- Анонимните животни представляват потребители, които имат достъп до вашите файлове в Google без индивидуална покана или без да бъдат идентифицирани с видимия си акаунт.
- Те се появяват особено когато документът е споделен публично или в режим „всеки с връзката“ и достъпът не е ограничен до конкретни хора.
- Присъствието му не предполага хакерство, но показва, че разрешенията за споделяне са широки и трябва да бъдат прегледани, ако съдържанието е чувствително.
- Поканването на конкретни потребители по имейл и избягването на публични връзки е най-добрият начин да намалите анонимните потребители и да имате контрол върху това кой преглежда или редактира вашите файлове.
Ако някога сте работили спокойно върху документ, електронна таблица или презентация и изведнъж сте видели икона на животно със странно име да се появява в горния десен ъгъл , вероятно сте се уплашили малко. Тези любопитни посетители са така наречените „анонимни животни“ на Google Drive и макар че може да привлекат внимание, това не означава непременно, че сте били хакнати или нещо подобно.
Google реши да добави нотка хумор към нещо толкова сериозно като управлението на разрешенията, като показва неидентифицираните потребители като животни със сладки имена: Анонимен скункс, Анонимен коала, Анонимен заек, Анонимен кракен… Зад всяко от тях стои истински човек, който преглежда файла ви, но по различни причини не се показва с името или акаунта си в Google. Нека разгледаме по-подробно какво точно представляват, защо се появяват и как можете да държите всичко под контрол.
Какво представляват анонимните животни в Google Drive?
Анонимните животни са по същество потребители, които преглеждат или редактират файл в Google (Документи, Таблици или Презентации), без да бъдат идентифицирани от видим за вас акаунт . Вместо да показва името и профилната им снимка, Google ги представя със силует на животно и етикет като „анонимен морж“ или „анонимен катерица“.
Това се случва особено когато документът е споделен чрез публична връзка или такава, достъпна за всеки, който има връзката . В тези случаи Google не винаги може да свърже активността на потребителя с конкретно име, така че използва тази система от анонимни „домашни любимци“, за да покаже, че някой друг в момента има достъп до файла.
Зад всяко животно стои потребител, който може просто да чете или редактира съдържанието, в зависимост от конфигурираните разрешения на файла . Самата система за анонимни животни не добавя риск; това, което прави разликата, е видът достъп, който сте предоставили на документа.
За известно време Google използваше само цветове, за да различи всеки човек, свързан със споделен документ . С развитието на инструментите за съвместна работа, компанията реши да ги направи по-визуални и интуитивни и започна да свързва всеки неидентифициран потребител с животно, в допълнение към това да му даде собствена икона.
Списъкът е доста дълъг и разнообразен: планинска коза, игуана, коала, лемур, крокодил, мравояд, динозавър, делфин, патица, слон, пор, лисица, жаба, жираф, таралеж, хипопотам, хиена, чакал, леопард, тигър, лама, ламантин, норка, маймуна, орангутан, видра, панда, пингвин, броненосец, аксолотл, язовец, прилеп, бобър, бивол, камила, хамелеон, гепард, катерица, чинчила, чупакабра, корморан, койот, врана, динго, птицечовка, питон, енот, носорог, овца, земеровка, скункс, костенурка, морж, вълк, джобен земеделски змий... Всяко от тези имена може да се появи като „анонимен“ във вашите документи.
Защо се появяват непознати потребители или анонимни животни?
Когато видите потребител, когото не разпознавате, независимо дали е с необичайно име или дори анонимно животно , това обикновено се дължи на начина, по който сте споделили файла и как този друг човек е получил достъп до него. Google изброява няколко типични ситуации, в които това може да се случи, и е полезно да сте наясно с тях, за да избегнете изненади.
Една от най-честите причини е, че файлът е бил споделен със списък за разпространение или пощенски списък . В тези случаи документът се изпраща до цяла група (например работен екип или клас) и когато някой от този списък получи достъп до файла чрез общата връзка, той може да се появи като анонимен потребител, ако няма индивидуална покана или ако не е влязъл с обичайния си акаунт.
Също така е много често срещано анонимно животно да се появи, защото файлът е бил споделен с някой, който няма акаунт в Google или не е влязъл в системата . Ако този човек отвори връзката, ще може да получи достъп до файла според разрешенията, които сте му дали (преглед, коментиране или редактиране), но Google не може да покаже истинското му име в горната част, откъдето идва и иконата на животно.
Друг много често срещан сценарий е, когато някой с разрешения за редактиране или достъп до връзката я е препратил на трети страни . Представете си, че споделяте работен документ с колега и той от своя страна предава връзката на друг човек от екипа си, без да ви каже. Този нов човек може да влезе като анонимен потребител и да ви се представи като „анонимна лисица“ или друго животно, докато преглежда съдържанието.
Може също да видите непознато име вместо обичайния си контакт, защото този човек е променил името на профила си в Google . Ако подозирате, че може да е някой, когото познавате, можете да проверите имейл адреса му в настройките „Споделяне“ в самия файл, за да разберете.
В много случаи причината за този неоторизиран достъп е, че файлът е конфигуриран като „публичен в мрежата“ или „достъпен за всеки, който има връзката “. В тези режими на споделяне всеки, който получи връзката, я копира или я намери, може да получи достъп и да я преглежда (или дори редактира) според избраните от вас опции, въпреки че системата го показва като анонимен файл.
Как Google идентифицира анонимни животни
Когато видите икони на животни в горната лента на Google Документи, Таблици или Слайдове, Google всъщност показва наличието на потребители, които са достъпили файла без лична покана или без профилът им да е видим за вас . Това не означава, че системата не ги знае; това просто означава, че вие, като собственик или редактор, ще ги виждате само чрез това общо представяне.
Google ясно разграничава индивидуално поканените потребители от потребителите, които се присъединяват чрез споделена връзка . Хората, на които сте изпратили лична имейл покана, ще се показват с името си и, ако имат такава, със снимката на профила си. За разлика от тях, тези, които се присъединяват единствено чрез обща връзка, без директна покана, ще се показват като анонимни потребители.
Това поведение важи и когато документът е отворен за „всеки с връзката“ или „всеки в интернет може да го намери и прегледа “. В тези случаи вие не контролирате индивидуално кой има достъп до него, така че Google не изброява истинските им имена, а ги групира под животински псевдоними, за да можете да видите колко хора са свързани едновременно и кои части от документа преглеждат.
Системата за цветове и животни ви позволява лесно да идентифицирате кои части от текста преглежда всеки потребител в реално време . Всяко анонимно животно ще има свой собствен курсор, селекция и цвят на иконата, така че дори и да не виждате истинското му име, можете да следите действията му във файла.
Важно е да се отбележи, че можете да видите истинските имена на хората само ако изрично им предоставите достъп чрез персонализирана покана или ако са част от пощенски списък, свързан с конкретни имейл адреси. В противен случай те ще продължат да се показват като анонимни животни, дори ако можете да се досетите кои са от контекста.
Ако някога искате да проверите дали непознато име във вашия файл принадлежи на някой, когото познавате, можете да отворите диалоговия прозорец „Споделяне“ и да прегледате имейл адресите, които имат достъп . В този раздел, задържането на курсора на мишката върху името на потребител ще покаже имейл адреса му, което ви позволява да потвърдите дали това е човекът, когото търсите.
Типични ситуации, в които се появяват анонимни животни
На практика анонимните животни са склонни да се появяват винаги, когато има интензивно използване на споделени връзки и документи, конфигурирани за широк достъп . Това е много често срещано в учебни среди, условия за съвместна работа или отворени проекти, където е желателно много хора да могат да преглеждат или редактират едновременно.
Например, ако сте учител или обучител и споделите документ с цял клас чрез линк в образователна платформа или в масов имейл , повечето от вашите ученици ще имат достъп до него, без да е необходимо да ги каните поотделно. Когато започнат да имат достъп до документа, ще видите „анонимна панда“, „анонимен делфин“, „анонимна овца“ и други, които дефилират в горната част, докато консултират или попълват информацията.
В компаниите и работните екипи е обичайно да се използват общи връзки, така че всеки в екипа да може да има достъп до тях. Може би някой от отдела за човешки ресурси споделя електронна таблица с връзката във вътрешен чат, така че всеки, който има нужда от нея, да може да я прегледа. Ако хората не влязат с основния си акаунт или достъпът не е ограничен до конкретни потребители, ще виждате тези колеги като анонимни потребители.
В по-отворени проекти, като например публични съвместни документи, формуляри със споделени резултати или ръководства за общността, анонимните животни са практически нещо обичайно. Всеки с линка може да се присъедини и ще получите представа колко хора участват само благодарение на иконите на животни, които се появяват и изчезват в реално време.
Има и по-обикновени случаи, като например когато споделяте документ с приятел, който няма Gmail акаунт или който го осъществява от прозорец на браузъра в режим „инкогнито“, без да е влязъл в профила си . Дори ако това е някой, на когото имате доверие, Google ще го види като анонимен посетител и следователно ще му присвои един от тези сладки животински псевдоними.
Рискове и недоразумения: Опасни ли са анонимните животни?
Виждането на „анонимен кракен“ или „анонимен скункс“, бродещ из документа ви, може да създаде впечатлението, че някой е проникнал с взлом, но самото присъствие на тези анонимни животни не предполага хакерска атака или нарушение на сигурността . Това е просто начинът на Google да показва потребители, чиято самоличност не е свързана с име, видимо за вас.
Проблемът не е в самото животно, а в разрешенията за споделяне на файла . Ако документът е настроен като публичен или достъпен за всеки чрез връзката, е нормално да видите анонимни животни, защото това означава, че сте разрешили такъв широк достъп.
Ако обаче започнете да виждате неочаквани анонимни потребители във файл, който сте смятали за личен , това може да е знак, че документът се споделя с повече хора, отколкото сте осъзнавали, или че някой с достъп го е препратил, без да ви уведоми. В този случай трябва да прегледате настройките за споделяне и да коригирате разрешенията.
Друго често срещано погрешно схващане е, че тъй като са анонимни, тези потребители не могат да оставят следи или нямат ограничения. В действителност, способността им да действат във файла зависи от това, което сте задали: ако имат само разрешение за четене, няма да могат да редактират или изтриват нищо ; ако сте им разрешили да редактират, те ще могат да променят съдържанието, но както всеки друг редактор.
От гледна точка на поверителността, Google вътрешно регистрира активността, за да поддържа сигурността на услугата, но вие ще виждате само „животното“ като такова. Ако се притеснявате кой може да преглежда чувствителен документ, решението не е толкова да „ловувате“ анонимното животно, колкото да ограничите правилно кой може да получи връзката и какво може да прави във файла.
Как да ограничите кой може да преглежда или редактира файла ви
Ако искате да намалите или премахнете появата на анонимни животни в документите си, ключът е да коригирате разрешенията за споделяне, така че само избраните от вас хора да имат достъп до тях . Google Drive предлага няколко опции за контрол на това със значителна прецизност.
Най-сигурният начин за управление на достъпа е да изпращате персонализирани покани до конкретни имейл адреси . Вместо да споделяте публична връзка, добавяте потребители един по един, които трябва да могат да преглеждат, коментират или редактират файла. По този начин, когато получат достъп до него, те ще се показват с имената си, а не като анонимни потребители.
Друга ключова мярка е да се избягва, когато е възможно, режимът „всеки с връзката може да я преглежда/редактира“ . Тази настройка е много удобна за бързо споделяне, но отваря вратата за разпространение на връзката повече от предвиденото, което потенциално може да доведе до попадане на непознати – или поне неидентифицирани потребители – във вашия документ.
Ако вече сте споделили файл и започнете да виждате твърде много непознати потребители, можете да промените разрешенията по всяко време, като използвате бутона „Споделяне“ . Там можете да отмените общия достъп, да го ограничите до конкретни хора, да промените нивото на достъп от „редактор“ на „читател“ или дори да спрете споделянето на файла напълно.
В документи, където искате хората само да четат, но не и да редактират нищо, е препоръчително да конфигурирате опцията „само за четене“ . По този начин, дори ако някой получи достъп до документа чрез широка връзка и се появи анонимно, той няма да може да променя съдържанието. Това е особено полезно за отчети, ръководства или информационни документи, които не изискват съвместно редактиране.
Накрая, добра идея е от време на време да проверявате разширените опции за споделяне на Google Drive . Там можете да видите кой може да споделя файла, кой може да добавя нови потребители и дали има наследени разрешения от родителските папки, които може да му влияят. Бърз преглед на тези опции може да ви спести много проблеми с достъпа.
Най-добри практики за избягване на изненади с анонимни животни
Освен правилното конфигуриране на разрешенията, има редица най-добри практики, които ще ви помогнат да държите документите си в Google Drive под контрол и да сведете до минимум появата на неочаквани потребители . Не става въпрос за това да живеете в страх, а за това да сте наясно кой има достъп до вашите документи и защо.
Една от първите препоръки е да помислите внимателно на кого ще предоставите достъп, преди да споделите линк . Ако съдържанието е чувствително или лично, най-добре е да отделите няколко секунди, за да въведете имейл адресите на конкретните хора, които трябва да го видят, вместо да прибягвате до типичното „всеки с линка може да получи достъп до него“.
Винаги, когато е възможно, се опитвайте да изпращате файлове чрез персонализирани покани, а не чрез публични връзки . Тази проста стъпка гарантира, че когато отворите документа, ще видите истинските имена на свързаните хора, а не колекция от животни, чиято самоличност не разпознавате съвсем.
Друга добра практика е да прегледате разрешенията по подразбиране, които предоставяте, когато споделяте цели папки . Понякога цяла папка е отворена за много повече хора, отколкото осъзнавате, и когато създадете нов файл в нея, тя наследява тази конфигурация. Това може да доведе до създаване на документи с по-широк достъп от предвиденото.
Ако работите в екип, може да е полезно да се споразумеете за някои вътрешни правила за споделяне на връзки . Например, да решите, че документите не се препращат извън групата без предварителна консултация със собственика или че файловете с чувствителни данни никога не се оставят в режим „всеки с връзката“. Тези малки правила значително намаляват риска от неоторизиран достъп.
Накрая, ако попаднете на анонимно животно във важен файл, приемете го като знак да прегледате накратко настройките си за споделяне и да потвърдите, че всичко е както трябва . Не е нужно да е нещо сериозно, но е добро извинение, за да се гарантира, че само правилните хора могат да преглеждат или редактират това съдържание.
Разбирането какво представляват анонимните животни, защо се появяват и как да ги управлявате, ви позволява да се възползвате максимално от сътрудничеството в реално време на Google Drive, без да правите компромис със сигурността и поверителността на вашите файлове . С правилно конфигурирани разрешения и отговорно използване на връзки, тези животни ще престанат да бъдат мистериозна заплаха и ще се превърнат просто в приятелско любопитство, показващо, че други работят с вас по един и същ документ.