Kako organizirati datoteke na računaru i održavati stvari urednima bez pretjeranog rada

Informatec Digital » Resursi » Kako organizirati datoteke na računaru i održavati stvari urednima bez pretjeranog rada

Mnogi ljudi kupe novi računar, tvrdi disk ili čak potpuno novi SSD, i u roku od nekoliko mjeseci to bude potpuni haos. Što više prostora imamo, to više datoteka akumuliramoFotografije, dokumenti, preuzimanja, videozapisi, radni projekti, bilješke s predavanja… i tako se na kraju ispostavi da je nemoguća misija pronaći bilo šta kada smo u najvećoj žurbi.

Dobra vijest je da organizacija nije toliko komplicirana ako znate odakle početi. Kombinovanjem opcija samog Windowsa sa nekim specijalizovanim programimaMožete preći sa katastrofalno lošeg računara na logičan, čist i jednostavan sistem foldera za održavanje, kako za vaš lični život, tako i za svakodnevni posao.

Zašto je toliko važno pravilno organizirati datoteke na računaru?

Iznad opsesije redom, Dobro strukturiranje datoteka na računaru gotovo je neophodno.Danas veliki dio naših života provodimo na računarima: računi, ugovori, porodične fotografije, radni izvještaji, prezentacije, PDF-ovi s važnom dokumentacijom itd. Gubitak ključne datoteke ili 20 minuta potrebno da je pronađete nije samo frustrirajuće; može vas zakasniti na rok ili čak uzrokovati gubitak vrijednih informacija.

Takođe, Neorganizovan sistem foldera znatno usporava pretraživanje.Nije važno da li imate veoma moćan računar: ako se svaki dokument nalazi na drugom mjestu, sa nasumičnim imenima poput "final_def_definitive2.docx", gubit ćete vrijeme i mentalnu energiju svaki put kada trebate nešto pronaći.

Još jedna ključna tačka je to Dobra organizacija zahtijeva da s vremena na vrijeme pregledate sadržajOvo pomaže u brisanju onoga što vam više nije potrebno, oslobađajući prostor na disku. znati koje datoteke zauzimaju prostor i otkriti duplikate ili ogromne datoteke koje zauzimaju gigabajte bez razloga (stare sigurnosne kopije, nekomprimirani videozapisi itd.).

Na kraju, Ako dijelite računar ili radite u timu, koherentan organizacijski sistem je neophodan. To je razlika između bilo koga ko može pronaći datoteku za nekoliko sekundi i samo "vlasnika haosa" koji manje-više zna gdje se sve nalazi.

Osnovne dobre prakse prije nego što bilo šta dodirnete

Prije nego što počnete kreirati mape kao da nema sutra, važno je postaviti neke jednostavne osnove. Postoje neke navike koje će vam uštedjeti mnogo glavobolja. i preporučljivo je da ga usvojite sada, čak i ako još niste uradili značajno čišćenje računara.

Za početak, Zaboravite na radni sto kao "sveobuhvatni" i konsultacije Kako organizirati svoju digitalnu radnu površinuVrlo je zgodno tamo baciti sve što preuzmete ili kreirate tokom dana, ali za nekoliko sedmica imat ćete tepih ikona gdje se ništa ne može razaznati. Idealno bi bilo da vaša radna površina sadrži samo prečice do aplikacija koje svakodnevno koristite i Korpe za otpatke.

Još jedna veoma korisna početna tačka je Koristite veliku generičku mapu kao osnovu za sveWindows već uključuje mapu pod nazivom "Dokumenti", koja je obično savršeno mjesto za centralizaciju ličnih i poslovnih datoteka. Odatle možete izgraditi cijelu svoju internu hijerarhiju na višeslojni način.

Također je važno ne pretjerivati ​​s nivoom detalja. Kreiranje mape za apsolutno sve je jednako loše kao i nekreiranje nikakve mape uopće.Pokušajte da vaša struktura bude logična, ali bez upadanja u labirinte podfascikli gdje spremanje dokumenta zahtijeva pet klikova i otvaranje deset različitih nivoa.

Kako izvući maksimum iz Windows File Explorera

Windows uključuje neke vrlo korisne ugrađene alate za organiziranje sadržaja svake mape, iako je istina da Izvorna organizacija ima svoja ograničenjaPostavke koje primijenite na jednu mapu ne nasljeđuju se automatski na ostale, pa ako želite određeni kriterij na nekoliko lokacija, morat ćete ga ručno podesiti.

Kada otvorite File Explorer, prema zadanim postavkama prikazuje se prikaz "Brzi pristup" (u novijim verzijama naziva se "Početna stranica Explorera"). Ovaj ekran vam omogućava da na prvi pogled vidite svoje nedavne i omiljene datoteke.i sa samog računara i sa online servisa poput Office.com-a, i obično je praktičnije nego direktan odlazak u "Ovaj računar" i kombinovanje toga sa tehnikama za brže pretraživanje datoteka na vašem računaru.

Ako vam je ugodnije uvijek pristupati klasičnim diskovima i mapama, Možete promijeniti početno ponašanje ExploreraNa vrhu, unutar menija s opcijama, imate postavku "Otvori File Explorer u:", gdje možete odabrati da se program otvori direktno u "Ovom računaru" umjesto u "Startu".

Kada se jednom nađete unutar bilo koje mape, Desnim klikom na prazan prostor u području datoteka otvara se vrlo zanimljiv meni. da kontrolišete način na koji se sadržaj prikazuje. Odatle možete sortirati, grupirati i konfigurirati koje kolone informacija želite vidjeti, između ostalog.

Dvije ključne funkcije na vizualnom nivou su "Sortiraj po" i "Grupiraj po". Pomoću opcije "Sortiraj po" određujete kriterije sortiranja unutar mape (naziv, datum izmjene, tip, veličina itd.) i da li želite da ga pregledate u rastućem ili silaznom redoslijedu. U Windowsu 10 postoji i dugme "Više..." koje omogućava pristup veoma dugoj listi dodatnih polja po kojima se sortira.

U slučaju opcije "Grupiraj po", Sadržaj je podijeljen u blokove prema odabranom kriteriju. (po datumu, po vrsti datoteke, po veličini, po oznakama, itd.). Svaka grupa vizualno djeluje kao vrsta podmape unutar trenutne mape, sa zaglavljem koje označava kategoriju i datoteke ispod.

Zanimljivo je to Unutar svake grupacije možete primijeniti vlastiti redoslijedNa primjer, možete imati mapu "Preuzimanja" grupiranu po "Datumu" (danas, jučer, prošla sedmica itd.) i istovremeno unutar svakog bloka sortirati po vrsti ili veličini kako biste brže pronašli ono što tražite.

U obje funkcije, dugme „Više“ (prisutno u Windowsu 10 i u „Grupiraj po“ također u Windowsu 11) otvara prozor u kojem Možete odabrati koje detalje želite prikazati kao kolone Za te elemente: datum kreiranja, autori, visina ili širina u slučaju slika, trajanje videa, godina, širina kadra i dužina itd.

Kreirajte jednostavnu, ali efikasnu hijerarhiju foldera

Ključ da ne poludite je da o svojoj strukturi razmišljate zdravim razumom. Idealno bi bilo da glavni sadržaj vašeg računara stavite u nekoliko foldera najvišeg nivoa.i odatle se granati samo kada je to potrebno.

Ako koristite isti računar za lične stvari i za posao, dobra početna tačka je kreirajte dvije velike mape unutar "Dokumenti"Jedan s vašim imenom (za vaše lične stvari) i drugi s nazivom vaše kompanije ili profesionalnog projekta (za poslovne stvari). Unutar svakog od njih, možete dalje podijeliti po područjima: „Fakture“, „Klijenti“, „Projekti“, „Fotografije“, „Kursevi“ itd.

Zamislite drvo: od općeg ka specifičnom, ali bez pretjerivanja s nivoimaNa primjer, Fotografije → 2024 → Putovanja → Sevilla. Ne trebate podmapu za "Sevilla danju", "Sevilla noću", "Sevilla s prijateljima", osim ako zapravo ne rukujete hiljadama slika i ta razlika vam je korisna.

Koristan trik je da se zapitate: "Kako bih tražio ovu datoteku za šest mjeseci?"Ako vam prvo padne na pamet naziv projekta, navedite ga na prvom mjestu. Ako se sjećate datuma (polugodište, školska godina, godina), strukturirajte ga po datumima. Važno je da pristup bude dosljedan i da se uvijek ponavlja.

Također izbjegavajte dupliranje mapa za slične stvari. Što više paralelnih foldera imate sa sličnim nazivima, veća je vjerovatnoća da ćete datoteku sačuvati na pogrešnom mjestu.Jedna, dobro organizirana mapa "Klijenti" je bolja od mapa "Novi klijenti", "Stari klijenti", "Moji klijenti" itd., sa mješovitim dokumentima.

Kako strateški imenovati mape i dokumente

Nema smisla imati pristojnu strukturu foldera ako kasnije Imena datoteka je nemoguće interpretiratiOvdje dolaze do izražaja konvencije imenovanja: konzistentan i ponovljiv sistem imenovanja koji vam omogućava da pronađete bilo koji dokument pomoću sistemske trake za pretragu.

Idealno je to sve povezane datoteke slijede isti obrazacMožete ga zasnovati na datumu, imenu projekta ili klijenta, vrsti dokumenta... ili kombinovati nekoliko elemenata. Na primjer, za budžete možete koristiti nešto poput: „2020-02-04_budget_ClientAlpha.docx“. Ideja je da već samim čitanjem znate o čemu se radi.

Imajte na umu i to Prikaz liste u Windowsu obično prikazuje samo prvih nekoliko znakova. Što se tiče naziva datoteke: Ako koristite vrlo duga imena puna detalja, bit će ih teško pročitati na prvi pogled. Nešto kratko, ali informativno je bolje od cijelog paragrafa.

Još jedna veoma korisna strategija je Koristite male "kodove" na početku imena da biste promijenili abecedni redoslijedNa primjer, datoteke koje počinju sa "_" pojavit će se na vrhu liste unutar mape, tako da taj prefiks možete rezervirati za ono što otvarate svakodnevno ("_Trenutni-Projekat", "_Fakture-trenutni-mjesec"...).

Slično, Imena koja počinju sa "@" obično se stavljaju odmah nakon onih koja imaju donju crtu.Ovo možete koristiti za važne dokumente koje ne morate prvo vidjeti. Za ostale možete koristiti brojeve na početku („1_Opći plan“, „2_Izvještaji“, itd.) ako vam to pomaže da održite logičan redoslijed.

Dnevne navike: izbjegavanje haosa prije nego što se pojavi

Računar se vrlo brzo pokvari kada radimo punim kapacitetom. Preuzeli smo PDF, ostavili ga u Preuzimanja "za kasnije" i brzo sačuvali Word dokument na radnu površinu. I, prije nego što se osvijestimo, stotine dosjea su nagomilane na improviziranim lokacijama.

Najefikasniji način za borbu protiv ovoga je usvajanje jednostavnog pravila: podnesite dokumente u to vrijemeDrugim riječima, svaki put kada kreirate ili preuzmete datoteku, odvojite 10 sekundi da je sačuvate direktno u mapu u kojoj bi trebala ostati dugoročno, pod njenim ispravnim imenom.

Taj mali gest sprječava da na kraju sedmice morate provesti sat vremena pokušavajući se sjetiti šta je svaka bezimena datoteka bila ili gdje ste, zaboga, sačuvali prezentaciju koja vam je potrebna za sutra. „Naručit ću to kasnije“ obično znači „nikada to neću naručiti“..

Uprkos tome, stvari uvijek promaknu. Zato je dobra ideja odvojiti određeno vrijeme, na primjer, petkom prije kraja dana, za izvršite brzi pregled konfliktnih folderaRadna površina, Preuzimanja, Privremeni dokumenti itd. Za samo nekoliko minuta možete premjestiti ono što nedostaje na svoje mjesto, izbrisati duplikate i isprazniti smeće.

Ako vam je teško održavati radnu površinu praznom, možete primijeniti domaću verziju metode "Desktop Zero". Napravite mapu pod nazivom nešto poput "Datoteke na radnoj površini" A kada vidite previše datoteka koje vam zatrpavaju pozadinu, prevucite ih sve tamo. Zatim otvorite tu mapu i pažljivo sve vratite na konačnu lokaciju.

Bolje organizirajte svoje radne datoteke

U profesionalnom okruženju, neorganizovanost je još uočljivija. Vrlo je uobičajeno da vam se radna površina nađe puna svakodnevnih dokumenata., različite verzije prezentacija, izvještaji preuzeti od klijenata, resursi koje dijele kolege itd.

Praktična preporuka je Nikada ne spremajte radne dokumente direktno na radnu površinuUvijek koristite mapu "Dokumenti" ili, ako kompanija ima internu mrežu ili cloud sistem, službene dijeljene lokacije (mrežne diskove, OneDrive, Google Drive itd.). Na taj način možete pristupiti tim datotekama i s drugih uređaja.

U okviru svog profesionalnog portfolija, razmislite o tome kako zapravo radite. Možete imati zonu datoteka "Radna", zonu datoteka "Na čekanju" i zonu datoteka "Arhivirana".Dokumenti se prenose jedan na drugi u zavisnosti od njihovog statusa, što vam pomaže da budete jasni u vezi s tim šta je još uvijek aktivno, a šta možete ostaviti netaknutim.

Ako dijelite dokumente s drugim ljudima, pokušajte se dogovoriti o zajedničkoj minimalnoj konvenciji imenovanja. Nije isto imati mapu sa "Završni_izvještaj", "Novi_izvještaj", "Najnoviji_izvještaj". nego drugi sa „2024-03_Report-clientX_v1“, „2024-03_Report-clientX_v2“ itd. Na nivou tima, ovo štedi hiljade pitanja putem e-pošte i chata.

Kad god je moguće, Također koristi prednosti direktnog rada u oblaku.Mnoge platforme automatski spremaju verzije, omogućavaju vam pretraživanje sadržaja unutar dokumenata i olakšavaju dijeljenje bez potrebe za dupliciranjem datoteka na hiljadu različitih web stranica; pogledajte našu Vodič za softver za pohranu u oblaku da odaberu najbolju opciju.

Iskoristite programe trećih strana za automatizaciju procesa sortiranja

Ako želite ići korak dalje i prepustiti računaru da obavi dio posla umjesto vas, postoji nekoliko vrlo zanimljivih alata. Ovi programi analiziraju vaše datoteke i preuređuju ih prema pravilima koje sami definirate (po vrsti, po datumu, po veličini itd.).

Jedna od najsveobuhvatnijih opcija je Organiziraj moje datoteke. Ovaj softver radi na Windowsu, Linuxu i macOS-u. i fokusira se na automatsko klasificiranje datoteka prema različitim karakteristikama: ekstenziji, tipu, datumu kreiranja, veličini i još mnogo toga.

Nakon preuzimanja sa službene web stranice i instaliranja, prvi put će vas pitati koji disk ili mapu želite sortirati. Pomoću dugmeta „+ DODAJ MAPU“ možete dodati druge lokacijeOvo će biti navedeno na lijevoj strani interfejsa. U centralnom području vidjet ćete tortni grafikon koji koristi boje kako bi prikazao koje vrste datoteka zauzimaju najviše prostora.

Vrlo je jednostavan za korištenje: Kada kliknete na "Organiziraj", program će automatski premjestiti datoteke prema definiranim pravilima.Ovo kreira nove mape unutar originalne lokacije, organizirane po vrsti, datumu ili bilo kojem drugom kriteriju koji odaberete. Za samo nekoliko minuta možete transformirati haotičan direktorij u nešto mnogo čitljivije.

Još jedna popularna aplikacija je Easy File Organizer. Dostupan je za Windows (uključujući i Microsoft Store), Linux i macOS.Njegova snaga leži u pametnim filterima i prilagođenim pravilima.

Pomoću Easy File Organizera možete definirajte kriterije kao što su tip datoteke, ekstenzija, datum kreiranja ili nazivAplikacija analizira sav sadržaj i grupira datoteke koje odgovaraju svakom pravilu u mape. Unutar ovih mapa možete kreirati i dodatne pododjeljke za još precizniju organizaciju.

Proces je prilično automatiziran: Nakon skeniranja ruta koje odredite, program primjenjuje niz pravila (koje prethodno konfigurirate) za preimenovanje, premještanje ili čak brisanje određenih datoteka, održavajući sve u redu uz vrlo malo ručne intervencije.

File Juggler je još jedan alat usmjeren na automatizaciju radnih procesa s datotekama. Njegov cilj je da vas spriječi da gubite vrijeme premještajući dokumente jedan po jedan.Neprekidno analizira određene mape i, čim se pojave nove datoteke koje ispunjavaju određene uvjete, obrađuje ih prema radnjama koje ste definirali.

U ovom slučaju, Pravila mogu biti zasnovana na imenu, ekstenziji ili čak sadržaju datoteke.Nakon konfiguracije, program može preimenovati dokumente, premjestiti ih u odgovarajuću mapu, kreirati sigurnosne kopije ili ih očistiti ako više nisu potrebni. Može se preuzeti s njihove web stranice.

Za one koji upravljaju velikim multimedijalnim bibliotekama, posebno muzikom, tu je TagScanner. To je besplatni program fokusiran na audio datoteke i njihove metapodatke. (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes, itd.).

Sa TagScanner-om, prvo što trebate uraditi je izvršiti pretragu i otpremiti svoju kolekciju audio datoteka. Odatle možete uređivati ​​oznake skupno, preimenovati pjesme prema njihovim metapodacima i reorganizirati cijele mape prateći logičan obrazac imena (izvođač, album, broj pjesme itd.).

Možete se čak povezati s online bazama podataka kako biste popunili nedostajuće informacije (na primjer, omote albuma ili detalje o albumu). To je vrlo moćan način za organiziranje haotičnih muzičkih biblioteka. bez potrebe da idete pjesmu po pjesmu.

Organizujte datoteke pomoću oznaka u Windowsu zahvaljujući označavanju

Pored foldera, postoji još jedan veoma zanimljiv način organizovanja: etikete ili „oznake“Windows ne nudi ovu funkciju po zadanim postavkama, ali postoje alati poput Tagginga koji ovu funkcionalnost dodaju direktno u Explorer.

Označavanje nije samostalni program kao obično, ali dodatni panel koji je integriran u sam Windows ExplorerNakon instalacije, vidjet ćete da desnim klikom na jednu ili više datoteka otvaraju se nove opcije povezane s oznakama.

Da biste ga počeli koristiti, morat ćete zatražiti besplatni licencni ključ na njihovoj web stranici. Sve što trebate učiniti je unijeti svoje ime i adresu e-pošte.Primit ćete prvu e-poruku za potvrdu vašeg računa i drugu e-poruku s vašim aktivacijskim ključem.

Kada uđete u mapu koju želite sortirati po oznakama, osnovni tok je jednostavan. Odaberite datoteke koje želite označiti, kliknite desnim tasterom miša i odaberite opciju "Označi sa".Odatle možete otići na "Više oznaka" i otvorit će se prozor pod nazivom "Odaberi oznaku".

U tom prozoru, Desnim klikom na "Oznake" možete kreirati "Novu grupu oznaka"Odnosno, nova grupa tematskih oznaka (na primjer, „Projekti“, „Osobe“, „Prioritet“). Unutar grupe, opet desnim klikom miša, kreirate specifične oznake („Hitno“, „Klijent X“, „2024“ itd.) i primjenjujete ih na odabrane datoteke.

Od tog trenutka, U panelu s oznakama jasno ćete vidjeti kojim datotekama je dodijeljena svaka oznaka.Dobra stvar je što nećete morati ponovo kreirati oznake: one će uvijek biti dostupne iz kontekstnog menija tako da možete označiti nove dokumente sa samo nekoliko klikova.

Još jedna velika prednost je to Jedna datoteka može imati više oznaka istovremenoOvo vam omogućava da kombinujete pristupe: po projektu, po vrsti sadržaja, po godini, po prioritetu... bez potrebe za dupliranjem datoteka u više foldera. U velikim kolekcijama informacija, ova „paralelna“ organizacija je neprocjenjiva.

Specifični alati za kontrolu vaše radne površine

Ako ste jedna od onih osoba koje, bez obzira koliko se trude, uvijek završe s punom radnom površinom, možete se osloniti i na programe dizajnirane upravo za to. U Windowsu postoje, na primjer, Ograde, plaćeni softver koji kreira "blokove" ili kontejnere na samoj radnoj površini.

Kod ograda, svaki blok djeluje kao zasebna površina: Možete imati jedan okvir za prečice aplikacija, drugi za mape i treći za nedavno korištene dokumente.itd. Program može automatski preurediti ikone prema glavnim kategorijama koje definirate.

Na ovaj način, čak i ako još uvijek imate stvari na radnoj površini, Neće biti razbacani po cijelom ekranuali grupisani i vizuelno označeni, što uveliko smanjuje osjećaj haosa.

S druge strane, na macOS-u postoje alati poput Hazela koji omogućavaju definirajte vrlo detaljna pravila za premještanje datoteka između mapa na osnovu imena, tipa, datuma ili čak sadržaja. A Finderov sistem "pametnih foldera" funkcioniše poput živih filtera, automatski prikazujući datoteke koje ispunjavaju određene uslove bez njihovog dupliranja.

I na Macu i na Windowsu, kombinovanje malo lične discipline sa ovim automatizacijama omogućava održavanje reda je gotovo transparentnoNastavljaš raditi, a sistem stavlja stvari na svoje mjesto.

U konačnici, pravilno organiziranje datoteka na računaru nije stvar opsesije, već olakšavanja života. Ako definirate logičku strukturu mapa, koristite konzistentna imena, arhivirajte u hodu i sve to podržite pravim alatima. (Windows Explorer, naljepnice, programi za automatsku organizaciju…), vaš računar više neće biti beskrajna jama izgubljenih dokumenata i postat će alat u kojem ćete sve brzo pronaći, bez stresa i bez gubljenja sati tražeći stvari za koje znate da ih imate „negdje“.