এক্সেলে কীভাবে কপি ও পেস্ট করবেন: টিপস ও অপশনসহ একটি সম্পূর্ণ নির্দেশিকা

ইনফরমটেক ডিজিটাল » উৎপাদনশীলতা » এক্সেলে কীভাবে কপি ও পেস্ট করবেন: টিপস ও অপশনসহ একটি সম্পূর্ণ নির্দেশিকা

আপনি সম্ভবত এই অভিজ্ঞতার সম্মুখীন হয়েছেন: আপনি একটি সাধারণ স্প্রেডশিট নিয়ে কাজ করুন বা লক্ষ লক্ষ ডেটা পয়েন্ট প্রসেস করুন, এমন কিছু কাজ আছে যা আপনি পুরোপুরি ক্লান্ত না হওয়া পর্যন্ত বারবার করতে থাকেন। এর মধ্যে নিঃসন্দেহে একটি হলো এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় তথ্য স্থানান্তর করা। আপনি যদি দক্ষতার সাথে ডেটা স্থানান্তর করতে শেখেন , তাহলে আপনার অনেক সময় বাঁচবে এবং অসাবধানতার কারণে একই কাজ দুবার করার প্রয়োজনও এড়ানো যাবে।

সেল ডুপ্লিকেট করা শুরু করার আগে, এটা বোঝা অত্যন্ত জরুরি যে এক্সেল শুধু আপনার দেখা টেক্সট বা সংখ্যাগুলোই কপি করে না। এটি আসলে এর ভেতরের সমস্ত কন্টেন্ট হুবহু নকল করে : কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এবং ডেটা ভ্যালিডেশন থেকে শুরু করে লুকানো কমেন্ট পর্যন্ত। মূলত, এই প্রক্রিয়াটি দুটি ধাপে বিভক্ত: তথ্যটি ক্লিপবোর্ডে সেভ করা এবং তারপর সেটিকে কাঙ্ক্ষিত স্থানে কপি করা।

তথ্য কপি ও পেস্ট করার পদ্ধতি

আপনি যদি মাউস ব্যবহার করতে পছন্দ করেন, তবে রিবনই আপনার সেরা বন্ধু। শুধু হোম ট্যাবে যান, ক্লিপবোর্ড সেকশনটি খুঁজুন এবং কপি-তে ক্লিক করুন। তারপর, গন্তব্য সেলটি নির্বাচন করে পেস্ট-এ ক্লিক করুন। একটি দ্রুত টিপস হলো, কপি করার পরে আপনি ডেটা সঙ্গে সঙ্গে পেস্ট করার জন্য এন্টার চাপতে পারেন, যদিও এটি ক্লিপবোর্ড খালি করে দেবে, যা রিবন বাটন ব্যবহারে হয় না।

যারা আরও দ্রুত কাজ করতে চান, তাদের জন্য কন্টেক্সট মেনু হলো আদর্শ বিকল্প। নির্বাচিত অংশের উপর শুধু রাইট-ক্লিক করুন এবং কপি বা কাট বেছে নিন। এরপর, গন্তব্যে গিয়ে আবার রাইট-ক্লিক করুন এবং পেস্ট বিকল্পটি নির্বাচন করুন। আগের পদ্ধতির মতোই, এন্টার কী ব্যবহার করলে প্রক্রিয়াটি দ্রুত হয়, কিন্তু অস্থায়ী কপিটি মুছে যায়।

যদি গতিই আপনার অগ্রাধিকার হয় এবং আপনি কিবোর্ড ছেড়ে রাখতে অপছন্দ করেন, তবে শর্টকাটই সেরা উপায়। প্রায় সব সফটওয়্যারে ব্যবহৃত সর্বজনীন নিয়মটি হলো: কপি করার জন্য Ctrl + C , কাট করার জন্য Ctrl + X (এটি মূল লেখাটি মুছে দেয়), এবং নির্বাচিত স্থানে কন্টেন্ট পেস্ট করার জন্য Ctrl + V।

এছাড়াও একটি খুব সহজে চোখে পড়ার মতো এবং দ্রুত উপায় আছে: ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ। যদি আপনি কোনো একটি অংশ নির্বাচন করে বাম মাউস বাটন দিয়ে প্রান্ত থেকে টেনে নিয়ে যান, তাহলে ডেটাটি সরানো হবে। কিন্তু যদি আপনি টেনে নিয়ে যাওয়ার সময় Ctrl কী চেপে ধরেন , তাহলে কার্সরের পাশে একটি ছোট প্লাস চিহ্ন (+) দেখতে পাবেন, যা নির্দেশ করে যে আপনি তথ্যটি সরানোর পরিবর্তে তার প্রতিলিপি তৈরি করছেন।

বিশেষ আঠা লাগানোর শিল্প

কখনও কখনও আমরা সবকিছু কপি করতে চাই না, শুধু একটি অংশ কপি করতে চাই। এর জন্য, এক্সেলে পেস্ট স্পেশাল (Paste Special) অপশনটি রয়েছে। আপনি যদি হোম ট্যাবে গিয়ে পেস্ট অ্যারোতে (Paste arrow) ক্লিক করেন, তাহলে দেখতে পাবেন যে আপনি শুধু ফর্মুলা, ফরম্যাটিং বা ভ্যালু পেস্ট করার অপশন বেছে নিতে পারেন । উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কোনো সেলে গণনা করা ফলাফল থাকে কিন্তু আপনি শুধু শেষ সংখ্যাটি চান, তাহলে পেস্ট ভ্যালুস (Paste Values) অপশনটি বেছে নিন।

উন্নত বিকল্পগুলোর মধ্যে আপনি ট্রান্সপোজের মতো শক্তিশালী ফাংশন পাবেন, যা ডেটার অভিমুখ ঘোরানোর মাধ্যমে সারিকে কলামে এবং কলামকে সারিতে রূপান্তর করতে দেয়। এছাড়াও, আপনি গন্তব্য সেলের ভিজ্যুয়াল ডিজাইন পরিবর্তন না করে শুধুমাত্র ডেটা ভ্যালিডেশন বা মন্তব্য পেস্ট করতে পারেন।

আপনি যদি পেস্ট স্পেশাল ডায়ালগ বক্সটি খোলেন, তাহলে দেখতে পাবেন যে আপনি সরাসরি গাণিতিক অপারেশন সম্পাদন করতে পারেন । এর মানে হলো, আপনি কপি করার জায়গার মানগুলোকে গন্তব্যস্থলের বিদ্যমান মানগুলোর সাথে যোগ, বিয়োগ, গুণ বা ভাগ করতে পারবেন। এছাড়াও, 'খালি জায়গা এড়িয়ে যান' (skip blank spaces) বিকল্পটি অত্যন্ত মূল্যবান, কারণ এটি উৎসের খালি সেলগুলোকে গন্তব্যের বিদ্যমান ডেটার উপর ওভাররাইট করা থেকে বিরত রাখে ।

ফর্মুলা ব্যবস্থাপনা এবং ফিল কন্ট্রোলার

যখন আমরা ফর্মুলা কপি করি, তখন বিষয়টি বেশ আকর্ষণীয় হয়ে ওঠে। ডিফল্টভাবে, এক্সেল রিলেটিভ রেফারেন্স ব্যবহার করে, যার মানে হলো আপনি যদি কোনো ফর্মুলা নিচে কপি করেন, তাহলে রেফারেন্স করা সেলগুলোও নিচে নেমে আসে। যদি কোনো সেলকে স্থির রাখার প্রয়োজন হয়, তবে আপনাকে অবশ্যই অ্যাবসোলিউট রেফারেন্স ব্যবহার করতে হবে। এর জন্য F4 চাপুন এবং $ চিহ্নটি যোগ করুন (উদাহরণ: $A$1)। এছাড়াও মিক্সড রেফারেন্স রয়েছে, যেখানে আপনি শুধুমাত্র সারি বা শুধুমাত্র কলামকে স্থির রাখতে পারেন।

ফিল হ্যান্ডেল, যা সেলের নিচের ডান কোণায় থাকা একটি ছোট বর্গাকার অংশ, তা দ্রুত উল্লম্বভাবে কোনো কিছু কপি করার জন্য খুবই কার্যকর । আপনি যদি এটিতে ডাবল-ক্লিক করেন, এক্সেল ফর্মুলা বা ডেটাটিকে নিচের দিকে ততক্ষণ পর্যন্ত প্রসারিত করবে যতক্ষণ না এটি একটি খালি সেল খুঁজে পায়। তবে সতর্ক থাকবেন, কারণ আপনি যদি তারিখ বা সংখ্যা কপি করেন, প্রোগ্রামটি হুবহু কপির পরিবর্তে একটি যৌক্তিক ধারা তৈরি করার চেষ্টা করতে পারে।

যদি আপনাকে WP Sheet Editor-এর মতো অন্য কোনো টুলে ডেটা সরাতে হয়, তবে প্রক্রিয়াটি খুবই সহজ: ডেটাটি Excel-এ কপি করুন এবং অন্য অ্যাপ্লিকেশনটিতে প্রচলিত Ctrl + V ব্যবহার করুন। মনে রাখবেন যে, যদি আপনি কোনো সেল কাট করেন, তবে সেটি তার মূল অবস্থান থেকে অদৃশ্য হয়ে যায়, কিন্তু যখন আপনি কপি করেন, তখন সোর্স রেঞ্জটি অক্ষত থাকে ।

কুইক শর্টকাট ও স্মার্ট ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ থেকে শুরু করে পেস্ট স্পেশালের নির্ভুলতা এবং ডলার চিহ্ন ($) দিয়ে ফর্মুলা লক করার মতো এই সমস্ত টুল আয়ত্ত করার মাধ্যমে, আপনি যেকোনো পরিমাণ ডেটা সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণে পরিচালনা করতে পারবেন। আপনি টেবিল ট্রান্সপোজ করতে চান, পেস্ট করে দ্রুত গাণিতিক অপারেশন করতে চান, অথবা সেল ড্র্যাগ করার সময় ফরম্যাটিং নষ্ট হওয়া আটকাতে চান—যা-ই করুন না কেন, একটি সাবলীল ও পেশাদার কর্মপ্রবাহের জন্য এক্সেল ব্যাপক বহুমুখিতা প্রদান করে।