Google Docs AI: Sådan bruger du kunstig intelligens i dine dokumenter

Informatec Digital » Ressourcer » Google Docs AI: Sådan bruger du kunstig intelligens i dine dokumenter

Hvis du bruger Google Docs dagligt, har du sikkert bemærket nye AI-drevne muligheder, der dukker op overalt på det seneste. Google integrerer Gemini og Workspace Labs i Google Docs for at hjælpe dig med at skrive, opsummere og endda lytte til dine dokumenter ubesværet. Alt dette lyder meget futuristisk, men det rejser også spørgsmål: hvem kan bruge det, hvordan fungerer det præcist, og hvad sker der med dine data?

I denne artikel gennemgår vi trin for trin alle de kunstig intelligens-funktioner, som Google Docs tilbyder i øjeblikket : panelet "Hjælp mig med at skrive (Labs)", højtlæsninger, lydresuméer genereret af Gemini, afsendelse af kommentarer, hvordan man deaktiverer disse funktioner, og hvilke data der indsamles, når du bruger dem. Du vil også se tilføjelser som DocGPT , der tager AI-drevet skrivning i Google Docs endnu et skridt videre.

Hvad er Google Workspace Labs, og hvordan integreres det med Google Docs?

Først og fremmest er det vigtigt at forstå én ting: Mange af Google Docs' AI-funktioner er en del af det eksperimentelle Google Workspace Labs-program . Det er ikke en funktion, der er tilgængelig for alle, men snarere et testmiljø for betroede brugere, der accepterer at afprøve nye funktioner.

For at kontrollere, om du har adgang, skal du blot åbne et dokument i Google Docs på din computer og kigge i venstre sidebjælke (eller i kontekstmenuen) efter muligheden "Hjælp mig med at skrive (Labs)". Hvis du ser dette panel, betyder det, at din konto er en del af programmet, og du kan begynde at eksperimentere med de generative AI-funktioner.

Det er vigtigt at forstå, at Workspace Labs er et testmiljø, ikke et færdigt produkt . Google gør dette klart: De forslag, du ser, repræsenterer ikke nødvendigvis virksomhedens officielle mening og bør ikke opfattes som professionel rådgivning (medicinsk, juridisk, økonomisk eller andet). Derudover kan det generere forkerte, ufuldstændige eller upassende oplysninger , så du bør altid gennemgå indholdet, før du bruger det seriøst.

"Hjælp mig med at skrive" i Google Docs: AI til at oprette og omskrive indhold

I Workspace Labs er stjernefunktionen i Google Docs "Hjælp mig med at skrive". Med denne assistent kan du skrive ny tekst eller transformere eksisterende tekst ved hjælp af Googles AI-modeller (Gemini og relateret teknologi). Den er dog i øjeblikket kun tilgængelig på computere.

Dette værktøj integreres direkte i dokumenteditoren. Fra selve panelet kan du oprette udkast fra bunden, omformulere afsnit, forkorte eller udvide indhold , ændre tonen eller anmode om specifik formatering, f.eks. punktlister. Det er i bund og grund en skriveassistent integreret i Docs, uden nogensinde at forlade din browser.

Husk, at alle disse funktioner er i testfasen, så kvaliteten af ​​svarene kan variere meget afhængigt af anmodningen . Google understreger, at værktøjet "lærer" af brugerfeedback, så dit input er nøglen til at forfine resultaterne på mellemlang sigt.

Sådan bruger du AI til at skrive ny tekst fra bunden

Hvis du vil have Google Docs til at hjælpe dig med at oprette indhold, hvor der ikke er noget i øjeblikket, kan du bruge muligheden "Hjælp mig med at skrive" til at generere ny tekst . Processen er enkel og fokuserer på det, der kaldes "anmodninger" eller "prompts".

For at starte skal du åbne et dokument på din computer, placere markøren der, hvor du vil indsætte indholdet, og klikke på "Hjælp mig med at skrive " i sidebjælken. Der åbnes en boks, hvor du kan indtaste din anmodning – det vil sige en instruktion i naturligt sprog, der angiver, hvad du vil have AI'en til at skrive for dig.

Mulighederne er enorme: du kan anmode om alt fra et digt om en 6-årigs liv til en "praktisk guide til brug af en plæneklipper" eller et "takkebrev efter en jobsamtale". Jo klarere og mere specifik anmodningen er, desto mere sandsynligt er det, at resultatet vil være tæt på det, du havde i tankerne.

Når du har skrevet din anmodning, skal du klikke på "Opret ". På få sekunder genererer Google Docs et tekstkladde og viser det i forslagsvinduet. Derfra kan du gennemgå indholdet, redigere det manuelt eller yderligere forfine det ved hjælp af AI'ens indbyggede værktøjer.

Efter den første generering har du flere yderligere muligheder: Du kan sende kommentarer, der angiver, om du fandt forslaget godt eller dårligt , redigere den anmodning, du fremsatte i starten, for at generere en ny version, eller bruge menuen "Forfin" til at transformere den resulterende tekst uden at skulle starte forfra igen.

Under "Forfin" kan du vælge forskellige indstillinger: ændre tonen mellem formel og uformel , opsummere indholdet for at fokusere på hovedpunkterne, organisere det som en punktopstilling, udvide det for at gøre det mere omfattende og detaljeret, forkorte det for at gøre det mere præcist, eller prøve "Prøv igen", som genererer en helt ny version. I sidstnævnte tilfælde skal du huske på, at hvis du accepterer den nye version, vil du ikke kunne vende tilbage til den forrige i Labs-grænsefladen.

Når du er tilfreds med det AI-genererede resultat, skal du blot klikke på "Indsæt ". Teksten placeres i dit dokument på markørens placering, og du kan redigere den ligesom ethvert andet Google Docs-dokument.

Brug Google Docs AI til at omskrive og transformere eksisterende tekst

Udover at skrive fra bunden, giver "Help Me Write (Labs)" dig mulighed for at omskrive tekst, du allerede har lavet . Dette er nyttigt, hvis du har et udkast, du ikke er tilfreds med, hvis du vil tilpasse tonen til en anden målgruppe, eller hvis du har brug for at kondensere en masse information.

For at bruge denne funktion skal du åbne dit dokument på din computer og vælge den tekst, du vil ændre . Når du har valgt det, finder du muligheden "Hjælp mig med at skrive (Labs)" i sidebjælken. Hvis du klikker på den, vises et sæt specifikke handlinger, der er designet til at transformere det pågældende indhold.

Blandt de tilgængelige muligheder er der flere meget praktiske: "Rediger med en anmodning", som giver dig mulighed for at forklare præcis, hvordan du vil ændre teksten ; "Omformuler", så AI'en udtrykker det samme med andre ord; "Forkort" for at få en kortere version; eller "Udvikle" for at udvide og tilføje mere information.

Du har også stilkommandoer som "Mere formel" eller "Mere uformel ", perfekt til at tilpasse tekst til en arbejdsmail, institutionel kommunikation eller omvendt til sociale medier eller personlige beskeder. Andre nyttige muligheder inkluderer "Punktopstilling" for at konvertere afsnit til en struktureret liste og "Opsummering" for at fremhæve hovedpunkterne i en tæt tekstblok.

Når AI'en genererer den nye version, kan du vurdere forslaget som godt eller dårligt , redigere din oprindelige anmodning for yderligere justering eller fortsætte med at foretage ændringer ved hjælp af knappen "Forfin". Der er endda en "Gennemprøv"-mulighed for at generere en anden variation af den samme tekst.

I slutningen af ​​processen får du tre muligheder: "Erstat" for at erstatte den genererede tekst med originalen, "Indsæt" for at tilføje den nye version under det eksisterende indhold, eller luk panelet for at beholde din tekst, som den var. På denne måde kan du sammenligne versioner uden at miste noget arbejde.

AI-drevet dokumentlæsning: "Lyt"-funktionen i Google Docs

Ud over at skrive tager Google kunstig intelligens til en helt ny dimension inden for Docs: at læse dine dokumenter højt . Funktionen kaldes "Lyt" og genererer naturlige lydversioner af indholdet, designet så du kan læse teksten uden at skulle se på den på skærmen.

Denne funktion er ideel, hvis du bruger Google Docs mere til at læse end til at skrive, eller hvis du har brug for at gennemgå indhold, mens du laver noget andet (for eksempel under en pendling eller mens du udfører monotone opgaver). Gemini's AI konverterer teksten til lyd med en poleret og relativt naturlig syntetisk stemme.

For at bruge det skal du åbne dit dokument i desktopversionen af ​​Google Docs og gå til menuen "Værktøjer > Lyd > Lyt til denne fane" . Så snart du aktiverer indstillingen, begynder dokumentets indhold at afspilles, som om det var kontinuerlig lyd.

Samtidig vises en flydende afspiller på skærmen , som du frit kan bevæge dig rundt i brugerfladen. Fra denne lille kontrol har du adgang til handlinger som at sætte afspilningen på pause eller genoptage den, springe frem eller tilbage og justere hastigheden for at lytte hurtigere eller langsommere alt efter dit tempo.

En af de interessante fordele er, at du kan vælge mellem forskellige stemmeprofiler , hver med sin egen unikke karakter. Dette gør lytning mere behagelig og personlig, især hvis du bruger mange timer om dagen på at lytte til lange dokumenter.

Derudover giver Google dig mulighed for at integrere denne lyd direkte i selve dokumentet. Du kan indsætte en brugerdefineret knap, der afspiller indholdet uden at forlade siden, hvilket er meget nyttigt, hvis du arbejder i et team og ønsker, at andre samarbejdspartnere skal lytte til teksten uden at skulle konfigurere den selv.

Lydopsummeringer genereret af Gemini i Google Docs

Den anden store nye funktion relateret til lyd er muligheden "Lyt til dokumentresumé" . I stedet for at læse hele dokumentet genererer Gemini en kort verbal synopsis af dets indhold, inklusive information fra flere linkede faner, når det er relevant.

Disse resuméer varer typisk kun et par minutter og fokuserer på at fremhæve de vigtigste ideer i teksten . Fortællestilen ligner den, der bruges af Gemini i sin egen app, med en naturlig stemme og et tempo designet til at hjælpe dig med hurtigt at absorbere de vigtigste oplysninger.

Fra den lille afspiller, der vises, når du aktiverer funktionen, kan du justere afspilningshastigheden eller vælge mellem forskellige stemmer og stilarter: fortæller, overbevisende, coach-agtig osv. Det er ikke uendelig tilpasningsmuligheder, men det er nok til at tilpasse oplevelsen til den kontekst, du lytter i.

For at få adgang til disse lydresuméer i webversionen af ​​Google Docs skal du gå til "Værktøjer > Lyd > Lyt til dokumentresumé" . Docs genererer derefter det AI-drevne resumé og viser en afspiller med en tidslinje specifikt for den pågældende synopsis.

Ifølge Google er denne funktion især nyttig for dem, der arbejder med lange dokumenter og ikke har tid til at læse dem helt eller lytte til en fuld fortælling. På bare et par minutter kan du indhente mødenotater, en teknisk rapport eller et dokument, der er delt af dit team.

Virksomheden nævner selv praktiske eksempler: brug af lydresuméer til at gennemgå noter før et vigtigt møde , opsummering af lange rapporter og adgang til højdepunkterne på kort tid, eller at give ledere og direktører mulighed for at træffe hurtige beslutninger baseret på tætte dokumenter.

Begrænsninger og tilgængelighed af AI-drevne lydfunktioner i Docs

Alt dette lyder meget kraftfuldt, men der er flere vigtige begrænsninger at overveje, før du baserer din arbejdsgang på disse funktioner. Den første er den maksimale størrelse på dokumenter , der kan læses med værktøjet "Lyt". I øjeblikket stopper læsningen, når dokumentet overstiger 20.000 tegn.

Det betyder, at hvis du arbejder med meget store tekster, bliver du nødt til at opdele dem i flere dokumenter for at kunne udnytte læsefunktionen. Denne grænse er især relevant for rapporter, lange manuskripter eller afhandlinger, hvor det er nemt at overskride dette antal.

En anden vigtig begrænsning er tilgængeligheden af ​​platforme og sprog . Både fuld læsning og lydresuméer er i øjeblikket begrænset til desktopversionen af ​​Google Docs og det engelske sprog. Hvis du vil bruge disse værktøjer på mobilen eller på spansk, skal du vente på fremtidige opdateringer.

Du skal også være opmærksom på, at ikke alle Google-konti har adgang. Disse funktioner er primært beregnet til professionelle og uddannelsesmæssige miljøer og tilbydes Google Workspace-kunder med specifikke betalte abonnementer eller abonnenter på Googles avancerede AI-tjenester.

De abonnementer, der i øjeblikket understøtter lydresuméer og AI-drevne læsefunktioner, omfatter Business Standard og Plus, Enterprise Standard og Plus, Google AI Ultra for Business- pluginnet , Google AI Pro for Education- pluginnet og Google AI Pro- og Ultra-abonnementer. Disse muligheder er i øjeblikket ikke tilgængelige på gratis konti.

Google er begyndt den globale udrulning af disse funktioner i Docs, med en estimeret tidsramme på omkring 15 dage for at nå alle konti inden for berettigede abonnementer. Som med andre AI-funktioner kan adgangen udvides senere, men der er ingen garantier for standardbrugere uden abonnement på nuværende tidspunkt.

Send feedback på den AI-genererede tekst og lyd

Gemini og de andre modeller, som Google Workspace bruger med AI, er i løbende læring , og virksomheden erkender selv, at de nogle gange ikke vil være i stand til at håndtere din anmodning korrekt, eller at de kan komme med uhensigtsmæssige eller direkte forkerte forslag.

For at forbedre kvaliteten og sikkerheden af ​​disse værktøjer opfordrer Google brugerne til at give feedback på det genererede indhold . Lige under hver tekstblok produceret af AI'en (eller knyttet til lydoplevelsen) ser du mulighederne "Godt forslag" eller "Dårligt forslag".

Hvis du vælger "Dårligt forslag", åbnes en lille formular, hvor du kan angive typen af ​​det registrerede problem (unøjagtighed, stødende indhold, upassende oplysninger osv.) og tilføje yderligere kommentarer med mere kontekst. Disse oplysninger hjælper virksomheden med at justere sine modeller og anvende mere effektive filtre.

Nederst i feedbackflowet finder du et link, der siger "Hvilke data vil blive vedhæftet?". Derfra kan du se præcis, hvilke oplysninger der sendes sammen med din feedback: for eksempel uddrag fra opslaget, genereret tekst og nogle kontekstuelle data . Hvis du ikke ønsker, at dette skal inkluderes, kan du fjerne markeringen i feltet "Vedhæft indsamlede data til din feedback for at hjælpe os med at forbedre produktoplevelsen".

I et senere trin vil du også se en mulighed for "Yderligere kontekst (indhold brugt som reference til at skabe resultater)." Igen kan du beslutte, om du vil inkludere denne kontekst i indsendelsen eller udelade den. Til sidst skal du blot klikke på "Næste" og derefter på "Send" for at fuldføre processen.

Hvis du vil sende mere generel feedback, ikke kun om et specifikt resultat, kan du gå til topmenuen i Google Dokumenter og bruge "Hjælp > Hjælp os med at forbedre Dokumenter" . Og hvis du opdager et juridisk problem (f.eks. ophavsretsproblemer eller ulovligt indhold), er der en specifik måde at indsende en formel anmodning til Google.

Privatliv og data: Hvad Google indsamler, når du bruger Workspace Labs i Docs

Et af de største problemer omkring AI i Google Docs er håndteringen af ​​personoplysninger og indholdet af dine dokumenter . Google er ret tydelig i sin forklaring af, hvad der indsamles, når du bruger "Hjælp mig med at skrive (Labs)" og andre relaterede funktioner i Workspace Labs-miljøet.

Når du bruger disse værktøjer, kan Google bruge og gemme de anmodninger, du indtaster eller vælger , den tekst, du vælger at omskrive, det indhold, der genereres af selve AI'en, indholdet fra dit dokument, der er blevet brugt som reference, og de kommentarer, du sender til resultaterne.

Disse data bruges til at tilbyde, forbedre og udvikle Googles maskinlæringsprodukter, -tjenester og -teknologier . Med andre ord bruges de ikke kun til at finjustere den specifikke funktionalitet i Docs, men også til andre bredere AI-initiativer, som virksomheden forfølger.

Google angiver, at dine Workspace Labs-data også kan blive læst, bedømt, kommenteret og gennemgået af menneskelige anmeldere . De specificerer dog, at når de bruger poster udvalgt af virksomheden selv (som beskrevet i privatlivsmeddelelsen) til at generere resultater, aggregerer eller pseudonymiserer de dette indhold og resultaterne, før de indsendes til menneskelig gennemgang, medmindre du eksplicit indsender dem som en del af din feedback.

Af alle disse grunde anbefaler Google, at du ikke inkluderer personlige, fortrolige eller følsomme oplysninger i dine anmodninger eller i det indhold, du har til hensigt at behandle ved hjælp af Workspace Labs-funktioner. I sidste ende kan disse oplysninger, selv med pseudonymiseringsprocesser og interne kontroller, stadig blive brugt af AI-systemer og i nogle tilfælde gennemgået af et menneske.

Hvis du er særligt bekymret over disse aspekter, er det en god idé at gennemgå Google Workspace Labs' privatlivspolitik og vilkår for personlige eller virksomhedskonti grundigt. Disse dokumenter beskriver, hvordan data bruges, hvor længe de opbevares, og dine rettigheder som bruger.

Sådan deaktiverer du "Hjælp mig med at skrive" og afslutter Workspace Labs

Hvis du efter at have prøvet AI-funktionerne i Docs beslutter dig for ikke at bruge Workspace Labs , har du mulighed for at forlade programmet. Dette er dog en vigtig beslutning, fordi det at forlade Workspace Labs i øjeblikket betyder, at du permanent mister adgangen til alle dets funktioner.

Med andre ord, hvis du forlader Workspace Labs, vil ikke blot "Hjælp mig med at skrive" i Google Docs blive deaktiveret, men du vil også stoppe med at se andre eksperimentelle AI-funktioner, der er knyttet til din konto. Derudover oplyser Google, at du ikke vil kunne tilmelde dig programmet igen med den samme konto.

Hvis du overvejer at forlade programmet på grund af bekymringer om privatlivets fred eller indholdskontrol, er det tilrådeligt at afveje fordele og ulemper nøje. Du kan fortsætte med at bruge Docs på den traditionelle måde uden at ty til AI-dashboards, men hvis du vil være sikker på, at dit indhold ikke behandles via Workspace Labs , er det den mest direkte vej at forlade programmet officielt.

Gemini i Dokumenter: Grammatikkorrektion og skriveforbedring

Ud over sine muligheder for at generere massetekster positionerer Gemini sig også som en assistent til at forbedre kvaliteten af ​​din skrivning . Ligesom andre sprogmodeller (LLM'er) kan den registrere grammatiske fejl, stavefejl og problemer med verbtider eller tegnsætning.

Du kan bede den om at gennemgå en tekst, du allerede har skrevet, og rette den direkte eller foreslå bedre skrevne alternativer . Dette er især nyttigt, hvis du skriver på flere sprog, da AI hjælper med at opretholde en mere naturlig stil og undgå akavede vendinger eller alt for bogstavelige oversættelser.

Desuden gør muligheden for at kombinere denne anmeldelse med tonevalg (mere formel eller mere uformel) Gemini til en interessant allieret til at tilpasse det samme indhold til forskellige kontekster: seriøse rapporter, intern kommunikation, blogindlæg, sociale medier osv.

Eksterne plugins: DocGPT som en AI-assistent i Google Docs

Googles indbyggede funktioner er ikke den eneste måde at bruge AI i Docs. Der findes tredjepartsudvidelser som DocGPT, en skriveassistent baseret på OpenAI's GPT-4/ChatGPT , der integreres direkte i Google Docs- og Sheets-miljøet.

Dette plugin lover at hjælpe dig med en bred vifte af opgaver: generering af blogindlægsideer , skrivning af komplette afsnit, oprydning af lister over navne, adresser eller virksomheder, klassificering af meninger med sentimentanalyse, opsummering af anmeldelser, skrivning af svar på onlinekommentarer eller test af alternative versioner af det samme forslag.

Det er også designet til dem, der arbejder med reklametekster og digital markedsføring : det kan hjælpe dig med tekster til Google- og Facebook-annoncer, SEO-metadata (titler og beskrivelser), tekst til landingssider eller endda med katalogstyring til onlinebutikker på platforme som Shopify eller Amazon.

Rent dokumentarisk set giver DocGPT dig mulighed for at oprette dispositioner for et stykke indhold , udvide artikler, udarbejde e-mails eller blogindlæg, opsummere mødenotater, oversætte indhold til flere sprog eller ændre den overordnede stil af en tekst, så den bedre passer til din målgruppe.

Plugin'et udnytter avanceret sproggenereringsteknologi, der gør det muligt at producere flydende, menneskelignende tekst på over to dusin sprog. Det understøtter endda mere specifikke anvendelser, såsom at skrive manuskripter til YouTube- og TikTok-videoer, hvilket hjælper med at skabe engagerende manuskripter, der stemmer overens med et bestemt brand.

Derudover inkluderer den funktioner designet til at forenkle arbejdsgangen , såsom dokumentformatering, automatiseret datatilføjelse og -opdatering samt planlægning af påmindelser og vigtige datoer. En betydelig del af dens værdi ligger også i dens SEO-funktioner: DocGPT kan foreslå søgeord og -sætninger relateret til dit emne for at forbedre søgemaskineplaceringen.

I sidste ende præsenteres det som et effektivt værktøj for travle mennesker, der har brug for at spare tid, forbedre deres skrivning og optimere indhold uden at forlade Googles økosystem. Det er dog vigtigt at huske, at Google Docs er et registreret varemærke tilhørende Google LLC, og at disse tredjepartsudvidelser har deres egne vilkår og privatlivspolitikker.

Kombinationen af ​​Gemini, Workspace Labs, lydfunktioner og tilføjelser som DocGPT forvandler Google Docs til mere end blot en cloudbaseret teksteditor: det er blevet et AI-drevet skrivecenter, hvor du kan udarbejde, omskrive, lytte til, opsummere og optimere næsten alle typer dokumenter. At forstå, hvordan hver komponent fungerer, dens begrænsninger og konsekvenserne for privatlivets fred er nøglen til at få mest muligt ud af det uden at miste kontrollen over dit indhold.