- Метаданните съхраняват невидими данни, като например авторство, дати и пътища до сървъра, които могат да компрометират корпоративната поверителност.
- Има специализирани инструменти за почистване на PDF файлове, Office документи и презентации, предотвратяващи изтичането на чувствителни данни.
- Важно е да се прави разлика между премахването на вградени свойства и визуалното зачеркване на четливо съдържание на страницата.
Понякога приемаме, че когато изпращаме файл, само получателят ще прочете написаното от нас. Реалността обаче е, че цифровите документи носят един вид невидим багаж, наречен метаданни , които съхраняват всичко - от това кой е създал файла до използваната версия на софтуера. Тази информация, макар и да не е лесно очевидна, може да бъде истинско главоболие, ако попадне в грешни ръце.
За тези, които използват инструменти като ONLYOFFICE Docs или офис пакети, е жизненоважно да знаят как да извършат цялостно почистване. Не става въпрос само за премахване на името на автора, а за гарантиране на пълната поверителност на организацията , предотвратяване на разкриването на оперативни тайни от вътрешни сървърни пътища или истории на редакции, които не би трябвало да напускат офиса.
Какво, за бога, са метаданните и защо представляват риск?
Казано по-просто, метаданните са данни, които описват други данни. Ако направим снимка, съдържанието е самото изображение, но метаданните са точните GPS координати на мястото, където е направена, или моделът на телефона. В PDF или Word документ това се превежда като потребителско име в Windows, дата на създаване, организация и дори история на редакциите.
Истинската опасност възниква, когато изпращаме тези файлове на клиенти или доставчици. Ако не почистим тези свойства, ние по същество предоставяме ценна информация. Класически пример е британското досие за Ирак през 2003 г., където вградената история на редакциите разкри цялата редакционна верига, причинявайки сериозен дипломатически инцидент поради прост технически пропуск.
Как да почистите метаданни в PDF файлове с ONLYOFFICE и други инструменти
Ако работите с ONLYOFFICE Docs и искате да управлявате информацията във вашия PDF файл, първата стъпка е да разгледате какво има там. За да видите тези данни, отидете в менюто „Файл“ и изберете „Свойства “. След като сте там, ако искате да изтриете информация, можете да отидете в „Допълнителни метаданни “, да получите достъп до режим „Разширени“ и да изтриете ред по ред данните, които не искате никой да вижда.
Ако търсите други професионални алтернативи за PDF файлове, има няколко опции в зависимост от нивото на контрол, от което се нуждаете:
- Adobe Acrobat Pro: Той има мощна функция, наречена „Защита“, която позволява премахнете скритата информация чрез щателно сканиране на документа.
- NitroPDF: Това ви позволява бързо да изтриете метаданни от раздела за защита в секцията на съдържание писане.
- Foxit PhantomPDF: Той предлага лесен път през „Защита“ и след това „Скрити данни“ до маркиране и изтриване специфичните метаданни.
- Онлайн инструменти: Има уебсайтове като PDFYeah, които автоматизират процеса, въпреки че трябва да имате Бъдете внимателни с поверителността при качване на чувствителни файлове на външни сървъри.
Инспекторът на документи в пакета на Microsoft Office
Ако оригиналният документ е Word, Excel или PowerPoint файл, най-добре е да почистите данните, преди да го конвертирате в PDF. Инспекторът на документи е ключовият инструмент тук. Той ви позволява да намирате и премахвате коментари, проследени промени, свойства на сървъра за документи и дори скрит текст (въпреки че не открива бял текст на бял фон).
За да го използвате, просто отидете на „Файл“, изберете „Информация“ и след това „Проверка за проблеми “. След като стартирате сканирането, можете да щракнете върху „Премахване на всички“ за всички елементи, които смятате за проблематични. В Excel това е особено полезно за изтриване на скрити листове или редове и колони, съдържащи данни, които не искате получателят да вижда.
Съществени разлики: Премахване на метаданни срещу заличаване на съдържание
Именно тук много хора грешат. Важно е да се уточни, че премахването на метаданни не е същото като зачеркване на текст . Изтриването на метаданни изчиства невидимите свойства на файла (автор, дати, софтуер), но не изтрива думи, написани на страницата. Ако имате видим телефонен номер или поверително име, е необходимо визуално зачеркване, за да направите документа по-малко забележим.
Ако изтриете само метаданните, но оставите чувствителния текст, данните ще останат. И обратно, ако редактирате текста с черна кутия, но не изчистите метаданните, името на оригиналния автор ще се показва в свойствата на файла. В идеалния случай и двата процеса трябва да се изпълнят, за да се гарантира пълна анонимизация.
Разширени съвети и технически предупреждения
За по-технически ориентираните, инструменти като ExifTool са фантастични, но имат една уловка. Изпълнението на командата за изтриване на всичко в PDF файл може да бъде обърнато, освен ако не се използва процес на линеаризация с qpdf . В противен случай някой с необходимите умения би могъл да възстанови изтритите данни.
Друг важен момент са цифровите подписи . Ако даден документ е подписан електронно, всяка промяна в метаданните може да направи подписа невалиден. Важно е да проверите дали файлът има подпис, преди да го почистите, и ако е необходимо, да подпишете документа отново, след като бъде почистен.
Управление на данни в електронни таблици и други формати
В случая с ONLYOFFICE Workspace има много полезна функция, наречена „Персонализиран филтър“ за .xlsx файлове. Тя не изтрива метаданните, но ви позволява да споделяте електронна таблица, където потребителите виждат само филтрираните от вас данни, което им пречи да манипулират изгледа , за да открият скрита информация в други клетки.
Във Visio процесът е подобен на този в Office: отваряте „Информация“, избирате „Проверка за проблеми“ и след това „Премахване на лична информация“ , което изчиства коментарите и пътищата на шаблоните, които биха могли да бъдат чувствителни.
Поддържането на дигиталната хигиена на нашите файлове е най-добрата защита срещу случайни течове. От използването на инспектори на документи в Office до ръчно почистване на свойства в ONLYOFFICE или използване на специализиран PDF софтуер, целта винаги е една и съща: получателят да получи само видимото съдържание, елиминирайки всяка следа от самоличност или вътрешна инфраструктура , която би могла да бъде злонамерено използвана.
Индекс
- 1 Какво, за бога, са метаданните и защо представляват риск?
- 2 Как да почистите метаданни в PDF файлове с ONLYOFFICE и други инструменти
- 3 Инспекторът на документи в пакета на Microsoft Office
- 4 Съществени разлики: Премахване на метаданни срещу заличаване на съдържание
- 5 Разширени съвети и технически предупреждения
- 6 Управление на данни в електронни таблици и други формати