- Hero Link sistem centralizuje pristup dokumentu u jednom trajnom URL-u koji se ne mijenja kada se dozvole mijenjaju.
- Postoje različiti nivoi pristupa publici, od anonimnog i općeg pristupa do pozivnica ograničenih na određene osobe.
- Moguće je primijeniti dodatne sigurnosne slojeve kao što su lozinke, datumi isteka i blokiranje preuzimanja.
- Upravljanje pristupom vam omogućava da opozovete dozvole ili promijenite korisničku ulogu bez potrebe za kreiranjem novih veza.
Kada je u pitanju timski rad, slanje priloga e-pošte je stvar prošlosti. Sada je rješenje dijeljenje pristupa aktivnom dokumentu u oblaku, što omogućava svima da rade na istoj verziji bez stvaranja gomile duplikata. Microsoft OneDrive je postao ključni alat za to, nudeći potpunu kontrolu nad tim ko može pristupiti vašim datotekama i šta mogu s njima raditi.
Najuzbudljivije je to što se platforma razvila kako bi eliminirala glavobolje. Ako ste se ikada osjećali izgubljeno s pet različitih linkova na istu datoteku, bit će vam drago znati da je koncept Hero Linka tu da sve pojednostavi. U suštini, čini upravljanje pristupom mnogo intuitivnijim i manje sklonim greškama, osiguravajući besprijekornu i, prije svega, sigurnu saradnju.
Revolucionarni koncept Hero Linka
Do nedavno, kad god biste željeli promijeniti ko ima pristup datoteci, sistem bi generirao novi URL. To je bila prava gnjavaža jer ste morali ponovo poslati link svima uključenima. Pojavom Hero Linka , Microsoft je implementirao trajni glavni link. To znači da se URL ne mijenja čak i ako odlučite promijeniti dozvole sa "samo za čitanje" na "uređivanje" ili promijeniti publiku sa vaše organizacije na vanjske korisnike.
Ova promjena je osvježenje za one koji upravljaju budžetima ili prijedlozima s klijentima, jer centralizuje historiju pristupa. Ako ste već imali stare linkove u opticaju, ne brinite: oni i dalje ispravno rade , ali se sada pojavljuju grupirani u sekundarnom odjeljku, dok Hero link postaje glavni fokus i primarna ruta pristupa.
Kako postaviti dijeljenje
Da biste započeli dijeljenje, najlakši način je da posjetite web stranicu OneDrive. Nakon što se prijavite sa svojim računom, jednostavno odaberite željenu datoteku ili mapu i kliknite dugme Dijeli na vrhu. Tu se događa magija, jer možete odabrati da direktno kopirate vezu ili pošaljete pozivnicu putem e-pošte.
Ako odlučite detaljno konfigurirati link, ikona zupčanika je vaš najbolji prijatelj. Tamo možete definirati publiku linka . Imate nekoliko opcija: dozvoliti pristup svima (idealno za društvene mreže, iako je najmanje sigurno), ograničiti pristup na članove vaše organizacije ili ograničiti pristup na određene osobe . Ova posljednja opcija se najviše preporučuje za povjerljive datoteke, jer čak i ako neko proslijedi pozivnicu, samo ovlaštene osobe će joj moći pristupiti.
Napredne sigurnosne postavke i dozvole
Ne radi se samo o otvaranju vrata; možete postaviti i stroga pravila o tome šta gosti mogu raditi. U meniju postavki možete omogućiti uređivanje ako želite da sarađuju s vama ili ga onemogućiti da bi datoteka bila samo za čitanje. Osim toga, postoji vrlo korisna funkcija pod nazivom "blokiraj preuzimanje ", koja sprječava korisnike da sačuvaju lokalnu kopiju dokumenta na svoje uređaje.
Da biste dodali dodatni sloj zaštite, možete postaviti lozinku koju ćete morati podijeliti putem metode koja nije putem linka. Također je vrlo praktično postaviti datum isteka ; na taj način, link će automatski prestati raditi na dan koji odaberete, sprječavajući pristup da ostane otvoren neograničeno. Konačno, ako radite s Word dokumentima, možete koristiti način pregleda , koji ograničava korisnike na ostavljanje komentara i prijedloga bez izmjene originalnog teksta.
Upravljanje mapama i Istraživač datoteka
Dijeljenje cijele mape je najbolja strategija pri upravljanju nekoliko povezanih datoteka. Međutim, savjetuje se oprez: svako ko ima dozvole za uređivanje u mapi može premjestiti, preimenovati ili čak izbrisati bilo koju stavku unutar nje. Vrlo koristan trik je da primaoci mogu dodati dijeljenu mapu na svoj OneDrive putem prečice , što olakšava upravljanje s računara bez zauzimanja prostora na njihovom ličnom računu.
Ako ne želite koristiti preglednik, sve ovo možete uraditi iz Windows File Explorera . Desnim klikom na datoteku prikazat će se opcije Dijeljenje i Upravljanje pristupom. Međutim, budite oprezni s dugmetom "Kopiraj vezu", jer ono ponekad primjenjuje zadane postavke kompanije , koje mogu biti popustljivije nego što biste željeli.
Kako opozvati pristup i očistiti dijeljene datoteke
Dođe vrijeme kada se projekat završi i više ne želite da iko ima pristup vašim dokumentima. Da biste to riješili, idite na ploču Detalji datoteke i odaberite Upravljanje pristupom . Odatle možete ukloniti određene veze klikom na X ili koristiti opciju Zaustavi dijeljenje da biste odjednom blokirali pristup svima.
Da biste sve održali urednim, dobra je ideja posjetiti karticu Dijeljeno > Od mene u bočnom izborniku. To je savršeno mjesto za mjesečnu reviziju i uklanjanje dozvola za datoteke koje vam više nisu potrebne. Imajte na umu da ako izbrišete datoteku koju ste podijelili, ona će nestati za sve i završiti u vašoj košari za smeće, odakle je samo vi možete vratiti.
Rješavanje problema i savjeti za administratore
Ponekad se dugme za eksterno deljenje čini onemogućenim. To obično nije tehnička greška, već ograničenje koje je postavio IT administrator vaše kompanije. Ako ste administrator, možete prilagoditi ove postavke iz SharePoint administratorskog centra, definirajući da li je dozvoljen anonimni pristup ili samo određene sigurnosne grupe mogu slati datoteke izvan organizacije.
Kritična tačka nastaje kada zaposlenik napusti kompaniju. Budući da je OneDrive lični, kada se račun izbriše, datoteke koje se dijele s njega imaju datum isteka . Da biste izbjegli gubitak vitalnih informacija, najbolja praksa je pohranjivanje timskih dokumenata u SharePointu ili Teamsu , osiguravajući da znanje ostane unutar organizacije bez obzira na to ko odlazi.
Efikasno upravljanje OneDrive-om podrazumijeva balansiranje između praktičnosti brzog pristupa i sigurnosti podataka. Korištenje glavne veze, definiranje precizne publike i redovno provjeravanje ko ima pristup vašim informacijama osigurava profesionalno radno okruženje bez slučajnog curenja podataka.