ONLYOFFICE Docs ব্যবহার করে একটি PDF থেকে মেটাডেটা এবং লুকানো তথ্য কীভাবে মুছে ফেলবেন

ইনফরমটেক ডিজিটাল » নিরাপত্তা » ONLYOFFICE Docs ব্যবহার করে একটি PDF থেকে মেটাডেটা এবং লুকানো তথ্য কীভাবে মুছে ফেলবেন

আমরা মাঝে মাঝে ধরে নিই যে, যখন আমরা কোনো ফাইল পাঠাই, তখন শুধু প্রাপকই আমাদের লেখাটি পড়বেন। কিন্তু বাস্তবতা হলো, ডিজিটাল ডকুমেন্টের সাথে মেটাডেটা নামক এক ধরনের অদৃশ্য তথ্য থাকে , যা ফাইলটি কে তৈরি করেছে থেকে শুরু করে ব্যবহৃত সফটওয়্যারের সংস্করণ পর্যন্ত সবকিছু সংরক্ষণ করে। এই তথ্য সহজে চোখে না পড়লেও, ভুল হাতে পড়লে তা এক বিরাট মাথাব্যথার কারণ হতে পারে।

যারা ONLYOFFICE Docs বা অফিস স্যুটের মতো টুল ব্যবহার করেন, তাদের জন্য একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ পরিষ্করণ কীভাবে করতে হয় তা জানা অত্যন্ত জরুরি। এর উদ্দেশ্য শুধু লেখকের নাম মুছে ফেলা নয়, বরং প্রতিষ্ঠানের সম্পূর্ণ গোপনীয়তা নিশ্চিত করা এবং অভ্যন্তরীণ সার্ভার পাথ বা সম্পাদনার ইতিহাস থেকে এমন কোনো পরিচালনগত গোপনীয় তথ্য ফাঁস হওয়া প্রতিরোধ করা, যা অফিসের বাইরে যাওয়া উচিত নয়।

মেটাডেটা আসলে কী এবং কেন এটি ঝুঁকিপূর্ণ?

সহজ কথায় বলতে গেলে, মেটাডেটা হলো এমন ডেটা যা অন্য ডেটাকে বর্ণনা করে। আমরা যদি একটি ছবি তুলি, তাহলে তার বিষয়বস্তু হলো ছবিটি নিজেই, কিন্তু মেটাডেটা হলো ছবিটি তোলার সঠিক জিপিএস স্থানাঙ্ক বা ফোনের মডেল। একটি পিডিএফ বা ওয়ার্ড ডকুমেন্টের ক্ষেত্রে, এর অর্থ হলো উইন্ডোজ ইউজারনেম, তৈরির তারিখ, প্রতিষ্ঠান এবং এমনকি রিভিশন হিস্ট্রিও ।

আসল বিপদটা তখনই দেখা দেয় যখন আমরা এই ফাইলগুলো ক্লায়েন্ট বা সরবরাহকারীদের কাছে পাঠাই। যদি আমরা এই বৈশিষ্ট্যগুলো পরিমার্জন না করি, তাহলে আমরা কার্যত মূল্যবান তথ্য বিলিয়ে দিচ্ছি। এর একটি প্রকৃষ্ট উদাহরণ হলো ২০০৩ সালের ইরাক বিষয়ক ব্রিটিশ ডসিয়ার, যেখানে এর সাথে সংযুক্ত সংশোধনের ইতিহাস পুরো সম্পাদনা শৃঙ্খলকে উন্মোচিত করে দিয়েছিল এবং একটি সাধারণ প্রযুক্তিগত ভুলের কারণে একটি গুরুতর কূটনৈতিক ঘটনার জন্ম দিয়েছিল।

ONLYOFFICE এবং অন্যান্য টুল ব্যবহার করে কীভাবে PDF-এর মেটাডেটা পরিষ্কার করবেন

আপনি যদি ONLYOFFICE Docs ব্যবহার করেন এবং আপনার PDF-এর তথ্য পরিচালনা করতে চান, তাহলে প্রথম ধাপ হলো সেখানে কী আছে তা দেখে নেওয়া। এই ডেটা দেখতে, "File" মেনুতে যান এবং "Properties " নির্বাচন করুন। সেখানে গিয়ে, আপনি যদি কোনো তথ্য মুছে ফেলতে চান, তাহলে "Additional Metadata "-তে গিয়ে "Advanced" মোডে প্রবেশ করতে পারেন এবং যে ডেটা আপনি কাউকে দেখাতে চান না, তা লাইন ধরে ধরে মুছে ফেলতে পারেন।

আপনি যদি পিডিএফ ফাইলের জন্য অন্য কোনো পেশাদার বিকল্প খুঁজে থাকেন, তবে আপনার প্রয়োজনীয় নিয়ন্ত্রণের মাত্রার ওপর নির্ভর করে বেশ কয়েকটি উপায় রয়েছে:

• Adobe Acrobat Pro: এতে "প্রোটেক্ট" নামে একটি শক্তিশালী ফাংশন রয়েছে যা অনুমতি দেয় লুকানো তথ্য মুছে ফেলুন নথিটি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে স্ক্যান করার মাধ্যমে।
• নাইট্রো পিডিএফ: এটি আপনাকে বিভাগের সুরক্ষা ট্যাব থেকে দ্রুত মেটাডেটা মুছে ফেলার সুযোগ দেয়। বিষয়বস্তু লেখা.
• ফক্সিট ফ্যান্টমপিডিএফ: এটি 'Protect' এবং তারপর 'Hidden Data'-এর মাধ্যমে একটি সহজ পথ দেখায় চিহ্নিত করুন এবং মুছে ফেলুন নির্দিষ্ট মেটাডেটা।
• অনলাইন টুল: PDFYeah-এর মতো ওয়েবসাইট আছে যা প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করে তোলে, যদিও আপনার থাকতে হবে গোপনীয়তার ব্যাপারে সতর্ক থাকুন। বাহ্যিক সার্ভারে সংবেদনশীল ফাইল আপলোড করার সময়

মাইক্রোসফট অফিস স্যুটের ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর

মূল ডকুমেন্টটি যদি একটি Word, Excel, বা PowerPoint ফাইল হয়, তবে এটিকে PDF-এ রূপান্তর করার আগে ডেটাগুলো পরিপাটি করে নেওয়া ভালো। এক্ষেত্রে ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর হলো মূল টুল। এটি আপনাকে কমেন্ট, ট্র্যাকড চেঞ্জ, ডকুমেন্ট সার্ভার প্রোপার্টি এবং এমনকি লুকানো টেক্সটও খুঁজে বের করে মুছে ফেলতে সাহায্য করে (যদিও এটি সাদা ব্যাকগ্রাউন্ডের ওপর সাদা টেক্সট শনাক্ত করতে পারে না)।

এটি ব্যবহার করতে, কেবল 'ফাইল'-এ যান, 'ইনফো' নির্বাচন করুন এবং তারপরে 'চেক ফর ইস্যুজ'-এ যান । স্ক্যানটি চালানোর পরে, আপনার কাছে সমস্যাযুক্ত মনে হওয়া যেকোনো আইটেমের উপর 'রিমুভ অল' ক্লিক করতে পারেন। এক্সেলে, এটি বিশেষত লুকানো শীট বা এমন সারি এবং কলাম মুছে ফেলার জন্য উপযোগী, যেগুলিতে থাকা ডেটা আপনি প্রাপককে দেখাতে চান না।

গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য: মেটাডেটা অপসারণ বনাম বিষয়বস্তু কেটে দেওয়া

এখানেই অনেকে ভুল করেন। এটা স্পষ্ট করা জরুরি যে, মেটাডেটা মুছে ফেলা আর কোনো লেখা কেটে দেওয়া এক জিনিস নয় । মেটাডেটা ডিলিট করলে ফাইলের অদৃশ্য বৈশিষ্ট্যগুলো (যেমন লেখক, তারিখ, সফটওয়্যার) মুছে যায়, কিন্তু পৃষ্ঠায় লেখা কোনো শব্দ মুছে যায় না। যদি কোনো ফোন নম্বর বা গোপনীয় নাম দৃশ্যমান থাকে, তবে ডকুমেন্টটিকে কম লক্ষণীয় করার জন্য একটি ভিজ্যুয়াল স্ট্রাইকথ্রু প্রয়োজন।

আপনি যদি শুধু মেটাডেটা মুছে ফেলেন কিন্তু সংবেদনশীল লেখাটি রেখে দেন, তাহলে ডেটা থেকে যায়। বিপরীতভাবে, আপনি যদি একটি কালো বাক্স দিয়ে লেখাটি ঢেকে দেন কিন্তু মেটাডেটা না মোছেন, তাহলেও ফাইলের প্রোপার্টিজে মূল লেখকের নাম দেখা যাবে। সম্পূর্ণ পরিচয় গোপন রাখা নিশ্চিত করতে আদর্শগতভাবে, উভয় প্রক্রিয়াই সম্পাদন করা উচিত ।

উন্নত টিপস এবং প্রযুক্তিগত সতর্কতা

যারা প্রযুক্তি বিষয়ে বেশি পারদর্শী, তাদের জন্য ExifTool-এর মতো টুলগুলো চমৎকার, কিন্তু এতে একটি সমস্যা আছে। qpdf দিয়ে লিনিয়ারাইজেশন প্রক্রিয়া ব্যবহার না করলে, একটি PDF থেকে সবকিছু মুছে ফেলার কমান্ড চালানো হলে তা পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনা যায় । অন্যথায়, প্রয়োজনীয় দক্ষতা সম্পন্ন কেউ মুছে ফেলা ডেটা পুনরুদ্ধার করতে পারে।

আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো ডিজিটাল স্বাক্ষর । যদি কোনো ডকুমেন্ট ইলেকট্রনিকভাবে স্বাক্ষরিত হয়, তবে মেটাডেটাতে যেকোনো পরিবর্তন স্বাক্ষরটিকে অকার্যকর করে দিতে পারে। ফাইলটি ক্লিন করার আগে তাতে স্বাক্ষর আছে কিনা তা যাচাই করা অপরিহার্য এবং প্রয়োজনে, ক্লিন করার পর ডকুমেন্টটিতে পুনরায় স্বাক্ষর করতে হবে ।

স্প্রেডশিট এবং অন্যান্য ফরম্যাটে ডেটা ব্যবস্থাপনা

ONLYOFFICE Workspace-এর ক্ষেত্রে, .xlsx ফাইলের জন্য কাস্টম ফিল্টার (Custom Filter) নামে একটি অত্যন্ত দরকারি ফিচার রয়েছে । এটি মেটাডেটা মুছে ফেলে না, কিন্তু এর মাধ্যমে আপনি এমন একটি স্প্রেডশিট শেয়ার করতে পারেন যেখানে ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র আপনার ফিল্টার করা ডেটা দেখতে পায়। ফলে, তারা অন্য সেলের লুকানো তথ্য খুঁজে বের করার জন্য ভিউটি পরিবর্তন করতে পারে না।

Visio-তে প্রক্রিয়াটি Office-এর মতোই: আপনি "Information"-এ গিয়ে "Check for Issues" বেছে নেবেন এবং "Remove Personal Information" নির্বাচন করবেন , যা সংবেদনশীল হতে পারে এমন মন্তব্য এবং টেমপ্লেট পাথ মুছে ফেলে।

আমাদের ফাইলগুলোর ডিজিটাল পরিচ্ছন্নতা বজায় রাখাই হলো দুর্ঘটনাবশত তথ্য ফাঁসের বিরুদ্ধে সর্বোত্তম সুরক্ষা। Office-এ ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর ব্যবহার করা থেকে শুরু করে ONLYOFFICE-এ ম্যানুয়ালি প্রোপার্টিজ পরিষ্কার করা কিংবা বিশেষায়িত PDF সফটওয়্যার ব্যবহার করা পর্যন্ত, লক্ষ্য সর্বদা একই থাকে: প্রাপক যেন শুধুমাত্র দৃশ্যমান বিষয়বস্তুই পায়, এবং এর মাধ্যমে পরিচয় বা অভ্যন্তরীণ পরিকাঠামোর এমন কোনো চিহ্ন মুছে ফেলা হয় যা বিদ্বেষপূর্ণভাবে কাজে লাগানো যেতে পারে।