- Hi ha diverses metodologies per netejar fulls de càlcul, des de l'ús d'eines de selecció especial fins al filtratge de dades.
- La capacitat didentificar cel·les buides automàticament permet esborrar grans volums de files sense risc derror humà.
- L'organització de la informació mitjançant l'ordenació de columnes facilita l'agrupació d'espais buits per eliminar-los manualment.
Quan ens posem fil a l'agulla amb una taula d'Excel, és molt comú que al principi no tinguem l'estructura totalment tancada. Després de fer un parell de canvis, moure dades o esborrar continguts, és normal que quedin files buides que no serveixen per a res i que només destorben a la vista, fent que el document es vegi desordenat.
No et preocupis, que netejar el full de càlcul no és cap conte de xinesos. Encara que sembli que l'Excel no té un botó màgic d'«esborrar tot el buit», la realitat és que hi ha diversos camins molt efectius per deixar la teva taula niquelada en qüestió de pocs clics, depenent de si prefereixes anar al gra o tenir un control més visual del que fas.
El truc de «Anar a Especial» per esborrar-ho tot de cop
Si tens una base de dades en Excel enorme i no vols tornar boig esborrant una per una, la funció de cerca és la teva millor aliada. El primer pas és seleccionar la columna on es trobin aquests buits. Un cop marcat el rang, has d'adreçar-te a la pestanya d'Inici, entrar al menú de «Cerca i seleccionar» i fer clic a l'opció Anar a Especial.
A la finestreta que s'obre, marca la casella que diu Celdas en blanc i dóna-li a acceptar. Veuràs que, com per art de màgia, l'Excel ha il·luminat únicament els buits buits. Ara, sense tocar res més per no perdre la selecció, torneu a la pestanya Inici, desplegueu el menú de Suprimeix i escolliu Suprimeix files de full . Així, el programa esborrarà automàticament cada fila on va trobar un buit.
Neteja manual i visual per a principiants
Si el que tens és un fitxer petit o prefereixes veure exactament què estàs esborrant per no ficar la pota, hi ha formes més tradicionals. Pots simplement fer clic dret sobre el número de la fila a l'Excel (a la vora esquerra de la pantalla) que estigui buida i seleccionar l'opció d'eliminar. És el mètode més lent, però el més segur si no domines l'eina.
Una altra alternativa és situar-te en qualsevol cel·la de la fila que vulguis treure, anar a la pestanya d'inici, cercar l'apartat de cel·les i triar Eliminar files de fulla . Aquest procés és ideal quan només tens un parell d'espais en blanc esporàdics i vols treure'ls ràpidament sense configurar filtres ni cerques complexes.
Ús de filtres per gestionar espais buits
Els filtres són una eina potentíssima que no només serveix per analitzar dades, sinó també per netejar. Per començar, selecciona el rang de la teva taula i vés a la pestanya de Dades, fent clic al botó de Filtre . Veuràs que apareixen unes fletxetes a les capçaleres de les teves columnes.
Si feu clic a una d'aquestes fletxes, veureu que podeu escollir què mostrar. Si només marqueu l'opció de Buides , Excel amagarà tot el que tingui contingut i et deixarà només les files en blanc. En aquest moment, podeu seleccionar-les totes (veureu que els números de fila apareixen en blau) i esborrar-les d'una vegada . En treure el filtre, la teva taula estarà perfectament compactada.
Organització mitjançant l'ordenació de dades
De vegades, la manera més senzilla d'organitzar el caos és simplement moure les coses. Si seleccioneu les vostres dades i utilitzeu la funció Ordena a la pestanya de Dades, podeu triar un ordre ascendent o descendent. En fer això, l'Excel agruparà automàticament totes les files buides al final o al principi de la taula.
Quan tots els buits estiguin junts, no cal utilitzar eines complexes: simplement selecciones el bloc de files buides amb el ratolí, fas clic dret i les elimines. És una tècnica molt pràctica si no us importa que l'ordre original dels vostres registres canviï.
Dominar aquestes tècniques, ja sigui mitjançant l'accés ràpid amb Ctrl+G per cercar valors buits, l'ús de filtres intel·ligents o el simple ordenat de columnes, permet que qualsevol usuari mantingui els seus documents professionals i lliures d'errors estructurals, optimitzant el temps de treball i la llegibilitat de la informació.
