- মাইক্রোসফট ৩৬৫ একটি পেইড পরিষেবা, তবে এটি বিনামূল্যে ব্যবহারের আনুষ্ঠানিক উপায় রয়েছে, যেমন শিক্ষা এবং ব্যবসায়িক পরিকল্পনা।
- অফিসের ওয়েব সংস্করণ আপনাকে বিনামূল্যে ওয়ার্ড, এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করতে দেয়, যদিও সীমিত উন্নত বৈশিষ্ট্য সহ।
- কেন্দ্র বা কোম্পানির সাথে সম্পর্ক শেষ হয়ে গেলে ছাত্র এবং কর্মচারীর অ্যাকাউন্টগুলি অবৈধ হয়ে যায়, তাই বিকল্প পরিকল্পনা করা যুক্তিযুক্ত।
লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান না করে কীভাবে অফিস ৩৬৫ ব্যবহার করা যায়, তা নিয়ে যদি আপনি ভেবে থাকেন , তবে আপনি একা নন। ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট এবং এই জাতীয় প্রোগ্রামগুলো পড়াশোনা ও কাজ উভয়ের জন্যই প্রায় অপরিহার্য টুল হয়ে উঠেছে, কিন্তু মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর সাবস্ক্রিপশন সবসময় সাধ্যের মধ্যে থাকে না, বিশেষ করে যদি আপনি সবেমাত্র পড়াশোনা শেষ করে থাকেন বা কর্মজীবনে প্রবেশ করে থাকেন।
বার্ষিক বা মাসিক সাবস্ক্রিপশন নেওয়ার আগে, অর্থ প্রদান ছাড়াই বা অন্তত কিছু সময়ের জন্য অফিস ব্যবহারের যে সমস্ত বৈধ ও আনুষ্ঠানিক উপায় মাইক্রোসফট দিচ্ছে, সেগুলো খতিয়ে দেখা উচিত। নির্দিষ্ট কিছু ব্যবহারকারীর (যেমন ছাত্র বা শিক্ষক) জন্য স্থায়ী বিকল্প, ব্যবসায়িক বিকল্প, এবং এমনকি একটি সম্পূর্ণ বিনামূল্যের ওয়েব সংস্করণও রয়েছে যা সহজেই অনেক ব্যবহারকারীর চাহিদা মেটাতে পারে।
মাইক্রোসফট ৩৬৫ কী এবং কেন এটি প্রায় সবসময়ই একটি পেইড সার্ভিস?
মাইক্রোসফট ৩৬৫, যা বহু বছর ধরে অফিস ৩৬৫ নামে পরিচিত, হলো ক্লাসিক অফিস স্যুটের সাবস্ক্রিপশন সংস্করণ । এককালীন লাইসেন্স ফি দেওয়ার পরিবর্তে, আপনাকে একটি নিয়মিত ফি (সাধারণত বার্ষিক বা মাসিক) দিতে হয়, যার মাধ্যমে আপনি ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট, আউটলুক এবং অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনের সর্বশেষ সংস্করণ, সেইসাথে ওয়ানড্রাইভ স্টোরেজ ও অতিরিক্ত ক্লাউড ফিচারগুলো ব্যবহারের সুযোগ পান।
অফিসের পুরোনো, এককালীন ক্রয়যোগ্য সংস্করণগুলোর তুলনায় প্রধান পার্থক্য হলো, মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর অ্যাপ্লিকেশনগুলো ক্রমাগত আপডেট হতে থাকে : প্রতি কয়েক বছর পর পর নতুন সংস্করণ কেনার প্রয়োজন ছাড়াই, মাইক্রোসফট নতুন ফিচার, নিরাপত্তা উন্নয়ন এবং টুলস প্রকাশ করার সাথে সাথেই আপনি সেগুলো পেয়ে যান।
তবে, সাবস্ক্রিপশন মডেলটির কারণে বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর জন্য এটি একটি অর্থপ্রদত্ত পরিষেবা । মাইক্রোসফট তার ব্যবসার একটি বড় অংশ এই লাইসেন্সগুলোর ওপর ভিত্তি করে গড়ে তোলে, তাই এটি বিনামূল্যে পাওয়ার উপায় সীমিত এবং সাধারণত খুব নির্দিষ্ট প্রোফাইলের (যেমন ছাত্র, শিক্ষক, বা এমন প্রতিষ্ঠানের কর্মচারী যারা এর জন্য আগে থেকেই অর্থ প্রদান করে) সাথে যুক্ত থাকে।
এটা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে, আমরা যে পদ্ধতিগুলো নিয়ে আলোচনা করব সেগুলো সরাসরি অর্থ প্রদান না করে Microsoft 365 ব্যবহার করার বৈধ উপায়গুলোর উপর আলোকপাত করবে। আমরা ক্র্যাক, পাইরেটেড লাইসেন্স বা এই জাতীয় কোনো কিছু নিয়ে কথা বলব না, কারণ এগুলো অবৈধ হওয়ার পাশাপাশি নিরাপত্তাজনিত সমস্যারও উৎস এবং এই ঝুঁকি নেওয়ার কোনো মানে হয় না।
শিক্ষার্থী এবং শিক্ষকদের জন্য মাইক্রোসফট ৩৬৫ বিনামূল্যে
বিনামূল্যে মাইক্রোসফট ৩৬৫ পাওয়ার সবচেয়ে সুস্পষ্ট, আনুষ্ঠানিক এবং নির্ভরযোগ্য উপায় হলো অফিস ৩৬৫ এডুকেশন প্রোগ্রাম । এই প্ল্যানটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানগুলোর জন্য তৈরি করা হয়েছে এবং এটি ছাত্রছাত্রী ও শিক্ষকদের সম্পূর্ণ স্যুটটিতে বিনামূল্যে অ্যাক্সেস দেয়, তবে শর্ত হলো স্কুল, কলেজ বা বিশ্ববিদ্যালয়টিকে মাইক্রোসফটের সাথে নিবন্ধিত থাকতে হবে।
বাস্তবে এর অর্থ হলো, যদি আপনার প্রতিষ্ঠান শর্ত পূরণ করে এবং নিবন্ধন করে থাকে, তাহলে যতদিন আপনি সেই প্রতিষ্ঠানের সাথে যুক্ত থাকবেন, ততদিন আপনি ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট এবং অন্যান্য পরিষেবা সম্পূর্ণ বিনামূল্যে ব্যবহার করতে পারবেন । এটি শুধু ওয়েব সংস্করণের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য নয়; এতে সাধারণত একাধিক ডিভাইসে ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন ইনস্টল করার সুবিধাও অন্তর্ভুক্ত থাকে।
মূল বিষয়টি হলো, শিক্ষা প্রতিষ্ঠানটি নিজেই এই প্ল্যানটি গ্রহণ করেছে বা চালু করেছে। যদি তাই হয়, তবে তারা সাধারণত আপনাকে একটি প্রাতিষ্ঠানিক ইমেল অ্যাকাউন্ট (যেমন [email protected] বা অনুরূপ) দেবে, যা ব্যবহার করে আপনি শিক্ষামূলক লাইসেন্সটি সক্রিয় করার জন্য Microsoft 365 ওয়েবসাইটে নিবন্ধন বা লগ ইন করতে পারবেন।
প্রোগ্রামটি সক্রিয় থাকাকালীন, এই শিক্ষামূলক অ্যাকাউন্টটি আপনাকে আপনার ইউজার অ্যাকাউন্টের সাথে যুক্ত সর্বোচ্চ পাঁচটি ভিন্ন ডিভাইসে অফিস ইনস্টল করার অনুমতি দেয় : যেমন, আপনার বাড়ির পিসি, একটি ল্যাপটপ, একটি ট্যাবলেট এবং একটি মোবাইল ফোন। যতদিন স্কুলের সাথে আপনার সম্পর্ক সক্রিয় থাকবে, লাইসেন্সটিও সক্রিয় থাকবে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে নবায়ন হয়ে যাবে।
আপনার স্কুল, কলেজ বা বিশ্ববিদ্যালয় Office 365 Education-এ অংশগ্রহণ করে কিনা, সে বিষয়ে আপনি যদি নিশ্চিত না হন, তবে সবচেয়ে ভালো উপায় হলো রেজিস্ট্রার অফিস, আইটি বিভাগ বা কোনো শিক্ষককে জিজ্ঞাসা করা । অনেক ক্ষেত্রে, প্রতিষ্ঠানগুলো আগে থেকেই এটি প্রদান করে থাকে, কিন্তু শিক্ষার্থীরা সবসময় এ বিষয়ে অবগত থাকে না। তাই, আপনি যোগ্য হলে খোঁজ নেওয়া এবং ক্রেডেনশিয়ালগুলোর জন্য অনুরোধ করা বুদ্ধিমানের কাজ হবে।
যখন তুমি তোমার পড়াশোনা শেষ করো এবং কেন্দ্র থেকে ইমেলটি হারিয়ে ফেলো তখন কী হবে?
একটি বেশ সাধারণ পরিস্থিতি হলো পড়াশোনা শেষ করার পর হঠাৎ আবিষ্কার করা যে আপনার শিক্ষা বা বিশ্ববিদ্যালয়ের ইমেল কাজ করা বন্ধ করে দিয়েছে । প্রতিষ্ঠানটি আপনার শিক্ষামূলক অ্যাকাউন্টটি বন্ধ করে দেওয়ার সাথে সাথেই আপনি এর সাথে যুক্ত মাইক্রোসফট ৩৬৫ লাইসেন্সের অ্যাক্সেসও হারান।
এর মানে হলো, আপনার কম্পিউটারে আগে থেকেই Word, Excel বা PowerPoint ইনস্টল করা থাকলেও অ্যাপ্লিকেশনগুলো আর সক্রিয় থাকবে না । আপনি কিছু সময়ের জন্য ফাইলগুলো শুধুমাত্র-পঠন (read-only) মোডে খুলতে পারবেন, কিন্তু ধীরে ধীরে বিভিন্ন সীমাবদ্ধতা, সাবস্ক্রিপশন মেয়াদোত্তীর্ণ হওয়ার সতর্কতা এবং ডকুমেন্ট তৈরি বা সম্পাদনার উপর বিধিনিষেধ দেখা দেবে।
এই সময়েই অনেক সদ্য স্নাতক ভাবেন যে, অন্তত তাদের আর্থিক অবস্থা স্থিতিশীল না হওয়া পর্যন্ত ৬০-৭০ ইউরোর ব্যক্তিগত সাবস্ক্রিপশন ফি না দিয়ে অফিস ব্যবহার চালিয়ে যাওয়ার কোনো উপায় আছে কি না। আইনগতভাবে, বিকল্পগুলো আরও সীমিত, কিন্তু তারপরেও এমন কিছু আকর্ষণীয় বিকল্প রয়েছে যা আপনাকে কোনো খরচ ছাড়াই অফিস বা অনুরূপ সলিউশন নিয়ে কাজ চালিয়ে যাওয়ার সুযোগ দেয়।
যখন আপনি বুঝতে পারবেন যে আপনার অ্যাক্সেস বন্ধ হয়ে যাবে, তখন প্রথম পরামর্শ হলো আপনার শিক্ষামূলক অ্যাকাউন্ট দিয়ে OneDrive-এ সংরক্ষিত সমস্ত ডকুমেন্ট ডাউনলোড এবং ব্যাক আপ করে রাখা । এর ফলে, শিক্ষা প্রতিষ্ঠান লাইসেন্স এবং সংশ্লিষ্ট স্টোরেজ নিষ্ক্রিয় করে দিলেও আপনার কোনো গুরুত্বপূর্ণ অ্যাসাইনমেন্ট, নোট বা প্রজেক্ট হারিয়ে যাবে না।
সেই পরিষ্করণের পর, সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় এসেছে যে একটি ব্যক্তিগত লাইসেন্স নেওয়া লাভজনক হবে কিনা , বিনামূল্যে Microsoft 365 পাওয়ার জন্য অন্য কোনো উপায় খোঁজা হবে কিনা (উদাহরণস্বরূপ, কোনো কোম্পানির মাধ্যমে), অথবা LibreOffice, Google Docs বা অন্যান্য ক্লাউড-ভিত্তিক অফিস স্যুটের মতো কোনো বিনামূল্যের বিকল্পে চলে যাওয়া হবে কিনা।
আপনার কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের মাধ্যমে বিনামূল্যে Microsoft 365
শিক্ষাক্ষেত্রের বাইরে, নিজে অর্থ প্রদান না করে অফিস ব্যবহারের আরেকটি প্রচলিত উপায় হলো আপনার নিয়োগকর্তার দেওয়া লাইসেন্সগুলোর সুবিধা গ্রহণ করা । অনেক কোম্পানি মাইক্রোসফট ৩৬৫ বিজনেস প্ল্যান সাবস্ক্রাইব করে, যেগুলোতে নির্দিষ্ট সংখ্যক ব্যবহারকারী ও ডিভাইস অন্তর্ভুক্ত থাকে।
এই পরিস্থিতিতে, আইটি বিভাগ (বা সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি) আপনাকে আপনার কর্পোরেট অ্যাকাউন্টের সাথে সংযুক্ত একটি মাইক্রোসফট ৩৬৫ লাইসেন্স প্রদান করতে পারে , যার ফলে আপনি কোম্পানির উপযুক্ত বলে বিবেচিত কম্পিউটারে কোনো অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট এবং বাকি অ্যাপ্লিকেশনগুলো ব্যবহার করতে পারবেন।
সাধারণত, লাইসেন্সটি আপনার অফিসের কম্পিউটার বা বিশেষভাবে কাজের জন্য ব্যবহৃত ডিভাইসগুলোর জন্য সংরক্ষিত থাকে । সব কোম্পানি আপনাকে আপনার ব্যক্তিগত বাড়ির পিসিতে একই লাইসেন্স ইনস্টল করার অনুমতি দেয় না, কারণ এতে অতিরিক্ত খরচ হয় এবং এটি তাদের অভ্যন্তরীণ রিসোর্স নীতির আওতায় পড়ে।
তবে, কিছু সংস্থা একাধিক ডিভাইসে ইনস্টলেশনের অনুমতি দেয়, বিশেষ করে যদি আপনি দূর থেকে কাজ করেন বা বাড়ি থেকে সংযোগ করার প্রয়োজন হয় । এক্ষেত্রে, সবচেয়ে ভালো উপায় হলো আপনার সরাসরি সুপারভাইজার বা আইটি টিমের সাথে কথা বলে জেনে নেওয়া যে আপনি আপনার নিজের কম্পিউটারেও লাইসেন্সটি পেতে পারেন কিনা।
মনে রাখবেন যে, আপনি সরাসরি অর্থ প্রদান না করলেও ব্যবসায়িক লাইসেন্সটি কোম্পানির সম্পত্তি হিসেবেই থাকে এবং এটি সেখানে আপনার চাকরির ধারাবাহিকতার উপর নির্ভরশীল । আপনি যদি চাকরি পরিবর্তন করেন বা আপনার চুক্তির মেয়াদ শেষ হয়ে যায়, তাহলে কোম্পানি আপনার অ্যাক্সেস বাতিল করতে পারে এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলো নিষ্ক্রিয় হয়ে যাবে, যেমনটা পড়াশোনা শেষ হলে শিক্ষামূলক অ্যাকাউন্টের ক্ষেত্রে হয়ে থাকে।
নতুন কম্পিউটার কিনলে বিনামূল্যে অফিস ট্রায়াল
আরেকটি বিকল্প হলো যখন আপনি উইন্ডোজ আগে থেকে ইনস্টল করা একটি নতুন কম্পিউটার কেনেন , যদিও এর সময়সীমা অনেক সীমিত । এই কম্পিউটারগুলোতে প্রায়শই মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর একটি ফ্রি ট্রায়াল অন্তর্ভুক্ত থাকে, যা আপনি পিসি চালু করার সাথে সাথেই এবং আপনার অ্যাকাউন্ট সেট আপ করার পরেই সক্রিয় করতে পারেন।
এই ট্রায়ালগুলো সাধারণত ১ থেকে ৬ মাস পর্যন্ত স্থায়ী হয়, যা প্রোমোশন এবং প্রস্তুতকারকের উপর নির্ভর করে। এই সময়কালে, আপনি সম্পূর্ণ সাবস্ক্রিপশনের জন্য অর্থ প্রদান করলে যেমন সমস্ত বৈশিষ্ট্যসহ এবং কোনো সীমাবদ্ধতা ছাড়াই ব্যবহার করতেন, ঠিক সেভাবেই ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট এবং বাকি পরিষেবাগুলো ব্যবহার করতে পারবেন।
তবে, এটা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে এটি একটি অস্থায়ী লাইসেন্স । ট্রায়াল পিরিয়ড শেষ হয়ে গেলে, সিস্টেম আপনাকে জানিয়ে দেবে যে আপনার সাবস্ক্রিপশনের মেয়াদ শেষ হয়ে গেছে এবং নির্দিষ্ট ফি পরিশোধ করে এটি নবায়ন করার জন্য অনুরোধ করবে। আপনি যদি তা না করেন, তাহলে যেকোনো মেয়াদোত্তীর্ণ Microsoft 365 অ্যাকাউন্টের মতোই একই সীমাবদ্ধতা প্রযোজ্য হবে।
অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতি এড়াতে চাইলে, স্বয়ংক্রিয় নবায়ন বন্ধ করে দেওয়া এবং ট্রায়ালের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখটি লিখে রাখা একটি ভালো উপায় । এর ফলে, আপনি শান্তভাবে বিচার করতে পারবেন যে এর জন্য অর্থ প্রদান চালিয়ে যাওয়াটা সত্যিই লাভজনক হবে কিনা, আপনার বিনামূল্যের ওয়েব সংস্করণে চলে যাওয়া উচিত কিনা, অথবা আপনি অন্য কোনো অফিস স্যুটে আপগ্রেড করতে বেশি পছন্দ করবেন কিনা।
এই ট্রায়াল লাইসেন্সগুলো একটি অস্থায়ী সমাধানের জন্য উপযোগী , যেমন—কোনো প্রজেক্ট, ফাইনাল ইয়ারের পেপার বা কোনো নির্দিষ্ট পেশাগত কাজ শেষ করার জন্য। তবে, একটি বিনামূল্যের Microsoft 365 অ্যাকাউন্ট চালু রাখার জন্য এগুলো কোনো স্থিতিশীল বা দীর্ঘমেয়াদী সমাধান নয়, কারণ শীঘ্রই বা দেরিতে আপনাকে হয় অর্থ প্রদান করতে হবে অথবা অন্য কোনো বিকল্প খুঁজে নিতে হবে।
অফিসের ওয়েব সংস্করণ: বিনামূল্যে ওয়ার্ড, এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করুন
লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান না করে অফিস ব্যবহারের সবচেয়ে সহজ এবং সুবিধাজনক উপায় হলো মাইক্রোসফটের বিনামূল্যের অনলাইন সংস্করণটি ব্যবহার করা । আপনার ব্রাউজারের মাধ্যমে, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট এবং অন্যান্য পরিষেবার ওয়েব সংস্করণগুলিতে বিনামূল্যে অ্যাক্সেস দেয়, তবে শর্ত হলো আপনার একটি মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে (উদাহরণস্বরূপ, আউটলুক, এক্সবক্স বা উইন্ডোজের জন্য ব্যবহৃত সাধারণ অ্যাকাউন্টটি)।
এটি ব্যবহার করতে, কেবল Microsoft 365 ওয়েবসাইটে যান, আপনার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন এবং Office অ্যাপ্লিকেশনগুলোর অনলাইন সংস্করণ অ্যাক্সেস করুন । আপনার কম্পিউটারে কিছু ইনস্টল করার প্রয়োজন হবে না এবং আপনি Microsoft-এর ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবা OneDrive-এ সংরক্ষিত ডকুমেন্টগুলোতে সরাসরি কাজ করতে পারবেন।
এর সীমাবদ্ধতাগুলো হলো: এই সংস্করণে পেইড সাবস্ক্রিপশনের সব উন্নত ফিচার অন্তর্ভুক্ত নেই। উদাহরণস্বরূপ, Word-এ আপনি স্বয়ংক্রিয় টুল ব্যবহার করে সাইটেশন বা গ্রন্থপঞ্জিগত রেফারেন্স যোগ করতে পারবেন না , এবং খুব জটিল অ্যাকাডেমিক বা পেশাদার ডকুমেন্টের জন্য তৈরি কিছু লেআউট ও রিভিশন টাইপও ব্যবহার করতে পারবেন না।
এক্সেলে কিছু নির্দিষ্ট ফর্মুলা ও উন্নত ডেটা বিশ্লেষণের বিকল্পের পাশাপাশি কিছু অটোমেশন টুলেরও অভাব রয়েছে। আর পাওয়ারপয়েন্টে বিশদ উপস্থাপনার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত অ্যানিমেশন, ট্রানজিশন এবং আরও অত্যাধুনিক বৈশিষ্ট্য পাওয়া যায় না।
এই সীমাবদ্ধতাগুলো থাকা সত্ত্বেও বাস্তবতা হলো, অধিকাংশ ব্যবহারকারীর দৈনন্দিন কাজের জন্য—যেমন পড়াশোনার কাজ, সাধারণ ডকুমেন্ট, বেসিক স্প্রেডশিট বা স্ট্যান্ডার্ড প্রেজেন্টেশন— অফিসের অনলাইন সংস্করণটি প্রয়োজনের চেয়েও বেশি উপযুক্ত । এটি একটি সম্পূর্ণ বৈধ ও বিনামূল্যের সমাধান, যা ব্রাউজার এবং ইন্টারনেট সংযোগসহ যেকোনো ডিভাইস থেকে ব্যবহার করা যায়।
এছাড়াও, এই পদ্ধতিটি গুগল ড্রাইভ এবং গুগল ডক্স-এর মতোই কাজ করে । আপনার ফাইলগুলো ক্লাউডে (আপনার বিনামূল্যের ওয়ানড্রাইভ স্টোরেজে) সংরক্ষিত থাকে, ফলে আপনি অন্য কম্পিউটার, ট্যাবলেট বা এমনকি আপনার মোবাইল ফোন থেকেও সেগুলো অ্যাক্সেস করতে পারেন। আপনি যেখান থেকে কাজ ছেড়েছিলেন, ঠিক সেখান থেকেই আবার শুরু করার জন্য আপনাকে শুধু লগ ইন করতে হবে।
সম্পূর্ণ লাইসেন্সের তুলনায় ওয়েব সংস্করণের সুবিধা এবং অসুবিধা
আপনি যদি অফিসের শুধু বিনামূল্যের ওয়েব সংস্করণ ব্যবহার করবেন নাকি সাবস্ক্রিপশনের জন্য অর্থ প্রদান করবেন, এই নিয়ে দ্বিধায় থাকেন, তবে উভয় ক্ষেত্রে আপনার কী লাভ ও ক্ষতি হবে তা দেখার জন্য একটি দ্রুত তুলনা করে নেওয়া উচিত । এর ফলে অর্থপ্রদত্ত সংস্করণে আপগ্রেড করা লাভজনক হবে কিনা, নাকি অনলাইন বিকল্পটিই যথেষ্ট, সেই সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হবে।
ওয়েব সংস্করণের সুবিধাগুলোর মধ্যে সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য হলো, এটি বিনামূল্যে পাওয়া যায় এবং প্রায় যেকোনো ডিভাইস থেকে ব্যবহার করা যায় । এর জন্য আপনার শক্তিশালী কম্পিউটারের প্রয়োজন নেই, প্রোগ্রাম ইনস্টল করতে ডিস্কের জায়গা খরচ হয় না, এবং আপনি শুধু আপনার অ্যাকাউন্ট দিয়ে লগ ইন করেই অন্য কারো কম্পিউটার (যেমন লাইব্রেরির) থেকেও কাজ করতে পারেন।
এর আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ সুবিধা হলো OneDrive-এ ফাইলগুলোর স্বয়ংক্রিয় সিঙ্ক্রোনাইজেশন , যা হার্ড ড্রাইভ নষ্ট হয়ে যাওয়ার কারণে বা ইউএসবি ড্রাইভে কপি করতে ভুলে যাওয়ার ফলে ডকুমেন্ট হারিয়ে যাওয়ার ঝুঁকি কমায়। তাছাড়া, অন্যদের সাথে রিয়েল-টাইম কোলাবোরেশন খুব সাবলীলভাবে কাজ করে, যা Google Docs-এর সুবিধার মতোই।
অসুবিধার দিকটি হলো, ওয়েব সংস্করণটি ব্যবহারের জন্য তুলনামূলকভাবে স্থিতিশীল ইন্টারনেট সংযোগ প্রয়োজন । যদিও ব্রাউজারের মাধ্যমে কিছু ফিচার আংশিকভাবে অফলাইনে ব্যবহার করা যায়, তবে অভিজ্ঞতাটি ইনস্টল করা ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনগুলোর মতো ততটা নির্বিঘ্ন নয়।
এছাড়াও, পেইড মাইক্রোসফট ৩৬৫ ভার্সনে উপলব্ধ কিছু উন্নত ফিচার আপনি ব্যবহার করতে পারবেন না, যা টেকনিক্যাল ডকুমেন্ট, জটিল প্রজেক্ট বা বিপুল পরিমাণ ডেটা নিয়ে কাজ করার ক্ষেত্রে একটি সমস্যা হতে পারে । সেক্ষেত্রে, একটি পার্সোনাল বা প্রফেশনাল লাইসেন্স নেওয়ার কথা বিবেচনা করা যেতে পারে।
লাইসেন্সের জন্য টাকা দিতে না চাইলে বিনামূল্যে বিকল্প
বিনামূল্যে মাইক্রোসফট ৩৬৫ ব্যবহারের সমস্ত বৈধ বিকল্প পর্যালোচনা করার পর যদি দেখেন যে কোনোটিই আপনার জন্য উপযুক্ত নয়, তাহলে আপনি অন্য সম্পূর্ণ বিনামূল্যের অফিস স্যুট ব্যবহার করার কথা ভাবতে পারেন । এগুলো অফিস নয়, কিন্তু এর বেশ কাছাকাছি এবং অনেক ব্যবহারকারীর দৈনন্দিন চাহিদা মেটানোর জন্য যথেষ্ট।
এর সবচেয়ে পরিচিত বিকল্প হলো লিব্রেঅফিস (LibreOffice) , একটি ওপেন-সোর্স স্যুট যাতে ওয়ার্ড প্রসেসর, স্প্রেডশীট, প্রেজেন্টেশন সফটওয়্যার এবং অন্যান্য টুল রয়েছে, যা উইন্ডোজ, ম্যাকওএস এবং লিনাক্সের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। এটি মাইক্রোসফট অফিস ফরম্যাটের ডকুমেন্ট খুলতে ও সংরক্ষণ করতে পারে, যদিও মাঝে মাঝে ফরম্যাটিং-এ সামান্য পার্থক্য থাকতে পারে।
এছাড়াও গুগল ড্রাইভের মাধ্যমে গুগল ডক্স, শিটস এবং স্লাইডস ব্যবহার করার সুযোগ রয়েছে , যা সম্পূর্ণভাবে ক্লাউডে পরিচালিত হয় এবং এর জন্য শুধুমাত্র একটি গুগল অ্যাকাউন্ট প্রয়োজন। এর মূলনীতিটি অফিসের ওয়েব সংস্করণের মতোই: সম্মিলিত কাজ, অনলাইন স্টোরেজ এবং ইনস্টলেশন ছাড়াই ব্রাউজারের মাধ্যমে অ্যাক্সেস।
অন্যান্য কিছু কম পরিচিত বিকল্পও রয়েছে (যেমন WPS Office , OnlyOffice ইত্যাদি), কিন্তু স্থিতিশীলতা, সামঞ্জস্যতা এবং ব্যবহারকারী সম্প্রদায়ের দিক থেকে LibreOffice এবং Google Docs-ই সাধারণত সবচেয়ে বেশি সুপারিশ করা হয়, যদি আপনার লক্ষ্য হয় লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান এড়ানো এবং একটি আইনি ও নিরাপদ পরিবেশে থাকা।
এই বিকল্পগুলো এবং অফিসের ওয়েব সংস্করণের মধ্যে কোনটি বেছে নেবেন, তা নির্ভর করবে আপনি মাইক্রোসফট ইকোসিস্টেমের প্রতি কতটা অনুগত থাকতে চান , যারা সবসময় ওয়ার্ড বা এক্সেল ব্যবহার করেন তাদের সাথে ডকুমেন্ট শেয়ার করতে চান, নাকি কোম্পানির অন্যান্য পরিষেবার সাথে নির্দিষ্ট ইন্টিগ্রেশনের সুবিধা নিতে চান—এই বিষয়গুলোর ওপর।
আপনি আপনার পরিচয়—শিক্ষার্থী, শিক্ষক, কর্মচারী বা সাধারণ ব্যবহারকারী—সম্পর্কে যদি নিশ্চিত থাকেন এবং উপলব্ধ সমস্ত আনুষ্ঠানিক বিকল্পগুলো সম্পর্কে জানেন, তবে বিনামূল্যে বা উল্লেখযোগ্যভাবে কম খরচে অফিস ব্যবহার করার উপায় খুঁজে বের করা খুব একটা কঠিন নয় । শিক্ষামূলক বা ব্যবসায়িক লাইসেন্স, ট্রায়াল পিরিয়ড বা বিনামূল্যের ওয়েব সংস্করণের মাধ্যমে, খুব বেশি খরচ না করেই মাইক্রোসফটের সবচেয়ে জনপ্রিয় অ্যাপ্লিকেশনগুলো ব্যবহার চালিয়ে যাওয়ার উপায় রয়েছে।
