Как да използвате Copilot с OneDrive файлове от Windows Explorer 11

Информатек Дигитал » Windows » Как да използвате Copilot с OneDrive файлове от Windows Explorer 11

Сигурен съм, че ви се е случвало хиляди пъти: вашето облачно хранилище е пълно с документи, договори или отчети и когато ви е необходима конкретна информация, трябва да отваряте файл по файл, сякаш търсите игла в купа сено. Това е досадно и пълна загуба на време. За да реши това, Microsoft се намеси и интегрира Copilot в OneDrive , инструмент с изкуствен интелект, който по същество чете файловете ви вместо вас и ви дава отговора в прост чат.

Най-готиното на тази система е, че тя работи не само в мрежата, но и се интегрира директно във File Explorer на Windows 11. Край на навигирането през безкрайни папки; сега можете да попитате AI за съдържанието на вашите PDF или Word документи, докато все още сте на работния си плот. За да работи всичко това обаче, трябва да имате правилно конфигурирана екосистема на Microsoft 365 и съответния лиценз, тъй като тази функция не е активирана по подразбиране за всички.

Как да стартирате Copilot от Windows Explorer 11

Ако искате да се възползвате от изкуствения интелект, без да напускате локалните си папки, процесът е доста интуитивен. Първо, намерете файла или групата документи, с които искате да работите. Ако е само един, щракнете с десния бутон върху него. Ако искате да анализирате няколко, можете да изберете до пет файла едновременно и след това да щракнете с десния бутон върху който и да е от избраните.

В контекстното меню, което се показва, намерете опцията OneDrive и изберете „Задай въпрос “. Ако това е първият ви път, когато го използвате, системата вероятно ще ви помоли да влезете в акаунта си в Microsoft. След като го направите, ще се появи страничен панел за чат, където Copilot ще ви предложи някои идеи, за да започнете, но можете също да въведете въпроси в долната част и да кликнете върху „изпрати“.

Използване на Copilot чрез уеб версията на OneDrive

Понякога е по-удобно да управлявате всичко от браузъра си. За да направите това, отидете на onedrive.com с вашия акаунт и отидете до папката, където се съхраняват вашите документи. Точно както на компютъра, можете да изберете между един и пет файла и да щракнете върху бутона Copilot, който се появява в долния десен ъгъл на екрана.

Ако се интересувате само от един документ, има по-бърз начин: задръжте курсора на мишката върху файла, щракнете върху бутона Copilot и изберете „Задай въпрос “. Чатът ще се отвори мигновено и можете да зададете въпроса си. Този метод е идеален за тези, които предпочитат пълния интерфейс на браузъра и искат по-цялостен визуален контрол над своите облачни файлове.

Какво всъщност можете да направите с този изкуствен интелект? Практически примери

Copilot не е само за задаване на прости въпроси; той е мощен инструмент за продуктивност. Едно от най-ефективните му приложения е обобщаването на дълги документи . Ако имате PDF файл от 80 страници и нямате време да го прочетете преди среща, можете да помолите изкуствения интелект да извлече ключовите моменти за секунди.

Друга много полезна функция е сравнението на файлове . Представете си, че имате три версии на договор и искате да знаете кои клаузи са се променили. Вместо да прочетете и трите и да подчертаете разликите, молите Copilot да създаде сравнителна таблица или обобщение на основните промени. Това е полезно и за извличане на конкретни данни, като например да попитате „Какъв е маркетинговият бюджет, отпуснат този месец?“, въз основа на няколко избрани електронни таблици.

Важни изисквания, лицензи и ограничения

Не всеки може да използва тези функции в момента. За да активирате Copilot в OneDrive, е необходим абонамент за Microsoft 365 Personal или Family . Има обаче едно важно предупреждение: с плана Family само основният абонат има достъп до възможностите на Copilot; другите членове на семейството са изключени.

В професионална среда ви е необходим образователен или бизнес акаунт , на който е присвоен лиценз за Copilot за Microsoft 365. Ако не виждате опцията, вероятно администраторът на вашата организация я е деактивирал от центъра за администриране на Microsoft 365.

Поддържани формати и ограничения

• Офис документи: Поддържа DOC, DOCX, PPT, PPTX и XLSX.
• Универсални формати: Работи с PDF, TXT, RTF и уеб файлове като HTML или ASPX.
• Нови формати: Вече е съвместим с Loop и Fluid файлове.

Въпреки мощността си, Copilot има своите ограничения. В момента не може да обработва изображения , видеоклипове или OneNote бележници, въпреки че Microsoft работи по добавянето на тази функционалност скоро. Освен това има ограничение за размер: файловете трябва да са по-малки от 150 MB, за да може изкуственият интелект да ги прочете. Друг детайл, който трябва да се отбележи, е, че ограничението за съвместен анализ е максимум пет файла на заявка.

Кредити за поверителност, сигурност и изкуствен интелект

Много хора са загрижени какво се случва с техните данни. Copilot стриктно спазва разрешенията за достъп ; той може да чете само файловете, които сте избрали, или тези, които са били изрично споделени с вас. Ако използвате Microsoft Purview за криптиране на данни с етикети за чувствителност, изкуственият интелект ще спазва тези права за ползване и няма да има достъп до ограничена информация.

От друга страна, важно е да се спомене AI кредитите . Всеки път, когато поискате обобщение или сравните документи, от вашия абонамент се използва един кредит. Те се приспадат автоматично, така че е препоръчително да използвате подканите ефективно, за да избегнете преждевременно изчерпване на кредитите.

Използването на тази технология трансформира управлението на документи, като преминава от модел на ръчно търсене към модел на директно запитване. Чрез интегриране на възможността за обобщаване и сравняване на множество файлове от средата на Windows 11 и уеб, времето за анализ на данни се оптимизира, при условие че е наличен подходящ лиценз за Microsoft 365 и се спазват ограниченията за формат и размер, установени от платформата.