- Безплатното хранилище на Google (15 GB) се споделя между Gmail, Диск и Снимки, а когато е пълно, изпращането и получаването на имейли се блокира.
- Инструментът Google One ви позволява да диагностицирате какво заема най-много място и да изтривате групово имейли, файлове и снимки, като винаги изпразвате кошчето.
- Филтрите по размер, дата и тип съдържание в Gmail, Диск и Снимки помагат за елиминиране на големи прикачени файлове, стари имейли и видеоклипове, заемащи място.
- Ако след оптимизиране все още нямате достатъчно място, алтернативата е да надстроите до Google One или да поискате от администратора си повече място за съхранение в служебните си акаунти.
Ако използвате Gmail ежедневно, входящата ви поща вероятно се е превърнала в чекмедже за дигитални боклуци : хиляди имейли, бюлетини, които никога не четете, огромни прикачени файлове и на всичкото отгоре Google Photos и Drive също добавят гигабайти към купчината. Макар че може да изглежда, че 15-те гигабайта, които Google ви дава, са достатъчни за всичко, щом се запълнят, започват предупрежденията и проблемите.
Когато достигнете лимита си за съхранение, Google може да ви прекъсне достъпа: Gmail спира да изпраща и получава имейли , Drive спира да качва файлове, а Photos спира да прави резервни копия. Преди да стигнете до този момент, си струва да научите как да освобождавате място в Gmail (и останалата част от вашия Google акаунт) по организиран, бърз и най-вече без прекъсвания начин, без да губите нищо важно.
Как работи хранилището на Google и защо Gmail се препълва
Първото нещо, което трябва да разберете, е, че тези 15 GB безплатно място за съхранение не са само за Gmail: те се споделят между Gmail, Google Drive и Google Photos . Освен това има и други, по-малко видими елементи, като например резервни копия на WhatsApp на Android или данни от приложения, които също използват същото пространство за съхранение.
Когато хранилището е на лимита си, Google прилага серия от доста сериозни ограничения . В Gmail не можете да изпращате или получавате съобщения, а входящите имейли се връщат на подателя с известие за пълна пощенска кутия. В Drive новите файлове вече не се синхронизират или качват, а в Docs, Sheets, Slides и други офис приложения на Google не можете да създавате нови документи или да позволявате на други да редактират съществуващи.
В Google Photos блокирането означава, че няма да се създават нови резервни копия на снимки и видеоклипове . Всичко, което сте запазили, ще остане там, но няма да се добавя ново съдържание, докато не освободите или закупите повече място за съхранение. И бъдете предупредени: ако не направите нищо, може да пропуснете важни имейли с дни, без дори да го осъзнавате.
За да проверите оставащото ви място за съхранение, ще видите индикатор за използване в долната част на Gmail. Оттам можете да получите достъп до страницата за управление на съхранението, която показва колко място използват Gmail, Диск и Снимки поотделно . Това е най-ясният начин да се определи точно къде е проблемът.
Използвайте Google One и официалния инструмент, за да освободите място
Google е централизирал почти всичко, свързано с почистването на пространството за съхранение в платформата Google One. Дори без абонамент можете да използвате панела за управление на съхранението, за да видите какво заема място и да изтриете групово това, което не ви е необходимо.
От компютъра си отидете в Google One и отворете секцията „Памет“. Там ще намерите секция, наречена „Възстановете си пространството “, която групира опциите за освобождаване на място по услуга (Gmail, Диск, Снимки) и по тип съдържание (големи файлове, спам, елементи в кошчето и др.).
В „Освободете място в акаунта“ можете да преглеждате категории като елементи в кошчето, спам, много големи файлове или съдържание на приложения. В зависимост от категорията ще имате опции за сортиране, филтриране или промяна на изгледа (списък или решетка), което улеснява прегледа на големи количества елементи, преди да ги изтриете.
В Google Photos същият този панел показва снимки и видеоклипове, готови за изтриване; ако искате да запазите нещо, можете да го изтеглите на компютъра си, преди да го изпратите в кошчето. След като изберете това, което искате да премахнете, докоснете „Изтриване“ (или „Преместване в кошчето“, ако сте в „Снимки“) и когато Google ви попита, потвърдете, че приемате окончателното изтриване, като поставите отметка в квадратчето за съгласие.
Имайте предвид, че ако изтривате хиляди елементи наведнъж , може да отнеме до 48-72 часа, за да се отрази правилно освободеното пространство във вашия акаунт, така че не се паникьосвайте, ако лентата едва се движи в началото.
Диагностициране на проблема: Диск, Gmail или Снимки
Преди да започнете да изтривате неща безцелно, е добре да разберете коя услуга използва най-много място. Отидете на drive.google.com/drive/quota , за да видите файловете си в Диск, сортирани от най-големия към най-малкия. Това е много ясен начин да видите дали пространството ви се заема от видеоклипове, големи резервни копия или документи, които имате от години.
В този изглед просто щракнете с десния бутон върху всеки голям файл, който не ви е необходим, и изберете „Премести в кошчето “. След като имате достатъчен брой файлове в кошчето, отидете в папката „Кошче“ в Диск и щракнете върху „Изпразване на кошчето“, за да освободите място.
В случая с Gmail, диагнозата се извършва директно от самия имейл, като се използват оператори за търсене като larger:10M за намиране на съобщения с големи прикачени файлове или филтри по дата за локализиране на много стари имейли. Нещо подобно се случва и във Снимки, където видеоклиповете обикновено са основните виновници за прекомерното пространство за съхранение.
За служебни или училищни акаунти (Google Workspace) ограничението за хранилище се определя от вашия лиценз или от вашия администратор. В тези случаи, ако установите, че не можете да закупите допълнително хранилище директно, ще трябва да се свържете с вашия администратор, за да надстроите плана си или да освободите хранилище от конзолата на организацията.
Усъвършенстван трик: Освободете Gmail, като прехвърлите всичките си имейли в друг акаунт
Ако сте от хората, които никога не изтриват нищо и в профила ви се натрупват съобщения от години, най-бързото решение може би не е да прехвърляте имейли по имейл, а да преместите цялата си история в Gmail в друг профил . По този начин на практика изпразвате входящата си поща, без да губите имейлите, които искате да запазите.
Процесът включва създаване на нов Gmail акаунт и конфигурирането му да изтегля всички имейли от стария акаунт чрез POP3, като изтрива копието от стария акаунт. Преди да предприемете каквото и да било, силно се препоръчва да използвате Google Takeout, за да създадете пълно резервно копие на имейлите си в случай на проблеми по време на прехвърлянето.
В оригиналния акаунт отидете в Настройки > „Преглед на всички настройки“ > „Препращане и POP/IMAP“ и активирайте POP достъп за всички съобщения. Важно е да изберете опцията „Изтриване на копие от Gmail при достъп до съобщения чрез POP “, тъй като това ще гарантира, че имейлите, изтеглени от новия акаунт, се изтриват автоматично от оригиналния акаунт.
След това влезте в новия си Gmail акаунт и отидете в Настройки > „Акаунти и импортиране“. В секцията „Проверка на поща от други акаунти“ добавете стария си акаунт и следвайте стъпките, за да го конфигурирате чрез POP3. Ще започне групово изтегляне, което, в зависимост от обема на имейлите, може да отнеме значително време.
След като сте се уверили, че всички важни съобщения са успешно изтеглени в новия акаунт, можете да деактивирате POP заявките оттам и в оригиналния акаунт да изпразните кошчето , за да освободите напълно място. Това е драстична мярка, но е изключително ефективна за акаунти с тенденции към дигитално натрупване.
Почистване на Gmail стъпка по стъпка: размер, възраст, спам и боклук
Освен втория трик с акаунта, си струва да се научите как да управлявате Gmail отвътре. Първата логична стъпка е да намерите имейлите с най-големите прикачени файлове , защото като изтриете само няколко съобщения, можете да освободите много мегабайти (или дори гигабайти) наведнъж.
От лентата за търсене на Gmail можете да разгънете разширените опции (стрелка вдясно от лентата за търсене) и да използвате полето „Размер“, за да търсите съобщения, по-големи от X MB. Можете също така директно да използвате синтаксиса size:20MB или larger:10M в лентата за търсене. Важно е да се спазва форматът (без интервали и M за мегабайти), в противен случай търсенето ще бъде в байтове и няма да работи.
След като видите всички големи имейли, прегледайте кои от тях наистина трябва да запазите. За тези с важни документи, първо изтеглете прикачените файлове на компютъра си или друга облачна услуга, след което изтрийте имейла и изпразнете кошчето . Това гарантира, че няма да загубите никаква информация и ще освободи колкото е възможно повече място.
Друга ефективна тактика е да се насочите към много стари имейли. Използвайки оператора `older_than:1y`, можете да намерите всички съобщения, по-стари от една година; можете да замените „y“ за години с „m“ за месеци или „d“ за дни, ако е необходимо. Отново изберете всички имейли, които вече не е необходимо да пазите, и ги изтрийте.
Не забравяйте да проверите папките си „Спам“ и „Кошче“. Въпреки че съобщенията се изтриват автоматично след 30 дни, всичко в тях продължава да заема място дотогава. И в двете папки ще намерите бутон за изчистване на всичко наведнъж („Изпразни кошчето сега“ или „Изтрий всички спам съобщения сега“).
Почистването на входящата ви поща е безсмислено, ако след два месеца сте отново в изходно положение. Един от най-добрите начини да държите Gmail под контрол е да се отпишете от имейли, които не са ви от полза . Повечето бюлетини и маркетингови имейли включват връзка „Отписване“ в долната част на съобщението, а Gmail понякога показва подобен пряк път до името на подателя.
Ако наистина сте затрупани от десетки бюлетини, струва си да отделите малко време, за да отворите няколко промоционални имейла, да се отпишете и по този начин да намалите постоянния поток, който запълва входящата ви поща и пространството за съхранение. По-малко входящи имейли означават по-малко имейли, които ще трябва да изтриете в бъдеще.
Можете също така да създавате автоматични филтри , за да архивирате определени съобщения, да ги изпращате до конкретен етикет или да ги премествате директно в кошчето. От лентата за търсене на Gmail, използвайки бутона с опции, можете да филтрирате по подател, тема, размер или ключови думи и след това да решите какво да правите с всички имейли, които отговарят на този шаблон.
Използването на етикети и категории помага да поддържате входящата си поща чиста, без да се налага да изтривате всичко. Разделите на Gmail (Основни, Социални мрежи, Промоции, Известия, Форуми) вече осигуряват първоначално филтриране; ако си създадете навика от време на време да проверявате „Промоции“ и „Социални мрежи“, за да ги изпразните почти напълно, въздействието върху пространството за съхранение ще бъде огромно.
И не забравяйте, че „Архивирането“ не освобождава място; то само премахва имейлите от основния изглед. Полезно е за организиране на имейлите ви, но ако искате да възстановите гигабайти, трябва всъщност да изтриете имейлите и след това да изпразните кошчето.
Видеоклипове, снимки и големи файлове в Google Photos
Въпреки че търсенето се фокусира върху Gmail, голяма част от проблема често се крие в Google Photos. Видеоклиповете, особено тези с висока резолюция, могат бързо да запълнят пространството за съхранение за няколко месеца, ако правите чести автоматични резервни копия.
За да насочите само към видеоклипове, можете да отидете на специалния URL адрес на „Снимки“ за този тип съдържание: https://photos.google.com/search/_tv_video. Там ще видите всичките си видеоклипове наведнъж и можете да изберете тези, които вече не е необходимо да изпращате в кошчето.
Има и друг полезен изглед на https://photos.google.com/unsupportedvideos, който изброява видеоклипове, които не са съвместими със Снимки и следователно не се показват лесно в други търсения. Тези типове файлове също заемат място, така че ако не са ви необходими, можете да ги изтриете.
Разделът „Разглеждане“ в Google Фото групира съдържанието по хора, места, екранни снимки, видеоклипове или творения като анимации и филми. Това е чудесно място да намерите групи от стари или повтарящи се снимки (например пътуване отпреди години, което вече сте запазили на твърд диск) и да освободите няколко гигабайта наведнъж.
След като сте изпратили много снимки и видеоклипове в кошчето, отидете в секцията „Кошче“ на „Снимки“ и докоснете „Изпразване на кошчето“. Точно както в Gmail и Drive, пространството всъщност не се възстановява, докато не изпълните тази стъпка . И отново, ако изтриете много съдържание, може да отнеме известно време, докато промените се появят в лентата ви за съхранение.
Google Drive, резервни копия на WhatsApp и други често пренебрегвани функции
Освен имейли и снимки, вашият Google акаунт може да съдържа други скрити елементи, които заемат значително място. Ясен пример са резервните копия на WhatsApp на Android , които се съхраняват в Drive и от известно време се броят към лимита ви за съхранение.
За да проверите тези резервни копия от телефона си, отворете приложението Google One, отидете в секцията „Памет“ и под „Освободете място в акаунта“ намерете опцията „Изтриване на други елементи“ и изберете WhatsApp. Там можете да видите наличните резервни копия и да изтриете тези, които вече не са ви необходими.
Ако предпочитате да го направите от браузъра си, можете да отидете на one.google.com/backup/management/whatsapp. До всяко резервно копие ще намерите опцията „Изтриване на резервно копие “. Дори ако изтриете текущото резервно копие, WhatsApp ще продължи да създава резервни копия в бъдеще според настройките на приложението, така че проверете и тези настройки, за да избегнете честото генериране на големи файлове.
В Диск, освен качените от вас файлове, ще виждате и елементи, които други хора са споделили с вас. Важно е да знаете, че файловете в секцията „Споделени с мен“ не се броят за вашата квота за съхранение (собственикът ги заема), освен ако не направите копие или не качите свои собствени файлове в споделени папки. В този случай копието или новите файлове ще се броят за вашата квота.
И накрая, Диск за компютри може да показва различно използване на хранилището от това, което виждате в мрежата, защото споделените файлове, които синхронизирате, заемат място на локалния ви твърд диск, въпреки че не влияят на вашето облачно хранилище. Това е нормално поведение и не означава, че Google ви отнема допълнителни гигабайти.
Често срещани проблеми при освобождаване на място и как да ги решим
Една от най-често срещаните грешки е да се мисли, че мястото се освобождава мигновено. Когато изтриете много елементи подред, на системите на Google може да им отнеме между 48 и 72 часа, за да преизчислят правилно паметта. През това време броячът може да изглежда замръзнал, въпреки че вече сте си направили домашното.
Ако сте закупили още място за съхранение с Google One и новият капацитет не се показва, изчакайте до 24 часа. Ако все още не се показва след това време, излезте от профила си в Google, влезте отново и проверете страницата за плащане, за да се уверите, че таксуването е било извършено. Ако картата ви е била таксувана, но новото място за съхранение не се показва, може да сте закупили плана от друг профил ; проверете дали имате отворени няколко профила.
На iPhone или iPad понякога е полезно да затворите принудително приложението Google One и да го отворите отново, за да се синхронизира със сървърите. Конкретните стъпки за затваряне на приложения варират в зависимост от вашата версия на iOS, така че ако не сте сигурни, най-добре е да се консултирате с поддръжката на Apple.
Друг често срещан проблем е, че след надграждане до по-висок или по-нисък план за съхранение, Gmail все още не ви позволява да изпращате или получавате имейли. В тези случаи е най-добре да изчакате до 24 часа , да излезете и да влезете отново, и дори да опитате да изпратите имейл от прозорец в режим „инкогнито“ или друг браузър (Edge, Firefox и др.), за да изключите проблеми с кеширането.
Съществува и известно объркване относно снимките в „Икономия на място“ (преди „Високо качество“), качени преди 1 юни 2021 г.: тези изображения и видеоклипове не се отчитат във вашата квота за съхранение . Ако изтриете много от този тип съдържание, може да не видите никакви промени в използването на хранилището си именно поради тази причина.
Кога има смисъл да плащате за Google One и как да го управлявате
Ако след цялостно почистване все още ви е малко пространството или просто не искате да живеете с ограничението от 15GB, може да помислите за надграждане на плана си с Google One. Има платени опции, започващи от 100GB допълнително място за съхранение, като капацитетът (и цената) се увеличават при необходимост.
От време на време Google предлага безплатни пробни периоди на Google One на нови потребители. В тези случаи ще получите покана за активиране на пробен период, в който ще се възползвате от повече място за съхранение безплатно за ограничено време. Ще трябва да добавите метод на плащане, но няма да бъдете таксувани, докато пробният период не приключи , стига да не забравите да анулирате преди крайния срок, ако не се интересувате от продължаване.
Ако управлявате Google One през уеб (не през Apple App Store), можете да промените плана си, да преминете от месечен към годишен или да го анулирате от секцията с настройки на Google One под „Промяна на абонаментен план“. В Android можете да управлявате абонамента си и чрез настройките на приложението и Google Play.
На iPhone и iPad нещата са по-сложни: ако сте закупили плана през уебсайта, няма да можете да го промените от приложението . В този случай ще трябва да анулирате текущия си план от уебсайта на Google One и, ако искате да го управлявате изцяло от iOS, да се абонирате за нов план през App Store.
И обратно, ако вашият акаунт е за работа или училище, не можете сами да закупите допълнително място за съхранение. Ще трябва да помолите администратора на Google Workspace да увеличи лимита ви или да промени лиценза ви , тъй като тези акаунти се управляват централизирано.
В крайна сметка, освобождаването на място в Gmail и вашия Google акаунт включва комбиниране на няколко стратегии: използване на официалния инструмент Google One, изтриване на големи и стари имейли (винаги изпразяване на спам и кошче), проверка на Drive, Photos и резервни копия, като например резервното копие на WhatsApp, и по-добро управление на бюлетините и съдържанието, което получавате ежедневно. Ако 15 GB все още не са достатъчни, надстройката до Google One може да е най-удобният начин да спрете постоянната борба с предупреждението „мястото за съхранение е почти пълно“.