر السار هو أن مايكروسوفت 365 توفر عدة طرق لتنظيم فوضى بياناتنا الرقمية. لا يقتصر الأمر على الحذف لمجرد الحذف، بل يتعلق بتحديد الملفات التي تشغل أكبر مساحة تخزين، ما يُمكّنك من اتخاذ قرارات ذكية بشأن ما يجب الاحتفاظ به وما يجب حذفه مباشرةً، سواء كنت تستخدم حسابًا شخصيًا أو حسابًا تجاريًا.
التحقق من مساحة التخزين من الكمبيوتر
إذا كنت تفضل عدم فتح متصفحك، يمكنك إلقاء نظرة سريعة من تطبيق مزامنة ويندوز. ابحث عن أيقونة OneDrive الزرقاء في منطقة الإشعارات (بجوار الساعة)، وانقر عليها بزر الفأرة الأيمن، ثم افتح الإعدادات. بعد ذلك، ابحث عن قسم " إدارة التخزين "؛ سينقلك هذا إلى صفحة تعرض نسبة التخزين المستخدمة، والأهم من ذلك، قائمة بأكبر الملفات مرتبة حسب الحجم، مما يتيح لك الوصول مباشرةً إلى ما تريد.
الإدارة من خلال بوابة OneDrive الإلكترونية
بالنسبة لمن يفضلون سهولة استخدام متصفح الويب، يُعدّ الوصول إلى الموقع الإلكتروني الخيار الأمثل. عند تسجيل الدخول، ستعرض لك لوحة التنقل على اليسار المساحة المتاحة لديك والمساحة المستخدمة. بالنقر على هذه القيمة، ستتم إعادة توجيهك تلقائيًا إلى قسم مقاييس التخزين في OneDrive ، حيث يمكنك تحليل كل مجلد على حدة لمعرفة ما يُسبب تضخم مساحة التخزين السحابية لديك.
هناك حيلة سريعة للوصول إلى صلب الموضوع مباشرةً: يمكنك الوصول إلى الرابط onedrive.live.com/?v=managestorage . يتيح لك هذا تخطي عدة نقرات والوصول مباشرةً إلى إدارة الحصة، حيث ستجد أيضًا زر إفراغ سلة المحذوفات - وهي خطوة بالغة الأهمية لأن الملفات المحذوفة تستمر في احتسابها ضمن حصتك حتى تقوم بحذفها نهائيًا.
الاختلافات بين الحسابات الشخصية والحسابات المهنية
يختلف استخدام حساب OneDrive شخصي عن استخدامه للعمل أو الدراسة. في الحسابات الشخصية، يُحدد الحد الأقصى عادةً باشتراكك في Microsoft 365 أو الخطة المجانية. إذا تجاوزت هذا الحد، تصبح ملفاتك للقراءة فقط ، أي يمكنك تنزيلها ولكن لا يمكنك تعديلها أو إضافة أي شيء جديد إليها.
تختلف إدارة حسابات المستخدمين المحترفين أو التعليميين، حيث يحدد مسؤول تقنية المعلومات في مؤسستك مساحة التخزين المخصصة لك. إذا نفدت المساحة، فبالإضافة إلى حذف الملفات، يُنصح بالتواصل مع الدعم الفني لشركتك لطلب زيادة مساحة التخزين. يُرجى العلم أن مساحة التخزين في هذه الحسابات تشمل مجلداتك الشخصية وأي عناصر موجودة في سلة المحذوفات.
كيفية توفير المساحة بشكل فعال
عندما تمتلئ مساحة التخزين السحابية، لا يكفي حذف بعض الصور. لتنظيف شامل، يُنصح بالتحقق من عدة أمور. أولًا، انتقل إلى سلة المحذوفات في OneDrive وأفرغها تمامًا؛ ستندهش من كمية البيانات التي تتراكم فيها دون أن نلاحظ. من الجيد أيضًا مراجعة المجلدات المشتركة ، لأننا أحيانًا نُزامن محتوى من مصادر أخرى قد تؤثر على سعة التخزين.
تُعدّ مشكلة البريد الإلكتروني من المشاكل المهمة الأخرى. بما أن Microsoft 365 يدمج التخزين، فقد تستهلك مرفقات Outlook.com مساحة كبيرة من جهازك. انتقل إلى إعدادات اشتراكك في Outlook، ثم وسّع قسم تخزين البريد الإلكتروني . من هناك، يمكنك فرز الرسائل حسب الحجم وحذف الرسائل ذات المرفقات الكبيرة، مع الحرص على حذف العناصر من مجلدي البريد غير المرغوب فيه والعناصر المحذوفة.
إذا كنت تستخدم أدوات حديثة مثل Microsoft Loop أو Designer ، فلا تنسَ تنظيف مساحات العمل. في Loop، يمكنك حذف الصفحات والأفكار القديمة، وفي Designer، من الضروري مراجعة قسم "مشاريعي " لإزالة أي صور مُولّدة بواسطة الذكاء الاصطناعي لم تعد بحاجة إليها.
نصائح لمنع امتلاء مساحة التخزين
لتجنب هذا التوتر مجدداً، يُنصح باتباع بعض أفضل الممارسات. على سبيل المثال، تجنب حفظ ملفات بيانات Outlook (.pst) على OneDrive، لأن التطبيق يُبقيها مفتوحة باستمرار، مما قد يُبطئ مزامنة جهاز الكمبيوتر. وبالمثل، إذا كنت تحتفظ بملفات مضغوطة (ZIP، RAR) بالإضافة إلى الملفات الأصلية، فأنت بذلك تُكرر استخدام المساحة دون داعٍ.
من الاستراتيجيات الذكية نقل المجلدات غير الضرورية من السحابة إلى موقع محلي على القرص الصلب . ببساطة، اسحب الملفات من مجلد OneDrive إلى أي مجلد آخر على جهاز الكمبيوتر غير متزامن. ولا تنسَ تنظيف ألبوم الكاميرا في هاتفك ، حيث تمتلئ النسخ الاحتياطية التلقائية غالبًا بلقطات الشاشة والصور المضحكة التي لا تضيف أي قيمة.
يتطلب الحفاظ على مساحة التخزين السحابية المُحسّنة مراجعة مقاييس التخزين بانتظام وإفراغ سلال المهملات في مختلف خدمات مايكروسوفت. من خلال الجمع بين تنظيف OneDrive، وحذف المرفقات الكبيرة في Outlook، وإدارة الملفات المحلية، يمكنك ضمان عدم انقطاع سير عملك بسبب نقص مساحة التخزين، والاستفادة القصوى من أدوات تحليل الحجم التي توفرها المنصة على كلٍ من تطبيقات الويب وتطبيقات سطح المكتب.