Kako osloboditi prostor u Gmailu i izbjeći da vam nestane prostora za pohranu

Informatec Digital » Resursi » Kako osloboditi prostor u Gmailu i izbjeći da vam nestane prostora za pohranu

Ako svakodnevno koristite Gmail, vaša pristigla pošta vjerovatno je postala digitalna ladica za smeće : hiljade e-poruka, bilteni koje nikada ne čitate, ogromni prilozi, a povrh svega, Google fotografije i Drive također dodaju gigabajte na hrpu. Iako se može činiti da je 15 GB koje vam Google daje dovoljno za sve, kada se napuni, počinju upozorenja i problemi.

Kada se približite ograničenju prostora za pohranu, Google bi vas mogao prekinuti: Gmail prestaje slati i primati e-poruke , Drive prestaje s otpremanjem datoteka, a Photos prestaje praviti sigurnosne kopije. Prije nego što dođete do te tačke, vrijedi naučiti kako osloboditi prostor u Gmailu (i ostatku vašeg Google računa) na organiziran, brz i, prije svega, neprekidan način, bez gubitka ičega važnog.

Kako funkcionira Googleova pohrana i zašto se Gmail puni

Prvo što treba shvatiti je da tih 15 GB besplatnog prostora za pohranu nije samo za Gmail: oni se dijele između Gmaila, Google Drivea i Google Photos . Osim toga, postoje i drugi manje vidljivi elementi, poput sigurnosnih kopija WhatsAppa na Androidu ili podataka iz aplikacija koje također koriste isti prostor za pohranu.

Kada je prostor za pohranu na granici, Google primjenjuje niz prilično ozbiljnih ograničenja . U Gmailu ne možete slati ili primati poruke, a dolazne e-poruke se vraćaju pošiljatelju s obavijesti o punom poštanskom sandučiću. U Disku se nove datoteke više ne sinhroniziraju niti otpremaju, a u Dokumentima, Tablicama, Prezentacijama i drugim Google Office aplikacijama ne možete kreirati nove dokumente niti dozvoliti drugima da uređuju postojeće.

U Google fotografijama, blokada znači da se neće kreirati nove sigurnosne kopije fotografija i videozapisa . Sve što ste sačuvali i dalje će biti tamo, ali se neće dodavati novi sadržaj dok ne oslobodite ili kupite više prostora za pohranu. I budite upozoreni: ako ništa ne poduzmete, mogli biste propustiti važne e-poruke danima, a da toga nećete ni biti svjesni.

Da biste provjerili preostali prostor za pohranu, vidjet ćete indikator korištenja na dnu Gmaila. Odatle možete pristupiti stranici za upravljanje pohranom, koja detaljno prikazuje koliko prostora Gmail, Drive i Fotografije zasebno koriste . Ovo je najjasniji način da se utvrdi gdje leži problem.

Koristite Google One i službeni alat za oslobađanje prostora

Google je centralizirao gotovo sve što je vezano za čišćenje prostora za pohranu na platformi Google One. Čak i bez pretplate, možete koristiti ploču za upravljanje pohranom da vidite šta zauzima prostor i grupno izbrišete ono što vam ne treba.

Sa računara, idite na Google One i pristupite odjeljku Pohrana. Tamo ćete pronaći odjeljak pod nazivom "Vratite svoj prostor ", koji grupira opcije za oslobađanje prostora prema usluzi (Gmail, Drive, Fotografije) i prema vrsti sadržaja (velike datoteke, neželjena pošta, stavke u smeću itd.).

U odjeljku "Oslobodite prostor na računu" možete pregledati kategorije kao što su stavke u smeću, neželjena pošta, vrlo velike datoteke ili sadržaj aplikacije. Ovisno o kategoriji, imat ćete opcije za sortiranje, filtriranje ili promjenu prikaza (lista ili mreža), što olakšava pregled velike količine stavki prije njihovog brisanja.

U Google fotografijama, ista ova ploča prikazuje fotografije i videozapise spremne za brisanje; ako želite nešto zadržati, možete to preuzeti na računar prije nego što to pošaljete u smeće. Nakon što odaberete ono što želite ukloniti, dodirnite Izbriši (ili "Premjesti u smeće" ako ste u Fotografijama) i, kada vas Google pita, potvrdite da prihvatate trajno brisanje označavanjem okvira za pristanak.

Imajte na umu da ako brišete hiljade stavki odjednom , može proći i do 48-72 sata da se oslobođeni prostor ispravno odrazi na vašem računu, stoga ne paničite ako se traka u početku jedva pomiče.

Dijagnosticiranje problema: Disk, Gmail ili Fotografije

Prije nego što počnete brisati stvari, dobra je ideja saznati koja usluga koristi najviše prostora. Idite na drive.google.com/drive/quota da biste vidjeli svoje datoteke na Disku sortirane od najveće do najmanje. Ovo je vrlo jasan način da vidite da li vam prostor zauzimaju videozapisi, velike sigurnosne kopije ili dokumenti koje imate godinama.

U tom prikazu, jednostavno kliknite desnim tasterom miša na bilo koju veliku datoteku koja vam nije potrebna i odaberite "Premjesti u smeće ". Kada imate dobar broj datoteka u smeću, idite u fasciklu "Smeće" na Disku i kliknite na "Isprazni smeće" da biste oslobodili prostor.

U slučaju Gmaila, dijagnoza se vrši direktno iz same e-pošte, korištenjem operatora pretraživanja poput larger:10M za pronalaženje poruka s velikim prilozima ili filtera datuma za lociranje vrlo starih e-poruka. Nešto slično se dešava i u Fotografijama, gdje su videozapisi obično glavni krivci za prekomjeran prostor za pohranu.

Za poslovne ili školske račune (Google Workspace), ograničenje prostora za pohranu određuje vaša licenca ili vaš administrator. U tim slučajevima, ako ne možete direktno kupiti dodatni prostor za pohranu, morat ćete kontaktirati administratora da nadogradi vaš plan ili oslobodi prostor za pohranu iz organizacijske konzole.

Napredni trik: Oslobodite Gmail prebacivanjem svih e-poruka na drugi račun

Ako ste tip osobe koja nikada ništa ne briše i vaš račun godinama akumulira poruke, najbrže rješenje možda nije prebacivanje e-pošte na drugu e-poštu, već premještanje cijele Gmail historije na drugi račun . Na ovaj način praktično praznite pristiglu poštu bez gubitka e-poruka koje želite zadržati.

Proces uključuje kreiranje novog Gmail računa i njegovo konfiguriranje za preuzimanje svih e-poruka sa starog računa putem POP3 protokola, brisanje kopije sa starog računa. Prije nego što bilo šta poduzmete, toplo se preporučuje korištenje Google Takeout-a za kreiranje potpune sigurnosne kopije vaših e-poruka u slučaju bilo kakvih problema tokom prijenosa.

U originalnom računu, idite na Postavke > "Prikaži sve postavke" > "Prosljeđivanje i POP/IMAP" i omogućite POP pristup za sve poruke. Ključno je odabrati opciju "Izbriši kopiju Gmaila prilikom pristupanja porukama putem POP-a ", jer će to osigurati da se e-poruke preuzete s novog računa automatski brišu s originalnog računa.

Zatim se prijavite na svoj novi Gmail račun i idite na Postavke > "Računi i uvoz". U odjeljku "Provjeri poštu s drugih računa" dodajte svoj stari račun i slijedite korake za njegovu konfiguraciju putem POP3 protokola. Započet će masovno preuzimanje koje, ovisno o količini e-poruka, može potrajati znatno vrijeme.

Nakon što potvrdite da su sve važne poruke uspješno preuzete na novi račun, možete onemogućiti POP upite odatle i, na originalnom računu, isprazniti smeće kako biste potpuno oslobodili prostor. To je drastična mjera, ali je izuzetno učinkovita za račune sa sklonošću digitalnog gomilanja.

Čišćenje Gmaila korak po korak: veličina, starost, neželjena pošta i smeće

Pored drugog trika s računom, vrijedi naučiti kako upravljati Gmailom iznutra. Prvi logičan korak je lociranje e-poruka s najvećim prilozima , jer brisanjem samo nekoliko poruka možete osloboditi mnogo megabajta (ili čak gigabajta) odjednom.

Iz trake za pretragu Gmaila možete proširiti napredne opcije (strelica desno od trake za pretragu) i koristiti polje "Veličina" za pretraživanje poruka većih od X MB. Također možete direktno koristiti sintaksu size:20MB ili larger:10M u traci za pretragu. Važno je poštovati format (bez razmaka i M za megabajte), u suprotnom će pretraga biti u bajtovima i neće raditi.

Kada vidite sve velike e-poruke, pregledajte one koje zaista trebate zadržati. Za one s važnim dokumentima, prvo preuzmite priloge na svoj računar ili neku drugu uslugu u oblaku, a zatim izbrišite e-poruku i ispraznite smeće . Ovo osigurava da ne izgubite nikakve informacije i oslobađa što više prostora.

Još jedna efikasna taktika je ciljanje vrlo starih e-poruka. Korištenjem operatora `older_than:1y` možete pronaći sve poruke starije od godinu dana; možete zamijeniti "y" za godine sa "m" za mjesece ili "d" za dane po potrebi. Ponovo odaberite sve e-poruke koje više ne trebate čuvati i izbrišite ih.

Ne zaboravite provjeriti mape Neželjena pošta i Otpad. Iako se poruke automatski brišu nakon 30 dana, sve u njima nastavlja zauzimati prostor do tada. U obje mape naći ćete dugme za istovremeno pražnjenje svega („Isprazni Otpad sada“ ili „Izbriši sve neželjene poruke sada“).

Rješavanje problema u korijenu: bilteni, filteri i organizacija

Čišćenje inboxa je besmisleno ako se nakon dva mjeseca vratite na početak. Jedan od najboljih načina da držite Gmail pod kontrolom je da se odjavite s e-poruka koje vam ne koriste . Većina biltena i marketinških e-poruka sadrži link "Odjava" na dnu poruke, a Gmail ponekad prikazuje sličnu prečicu pored imena pošiljatelja.

Ako ste zaista preopterećeni desetinama biltena, vrijedi odvojiti trenutak da otvorite nekoliko promotivnih e-poruka, odjavite se i tako smanjite stalni tok koji vam začepljuje inbox i zauzima prostor. Manje dolaznih e-poruka znači manje e-poruka koje ćete morati izbrisati u budućnosti.

Također možete kreirati automatske filtere za arhiviranje određenih poruka, slanje na određenu oznaku ili njihovo direktno premještanje u smeće. Iz trake za pretragu Gmaila, pomoću dugmeta za opcije, možete filtrirati po pošiljatelju, predmetu, veličini ili ključnim riječima, a zatim odlučiti šta ćete učiniti sa svim e-porukama koje odgovaraju tom obrascu.

Korištenje oznaka i kategorija pomaže u održavanju čistoće pristigle pošte bez potrebe za brisanjem svega. Gmailove kartice (Primarno, Društveno, Promocije, Obavještenja, Forumi) već pružaju početno filtriranje; ako steknete naviku da povremeno provjeravate Promocije i Društveno kako biste ih gotovo potpuno ispraznili, utjecaj na prostor za pohranu bit će ogroman.

I zapamtite da "arhiviranje" ne oslobađa prostor; samo uklanja e-poruke iz glavnog prikaza. Korisno je za organizaciju e-pošte, ali ako želite vratiti gigabajte, morate zapravo izbrisati e-poruke, a zatim isprazniti smeće.

Videozapisi, fotografije i velike datoteke u Google fotografijama

Iako se pretraga fokusira na Gmail, veliki dio problema često leži u Google fotografijama. Videozapisi, posebno oni visoke rezolucije, mogu brzo popuniti prostor za pohranu u roku od nekoliko mjeseci ako često vršite automatske sigurnosne kopije.

Da biste ciljali samo videozapise, možete otići na posebnu URL adresu za fotografije namijenjenu za ovu vrstu sadržaja: https://photos.google.com/search/_tv_video. Tamo ćete vidjeti sve svoje videozapise odjednom i možete odabrati one koje više ne trebate slati u smeće.

Postoji još jedan koristan prikaz na https://photos.google.com/unsupportedvideos, koji navodi videozapise koji nisu kompatibilni s Fotografijama i stoga se ne pojavljuju lako u drugim pretragama. Ove vrste datoteka također zauzimaju prostor, pa ako vam nisu potrebne, slobodno ih izbrišite.

Kartica Istraži u Google Fotografijama grupira sadržaj po osobama, mjestima, snimcima ekrana, videozapisima ili kreacijama poput animacija i filmova. To je odlično mjesto za pronalaženje grupa starih ili repetitivnih fotografija (na primjer, putovanje od prije nekoliko godina koje već imate sačuvano na tvrdom disku) i oslobađanje nekoliko gigabajta odjednom.

Nakon što ste poslali mnogo fotografija i videozapisa u smeće, idite u odjeljak "Smeće" u aplikaciji Fotografije i dodirnite "Isprazni smeće". Baš kao i u Gmailu i Disku, prostor se zapravo ne vraća dok ne završite ovaj korak . I opet, ako izbrišete mnogo sadržaja, može proći malo vremena da se promjene pojave u traci za pohranu.

Google Drive, sigurnosne kopije WhatsAppa i druge često zanemarene funkcije

Osim e-poruka i fotografija, vaš Google račun može sadržavati i druge skrivene stavke koje zauzimaju znatan prostor. Jasan primjer su sigurnosne kopije WhatsAppa na Androidu , koje se pohranjuju na Disku i, već neko vrijeme, uračunavaju se u vaše ograničenje pohrane.

Da biste provjerili ove sigurnosne kopije sa svog telefona, otvorite aplikaciju Google One, idite u odjeljak Pohrana i pod "Oslobodite prostor na računu" pronađite opciju "Izbriši druge stavke" i odaberite WhatsApp. Tamo možete vidjeti dostupne sigurnosne kopije i izbrisati one koje vam više nisu potrebne.

Ako to radije radije uradite iz svog preglednika, možete otići na one.google.com/backup/management/whatsapp. Pored svake sigurnosne kopije naći ćete opciju "Izbriši sigurnosnu kopiju ". Čak i ako izbrišete trenutnu sigurnosnu kopiju, WhatsApp će nastaviti kreirati sigurnosne kopije u budućnosti u skladu s postavkama aplikacije, stoga provjerite i te postavke kako biste izbjegli često generiranje velikih datoteka.

Na Disku, pored datoteka koje ste otpremili, vidjet ćete i stavke koje su drugi ljudi podijelili s vama. Važno je znati da se datoteke u odjeljku "Dijeljeno sa mnom" ne računaju u vašu kvotu za pohranu (to čini vlasnik), osim ako ne napravite kopiju ili otpremite vlastite datoteke u dijeljene mape. U tom slučaju, kopija ili nove datoteke će se računati u vašu kvotu.

Konačno, Drive za računare može prikazivati ​​drugačiju upotrebu prostora za pohranu od one koju vidite na webu, jer dijeljene datoteke koje sinhronizujete zauzimaju prostor na vašem lokalnom tvrdom disku, iako ne utiču na vašu pohranu u oblaku. Ovo je normalno ponašanje i ne znači da vam Google uzima dodatne gigabajte.

Uobičajeni problemi prilikom oslobađanja prostora i kako ih riješiti

Jedna od najčešćih grešaka je mišljenje da se prostor oslobađa trenutno. Kada izbrišete više stavki zaredom, Googleovim sistemima može trebati između 48 i 72 sata da pravilno preračunaju prostor za pohranu. Tokom tog vremena, brojač može izgledati zamrznut iako ste već uradili svoj domaći zadatak.

Ako ste kupili više prostora za pohranu putem usluge Google One, a novi kapacitet se ne prikazuje, pričekajte do 24 sata. Ako se i dalje ne prikazuje nakon tog vremena, odjavite se sa svog Google računa, ponovo se prijavite i provjerite stranicu za plaćanje kako biste se uvjerili da je naplata izvršena. Ako je vaša kartica terećena, ali se novi prostor za pohranu ne prikazuje, možda ste kupili plan na drugom računu ; provjerite imate li otvoreno više računa.

Na iPhoneu ili iPadu ponekad pomaže prisilno zatvaranje aplikacije Google One i njeno ponovno otvaranje kako bi se sinhronizirala sa serverima. Konkretni koraci za zatvaranje aplikacija razlikuju se ovisno o vašoj verziji iOS-a, pa ako niste sigurni, najbolje je da se obratite Apple podršci.

Još jedan čest problem je taj što, nakon nadogradnje na veći ili manji plan pohrane, Gmail i dalje ne dozvoljava slanje ili primanje e-poruka. U tim slučajevima, najbolje je pričekati do 24 sata , odjaviti se i ponovo prijaviti, pa čak i pokušati poslati e-poruku iz anonimnog prozora ili drugog preglednika (Edge, Firefox, itd.) kako biste isključili probleme s keširanjem.

Također postoji određena zabuna u vezi s fotografijama u "Uštedi prostora za pohranu" (ranije "Visoki kvalitet") otpremljenim prije 1. juna 2021.: ove slike i videozapisi se ne računaju u vašu kvotu prostora za pohranu . Ako izbrišete mnogo ovog tipa sadržaja, možda nećete vidjeti nikakve promjene u korištenju prostora za pohranu upravo iz tog razloga.

Kada ima smisla platiti za Google One i kako to koristiti

Ako vam nakon temeljitog čišćenja i dalje ponestaje prostora ili jednostavno ne želite živjeti s ograničenjem od 15 GB, mogli biste razmisliti o nadogradnji svog plana na Google One. Postoje plaćene opcije koje počinju od 100 GB dodatnog prostora za pohranu, s kapacitetom (i cijenom) koji se povećava po potrebi.

S vremena na vrijeme, Google nudi besplatne probne verzije Google One-a novim korisnicima. U tim slučajevima, dobit ćete poziv za aktivaciju probnog perioda u kojem ćete besplatno uživati ​​u više prostora za pohranu tokom ograničenog vremena. Morat ćete dodati način plaćanja, ali vam se neće naplatiti do isteka probnog perioda , pod uvjetom da se sjetite otkazati prije roka ako niste zainteresirani za nastavak.

Ako Google Oneom upravljate putem weba (ne putem Apple App Storea), možete promijeniti svoj plan, prebaciti se s mjesečnog na godišnji ili otkazati pretplatu u odjeljku postavki Google Onea pod "Promijeni plan pretplate". Na Androidu također možete upravljati pretplatom putem postavki aplikacije i Google Playa.

Na iPhoneu i iPadu stvari su kompliciranije: ako ste kupili plan putem web stranice, nećete ga moći promijeniti iz aplikacije . U tom slučaju, morat ćete otkazati trenutni plan s web stranice Google One i, ako želite njime u potpunosti upravljati iz iOS-a, pretplatiti se na novi plan putem App Storea.

S druge strane, ako je vaš račun za posao ili školu, ne možete sami kupiti dodatni prostor za pohranu. Morat ćete zatražiti od administratora Google Workspacea da poveća vaše ograničenje ili promijeni vašu licencu , jer se ovi računi upravljaju centralno.

U konačnici, oslobađanje prostora na Gmailu i vašem Google računu uključuje kombinaciju nekoliko strategija: korištenje službenog alata Google One, brisanje velikih i starih e-poruka (stalno pražnjenje neželjene pošte i smeća), provjeru Diska, Fotografija i sigurnosnih kopija poput vaše WhatsApp sigurnosne kopije, te bolje upravljanje biltenima i sadržajem koji primate svakodnevno. Ako 15 GB i dalje nije dovoljno, nadogradnja na Google One bi mogla biti najpogodniji način da prestanete stalno imati problema s upozorenjem "memorija je gotovo puna".