Kako ukloniti metapodatke i skrivene informacije iz PDF-a pomoću ONLYOFFICE Docs-a

Informatec Digital » bezbjednost » Kako ukloniti metapodatke i skrivene informacije iz PDF-a pomoću ONLYOFFICE Docs-a

Ponekad pretpostavljamo da će, kada pošaljemo datoteku, samo primalac pročitati ono što smo napisali. Međutim, stvarnost je da digitalni dokumenti nose neku vrstu nevidljivog prtljaga koji se naziva metapodaci , a koji pohranjuju sve, od toga ko je kreirao datoteku do verzije softvera koja se koristi. Ove informacije, iako nisu odmah očigledne, mogu biti prava glavobolja ako dospiju u pogrešne ruke.

Za one koji koriste alate poput ONLYOFFICE Docs ili uredskih paketa, ključno je znati kako izvršiti temeljito čišćenje. Ne radi se samo o uklanjanju imena autora, već o osiguravanju potpune privatnosti organizacije , sprječavanju da interne putanje servera ili historije uređivanja otkriju operativne tajne koje ne bi trebale napustiti ured.

Šta su, zaboga, metapodaci i zašto predstavljaju rizik?

Jednostavno rečeno, metapodaci su podaci koji opisuju druge podatke. Ako snimimo fotografiju, sadržaj je sama slika, ali metapodaci su tačne GPS koordinate mjesta gdje je snimljena ili model telefona. U PDF ili Word dokumentu, ovo se prevodi u korisničko ime za Windows, datum kreiranja, organizaciju, pa čak i historiju revizija.

Prava opasnost nastaje kada šaljemo ove datoteke klijentima ili dobavljačima. Ako ne sredimo te podatke, u suštini odajemo vrijedne informacije. Klasičan primjer bio je britanski dosije o Iraku iz 2003. godine, gdje je ugrađena historija revizija otkrila cijeli urednički lanac, uzrokujući značajan diplomatski incident zbog jednostavnog tehničkog propusta.

Kako očistiti metapodatke u PDF-ovima pomoću ONLYOFFICE-a i drugih alata

Ako radite s ONLYOFFICE dokumentima i želite upravljati informacijama u PDF-u, prvi korak je pogledati šta se tamo nalazi. Da biste pregledali ove podatke, idite u meni "Datoteka" i odaberite "Svojstva ". Kada ste tamo, ako želite izbrisati informacije, možete otići u "Dodatni metapodaci ", pristupiti načinu rada "Napredno" i izbrisati red po red podatke koje ne želite da iko vidi.

Ako tražite druge profesionalne alternative za PDF datoteke, postoji nekoliko opcija ovisno o nivou kontrole koji vam je potreban:

• Adobe Acrobat Pro: Ima moćnu funkciju pod nazivom "Zaštita" koja omogućava uklonite skrivene informacije putem detaljnog skeniranja dokumenta.
• NitroPDF: Omogućava vam brzo brisanje metapodataka sa kartice zaštite u odjeljku sadržaj pisanja.
• Foxit PhantomPDF: Nudi jednostavan put kroz "Zaštiti", a zatim "Skriveni podaci" do označi i izbriši specifičnim metapodacima.
• Online alati: Postoje web stranice poput PDFYeah koje automatiziraju proces, iako morate imati Budite oprezni s povjerljivošću prilikom otpremanja osjetljivih datoteka na eksterne servere.

Inspektor dokumenata u paketu Microsoft Office

Ako je originalni dokument Word, Excel ili PowerPoint datoteka, najbolje je očistiti podatke prije pretvaranja u PDF. Inspektor dokumenata je ovdje ključni alat. Omogućava vam da pronađete i uklonite komentare, praćene promjene, svojstva servera dokumenata , pa čak i skriveni tekst (iako ne detektuje bijeli tekst na bijeloj pozadini).

Da biste ga koristili, jednostavno idite na "Datoteka", odaberite "Informacije", a zatim "Provjeri probleme ". Nakon pokretanja skeniranja, možete kliknuti na "Ukloni sve" na bilo kojoj stavci koju smatrate problematičnom. U Excelu je ovo posebno korisno za brisanje skrivenih listova ili redova i kolona koje sadrže podatke koje ne želite da primalac vidi.

Ključne razlike: Uklanjanje metapodataka u odnosu na precrtavanje sadržaja

Ovdje mnogi ljudi griješe. Važno je razjasniti da uklanjanje metapodataka nije isto što i precrtavanje teksta . Brisanjem metapodataka briše se nevidljiva svojstva datoteke (autor, datum, softver), ali se ne brišu riječi napisane na stranici. Ako imate vidljiv broj telefona ili povjerljivo ime, potrebno vam je vizualno precrtavanje kako biste dokument učinili manje uočljivim.

Ako izbrišete samo metapodatke, ali ostavite osjetljivi tekst, podaci će ostati. Suprotno tome, ako redigujete tekst crnom kutijom, ali ne obrišete metapodatke, ime originalnog autora će se i dalje pojavljivati ​​u svojstvima datoteke. Idealno bi bilo da se oba procesa izvrše kako bi se osigurala potpuna anonimizacija.

Napredni savjeti i tehnička upozorenja

Za one koji su tehnički potkovaniji, alati poput ExifToola su fantastični, ali imaju jednu kvaku. Pokretanje naredbe za brisanje svega u PDF-u može se poništiti osim ako se ne koristi proces linearizacije sa qpdf-om . U suprotnom, neko sa potrebnim vještinama može oporaviti izbrisane podatke.

Još jedna važna stvar su digitalni potpisi . Ako je dokument elektronski potpisan, svaka izmjena metapodataka mogla bi poništiti potpis. Bitno je provjeriti da li datoteka ima potpis prije čišćenja i, ako je potrebno, ponovo potpisati dokument nakon što je očišćen.

Upravljanje podacima u proračunskim tablicama i drugim formatima

U slučaju ONLYOFFICE Workspace-a, postoji vrlo korisna funkcija pod nazivom Prilagođeni filter za .xlsx datoteke. Ovo ne briše metapodatke, ali vam omogućava dijeljenje proračunske tablice u kojoj korisnici vide samo podatke koje ste filtrirali, što im sprječava manipuliranje prikazom kako bi otkrili skrivene informacije u drugim ćelijama.

U Visiu je proces sličan onome u Officeu: pristupate "Informacijama", birate "Provjeri probleme" i birate "Ukloni lične podatke" , što briše komentare i putanje predložaka koje bi mogle biti osjetljive.

Održavanje digitalne higijene naših datoteka je najbolja odbrana od slučajnih curenja podataka. Od korištenja inspektora dokumenata u Officeu do ručnog čišćenja svojstava u ONLYOFFICE-u ili korištenja specijaliziranog PDF softvera, cilj je uvijek isti: da primalac primi samo vidljivi sadržaj, eliminirajući svaki trag identiteta ili interne infrastrukture koji bi se mogao zlonamjerno iskoristiti.