- Na Androidu, aplikacije poput AutoResponder i WhatsAuto automatiziraju odgovore na obavještenja pomoću pravila, rasporeda i kontrole putem chata i grupe.
- Na iPhoneu, WhatsApp Business nudi poruke dobrodošlice, poruke odsutnosti i brze odgovore s prečicama i do 50 predložaka.
- WhatsApp testira ostavljanje glasovnih poruka nakon propuštenih poziva, integrirajući direktnu "telefonsku sekretaricu" u chat.
Ako svakodnevno koristite WhatsApp, znate da ne možete uvijek odmah odgovoriti. Za te trenutke, imati automatski odgovor na WhatsAppu , ili barem dobro konfigurirane automatske odgovore, je neprocjenjivo: štedi vrijeme, upravlja očekivanjima i održava razgovor čak i kada niste dostupni.
Danas postoji nekoliko načina da se ovo postigne: na Androidu pomoću aplikacija koje koriste obavještenja ; na iPhoneu korištenjem službenih WhatsApp Business alata ; a osim toga, WhatsApp testira način ostavljanja glasovnih bilješki nakon neodgovorenih poziva , koji djeluje kao telefonska sekretarica za pozive upućene putem same aplikacije. Pogledajmo kompletan vodič kako bismo sve ovo osposobili za rad.
Šta danas zaista znači "automatsko odgovaranje" na WhatsAppu?
Kada govorimo o govornoj pošti na WhatsAppu, zapravo mislimo na dva koncepta: s jedne strane, automatske odgovore na poruke u chatu (poruke o odsutnosti, poruke dobrodošlice, brzi odgovori itd.); s druge strane, opciju ostavljanja audio poruke kada ne odgovorite na poziv , što WhatsApp trenutno uvodi u beta verziji. Ova komplementarna rješenja: prvo se bavi svakodnevnim zadacima chata; drugo simulira tradicionalni sistem govorne pošte u kontekstu WhatsApp poziva.
Na Androidu, službena aplikacija ne nudi izvorne automatske odgovore, ali aplikacije trećih strana to mogu postići čitanjem i odgovaranjem direktno iz obavještenja . Na iPhoneu su opcije izvan službene aplikacije vrlo ograničene bez jailbreaka, tako da je najpraktičniji način da se to uradi putem WhatsApp Business-a , koji nudi poruke dobrodošlice, poruke o odsutnosti i brze odgovore za profesionalnu upotrebu.
Osim toga, beta verzija WhatsAppa za Android uključuje dugme za snimanje i slanje glasovne poruke kada primalac ne odgovori na poziv. Na ovaj način, osoba prima i obavještenje o propuštenom pozivu i vašu audio poruku u chatu, sve na jednom mjestu bez ikakvih dodatnih koraka.
Za preduzeća i timove za podršku, ove funkcije su ključne: podaci pokazuju da 62% kupaca vjeruje da brendovi mogu bolje personalizirati svoja iskustva, na primjer, nudeći kanale poput WhatsApp Business ; a 64% želi da chatbotovi pružaju usluge ravnopravno s ljudskim agentima. Automatizacija bez gubitka ljudskog dodira je put naprijed.
Ako razmišljate o postavljanju vlastitog WhatsApp sistema za odgovaranje , u nastavku objašnjavam šta možete učiniti na Androidu, kako to funkcionira na iPhoneu s Business verzijom i kako funkcionira nova audio opcija nakon propuštenih poziva.
Android: Automatski odgovori s aplikacijama (AutoResponder i WhatsAuto)
Aplikacija WhatsApp za Android ne nudi ovu funkciju po zadanim postavkama, ali alati poput AutoResponder za WhatsApp i WhatsAuto je pouzdano implementiraju. Trik je u tome što oni prate vaše obavijesti i, kada stigne nova poruka koja odgovara pravilu, odgovaraju direktno iz same obavijesti . Ne trebaju im puni pristup WhatsAppu, samo dozvolu za čitanje i odgovaranje na obavijesti.
Prvi korak je odobravanje pristupa obavještenjima. Na Androidu jednostavno otvorite aplikaciju, idite na postavke pristupa obavještenjima kada se to od vas zatraži i uključite odgovarajući prekidač. Zatim se vratite u aplikaciju i možete kreirati svoja pravila.
Na primjer, u AutoResponderu možete definirati odgovore za sve poruke ili samo za određene tekstualne poruke . Ako želite generički odgovoriti svima koji vam pošalju poruku, odaberite opciju ekvivalentnu "Svima" i popunite polje za odgovor tekstom koji će biti automatski poslan. Besplatna verzija pokriva osnove, a ako to nije dovoljno, Pro verzija (jednokratno plaćanje od oko 14,99 € ) otključava dodatne pogodnosti kao što su sati aktivnosti.
Još jedna prednost je što možete ograničiti pravila na određene osobe ili grupe , spriječiti njihovo aktiviranje u određenim chatovima ili prilagoditi učestalost kako biste izbjegli neželjenu poštu. WhatsAuto nudi nešto slično: omogućava vam da odlučite kojim grupama ili kontaktima ćete odgovoriti, blokirate poruke koje se ponavljaju i zakažete vremenske intervale tako da se automatski odgovor pokreće samo kada vam to odgovara.
Tipičan radni tok na Androidu može izgledati ovako: kreirate globalno pravilo "Odsutan sam", drugo, prijateljskije pravilo kao poruku dobrodošlice za prve kontakte i treći skup specifičnih pravila s ključnim riječima ("radno vrijeme", "adresa", "cijena") koje vraćaju određenu poruku. Vaši će razgovori biti praćeni čak i kada ste odsutni.
- Daje dozvolu za obavijesti kada aplikacija to zatraži.
- Kreirajte generička pravila (svi chatovi) i specifična pravila (ključne riječi, kontakti ili grupe).
- Aktivirajte, ako vam zatreba, rasporeda tako da se primjenjuje samo izvan vašeg radnog vremena.
- Izbjegnite efekat „spama“ podešavanjem učestalosti i ograničenja slanja u grupama.
Ako radite s grupama, WhatsAuto vam omogućava da odaberete hoćete li izbjegavati automatske odgovore ili slati jednu obavijest po grupi kako biste spriječili preopterećenje razgovora. To je jednostavan način da budete pristojni bez ometanja toka chata.
iPhone: WhatsApp Business za odsustva, dobrodošlice i prečice
Na iOS-u, zaboravite na klonove AutoRespondera u App Storeu: izvan službenog ekosistema, ne postoje održive alternative bez jailbreaka . Preporučena opcija je korištenje WhatsApp Businessa (možete ga postaviti sa svojim brojem čak i ako ste samozaposleni ili imate jednoosobni biznis) i iskoristite njegove ugrađene alate.
Dvije osnovne funkcije su poruke dobrodošlice (šalju se samo prvi put kada vam neko pošalje poruku) i poruke o odsutnosti (koje djeluju kao automatski odgovor kada niste dostupni). Da biste ih aktivirali, idite na WhatsApp Business postavke > Poslovni alati > Poruke o odsutnosti. Uključite ih, napišite poruku i odaberite želite li je slati uvijek, tokom određenog vremenskog okvira ili izvan radnog vremena.
Aplikacija vam također omogućava odabir primatelja: možete poslati poruku svima, samo onima koji nisu u vašem adresaru, svima osim nekima ili samo određenoj listi kontakata . Fleksibilno je, iako ograničenije od onoga što možete postići s Androidom i namjenskim aplikacijama.
Još jedna funkcija WhatsApp Businessa koja znatno ubrzava korisničku podršku su brzi odgovori . Možete sačuvati predloške (do 50, prema dokumentaciji) i dodijeliti im prečicu na tastaturi kako biste ih odmah poslali. Idealno za radno vrijeme, lokaciju, pravila povrata ili često postavljana pitanja.
Da biste kreirali ove sačuvane odgovore u WhatsApp Businessu, otvorite meni sa tri tačke > Poslovni alati > Brzi odgovori > Dodaj. Napišite poruku i dodijelite joj prečicu (na primjer, /sati). Sačuvajte i gotovi ste.
Prilikom slanja na mobilnom uređaju, postoje dvije opcije: kao prilog (ikona spajalice > Brzi odgovori i odaberite željeni) ili upisivanjem kose crte "/" u tekstualno polje kako biste prikazali sve svoje predloške i odabrali jedan. Na WhatsApp Webu ili Desktopu, imajte na umu da multimedijske datoteke nisu podržane u ovim brzim odgovorima, stoga izostavite audio i video datoteke iz predložaka.
Vrijedi napomenuti da, iako Business nudi ove alate, ne dostiže nivo granularnosti Android aplikacija trećih strana: ne možete se osloniti na složene ključne riječi ili pravila specifična za kontakt s takvom preciznošću. Uprkos tome, više je nego dovoljno za većinu preduzeća i korisnika.
A ako imate jailbreak: više opcija (sa nijansama)
Svi koji su jailbrekovali svoj iPhone i imaju instaliranu Cydiu mogu pronaći opcije poput WaAutoReply , koja se integriše u WhatsApp postavke s opcijom "Automatski odgovor" za aktiviranje i automatsko slanje vaše poruke. Kvaka je u tome što je kompatibilnost ograničena na iOS 8, 9 i 10 , bez garancije za novije verzije; ako idete ovim putem, preuzimate rizike i potencijalne nekompatibilnosti.
Odgovaranje na propuštene pozive: Automatske glasovne bilješke (Beta)
WhatsApp testira funkciju koja, iako nije tradicionalna telefonska sekretarica, služi sličnoj svrsi. Kada se poziv ili videopoziv završi bez odgovora , na ekranu se pojavljuje treća opcija: "Snimi glasovnu poruku ". Ovo vam omogućava da ostavite audio poruku koja se šalje direktno u chat, zajedno s obavještenjem o "propuštenom pozivu".
Postoje dva načina korištenja: na ekranu koji vidite odmah nakon propuštenog poziva (gdje ćete vidjeti opcije za uzvraćanje poziva, otkazivanje ili snimanje glasovne poruke) i iz samog chata dodirom na obavještenje o propuštenom pozivu , što vas vodi do opcije glasovne poruke. Brzo je, praktično i štedi vas od ponovljenih pokušaja uzvraćanja poziva ili pisanja duge poruke ako biste radije razgovarali.
Ova nova funkcija se uvodi u najnovijoj beta verziji WhatsAppa za Android, a izvještaji se pojavljuju u verzijama poput 2.25.23.21 . Uvodi se postepeno: možda imate beta verziju, a još ne vidite ovu opciju. Kada stigne do stabilne verzije, upotpunit će sliku za one kojima je nedostajala funkcija "odgovaranja" unutar WhatsAppa.
Kompanija zna da je upotreba glasovnih bilješki naglo porasla (milijarde se šalju svakodnevno), tako da integracija ovog toka u chat ima smisla: evidencija propuštenih poziva i vaš audio zapis su na jednom mjestu, bez žongliranja ili dodatnih aplikacija.
Poruke i predlošci koji funkcionišu: primjeri spremni za upotrebu
Za dobar početak, evo nekoliko primjera koje možete prilagoditi svom stilu. Zapamtite, cilj je brzo razjasniti očekivanja , odgovoriti na uobičajena pitanja i nesmetano informirati osobu.
Pozdrav (prvi kontakt)
- Zdravo! Kako vam možemo pomoći danas? Pažljivi smo na vašu poruku.
- Dobrodošli u . Šta trebaš Tu smo da vam pomognemo.
- Dobro jutro/popodne/večer. Recite nam kako vam možemo pomoći. pomoći ti.
Odsustva (izvan radnog vremena ili godišnjih odmora)
- Zdravo! Trenutno nismo dostupni. Odgovorit ćemo vam što pre
- Hvala što ste pisali! Naše radno vrijeme je XX do YY h. Javit ćemo vam se čim se vratimo.
- Odsutni smo na trenutak. Ostavite poruku i vraćamo se s tobom uskoro.
personalizovane poruke
- Zdravo, vidimo da ste primili svoju narudžbu. Šta si mislio/mislila? proizvod?
- Zdravo, ! Kontaktirali ste nas ovog mjeseca. Kako da se poboljšamo? vaše iskustvo?
- Zdravo! Znamo da ti se sviđa. Evo kupona za tvoju sljedeću kupovinu.
Za kupce u žurbi
- Zdravo, ! Primili smo vaš zahtjev i već smo tamo upravljanje.
- Da biste provjerili status svoje narudžbe, posjetite i iskoristite kod koji smo vam poslali e-poštom.
Praktični koraci u skladu s vašim uređajem
Ako sve postavljate od nule, ovo je kratki vodič kojeg biste trebali slijediti ovisno o vašoj platformi. Vidjet ćete da vam, uz nekoliko izuzetaka, ne treba nikakvo tehničko znanje.
Android sa AutoResponderom/WhatsAutom
- Instalirajte odabranu aplikaciju i odobrite pristup obavještenjima kad te pitam.
- Kreirajte svoje prvo pravilo: „Za sve poruke“ s generičkom porukom za odsutnost.
- Dodaj pravila po ključne riječi (raspored, adresa, cijene) i prilagodite primaoce.
- U Pro verziji, aktivirajte vremenske slotove tako da samo radi kada si odsutan/na.
- U grupama ograničite učestalost ili izbjegavajte odgovaranje kako ne biste zasititi.
iPhone sa WhatsApp Businessom
- Otvorite WhatsApp Business i idite na Alati za kompaniju.
- Postavite "Poruku kada ste odsutni" sa opcijama "uvijek", "prilagođeno" ili "neaktivno" poslovni sati.
- Definišite primaoce (svi, nije u adresaru, svi osim… ili određena lista).
- Aktivirajte „Poruku dobrodošlice“ za prve kontakte s jasnom i prijateljski.
- Kreiraj Brzo odgovori („/raspored“, „/adresa“ itd.) s vašim čestim predlošcima.
Pošaljite brze odgovore u Businessu
- Kao prilog: Otvorite chat, dodirnite ikonu clip, idite na "Brzi odgovori" i odaberite.
- Iz tekstualnog okvira: upišite „/“ i odaberite predložak koji želite umetnuti i pošalji.
- Zapamtite: Na webu/desktop računaru, brzi ne podržavaju multimedijalni.
Zašto ove karakteristike poboljšavaju vašu pažnju (i vaše rezultate)
Prednosti nisu samo operativne; one utiču i na zadovoljstvo. Sa automatizovanim i brzim odgovorima ispunjavate očekivanja u pogledu trenutnosti i jasnoće , štedite vrijeme agentima i povećavate produktivnost tima.
Nedavne studije pokazuju da 62% kupaca vjeruje da kompanije mogu više personalizirati njihovo iskustvo, a 64% očekuje da će chatbotovi funkcionirati na ljudskom nivou. Ako se obim poveća, automatizacija oslobađa vaš tim bez žrtvovanja personalizirane usluge.
Mnoge kompanije prelaze na model podrške koji je više konverzacijski, a manje transakcijski. Predlošci, korištenje preferiranih kanala poput WhatsAppa i praćenje interakcije pomažu u bržem određivanju prioriteta i rješavanju problema. To je obostrano korisna situacija i za kupca i za poslovanje.
Pravi slučaj: Chazki i automatizacija na WhatsAppu
Chazki, logistički startup nastao u Peruu i fokusiran na dostavu na krajnju destinaciju, doživio je brz rast koji je povećao broj kontakata s kupcima. Integracijom WhatsAppa sa svojom platformom za korisničku podršku i korištenjem unaprijed napisanih poruka, mogli su ponuditi trenutne odgovore kupcima koji su željeli znati status svojih narudžbi. Standardi, predlošci i automatizacija bili su ključni za skaliranje bez gubitka ljudskog dodira.
Dobre prakse kako biste spriječili da vaša telefonska sekretarica izgleda kao robot
Automatizacija treba biti suptilna. Održavajte prirodan i pristupačan ton , jasno navedite sljedeći korak (kada ćete odgovoriti, kako provjeriti status) i izbjegavajte duga objašnjenja. Jasan i koncizan odgovor je mnogo efikasniji od tri kružna odgovora.
Koristite varijable gdje je to prikladno (na primjer, ime kupca) i često ažurirajte svoje predloške . Ako promijenite radno vrijeme, adresu, pravila ili promocije, pobrinite se da vaši brzi odgovori odmah odražavaju tu promjenu.
Postavite razumno radno vrijeme: ako radite od 9 do 18 sati, aktivirajte poruku o odsutnosti izvan tog vremena. A ako idete na odmor, kreirajte posebnu poruku s datumom povratka i alternativnim kontaktom za hitne slučajeve.
U grupnim razgovorima, najbolje je biti oprezan. Postavite jedan pristojan odgovor po grupi ili onemogućite automatske odgovore u tim razgovorima. Ovo će spriječiti dosađivanje ljudima i održati razgovor nesmetanim.
Konačno, kombinirajte automatizaciju s ljudskom intervencijom: pustite mašinu da filtrira, pozdravlja ili izvještava, a osoba neka preuzme kontrolu kada je to potrebno. Ta kombinacija je obično nepobjediva.
Brza često postavljana pitanja (FAQ)
Da li mi je potreban WhatsApp Business za automatske odgovore na iPhoneu? Da. Bez jailbreaka, to je preporučena i podržana metoda od strane WhatsAppa.
Da li Android aplikacije čitaju moje poruke? One funkcionišu tako što pristupaju obavještenjima; izdvajaju tekst odatle kako bi odgovorile direktno iz obavještenja. Pregledajte dozvole i pravila svake aplikacije kako biste se zaštitili od phishinga.
Je li funkcija glasovnih bilješki za propuštene pozive dostupna svima? Još ne. Trenutno je u beta verziji i postepeno se uvodi. Može proći neko vrijeme dok ne stigne do vašeg uređaja.
Koliko brzih odgovora mogu sačuvati u Business verziji? Do 50, prema službenoj dokumentaciji.
Mogu li prilagoditi svaki kontakt u Businessu koliko i u Androidu? Nije na istom nivou granulacije; ako su vam potrebna složena pravila, Android s aplikacijama trećih strana nudi više kontrole.
Postavljanje efikasnog "sistema za odgovaranje na pozive" na WhatsAppu je nadohvat ruke: na Androidu, uz aplikacije koje automatiziraju obavještenja ; na iPhoneu, uz robusne poslovne alate; i u pozivima, uz novu opciju glasovne bilješke nakon propuštenih poziva. Uz nekoliko prilagođavanja i dobro napisane poruke, možete pružiti brzu i dosljednu podršku bez da ste prikovani za telefon.
