জিমেইলে কীভাবে জায়গা পুনরুদ্ধার করবেন এবং স্টোরেজ শেষ হয়ে যাওয়া এড়াবেন

ইনফরমটেক ডিজিটাল » মানে » জিমেইলে কীভাবে জায়গা পুনরুদ্ধার করবেন এবং স্টোরেজ শেষ হয়ে যাওয়া এড়াবেন

আপনি যদি প্রতিদিন জিমেইল ব্যবহার করেন, তাহলে সম্ভবত আপনার ইনবক্সটি একটি ডিজিটাল আবর্জনার ড্রয়ারে পরিণত হয়েছে : হাজার হাজার ইমেল, এমন সব নিউজলেটার যা আপনি কখনো পড়েন না, বিশাল আকারের অ্যাটাচমেন্ট, এবং এর সাথে গুগল ফটো ও ড্রাইভও এই স্তূপে গিগাবাইট যোগ করছে। যদিও গুগলের দেওয়া ১৫ জিবি সবকিছুর জন্য যথেষ্ট বলে মনে হতে পারে, কিন্তু এটি ভরে গেলেই সতর্কবার্তা এবং সমস্যা শুরু হয়।

যখন আপনার স্টোরেজ লিমিট প্রায় শেষ হয়ে আসে, তখন গুগল আপনার অ্যাক্সেস বন্ধ করে দিতে পারে: জিমেইল ইমেল পাঠানো ও গ্রহণ করা বন্ধ করে দেয় , ড্রাইভ ফাইল আপলোড করা বন্ধ করে দেয় এবং ফটোস ব্যাকআপ নেওয়া বন্ধ করে দেয়। সেই পর্যায়ে পৌঁছানোর আগেই, কোনো গুরুত্বপূর্ণ কিছু না হারিয়ে, একটি সুসংগঠিত, দ্রুত এবং সর্বোপরি নিরবচ্ছিন্ন উপায়ে জিমেইলে (এবং আপনার গুগল অ্যাকাউন্টের বাকি অংশে) কীভাবে জায়গা পুনরুদ্ধার করা যায়, তা শিখে নেওয়া উচিত।

গুগল স্টোরেজ কীভাবে কাজ করে এবং কেন জিমেইল ভরে যায়

প্রথম যে বিষয়টি বুঝতে হবে তা হলো, ঐ ১৫ জিবি ফ্রি স্টোরেজ শুধু জিমেইলের জন্য নয়: এটি জিমেইল, গুগল ড্রাইভ এবং গুগল ফটোজের মধ্যে ভাগ করা থাকে । এছাড়াও, আরও কিছু কম দৃশ্যমান উপাদান রয়েছে, যেমন অ্যান্ড্রয়েডে হোয়াটসঅ্যাপ ব্যাকআপ বা এমন অ্যাপের ডেটা যা একই স্টোরেজ স্পেস ব্যবহার করে।

স্টোরেজ পূর্ণ হয়ে গেলে গুগল বেশ কিছু গুরুতর বিধিনিষেধ আরোপ করে । জিমেইলে আপনি মেসেজ পাঠাতে বা গ্রহণ করতে পারবেন না এবং ইনকামিং ইমেলগুলো মেইলবক্স পূর্ণ হওয়ার নোটিফিকেশনসহ প্রেরকের কাছে ফেরত চলে যাবে। ড্রাইভে নতুন ফাইল আর সিঙ্ক বা আপলোড হবে না এবং ডকস, শিটস, স্লাইডস ও অন্যান্য গুগল অফিস অ্যাপে আপনি নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করতে বা বিদ্যমান ডকুমেন্ট অন্যদের সম্পাদনা করার অনুমতি দিতে পারবেন না।

গুগল ফটোসে এই ব্লকটির অর্থ হলো, ছবি এবং ভিডিওর কোনো নতুন ব্যাকআপ তৈরি হবে না । আপনার সেভ করা সবকিছু আগের মতোই থাকবে, কিন্তু আপনি স্টোরেজ খালি না করা পর্যন্ত বা নতুন স্টোরেজ না কেনা পর্যন্ত কোনো নতুন কন্টেন্ট যোগ হবে না। আর সাবধান: আপনি যদি কিছু না করেন, তাহলে অজান্তেই দিনের পর দিন গুরুত্বপূর্ণ ইমেল আপনার চোখ এড়িয়ে যেতে পারে।

আপনার অবশিষ্ট স্টোরেজ স্পেস পরীক্ষা করতে, আপনি জিমেইলের নীচে একটি ব্যবহারের সূচক দেখতে পাবেন। সেখান থেকে, আপনি স্টোরেজ ম্যানেজমেন্ট পৃষ্ঠায় যেতে পারবেন, যেখানে জিমেইল, ড্রাইভ এবং ফটো আলাদাভাবে কতটা জায়গা ব্যবহার করছে তার বিস্তারিত বিবরণ দেওয়া থাকে । সমস্যাটি ঠিক কোথায় তা নির্দিষ্ট করার এটিই সবচেয়ে স্পষ্ট উপায়।

জায়গা পুনরুদ্ধার করতে গুগল ওয়ান এবং অফিসিয়াল টুল ব্যবহার করুন।

গুগল তার গুগল ওয়ান প্ল্যাটফর্মে স্টোরেজ স্পেস পরিষ্কার করার প্রায় সবকিছু কেন্দ্রীভূত করেছে। সাবস্ক্রিপশন ছাড়াও, আপনি স্টোরেজ ম্যানেজমেন্ট প্যানেল ব্যবহার করে দেখতে পারেন কোন জিনিসগুলো জায়গা দখল করে আছে এবং আপনার অপ্রয়োজনীয় জিনিসগুলো একসাথে মুছে ফেলতে পারেন।

আপনার কম্পিউটার থেকে Google One-এ যান এবং স্টোরেজ সেকশনটি অ্যাক্সেস করুন। সেখানে আপনি "Reclaim your space " নামে একটি সেকশন পাবেন, যেখানে সার্ভিস (Gmail, Drive, Photos) এবং কন্টেন্টের ধরন (বড় ফাইল, স্প্যাম, ট্র্যাশের আইটেম ইত্যাদি) অনুযায়ী জায়গা খালি করার অপশনগুলো গ্রুপ করা আছে।

“অ্যাকাউন্টের জায়গা খালি করুন” অংশে, আপনি ট্র্যাশ আইটেম, স্প্যাম, খুব বড় ফাইল বা অ্যাপের বিষয়বস্তুর মতো বিভাগগুলো পর্যালোচনা করতে পারেন। বিভাগের উপর নির্ভর করে, আপনার কাছে সাজানো, ফিল্টার করা বা ভিউ পরিবর্তন করার (তালিকা বা গ্রিড) বিকল্প থাকবে, যা মুছে ফেলার আগে বিপুল সংখ্যক আইটেম পর্যালোচনা করা সহজ করে তোলে।

গুগল ফটোসে, এই একই প্যানেলটি মুছে ফেলার জন্য প্রস্তুত ফটো এবং ভিডিওগুলো প্রদর্শন করে; আপনি যদি কিছু রাখতে চান, তবে ট্র্যাশে পাঠানোর আগে সেটি আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড করে নিতে পারেন। আপনি যা সরাতে চান তা নির্বাচন করার পর, ডিলিট (Delete) ট্যাপ করুন (অথবা আপনি ফটোস-এ থাকলে "মুভ টু ট্র্যাশ" (Move to trash) ট্যাপ করুন) এবং, গুগল জিজ্ঞাসা করলে, সম্মতি বাক্সে টিক দিয়ে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলার বিষয়টি নিশ্চিত করুন।

মনে রাখবেন যে, আপনি যদি একসাথে হাজার হাজার আইটেম ডিলিট করেন , তাহলে আপনার অ্যাকাউন্টে খালি হওয়া জায়গাটি সঠিকভাবে প্রতিফলিত হতে ৪৮-৭২ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে, তাই শুরুতে বারটি খুব সামান্য নড়লে ঘাবড়াবেন না।

সমস্যাটি নির্ণয় করুন: ড্রাইভ, জিমেইল, বা ফটো

যত্রতত্র জিনিসপত্র ডিলিট করা শুরু করার আগে, কোন সার্ভিসটি সবচেয়ে বেশি জায়গা ব্যবহার করছে তা জেনে নেওয়া ভালো। আপনার ড্রাইভ ফাইলগুলো বড় থেকে ছোট ক্রমে সাজানো দেখতে drive.google.com/drive/quota- তে যান । আপনার জায়গা ভিডিও, বড় ব্যাকআপ, নাকি বছরের পর বছর ধরে থাকা ডকুমেন্ট দ্বারা দখল হয়ে আছে, তা দেখার এটি একটি খুব স্পষ্ট উপায়।

সেই ভিউতে, আপনার অপ্রয়োজনীয় যেকোনো বড় ফাইলের উপর রাইট-ক্লিক করে "মুভ টু ট্র্যাশ " নির্বাচন করুন। ট্র্যাশে যথেষ্ট সংখ্যক ফাইল জমা হয়ে গেলে, জায়গা খালি করার জন্য ড্রাইভের "ট্র্যাশ" ফোল্ডারে গিয়ে "এমটি ট্র্যাশ"-এ ক্লিক করুন।

জিমেইলের ক্ষেত্রে, সমস্যাটি সরাসরি ইমেইলের ভেতর থেকেই নির্ণয় করা হয়। এক্ষেত্রে বড় অ্যাটাচমেন্টযুক্ত মেসেজ খুঁজে বের করার জন্য ‘larger:10M’-এর মতো সার্চ অপারেটর অথবা খুব পুরোনো ইমেইল খুঁজে বের করার জন্য ডেট ফিল্টার ব্যবহার করা হয়। ফটোস-এর ক্ষেত্রেও একই রকম কিছু ঘটে, যেখানে অতিরিক্ত স্টোরেজ স্পেসের পেছনে সাধারণত ভিডিওগুলোই প্রধান কারণ হয়ে থাকে।

কর্মক্ষেত্র বা শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্টের (গুগল ওয়ার্কস্পেস) ক্ষেত্রে, স্টোরেজের সীমা আপনার লাইসেন্স বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দ্বারা নির্ধারিত হয়। এইসব ক্ষেত্রে, যদি আপনি সরাসরি অতিরিক্ত স্টোরেজ কিনতে না পারেন, তবে আপনার প্ল্যান আপগ্রেড করতে বা অর্গানাইজেশন কনসোল থেকে স্টোরেজ খালি করার জন্য আপনাকে আপনার অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের সাথে যোগাযোগ করতে হবে।

বিশেষ কৌশল: আপনার সমস্ত ইমেল অন্য অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর করে জিমেইল খালি করুন।

আপনি যদি এমন ধরনের মানুষ হন যিনি কখনো কিছু ডিলিট করেন না এবং আপনার অ্যাকাউন্টে বছরের পর বছর ধরে মেসেজ জমা হতে থাকে, তাহলে সবচেয়ে দ্রুত সমাধান হয়তো একটি একটি করে ইমেল ডিলিট করা নয়, বরং আপনার পুরো জিমেইল হিস্ট্রি অন্য একটি অ্যাকাউন্টে সরিয়ে নেওয়া । এভাবে, আপনি যে ইমেলগুলো রাখতে চান সেগুলো না হারিয়েই কার্যত আপনার ইনবক্স খালি করে ফেলতে পারবেন।

এই প্রক্রিয়ার মধ্যে রয়েছে একটি নতুন জিমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করা এবং সেটিকে এমনভাবে কনফিগার করা যাতে এটি POP3-এর মাধ্যমে পুরোনো অ্যাকাউন্ট থেকে সমস্ত ইমেইল ডাউনলোড করে নেয় ও পুরোনো অ্যাকাউন্ট থেকে সেগুলোর কপি মুছে ফেলে। কিছু করার আগে, স্থানান্তরের সময় কোনো সমস্যা হলে আপনার ইমেইলের একটি সম্পূর্ণ ব্যাকআপ তৈরি করার জন্য গুগল টেকআউট (Google Takeout) ব্যবহার করার জন্য বিশেষভাবে পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে।

মূল অ্যাকাউন্টে, সেটিংস > “সমস্ত সেটিংস দেখুন” > “ফরওয়ার্ডিং এবং POP/IMAP”-এ যান এবং সমস্ত মেসেজের জন্য POP অ্যাক্সেস চালু করুন। “POP-এর মাধ্যমে মেসেজ অ্যাক্সেস করার সময় Gmail কপি মুছুন ” অপশনটি নির্বাচন করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি নিশ্চিত করবে যে নতুন অ্যাকাউন্ট দ্বারা ডাউনলোড করা ইমেলগুলি মূল অ্যাকাউন্ট থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাবে।

এরপর, আপনার নতুন Gmail অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন এবং সেটিংস > “অ্যাকাউন্টস অ্যান্ড ইম্পোর্ট”-এ যান। “চেক মেইল ​​ফ্রম আদার অ্যাকাউন্টস” বিভাগে, আপনার পুরানো অ্যাকাউন্টটি যোগ করুন এবং POP3-এর মাধ্যমে এটি কনফিগার করার জন্য ধাপগুলো অনুসরণ করুন। একটি বাল্ক ডাউনলোড শুরু হবে, যা ইমেইলের পরিমাণের উপর নির্ভর করে বেশ কিছুটা সময় নিতে পারে।

একবার আপনি যাচাই করে নিলে যে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ বার্তা নতুন অ্যাকাউন্টে সফলভাবে ডাউনলোড হয়ে গেছে, আপনি সেখান থেকে POP কোয়েরি নিষ্ক্রিয় করতে পারেন এবং মূল অ্যাকাউন্টের ট্র্যাশ খালি করে জায়গা পুরোপুরি খালি করে ফেলতে পারেন। এটি একটি কঠোর পদক্ষেপ, কিন্তু ডিজিটাল জিনিসপত্র জমিয়ে রাখার প্রবণতাযুক্ত অ্যাকাউন্টগুলোর জন্য এটি অত্যন্ত কার্যকর।

ধাপে ধাপে জিমেইল পরিষ্কার করুন: সাইজ, বয়স, স্প্যাম এবং ট্র্যাশ

দ্বিতীয় অ্যাকাউন্ট ট্রিকটি ছাড়াও, জিমেইলকে ভেতর থেকে কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তা শিখে নেওয়া দরকার। প্রথম যৌক্তিক পদক্ষেপ হলো সবচেয়ে বড় অ্যাটাচমেন্টসহ ইমেলগুলো খুঁজে বের করা , কারণ মাত্র কয়েকটি মেসেজ ডিলিট করে আপনি একবারে অনেক মেগাবাইট (বা এমনকি গিগাবাইট) জায়গা খালি করতে পারেন।

জিমেইল সার্চ বার থেকে, আপনি অ্যাডভান্সড অপশনগুলো (সার্চ বারের ডানদিকের অ্যারো) প্রসারিত করতে পারেন এবং X MB-এর চেয়ে বড় মেসেজ খোঁজার জন্য 'Size' ফিল্ডটি ব্যবহার করতে পারেন। এছাড়াও আপনি সরাসরি সার্চ বারে size:20MB বা larger:10M সিনট্যাক্সটি ব্যবহার করতে পারেন। ফরম্যাটটি (কোনো স্পেস ছাড়া এবং মেগাবাইটের জন্য M) মেনে চলা জরুরি, অন্যথায় সার্চটি বাইটে হবে এবং কাজ করবে না।

একবার সব বড় ইমেলগুলো দেখে নিলে, পর্যালোচনা করে দেখুন কোনগুলো আপনার সত্যিই রাখা দরকার। যাদের গুরুত্বপূর্ণ নথি রয়েছে, তারা প্রথমে অ্যাটাচমেন্টগুলো আপনার কম্পিউটার বা অন্য কোনো ক্লাউড সার্ভিসে ডাউনলোড করে নিন, এবং তারপর ইমেলটি ডিলিট করে ট্র্যাশ খালি করুন । এতে আপনি কোনো তথ্য হারাবেন না এবং যতটা সম্ভব জায়গা খালি হবে।

আরেকটি কার্যকর কৌশল হলো খুব পুরোনো ইমেলগুলোকে লক্ষ্য করা। `older_than:1y` অপারেটরটি ব্যবহার করে আপনি এক বছরের বেশি পুরোনো সমস্ত বার্তা খুঁজে বের করতে পারেন; প্রয়োজন অনুযায়ী আপনি বছরের জন্য 'y'-এর জায়গায় মাসের জন্য 'm' বা দিনের জন্য 'd' ব্যবহার করতে পারেন। এরপর, আপনার আর রাখার প্রয়োজন নেই এমন সমস্ত ইমেল নির্বাচন করে মুছে ফেলুন।

আপনার স্প্যাম এবং ট্র্যাশ ফোল্ডার চেক করতে ভুলবেন না। যদিও মেসেজগুলো ৩০ দিন পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যায়, কিন্তু সেগুলোর ভেতরের সবকিছু ততদিন পর্যন্ত জায়গা দখল করে রাখে । উভয় ফোল্ডারেই আপনি একবারে সবকিছু খালি করার জন্য একটি বাটন পাবেন ("এখনই ট্র্যাশ খালি করুন" বা "এখনই সমস্ত স্প্যাম মেসেজ মুছে ফেলুন")।

গোড়া থেকে সমস্যার সমাধান: নিউজলেটার, ফিল্টার এবং সংগঠন

দুই মাস পর যদি আপনাকে আবার আগের অবস্থায় ফিরে আসতে হয়, তবে আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করা অর্থহীন। জিমেইল নিয়ন্ত্রণে রাখার অন্যতম সেরা উপায় হলো সেইসব ইমেল থেকে আনসাবস্ক্রাইব করা যেগুলো আপনার কোনো উপকারে আসে না । বেশিরভাগ নিউজলেটার এবং মার্কেটিং ইমেলের বার্তার নিচে একটি "আনসাবস্ক্রাইব" লিঙ্ক থাকে এবং জিমেইলও কখনও কখনও প্রেরকের নামের পাশে একই ধরনের একটি শর্টকাট প্রদর্শন করে।

যদি আপনি ডজন ডজন নিউজলেটারের চাপে সত্যিই দিশেহারা হয়ে পড়েন, তবে একটু সময় নিয়ে কয়েকটি প্রচারমূলক ইমেল খুলে আনসাবস্ক্রাইব করে দেওয়া উচিত। এর ফলে আপনার ইনবক্স ও স্টোরেজ স্পেস বাড়িয়ে তোলা ইমেলের অবিরাম প্রবাহ কমে আসবে। ইনকামিং ইমেল কম থাকার অর্থ হলো ভবিষ্যতে আপনাকে কম ইমেল ডিলিট করতে হবে।

আপনি নির্দিষ্ট বার্তা আর্কাইভ করতে, সেগুলোকে একটি নির্দিষ্ট লেবেলে পাঠাতে, বা সরাসরি ট্র্যাশে সরিয়ে দিতে স্বয়ংক্রিয় ফিল্টারও তৈরি করতে পারেন । জিমেইল সার্চ বার থেকে, অপশনস বাটন ব্যবহার করে, আপনি প্রেরক, বিষয়, আকার বা কীওয়ার্ড দ্বারা ফিল্টার করতে পারেন এবং তারপর সেই প্যাটার্নের সাথে মিলে যাওয়া সমস্ত ইমেইল নিয়ে কী করবেন তা স্থির করতে পারেন।

লেবেল এবং ক্যাটাগরি ব্যবহার করলে সবকিছু মুছে না ফেলেই আপনার ইনবক্স পরিষ্কার রাখা যায়। জিমেইলের ট্যাবগুলো (প্রাইমারি, সোশ্যাল, প্রোমোশন, নোটিফিকেশন, ফোরাম) ইতিমধ্যেই প্রাথমিক ফিল্টারিংয়ের সুবিধা দেয়; যদি আপনি মাঝে মাঝে প্রোমোশন এবং সোশ্যাল ট্যাবগুলো প্রায় পুরোপুরি খালি করার অভ্যাস করেন, তবে স্টোরেজ স্পেসের উপর এর প্রভাব হবে ব্যাপক ।

এবং মনে রাখবেন যে "আর্কাইভিং" কোনো জায়গা খালি করে না; এটি শুধুমাত্র মূল ভিউ থেকে ইমেলগুলো সরিয়ে দেয়। আপনার ইমেল গুছিয়ে রাখার জন্য এটি দরকারি, কিন্তু আপনি যদি গিগাবাইট পরিমাণ জায়গা পুনরুদ্ধার করতে চান, তবে আপনাকে আসলেই ইমেলগুলো ডিলিট করতে হবে এবং তারপর ট্র্যাশ খালি করতে হবে ।

গুগল ফটোসে ভিডিও, ছবি এবং বড় ফাইল

যদিও অনুসন্ধানটি জিমেইলকে কেন্দ্র করে করা হয়, সমস্যার একটি বড় অংশ প্রায়শই গুগল ফটোজের কারণে হয়ে থাকে। ভিডিও, বিশেষ করে উচ্চ-রেজোলিউশনের ভিডিও, ঘন ঘন স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ নিলে কয়েক মাসের মধ্যেই স্টোরেজের জায়গা দ্রুত ভরে ফেলতে পারে ।

শুধুমাত্র ভিডিওগুলো টার্গেট করতে, আপনি এই ধরনের কন্টেন্টের জন্য নির্দিষ্ট ফটো ইউআরএল-এ যেতে পারেন: https://photos.google.com/search/_tv_video। সেখানে আপনি আপনার সব ভিডিও একসাথে দেখতে পাবেন এবং যেগুলো আর ট্র্যাশে পাঠানোর প্রয়োজন নেই, সেগুলো বেছে নিতে পারবেন।

https://photos.google.com/unsupportedvideos-এ আরেকটি দরকারি ভিউ রয়েছে, যেখানে এমন ভিডিওগুলোর তালিকা দেওয়া আছে যেগুলো Photos-এর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয় এবং তাই অন্যান্য সার্চে সহজে আসে না। এই ধরনের ফাইলগুলো জায়গাও দখল করে, তাই আপনার প্রয়োজন না হলে, নির্দ্বিধায় সেগুলো ডিলিট করে দিতে পারেন ।

গুগল ফটোজের এক্সপ্লোর ট্যাবটি ব্যক্তি, স্থান, স্ক্রিনশট, ভিডিও, বা অ্যানিমেশন ও সিনেমার মতো সৃষ্টি অনুসারে বিষয়বস্তুকে শ্রেণীবদ্ধ করে। পুরোনো বা পুনরাবৃত্তিমূলক ছবির গ্রুপ (উদাহরণস্বরূপ, বহু বছর আগের কোনো ভ্রমণ যা আপনার হার্ড ড্রাইভে আগে থেকেই সংরক্ষিত আছে) খুঁজে বের করার জন্য এটি একটি চমৎকার জায়গা এবং এর মাধ্যমে এক ধাক্কায় বেশ কয়েক গিগাবাইট জায়গা খালি করা যায়।

অনেকগুলো ফটো এবং ভিডিও ট্র্যাশে পাঠানোর পর, Photos-এর "Trash" সেকশনে যান এবং "Empty Trash"-এ ট্যাপ করুন। Gmail এবং Drive-এর মতোই, এই ধাপটি সম্পন্ন না করা পর্যন্ত জায়গাটি আসলে পুনরুদ্ধার হয় না । এবং আবারও, আপনি যদি অনেক বেশি কন্টেন্ট ডিলিট করেন, তাহলে আপনার স্টোরেজ বারে পরিবর্তনগুলো দেখা যেতে কিছুটা সময় লাগতে পারে।

গুগল ড্রাইভ, হোয়াটসঅ্যাপ ব্যাকআপ এবং অন্যান্য প্রায়শই উপেক্ষিত বৈশিষ্ট্য

ইমেল এবং ছবি ছাড়াও, আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে অন্যান্য লুকানো আইটেম থাকতে পারে যা বেশ খানিকটা জায়গা দখল করে। এর একটি স্পষ্ট উদাহরণ হলো অ্যান্ড্রয়েডের হোয়াটসঅ্যাপ ব্যাকআপ , যা ড্রাইভে সংরক্ষিত থাকে এবং বেশ কিছুদিন ধরে আপনার স্টোরেজ সীমার মধ্যে গণনা করা হয়।

আপনার ফোন থেকে এই ব্যাকআপগুলি দেখতে, Google One অ্যাপটি খুলুন, স্টোরেজ বিভাগে যান এবং "অ্যাকাউন্টের জায়গা খালি করুন" এর অধীনে "অন্যান্য আইটেম মুছুন" বিকল্পটি খুঁজে WhatsApp নির্বাচন করুন। সেখানে আপনি উপলব্ধ ব্যাকআপগুলি দেখতে পাবেন এবং আপনার আর প্রয়োজন নেই এমন যেকোনোটি মুছে ফেলতে পারবেন।

আপনি যদি আপনার ব্রাউজার থেকে এটি করতে পছন্দ করেন, তাহলে আপনি one.google.com/backup/management/whatsapp-এ যেতে পারেন। প্রতিটি ব্যাকআপের পাশে, আপনি "ডিলিট ব্যাকআপ " (Delete backup) বিকল্পটি পাবেন। আপনি বর্তমান ব্যাকআপটি মুছে ফেললেও, WhatsApp অ্যাপের সেটিংস অনুযায়ী ভবিষ্যতে ব্যাকআপ তৈরি করতে থাকবে, তাই ঘন ঘন বড় ফাইল তৈরি হওয়া এড়াতে সেই সেটিংসগুলোও পরীক্ষা করে দেখুন।

ড্রাইভে, আপনার আপলোড করা ফাইলগুলির পাশাপাশি, আপনি অন্য লোকেদের শেয়ার করা আইটেমগুলিও দেখতে পাবেন। এটা জানা গুরুত্বপূর্ণ যে "আমার সাথে শেয়ার করা" বিভাগের ফাইলগুলি আপনার স্টোরেজ কোটার মধ্যে গণনা করা হয় না (মালিকের ফাইল গণনা করা হয়), যদি না আপনি সেটির একটি অনুলিপি তৈরি করেন বা শেয়ার করা ফোল্ডারগুলিতে আপনার নিজের ফাইল আপলোড করেন। সেক্ষেত্রে, অনুলিপি বা নতুন ফাইলগুলি আপনার কোটার মধ্যে গণনা করা হবে।

অবশেষে, কম্পিউটারের জন্য ড্রাইভ আপনার স্টোরেজ ব্যবহারের পরিমাণ ওয়েবে দেখা পরিমাণের চেয়ে ভিন্ন দেখাতে পারে, কারণ আপনার সিঙ্ক করা শেয়ার করা ফাইলগুলো আপনার ক্লাউড স্টোরেজকে প্রভাবিত না করলেও আপনার লোকাল হার্ড ড্রাইভে জায়গা নেয়। এটি একটি স্বাভাবিক প্রক্রিয়া এবং এর মানে এই নয় যে গুগল আপনার থেকে অতিরিক্ত গিগাবাইট নিয়ে নিচ্ছে।

জায়গা খালি করার সময় সাধারণ সমস্যা এবং তার সমাধান

সবচেয়ে সাধারণ ভুলগুলোর মধ্যে একটি হলো এটা ভাবা যে জায়গা সঙ্গে সঙ্গে খালি হয়ে যায়। আপনি যখন পরপর অনেকগুলো আইটেম ডিলিট করেন, তখন গুগলের সিস্টেমের স্টোরেজ সঠিকভাবে পুনর্গণনা করতে ৪৮ থেকে ৭২ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে । এই সময়ের মধ্যে, আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলেও কাউন্টারটি স্থির বা আটকে আছে বলে মনে হতে পারে।

আপনি যদি Google One-এর সাথে অতিরিক্ত স্টোরেজ কিনে থাকেন এবং নতুন স্টোরেজটি দেখা না যায়, তবে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। এরপরও যদি স্টোরেজটি দেখা না যায়, তবে আপনার Google অ্যাকাউন্ট থেকে সাইন আউট করে আবার সাইন ইন করুন এবং পেমেন্ট পেজটি চেক করে দেখুন যে টাকাটা কেটে নেওয়া হয়েছে কিনা। যদি আপনার কার্ড থেকে টাকা কেটে নেওয়া হয়ে থাকে কিন্তু নতুন স্টোরেজটি দেখা না যায়, তবে সম্ভবত আপনি অন্য কোনো অ্যাকাউন্ট থেকে প্ল্যানটি কিনেছেন ; আপনার একাধিক অ্যাকাউন্ট খোলা আছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন।

আইফোন বা আইপ্যাডে, কখনও কখনও গুগল ওয়ান অ্যাপটি ফোর্স ক্লোজ করে আবার খুললে তা সার্ভারের সাথে সিঙ্ক হতে সাহায্য করে। অ্যাপ বন্ধ করার নির্দিষ্ট পদ্ধতি আপনার iOS ভার্সনের উপর নির্ভর করে ভিন্ন হতে পারে, তাই আপনি যদি নিশ্চিত না হন, তবে অ্যাপল সাপোর্টের সাথে পরামর্শ করাই শ্রেয়।

আরেকটি সাধারণ সমস্যা হলো, উচ্চতর বা নিম্নতর স্টোরেজ প্ল্যানে আপগ্রেড করার পরেও জিমেইল আপনাকে ইমেল পাঠাতে বা গ্রহণ করতে দেয় না। এই ক্ষেত্রে, ক্যাশিং সংক্রান্ত সমস্যা আছে কিনা তা নিশ্চিত হতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত অপেক্ষা করা , লগ আউট করে আবার লগ ইন করা এবং এমনকি একটি ইনকগনিটো উইন্ডো বা অন্য কোনো ব্রাউজার (এজ, ফায়ারফক্স, ইত্যাদি) থেকে ইমেল পাঠানোর চেষ্টা করা সবচেয়ে ভালো।

১ জুন, ২০২১-এর আগে আপলোড করা 'স্টোরেজ সেভার' (পূর্বের 'হাই কোয়ালিটি') ফোল্ডারের ছবিগুলো নিয়েও কিছু বিভ্রান্তি রয়েছে: এই ছবি এবং ভিডিওগুলো আপনার স্টোরেজ কোটার মধ্যে গণনা করা হয় না । ঠিক এই কারণেই, আপনি যদি এই ধরনের প্রচুর কন্টেন্ট মুছে ফেলেন, তাহলে আপনার স্টোরেজ ব্যবহারে কোনো পরিবর্তন নাও দেখতে পারেন।

কখন গুগল ওয়ানের জন্য অর্থ প্রদান করা যুক্তিযুক্ত এবং কীভাবে এটি পরিচালনা করবেন

ভালোভাবে পরিষ্কার করার পরেও যদি আপনার স্টোরেজ কম থাকে, অথবা আপনি যদি ১৫ জিবির সীমাবদ্ধতায় সন্তুষ্ট থাকতে না চান, তাহলে আপনি গুগল ওয়ান (Google One) দিয়ে আপনার প্ল্যান আপগ্রেড করার কথা ভাবতে পারেন। এর পেইড অপশনগুলোতে ১০০ জিবি থেকে অতিরিক্ত স্টোরেজ পাওয়া যায় এবং প্রয়োজন অনুযায়ী এর ধারণক্ষমতা (ও দাম) বাড়তে থাকে।

সময়ে সময়ে, গুগল নতুন ব্যবহারকারীদের জন্য গুগল ওয়ান-এর ফ্রি ট্রায়াল অফার করে। সেক্ষেত্রে, আপনি একটি ট্রায়াল পিরিয়ড সক্রিয় করার জন্য একটি আমন্ত্রণ পাবেন, যেখানে আপনি সীমিত সময়ের জন্য বিনামূল্যে আরও বেশি স্টোরেজ স্পেস উপভোগ করতে পারবেন। আপনাকে একটি পেমেন্ট পদ্ধতি যোগ করতে হবে, কিন্তু ট্রায়াল শেষ না হওয়া পর্যন্ত আপনার থেকে কোনো চার্জ নেওয়া হবে না ; তবে শর্ত হলো, আপনি যদি এটি চালিয়ে যেতে আগ্রহী না হন, তাহলে নির্দিষ্ট সময়সীমার আগেই তা বাতিল করতে হবে।

আপনি যদি ওয়েবের মাধ্যমে (অ্যাপল অ্যাপ স্টোর থেকে নয়) গুগল ওয়ান পরিচালনা করেন, তাহলে গুগল ওয়ান সেটিংস বিভাগের 'চেঞ্জ সাবস্ক্রিপশন প্ল্যান' অপশন থেকে আপনার প্ল্যান পরিবর্তন করতে, মাসিক থেকে বার্ষিকে যেতে, বা বাতিল করতে পারবেন। অ্যান্ড্রয়েডে, আপনি অ্যাপ সেটিংস এবং গুগল প্লে-এর মাধ্যমেও আপনার সাবস্ক্রিপশন পরিচালনা করতে পারেন।

আইফোন এবং আইপ্যাডের ক্ষেত্রে বিষয়টি আরও জটিল: যদি আপনি ওয়েবসাইট থেকে প্ল্যানটি কিনে থাকেন, তাহলে অ্যাপ থেকে তা পরিবর্তন করতে পারবেন না । সেক্ষেত্রে, আপনাকে গুগল ওয়ান ওয়েবসাইট থেকে আপনার বর্তমান প্ল্যানটি বাতিল করতে হবে এবং, যদি আপনি এটি সম্পূর্ণরূপে আইওএস থেকে পরিচালনা করতে চান, তাহলে অ্যাপ স্টোরের মাধ্যমে একটি নতুন প্ল্যান সাবস্ক্রাইব করতে হবে।

অন্যদিকে, যদি আপনার অ্যাকাউন্টটি কাজ বা শিক্ষার জন্য হয়, তবে আপনি নিজে থেকে অতিরিক্ত স্টোরেজ কিনতে পারবেন না। আপনার লিমিট বাড়াতে বা লাইসেন্স পরিবর্তন করতে আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে অনুরোধ করতে হবে , কারণ এই অ্যাকাউন্টগুলো কেন্দ্রীয়ভাবে পরিচালিত হয়।

পরিশেষে, জিমেইল এবং আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে জায়গা খালি করার জন্য কয়েকটি কৌশল একত্রিত করতে হয়: অফিসিয়াল গুগল ওয়ান টুল ব্যবহার করা, বড় ও পুরোনো ইমেল মুছে ফেলা (সবসময় স্প্যাম ও ট্র্যাশ খালি করা), ড্রাইভ, ফটো এবং আপনার হোয়াটসঅ্যাপ ব্যাকআপের মতো ব্যাকআপগুলো পরীক্ষা করা, এবং প্রতিদিন পাওয়া নিউজলেটার ও কন্টেন্ট আরও ভালোভাবে পরিচালনা করা। যদি ১৫ জিবি-ও যথেষ্ট না হয়, তবে "স্টোরেজ প্রায় পূর্ণ" সতর্কবার্তার সাথে ক্রমাগত লড়াই বন্ধ করার জন্য গুগল ওয়ান-এ আপগ্রেড করাই সবচেয়ে সুবিধাজনক উপায় হতে পারে।