Jak odstranit metadata a skryté informace z PDF pomocí ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » zabezpečení » Jak odstranit metadata a skryté informace z PDF pomocí ONLYOFFICE Docs

Někdy předpokládáme, že když odešleme soubor, pouze příjemce si přečte, co jsme napsali. Realita je však taková, že digitální dokumenty nesou jakousi neviditelnou zátěž zvanou metadata , která uchovávají vše od toho, kdo soubor vytvořil, až po použitou verzi softwaru. Tato informace, i když není hned zřejmá, může být skutečnou bolestí hlavy, pokud se dostane do nesprávných rukou.

Pro ty, kteří používají nástroje jako ONLYOFFICE Docs nebo kancelářské sady, je nezbytné vědět, jak provést důkladné vyčištění. Nejde jen o odstranění jména autora, ale o zajištění úplného soukromí organizace a zabránění tomu, aby interní cesty k serverům nebo historie úprav odhalily provozní tajemství, která by neměla opustit kancelář.

Co proboha jsou metadata a proč představují riziko?

Jednoduše řečeno, metadata jsou data, která popisují jiná data. Pokud pořídíme fotografii, obsahem je samotný obrázek, ale metadata jsou přesné GPS souřadnice místa pořízení nebo model telefonu. V dokumentu PDF nebo Word se to promítá do uživatelského jména Windows, data vytvoření, organizace a dokonce i historie revizí.

Skutečné nebezpečí nastává, když tyto soubory posíláme klientům nebo dodavatelům. Pokud tyto vlastnosti nevyčistíme, v podstatě prozrazujeme cenné informace. Klasickým příkladem byl britský spis o Iráku z roku 2003, kde vložená historie revizí odhalila celý redakční řetězec a způsobila významný diplomatický incident kvůli jednoduchému technickému přehlédnutí.

Jak vyčistit metadata v PDF pomocí ONLYOFFICE a dalších nástrojů

Pokud pracujete s dokumenty ONLYOFFICE a chcete spravovat informace v PDF, prvním krokem je podívat se, co se tam nachází. Chcete-li tato data zobrazit, přejděte do nabídky „Soubor“ a vyberte „Vlastnosti “. Pokud tam chcete informace smazat, můžete přejít do nabídky „Další metadata “, přejít do režimu „Pokročilé“ a řádek po řádku smazat data, která nechcete, aby kdokoli viděl.

Pokud hledáte další profesionální alternativy pro PDF soubory, existuje několik možností v závislosti na požadované úrovni kontroly:

• Adobe Acrobat Pro: Má výkonnou funkci s názvem „Ochrana“, která umožňuje odstranit skryté informace důkladným prohledáním dokumentu.
• NitroPDF: Umožňuje vám rychle odstranit metadata z karty ochrany v sekci psaní obsahu.
• Foxit PhantomPDF: Nabízí jednoduchou cestu přes „Chránit“ a poté „Skrytá data“ k označit a smazat specifická metadata.
• Online nástroje: Existují webové stránky jako PDFYeah, které proces automatizují, i když musíte mít Buďte opatrní s důvěrností při nahrávání citlivých souborů na externí servery.

Inspektor dokumentů v sadě Microsoft Office

Pokud je původní dokument souborem aplikace Word, Excel nebo PowerPoint, je nejlepší data před jeho převodem do formátu PDF vyčistit. Klíčovým nástrojem je zde Inspektor dokumentů . Umožňuje najít a odstranit komentáře, sledované změny, vlastnosti dokumentového serveru a dokonce i skrytý text (i když nedetekuje bílý text na bílém pozadí).

Chcete-li ji použít, jednoduše přejděte do sekce „Soubor“, vyberte „Informace“ a poté „Zkontrolovat problémy “. Po spuštění kontroly můžete kliknout na „Odstranit vše“ u všech položek, které považujete za problematické. V aplikaci Excel je to obzvláště užitečné pro odstranění skrytých listů nebo řádků a sloupců obsahujících data, která nechcete, aby příjemce viděl.

Zásadní rozdíly: Odstranění metadat vs. přeškrtnutí obsahu

Zde se mnoho lidí mýlí. Je důležité si ujasnit, že odstranění metadat není totéž co přeškrtnutí textu . Smazání metadat vyčistí neviditelné vlastnosti souboru (autor, datum, software), ale nevymaže žádná slova napsaná na stránce. Pokud máte viditelné telefonní číslo nebo důvěrné jméno, potřebujete vizuální přeškrtnutí , aby byl dokument méně viditelný.

Pokud smažete pouze metadata, ale ponecháte citlivý text, data zůstanou. Naopak, pokud text zaškrtnete černým rámečkem, ale nevymažete metadata, jméno původního autora se stále zobrazí ve vlastnostech souboru. V ideálním případě by měly být provedeny oba procesy, aby byla zajištěna úplná anonymizace.

Pokročilé tipy a technická varování

Pro technicky zdatnější jsou skvělé nástroje jako ExifTool, ale mají jeden háček. Spuštění příkazu pro smazání všeho v PDF lze obrátit, pokud se s qpdf nepoužije proces linearizace . Jinak by někdo s potřebnými dovednostmi mohl smazaná data obnovit.

Dalším důležitým bodem jsou digitální podpisy . Pokud je dokument elektronicky podepsán, jakákoli úprava metadat by mohla zneplatnit podpis. Před čištěním je nezbytné zkontrolovat, zda soubor obsahuje podpis, a v případě potřeby dokument po jeho vyčištění znovu podepsat.

Správa dat v tabulkách a dalších formátech

V případě ONLYOFFICE Workspace existuje velmi užitečná funkce s názvem Vlastní filtr pro soubory .xlsx. Ta sice neodstraní metadata, ale umožní vám sdílet tabulku, kde uživatelé uvidí pouze filtrovaná data, což jim zabrání v manipulaci se zobrazením a objevování skrytých informací v jiných buňkách.

Ve Visiu je postup podobný jako v Office: otevřete sekci „Informace“, zvolíte „Zkontrolovat problémy“ a vyberete „Odebrat osobní údaje“ , čímž se odstraní komentáře a cesty k šablonám, které by mohly být citlivé.

Udržování digitální hygieny našich souborů je nejlepší obranou proti náhodným únikům. Od použití inspektorů dokumentů v Office až po ruční čištění vlastností v ONLYOFFICE nebo použití specializovaného softwaru pro PDF je cíl vždy stejný: aby příjemce obdržel pouze viditelný obsah, čímž se eliminují jakékoli stopy identity nebo interní infrastruktury , které by mohly být zneužity.