- Методи за преглед на наличната квота за съхранение и консумираното пространство от уеб и настолното приложение.
- Подробни стратегии за освобождаване на място чрез изтриване на големи файлове, изпразване на кошчето и управление на прикачени файлове в Outlook.
- Фундаментални разлики в управлението на съхранението между лични акаунти и професионални или образователни акаунти.
Понякога прекарваме живота си в съхраняване на документи, снимки и папки в облака, без да осъзнаваме, че пространството не е безкрайно. Изведнъж се натъкваме на ужасното предупреждение „ дискът е пълен“ и не можем да качим нито един файл повече. Това може да бъде истинско главоболие, ако работите в екип или имате важни файлове, които чакат да бъдат синхронизирани.
Добрата новина е, че Microsoft 365 предлага няколко начина за въвеждане на ред в нашия дигитален хаос. Не става въпрос само за изтриване заради самото изтриване, а за идентифициране на това, което заема най-много място , за да можете да вземате интелигентни решения за това какво да запазите и какво да изпратите директно в кошчето, независимо дали използвате личен или бизнес акаунт.
Проверка на паметта от компютъра
Ако предпочитате да не отваряте браузъра си, можете да хвърлите бърз поглед от приложението за синхронизиране на Windows. Просто потърсете синята икона на OneDrive в областта за известия (близо до часовника), щракнете с десния бутон върху нея и отворете зъбното колело за настройки. Там намерете секцията „Управление на хранилището“ ; това ще ви отведе до страница, където ще видите процента на използваното място за съхранение и, най-полезното, списък с най-големите файлове, сортирани по размер, за да можете да преминете директно към същината.
Управление чрез уеб портала на OneDrive
За тези, които предпочитат удобството на уеб браузър, достъпът до уебсайта е най-изчерпателният вариант. След влизане в системата, левият навигационен панел ще ви покаже с един поглед колко място имате налично и колко сте използвали. Щракването върху тази стойност автоматично ще ви пренасочи към секцията с показатели за съхранение на OneDrive , където можете да анализирате папка по папка какво запълва вашето облачно хранилище.
Има един бърз трик, за да стигнете директно до същината: можете да получите достъп до URL адреса onedrive.live.com/?v=managestorage . Това ви позволява да пропуснете няколко кликвания и да отидете директно в управлението на квотите, където имате и бутона за изпразване на кошчето – важна стъпка, защото изтритите файлове продължават да се броят от квотата ви, докато не ги изтриете окончателно.
Разлики между лични и професионални акаунти
Да имаш личен OneDrive акаунт не е същото като да имаш такъв за работа или училище. В личните акаунти ограничението обикновено се определя от абонамента ти за Microsoft 365 или от безплатния план. Ако превишиш ограничението, файловете ти стават само за четене , което означава, че можеш да ги изтегляш, но не и да редактираш или добавяш нищо ново.
За професионални или образователни акаунти управлението е различно, тъй като ИТ администраторът на вашата организация определя вашата квота за съхранение. Ако ви свърши мястото, освен изтриването на файлове, най-добрият ви вариант е да се свържете с техническата поддръжка на вашата компания, за да поискате увеличение на квотата. Имайте предвид, че при тези акаунти съхранението включва както личните ви папки, така и всички елементи в кошчето на сайта.
Как да освободите място ефективно
Когато облачното ви хранилище е пълно, изтриването на няколко снимки не е достатъчно. За цялостно почистване е най-добре да проверите няколко неща. Първо, отидете в кошчето за рециклиране на OneDrive и го изпразнете напълно; удивително е колко гигабайта се натрупват там, без дори да забележим. Добра идея е също да разгледате споделените си папки , тъй като понякога синхронизираме съдържание от други източници, което може да влияе на капацитета ни за съхранение.
Друг критичен проблем е имейлът. Тъй като Microsoft 365 интегрира място за съхранение, прикачените файлове от Outlook.com могат да заемат пространството ви. Отидете в настройките на абонамента си в Outlook и разгънете секцията за съхранение на имейли . Оттам можете да сортирате имейлите по размер и да изтривате тези с огромни прикачени файлове, като не забравяйте да изтриете и елементи от папките „Нежелана поща“ и „Изтрити елементи“.
Ако използвате по-модерни инструменти като Microsoft Loop или Designer , не забравяйте да почистите работните си пространства. В Loop можете да изтривате остарели страници и идеи, а в Designer е важно да прегледате секцията „Моите проекти“ , за да премахнете всички генерирани от изкуствен интелект изображения, които вече не са ви необходими.
Съвети за предотвратяване на препълване на хранилището
За да избегнете отново този стрес, е добра идея да възприемете някои най-добри практики. Например, избягвайте да запазвате файлове с данни на Outlook (.pst) в OneDrive, тъй като приложението ги държи постоянно отворени и може да забави синхронизацията на компютъра ви. По подобен начин, ако имате компресирани файлове (ZIP, RAR) и запазвате оригиналните файлове, вие ненужно дублирате използваното пространство.
Умна стратегия е да преместите папките, които не са ви необходими в облака, на локално място на твърдия ви диск . Просто плъзнете файловете от папката OneDrive във всяка друга папка на компютъра ви, която не е синхронизирана. Също така, не забравяйте да почистите албума с камерата на телефона си , тъй като автоматичните архивирания често се запълват със екранни снимки и мемета, които не добавят никаква стойност.
Поддържането на оптимизираното ви облачно хранилище изисква редовен преглед на показателите за съхранение и изпразване на кошчетата в различните услуги на Microsoft. Чрез комбиниране на почистване на OneDrive, премахване на големи прикачени файлове в Outlook и управление на локални файлове, можете да гарантирате, че работният ви процес не е прекъснат от недостатъчно място за съхранение, като се възползвате максимално от инструментите за анализ на размера, предлагани от платформата както в уеб, така и в настолни приложения.