- Anonyme dyr repræsenterer brugere, der tilgår dine Google-filer uden en individuel invitation eller uden at blive identificeret med deres synlige konto.
- De vises især, når dokumentet deles offentligt eller i "alle med linket"-tilstand, og adgangen ikke er begrænset til bestemte personer.
- Dens tilstedeværelse antyder ikke hacking, men det afslører, at delingstilladelserne er brede og bør gennemgås, hvis indholdet er følsomt.
- At invitere specifikke brugere via e-mail og undgå offentlige links er den bedste måde at reducere antallet af anonyme dyr og have kontrol over, hvem der ser eller redigerer dine filer.
Hvis du nogensinde har arbejdet fredeligt på et dokument, et regneark eller en præsentation og pludselig har set et dyreikon med et mærkeligt navn dukke op i øverste højre hjørne , er du sikkert blevet lidt forskrækket. Disse nysgerrige besøgende er de såkaldte "anonyme dyr" i Google Drev , og selvom de kan tiltrække opmærksomhed, betyder de ikke nødvendigvis, at du er blevet hacket eller noget lignende.
Google har besluttet at tilføje et strejf af humor til noget så seriøst som tilladelsesstyring ved at vise uidentificerede brugere som dyr med søde navne: Anonym Skunk, Anonym Koala, Anonym Kanin, Anonym Kraken… Bag hver af disse er der en rigtig person, der ser din fil, men af forskellige årsager vises de ikke med deres navn eller Google-konto. Lad os se nærmere på, hvad de præcist er, hvorfor de vises, og hvordan du kan holde alt under kontrol.
Hvad er anonyme dyr på Google Drev?
Anonyme dyr er i bund og grund brugere, der ser eller redigerer en Google-fil (Docs, Sheets eller Slides) uden at blive identificeret af en konto, du kan se . I stedet for at vise deres navn og profilbillede, repræsenterer Google dem med en dyresilhuet og en etiket som "anonym hvalros" eller "anonym egern".
Dette sker især, når dokumentet deles via et offentligt link eller et link, der er tilgængeligt for alle med linket . I disse tilfælde kan Google ikke altid linke brugerens aktivitet til et specifikt navn for dig, så de bruger dette system af anonyme "kæledyr" til at indikere, at en anden i øjeblikket tilgår filen.
Bag hvert dyr er der en bruger, der muligvis blot læser eller redigerer indholdet, afhængigt af filens konfigurerede tilladelser . Selve systemet med anonyme dyr tilføjer ikke nogen risiko; det, der gør forskellen, er den type adgang, du har givet til dokumentet.
I en periode brugte Google kun farver til at skelne mellem hver person, der var forbundet med et delt dokument . Efterhånden som deres samarbejdsværktøjer udviklede sig, besluttede virksomheden at gøre det mere visuelt og intuitivt og begyndte at forbinde hver uidentificeret bruger med et dyr, udover at give dem deres eget ikon.
Listen er ret lang og varieret: bjergged, leguan, koala, lemur, krokodille, myresluger, dinosaur, delfin, and, elefant, ilder, ræv, frø, giraf, pindsvin, flodhest, hyæne, sjakal, leopard, tiger, lama, søko, mink, abe, orangutang, odder, panda, pingvin, bæltedyr, axolotl, grævling, flagermus, bæver, bøffel, kamel, kamæleon, gepard, egern, chinchilla, chupacabra, skarv, prærieulv, krage, dingo, næbdyr, python, vaskebjørn, næsehorn, får, spidsmus, stinkdyr, skildpadde, hvalros, ulv, lommejordrotte... Hvert af disse navne kan fremstå som "anonyme" i dine dokumenter.
Hvorfor dukker ukendte brugere eller anonyme dyr op?
Når du ser en bruger, du ikke genkender, uanset om det er et usædvanligt navn eller endda et anonymt dyr , skyldes det normalt, hvordan du delte filen, og hvordan den anden person fik adgang til den. Google oplister flere typiske situationer, hvor dette kan ske, og det er nyttigt at være opmærksom på dem for at undgå overraskelser.
En af de mest almindelige årsager er, at filen blev delt med en distributionsliste eller mailingliste . I disse tilfælde sendes dokumentet til en hel gruppe (f.eks. et arbejdsteam eller en klasse), og når en person fra den liste tilgår filen via det generelle link, kan de fremstå som en anonym bruger, hvis der ikke er en individuel invitation, eller hvis de ikke er logget ind med deres sædvanlige konto.
Det er også meget almindeligt, at et anonymt dyr vises, fordi filen er blevet delt med en person, der ikke har en Google-konto eller ikke er logget ind . Hvis den person åbner linket, vil de kunne få adgang til filen i henhold til de tilladelser, du har givet dem (se, kommentere eller redigere), men Google kan ikke vise deres rigtige navn øverst, deraf dyreikonet.
Et andet meget almindeligt scenarie er, at en person med redigeringsrettigheder eller adgang til linket har videresendt det til tredjeparter . Forestil dig, at du deler et arbejdsdokument med en kollega, og de sender linket videre til en anden person i deres team uden at fortælle dig det. Denne nye person kan logge ind som en anonym bruger og fremstå for dig som en "anonym ræv" eller et hvilket som helst andet dyr, mens vedkommende gennemgår indholdet.
Du kan muligvis også se et ukendt navn i stedet for din sædvanlige kontaktperson, fordi personen har ændret sit Google-kontonavn . Hvis du har mistanke om, at det kan være en person, du kender, kan du tjekke deres e-mailadresse i indstillingerne "Deling" i selve filen for at finde ud af det.
I mange tilfælde er årsagen til denne uautoriserede adgang, at filen er konfigureret som "offentlig på nettet" eller "tilgængelig for alle med linket ". I disse delingstilstande kan alle, der modtager linket, kopierer det eller finder det, få adgang til og se (eller endda redigere) filen i henhold til de indstillinger, du har valgt, selvom systemet viser den som en anonym fil.
Sådan identificerer Google anonyme dyr
Når du ser dyreikoner i den øverste bjælke i Google Dokumenter, Regneark eller Slides, indikerer Google faktisk tilstedeværelsen af brugere, der har tilgået filen uden en personlig invitation eller uden at deres profil er synlig for dig . Det betyder ikke, at systemet ikke er klar over dem; det betyder blot, at du som ejer eller redaktør kun vil se dem gennem denne generiske repræsentation.
Google skelner tydeligt mellem individuelt inviterede brugere og brugere, der tilmelder sig via et delt link . Personer, du har sendt en personlig e-mailinvitation til, vises med deres navn og, hvis de har et, deres profilbillede. Derimod vil dem, der udelukkende tilmelder sig via et generelt link uden en direkte invitation, vises som anonyme brugere.
Denne adfærd gælder også, når dokumentet er åbent for "alle med linket" eller "alle på internettet kan finde og se det ." I disse tilfælde kontrollerer du ikke individuelt, hvem der tilgår det, så Google viser ikke deres rigtige navne, men grupperer dem under dyrealiasser, så du kan se, hvor mange personer der er forbundet på samme tid, og hvilke dele af dokumentet de ser.
Farve- og dyresystemet giver dig mulighed for nemt at identificere, hvilke afsnit af teksten hver bruger gennemgår i realtid . Hvert anonymt dyr har sin egen markør, valg og ikonfarve, så selvom du ikke ser dets rigtige navn, kan du følge dets handlinger i filen.
Det er vigtigt at bemærke, at du kun kan se folks rigtige navne, hvis du eksplicit giver dem adgang via en personlig invitation, eller hvis de er en del af en mailingliste, der er knyttet til bestemte e-mailadresser. Ellers vil de fortsat fremstå som anonyme dyr, selvom du kan gætte, hvem de er ud fra konteksten.
Hvis du nogensinde vil tjekke, om et ukendt navn i din fil tilhører en person, du kender, kan du åbne dialogboksen "Del" og gennemgå de e-mailadresser, der har adgang . I dette afsnit kan du holde musen over en brugers navn for at vise deres e-mailadresse, så du kan bekræfte, om det er den person, du ledte efter.
Typiske situationer, hvor anonyme dyr optræder
I praksis har anonyme dyr en tendens til at dukke op, når der er intensiv brug af delte links og dokumenter, der er konfigureret til bred adgang . Dette er meget almindeligt i studiemiljøer, samarbejdsmiljøer eller åbne projekter, hvor det er ønskeligt, at mange mennesker kan se eller redigere samtidigt.
Hvis du for eksempel er lærer eller underviser, og du deler et dokument med en hel klasse via et link på en uddannelsesplatform eller i en massemail , kan de fleste af dine elever få adgang til det, uden at du behøver at invitere dem individuelt. Når de begynder at tilgå dokumentet, vil du se "anonym panda", "anonym delfin", "anonymt får" og andre, der paraderer hen over toppen, mens de konsulterer eller udfylder oplysningerne.
I virksomheder og arbejdsteams er det også almindeligt at bruge generiske links, så alle i teamet kan få adgang til dem. Måske deler en person fra HR-afdelingen et regneark med linket i en intern chat, så alle, der har brug for det, kan konsultere det. Hvis folk ikke logger ind med deres hovedkonto, eller adgangen ikke er begrænset til bestemte brugere, vil du se disse kolleger som anonyme brugere.
I mere åbne projekter, såsom offentlige samarbejdsdokumenter, formularer med delte resultater eller fællesskabsvejledninger, er anonyme dyr praktisk talt almindelige. Enhver med linket kan deltage, og du får kun en fornemmelse af, hvor mange der deltager, takket være de dyreikoner, der vises og forsvinder i realtid.
Der er også mere tilfældige tilfælde, f.eks. når du deler et dokument med en ven, der ikke har en Gmail-konto, eller som tilgår det fra et inkognitobrowservindue uden at logge ind . Selv hvis de er en person, du stoler på, vil Google se dem som en anonym besøgende og derfor tildele dem et af disse søde dyrealias.
Risici og misforståelser: Er anonyme dyr farlige?
At se en "anonym kraken" eller en "anonym skunk" strejfe rundt i dit dokument kan give indtryk af, at nogen har brudt sig ind, men tilstedeværelsen af disse anonyme dyr antyder ikke i sig selv nogen form for hacking eller sikkerhedsbrud . Det er simpelthen Googles måde at vise brugere, hvis identitet ikke er knyttet til et navn, der er synligt for dig.
Problemet ligger ikke i selve dyret, men i filens delingstilladelser . Hvis dokumentet er indstillet til offentligt eller tilgængeligt for alle via linket, er det normalt at se anonyme dyr, fordi det betyder, at du har tilladt den slags bred adgang.
Men hvis du begynder at se uventede anonyme brugere i en fil, du troede var privat , kan det være et tegn på, at dokumentet deles med flere personer, end du var klar over, eller at en person med adgang har videresendt det uden at fortælle dig det. I så fald bør du gennemgå delingsindstillingerne og justere tilladelserne.
En anden almindelig misforståelse er, at fordi de er anonyme, kan disse brugere ikke efterlade spor eller har ingen begrænsninger. I virkeligheden afhænger deres evne til at handle i filen af, hvad du har angivet: Hvis de kun har læsetilladelse, vil de ikke kunne redigere eller slette noget ; hvis du har tilladt dem at redigere, vil de kunne ændre indholdet, ligesom enhver anden editor.
Fra et privatlivssynspunkt logger Google internt aktivitet for at opretholde tjenestens sikkerhed, men du vil kun se "dyret" som sådan. Hvis du er bekymret for, hvem der ser et følsomt dokument, er løsningen ikke så meget at "jage" det anonyme dyr, som det er at begrænse, hvem der kan modtage linket, og hvad de kan gøre i filen.
Sådan begrænser du, hvem der kan se eller redigere din fil
Hvis du vil reducere eller eliminere forekomsten af anonyme dyr i dine dokumenter, er nøglen at justere delingstilladelserne, så kun de personer, du vælger, kan få adgang til dem . Google Drev tilbyder flere muligheder for at styre dette med betydelig præcision.
Den sikreste måde at administrere adgang på er at sende personlige invitationer til bestemte e-mailadresser . I stedet for at dele et offentligt link tilføjer du brugere én efter én, som skal kunne se, kommentere eller redigere filen. På den måde vises de med deres navne og ikke som anonyme brugere, når de tilgår den.
En anden vigtig foranstaltning er at undgå, når det er muligt, tilstanden "alle med linket kan se/redigere" . Denne indstilling er meget praktisk til hurtig deling, men den åbner døren for, at linket cirkulerer mere end beregnet, og potentielt ender det hos fremmede – eller i det mindste uidentificerede brugere – inde i dit dokument.
Hvis du allerede har delt en fil og begynder at se for mange ukendte brugere, kan du til enhver tid ændre tilladelserne ved hjælp af knappen "Del" . Der kan du tilbagekalde generel adgang, begrænse den til bestemte personer, ændre adgangsniveauet fra "redigerer" til "læser" eller endda helt stoppe med at dele filen.
I dokumenter, hvor du kun ønsker, at folk skal læse, men ikke redigere noget, anbefales det at konfigurere skrivebeskyttet indstilling . På denne måde kan nogen ikke ændre indholdet, selvom de tilgår dokumentet via et bredt link og vises anonymt. Dette er især nyttigt til rapporter, manualer eller informationsdokumenter, der ikke kræver fælles redigering.
Endelig er det en god idé at tjekke Google Drevs avancerede delingsmuligheder lejlighedsvis . Der kan du se, hvem der kan dele filen, hvem der kan tilføje nye brugere, og om der er nedarvede tilladelser fra overordnede mapper, der kan påvirke den. En hurtig gennemgang af disse muligheder kan spare dig for en masse problemer med adgang.
Bedste praksis for at undgå overraskelser med anonyme dyr
Ud over korrekt konfiguration af tilladelser er der en række bedste fremgangsmåder, der kan hjælpe dig med at holde styr på dine Google Drive-dokumenter og minimere forekomsten af uventede brugere . Det handler ikke om at leve i frygt, men om at være tydelig omkring, hvem der tilgår dine dokumenter, og hvorfor.
En af de første anbefalinger er at tænke grundigt over, hvem du vil give adgang til, før du deler et link . Hvis indholdet er følsomt eller personligt, er det bedst at bruge et par sekunder på at indtaste e-mailadresserne på de specifikke personer, der skal se det, i stedet for at ty til den typiske "alle med linket kan få adgang til det".
Prøv når det er muligt at sende filer via personlige invitationer i stedet for offentlige links . Dette enkle trin sikrer, at når du åbner dokumentet, ser du de rigtige navne på de personer, der er tilknyttet, ikke en samling af dyr, hvis identiteter du ikke helt genkender.
En anden god praksis er at gennemgå de standardtilladelser, du giver, når du deler hele mapper . Nogle gange er en hel mappe åben for langt flere personer, end du er klar over, og når du opretter en ny fil i den, arver den denne konfiguration. Dette kan resultere i dokumenter, der oprettes med bredere adgang end tilsigtet.
Hvis I arbejder i et team, kan det være nyttigt at blive enige om nogle interne regler for, hvordan links deles . For eksempel at beslutte, at dokumenter ikke videresendes uden for gruppen uden først at konsultere ejeren, eller at filer med følsomme data aldrig efterlades i "nogen med linket"-tilstand. Disse små regler reducerer risikoen for uautoriseret adgang betydeligt.
Endelig, hvis du støder på et anonymt dyr i en vigtig fil, så tag det som et tegn på kort at gennemgå dine delingsindstillinger og bekræfte, at alt er, som det skal være . Det behøver ikke at være noget alvorligt, men det er en god undskyldning for at sikre, at kun de rigtige personer kan se eller redigere indholdet.
Ved at forstå, hvad anonyme dyr er, hvorfor de optræder, og hvordan du administrerer dem, kan du udnytte Google Drevs samarbejde i realtid fuldt ud uden at gå på kompromis med sikkerheden og privatlivets fred for dine filer . Med korrekt konfigurerede tilladelser og ansvarlig brug af links vil disse dyr ophøre med at være en mystisk trussel og blot blive en venlig kuriositet, der indikerer, at andre arbejder sammen med dig på det samme dokument.