Kako koristiti vještačku inteligenciju u Excelu i Wordu: Copilot, ChatGPT i Agent Mode

Informatec Digital » Resursi » Kako koristiti vještačku inteligenciju u Excelu i Wordu: Copilot, ChatGPT i Agent Mode

Umjetna inteligencija je snažno utjecala na alate za produktivnost koje koristimo svaki dan, a danas je moguće brže i glatkije raditi u Excelu i Wordu zahvaljujući Copilotu i asistentima poput ChatGPT-a. Ne morate biti stručnjak: uz upute na prirodnom jeziku možete kreirati analize, formate, nacrte i formule koje su prije zahtijevale vrijeme i specijalizirano znanje.

U sljedećim redovima vidjet ćete kako maksimalno iskoristiti Copilot u Excelu i Wordu, koje prednosti nudi, gdje ga pronaći, kako ga zatražiti tačno ono što vam treba kako bi to ispravno uradio iz prvog pokušaja i koja ograničenja i zahtjeve treba imati na umu (kao što su krediti za korištenje ili Copilot Pro plan). Također ćemo pregledati "Agent Mode", evoluciju ovih mogućnosti za iterativno orkestriranje višestepenih zadataka.

Šta vam vještačka inteligencija može pomoći u Excelu?

Copilot u Excelu je dizajniran da olakša svakodnevne zadatke: može preuzeti podatke s weba ili vaše organizacije , pomoći vam da istaknete relevantne informacije, sortirate i filtrirate, kreirate formule s jasnim objašnjenjima i otkrijete obrasce i trendove u sekundama.

Jedna od njegovih prednosti je uvoz podataka. Ako je vaša datoteka pohranjena na OneDriveu ili SharePointu ili trebate uvesti javne podatke, Copilot može pripremiti vašu proračunsku tablicu povezivanjem s tim izvorima i pružanjem sadržaja u rasponu ili tabeli spremnoj za upotrebu.

Također je koristan za formatiranje. Možete ga, na primjer, zatražiti da prikazuje samo ćelije s brojevima, da postavi filter s vrijednostima iznad određenog praga ili da primijeni prilagođeni kriterij sortiranja kako bi vaš prikaz bio lakši za upravljanje.

U odjeljku za izračunavanje, Copilot vam pomaže da kreirate nove kolone i redove s operacijama zasnovanim na postojećim podacima, a također objašnjava kako svaka formula funkcioniše i kako automatizirati zadatke programiranjem makroa u Excelu , korak po korak, tako da se ne oslanjate samo na "kopiranje i lijepljenje".

Konačno, možete ga direktno pitati o svojim podacima. U brzim odgovorima, pružit će sažetke, grafikone, pivot tabele, trendove i outliere, tako da možete u hodu identificirati relevantne informacije i izbjeći gubljenje u beskrajnim tabelama.

Gdje pronaći Copilot i kako započeti s Excelom

Pristup je jednostavan: na kartici Početna vidjet ćete ikonu Copilot na vrpci. Odatle možete otvoriti iskustvo razgovora, koristiti unaprijed konfigurirane ideje za upite ili upisati vlastiti zahtjev vlastitim riječima.

Drugi način da se aktivira je odabirom ćelije. Na taj način se prikazuje trepćuća ikona povezana sa Copilotom, omogućavajući kontekstualne akcije na toj određenoj tački u listu - idealno za brze operacije.

Prije nego što počnete, najbolje je da imate podatke u dobro strukturiranoj tabeli ili rasponu. Ovo pomaže Copilotu da ih precizno pročita i predloži nedvosmislene formule ili sažetke, izbjegavajući glupe greške uzrokovane pogrešno protumačenim ćelijama.

Tipičan tok rada bi bio: otvorite Copilot, birate između kreiranja nečeg novog, zahtjeva za formulama ili formatiranjem, sumiranja ili direktnog razgovora sa svojim ciljem. Ako odaberete razgovor, možete nastaviti s pitanjima kako biste iterativno poboljšali rezultat dok ne bude savršen.

Generirajte formule u Excelu pomoću ChatGPT-a ili Copilota

Ne treba vam precizna tehnička uputa da biste dobili korisne formule. Samo zamislite da razgovarate s osobom i prirodno objasnite šta želite postići i koje podatke imate, a umjetna inteligencija će vratiti okvir formule i osnovnu logiku.

Ako vaš opis nije sasvim tačan, možete početi tako što ćete postaviti nešto općenito poput "pronađi vrijednost u koloni", a umjetna inteligencija će odgovoriti potrebnom strukturom i argumentima. Na taj način ćete razumjeti koja funkcija najbolje odgovara vašim potrebama i kako prilagoditi svaki parametar vašoj specifičnoj situaciji.

Kada vam je potrebno nešto kopirati i zalijepiti bez promjene ičega, precizno opišite lokaciju svakog podatka. Na primjer: „Imam numeričke vrijednosti u koloni C do reda 200 i želim formulu u ćeliji E5 koja broji koliko ćelija je jednako 5.“ S tim informacijama, vještačka inteligencija će generirati tačnu formulu koja cilja na ispravne raspone i ćelije.

Ovaj pristup podjednako dobro funkcioniše i s drugim uobičajenim zadacima: priprema tabele koju ćete zatim filtrirati, pretvaranje brojeva u barkodove pomoću određene formule ili planiranje uklanjanja duplikata u skupu podataka.

Praktični savjet: Pregledajte rezultirajuću formulu ili je testirajte s podskupom podataka. AI modeli su moćni, ali povremeno mogu predložiti nešto što se ne podudara savršeno s vašom proračunskom tablicom, posebno ako originalna struktura nije jasna.

Kopilot u Wordu: od nacrta do konačne verzije

Čim otvorite novi dokument, Copilot se pojavljuje na vrhu, spreman da primi vaše prve upute. Možete ga zatražiti za nacrt s određenim formatom, tonom ili približnom dužinom i za nekoliko sekundi imat ćete početni tekst za uređivanje.

Tokom procesa, vještačka inteligencija čak predlaže proširenja upita kako bi zahtjev bio efikasniji. Kada vrati nacrt, možete ga zadržati, regenerirati ili izbrisati, a također možete urediti upit da biste ga poboljšali ili pripremiti dokument za digitalno potpisivanje bez potrebe da svaki put počinjete ispočetka.

Pored početnog tekstualnog okvira, postoje dva vrlo korisna načina korištenja Copilota unutar Worda. Prvo, možete otvoriti kontekstualne akcije na bilo kojem paragrafu kako biste proširili, prepisali, promijenili stilove, izdvojili tabelu ili saželi ideje jednim klikom.

S druge strane, sa trake možete otvoriti bočnu traku s chatbotom. Tamo možete zatražiti promjene u dokumentu, generirati novi nacrt, kreirati sliku za umetanje ili dobiti odgovore na svoja pitanja dok pišete, tako da istraživanje i pisanje idu ruku pod ruku.

Predlošci, analiza i praktični primjeri u Excelu

Pored formula, Copilot može kreirati korisne strukture. Na primjer, ako ga zamolite za kalendar za određeni mjesec s redovima za bilješke i danima u sedmici na vrhu, vratit će predložak koji možete direktno zalijepiti na svoj list.

Vrijedi napomenuti da se ponekad upute za stil ili boju ne moraju primjenjivati ​​tačno onako kako ste ih opisali. U tim slučajevima, Copilot vam može pružiti strukturu i upute za ručno dovršavanje formata za nekoliko sekundi.

Na analitičkom planu, učitavanje skupa podataka (na primjer, prodaja po zemlji) i pitanje "koja se zemlja najčešće pojavljuje u koloni B?" vraća rezultat i njegovo objašnjenje. Zatim predlaže inteligentna dodatna pitanja , kao što su ukupna prodaja po zemlji ili najprodavaniji proizvod u svakoj regiji.

Ova dinamika čini istraživačku analizu agilnom: postavljate pitanje, provjeravate podatke i nastavljate dublje istraživati ​​nova pitanja, bez potrebe da prvo postavljate tešku strukturu pivot tabela ili složenih formula.

PowerPoint prezentacije u hodu

Copilot može generirati prezentaciju od nule jednostavnim upitom. Ako definirate cilj (na primjer, lansiranje proizvoda) i navedete popis specifikacija ili ključnih tačaka, vratit će set slajdova s ​​naslovima, idejama i vizualnim prikazima spremnim za pregled.

Također može kreirati slike, isticati ključne podatke i, u određenim scenarijima, koristiti Word ili Excel dokumente kao osnovu za prezentaciju. Iako se neke od ovih funkcija još uvijek razvijaju, početni proces kreiranja slajdova već štedi značajnu količinu vremena.

Zahtjevi, krediti za korištenje i Copilot Pro

Ako već plaćate za Microsoft 365 Personal ili Family, Copilotu možete pristupiti unutar Worda, Excela i PowerPointa bez dodatnih troškova, ali koristi sistem kredita. Svaki AI zahtjev troši jedan kredit, a vi imate 60 kredita mjesečno , koji se obnavljaju početkom sljedećeg mjeseca.

Stanje na računu možete provjeriti na account.microsoft.com, u odjeljku za pretplatu. Ideja je da isprobate i naviknete se na umjetnu inteligenciju. Ako vam nije dovoljna, tu je Copilot Pro za 22 € mjesečno , koji uklanja ograničenje i omogućava vam korištenje umjetne inteligencije bez ograničenja.

Važan detalj o porodičnom planu: samo primarni vlasnik pretplate ima pristup Copilotu unutar aplikacija. Drugi dijeljeni korisnici nemaju ove funkcije u Wordu ili Excelu, što je nešto što treba imati na umu ako pretplatom upravljate od kuće.

Što se tiče iskustva, ne trebate Windows, Copilot+ računar ili NPU: obrada se odvija u oblaku, tako da je ponašanje Copilota praktično identično na webu i desktopu.

Agentski način rada i Office Agent: šta su i kako ih koristiti

Takozvani "Agentski način rada" podiže saradnju s umjetnom inteligencijom na viši nivo. Njegov cilj je demokratizirati napredne funkcije tako da, uz pomoć uputa na prirodnom jeziku, umjetna inteligencija može orkestrirati višekoračne zadatke kako bi isporučila visokokvalitetne dokumente, proračunske tablice i prezentacije.

U Excelu, na primjer, možete zatražiti kućni budžet s kategorijama (stanarina, hrana, zalihe, gorivo, slobodno vrijeme) i pravilima koja vas upozoravaju kada prekoračite ograničenje; u malim i srednjim preduzećima možete postaviti osnovne finansijske analize koje štede mnogo ručnog rada.

U Wordu, agent pomaže sa životopisima, pismima, izvještajima ili sažecima, predlažući poboljšanja i postavljajući pitanja kako bi razjasnio vašu namjeru. Ideja je da se radi iterativno: počinjete s upitom i vodite vještačku inteligenciju da usavršava rezultat dok ne odgovara.

Na osnovu trenutne dostupnosti, Agent Mode je aktivan u Frontier programu za korisnike Microsoft 365 Copilot licence i pretplatnike na Microsoft 365 Personal ili Family. Trenutno se nudi na webu i na engleskom jeziku, s planovima za proširenje na računare. Da biste ga koristili u Excelu, potrebno je da instalirate dodatak Excel Labs i omogućite odgovarajuću opciju.

Osim toga, Office Agent u Copilot chatu može kreirati PowerPoint prezentacije i Word dokumente iz uputa, s integracijom koja se očekuje u budućnosti, tako da će biti sve manje trenja između ideja i konačnih rezultata.

Najbolje prakse za traženje stvari od vještačke inteligencije

• Jasni kontekstOpišite koje podatke imate (kolone, redove, nazive tabela) i kakav rezultat očekujete.
• Tačnost lokacijeAko želite da se formula zalijepi, navedite odredišne ​​i izvorne kolone i ćelije.
• Brza iteracijaZatražite prvi nacrt ili strukturu, a zatim zatražite konkretne izmjene.
• ValidacijaProvjerite formule i rezultate s malim uzorcima prije nego što ih primijenite na cjelinu.

Slučajevi upotrebe koji posebno dobro funkcionišu

U Excelu, zadaci poput strukturiranja (predlošci kalendara, budžeti, formatirane liste), istraživačke analize sa sukcesivnim pitanjima i kreiranja/objašnjavanja formula za uobičajene proračune odlično funkcionišu .

U Wordu, pisanje teksta od nule sa određenim tonom i formatom, prepisivanje paragrafa, proširivanje ideja i generiranje integriranih tabela ili slika omogućava vam da ubrzate put do konačnog dokumenta.

Kada su vam potrebne prezentacije, Copilot kreira slajdove s naslovima, tačkama i vizualnim pomagalima na osnovu dobro napisanog uputa i referentnog materijala. Nakon toga, iterativni proces usavršavanja sadržaja i dizajna je ono što vas dovodi do profesionalnog rezultata.

Kako napisati bolje upute/prompte

Razmislite o ciljevima i ograničenjima. „Želim kratak izvještaj (300-400 riječi), formalnog tona, s tri dijela i konačnom tabelom s ključnim metrikama“ je bolje nego „dajte mi izvještaj“. U Excelu, „u ćeliji E5 želim formulu koja broji vrijednosti jednake 5 u C2:C200“ je jasnije od nejasnog zahtjeva za brojanje.

Kad god je moguće, dodajte referentne podatke: naziv tabele, zaglavlja kolona, ​​raspone ili očekivane primjere. Ako prvi pokušaj nije savršen, zatražite postepene promjene („koristite separatore hiljada“, „sortirajte od najvećeg do najmanjeg“, „koristite ličniji ton“) kako biste se postepeno približili željenom rezultatu.

Konačno, kombinuje strukturne i stilske upute. Prvo traži strukturu (indeks, sekcije, blokovi podataka), zatim pročišćava ton i završava sa specifičnim zadacima (dodavanje sažetka reda, umetanje slike, generisanje pivot tabele sa filterima).

Ograničenja i realna očekivanja

Iako vještačka inteligencija može obaviti mnogo posla, ponekad ne primjenjuje određeni format kako je traženo ili odstupa od originalnog zahtjeva . U redu je: insistirajte na konkretnijim uputama ili tražite detaljne upute ako više volite završiti ručno.

Zapamtite kreditni sistem u Microsoft 365 Personal ili Family: svaki zahtjev unutar Worda, Excela ili PowerPointa troši jedan kredit, a imate mjesečni limit od 60. Ako vam je potrebna neograničena intenzivna upotreba, postoji opcija Copilot Pro za 22 € mjesečno.

Konačno, Agent Mode je trenutno dostupan samo na webu i na engleskom jeziku, a za Excel je potreban Excel Labs; integracija će se s vremenom proširiti, tako da je praćenje ažuriranja ključno za maksimalno iskorištavanje ovog programa.

S obzirom na sav ovaj raspon, korištenje umjetne inteligencije u Excelu i Wordu znači prelazak s mehaničkih zadataka na pristup usmjeren na ciljeve: uvozite ili opisujete svoje podatke, zahtijevate analizu ili nacrte vlastitim riječima, validirate i prilagođavate u kratkim iteracijama, a zadržavate strateški i kreativni dio, dok umjetna inteligencija ubrzava repetitivne zadatke i daje vam kontekst za donošenje boljih odluka.

Povezani članak:

Microsoft testira besplatnu verziju Officea s oglasima i ograničenim funkcijama