- Hero Link-systemet centraliserer adgangen til et dokument i en enkelt permanent URL, der ikke ændres, når tilladelser ændres.
- Der er forskellige niveauer af publikumsadgang, fra anonym og generel adgang til invitationer begrænset til bestemte personer.
- Det er muligt at anvende yderligere sikkerhedslag såsom adgangskoder, udløbsdatoer og blokering af downloads.
- Adgangsstyring giver dig mulighed for at tilbagekalde tilladelser eller ændre brugerrollen uden at skulle oprette nye links.
Når det kommer til teamwork, er det fortid at sende e-mailvedhæftninger. Nu er vejen frem at dele adgang til et live-dokument i skyen, så alle kan arbejde på den samme version uden at skabe et rod af dubletter. Microsoft OneDrive er blevet det vigtigste værktøj til dette, da det giver fuld kontrol over, hvem der kan få adgang til dine filer, og hvad de kan gøre med dem.
Det mest spændende er, at platformen har udviklet sig til at eliminere hovedpine. Hvis du nogensinde har følt dig fortabt med fem forskellige links til den samme fil, vil du blive glad for at vide, at Hero Link- konceptet er her for at forenkle alt. I bund og grund gør det adgangsstyring meget mere intuitiv og mindre tilbøjelig til fejl, hvilket sikrer problemfrit og frem for alt sikkert samarbejde.
Det revolutionerende koncept bag Hero Link
Indtil for nylig genererede systemet en ny URL, når man ønskede at ændre, hvem der havde adgang til en fil. Dette var et stort besvær, fordi man skulle sende linket til alle involverede igen. Med introduktionen af Hero Link har Microsoft implementeret et permanent masterlink. Det betyder, at URL'en ikke ændres, selvom man beslutter at ændre tilladelserne fra "skrivebeskyttet" til "rediger" eller ændre målgruppen fra sin organisation til eksterne brugere.
Denne ændring er et frisk pust for dem, der administrerer budgetter eller tilbud med kunder, da den centraliserer adgangshistorikken. Hvis du allerede havde gamle links i omløb, så fortvivl ikke: de fungerer stadig korrekt , men nu vises de grupperet i en sekundær sektion, mens Hero Link bliver hovedfokus og den primære adgangsrute.
Sådan konfigurerer du deling
For at begynde at dele er den nemmeste måde at gå til OneDrive-webstedet. Når du er logget ind med din konto, skal du blot vælge den ønskede fil eller mappe og klikke på knappen Del øverst. Det er her, magien sker, da du kan vælge at kopiere linket direkte eller sende en e-mailinvitation.
Hvis du beslutter dig for at konfigurere linket i detaljer, er tandhjulsikonet din bedste ven. Der kan du definere linkets målgruppe . Du har flere muligheder: tillade adgang til alle (ideelt til sociale medier, selvom det er mindst sikkert), begrænse det til medlemmer af din organisation, eller begrænse det til bestemte personer . Denne sidste mulighed anbefales mest til fortrolige filer, da selvom nogen videresender invitationen, vil kun autoriserede personer have adgang til den.
Avancerede sikkerhedsindstillinger og tilladelser
Det handler ikke bare om at åbne døren; du kan også indstille strenge regler for, hvad gæster kan gøre. I indstillingsmenuen kan du aktivere redigering , hvis du vil have dem til at samarbejde med dig, eller deaktivere det for at gøre filen skrivebeskyttet. Derudover er der en meget nyttig funktion kaldet "bloker download ", som forhindrer brugere i at gemme en lokal kopi af dokumentet på deres enheder.
For at tilføje et ekstra lag af beskyttelse kan du indstille en adgangskode , som du skal dele via en anden metode end linket. Det er også meget praktisk at indstille en udløbsdato ; på denne måde stopper linket automatisk med at virke på den dag, du vælger, hvilket forhindrer adgangen i at forblive åben på ubestemt tid. Endelig, hvis du arbejder med Word-dokumenter, kan du bruge gennemgangstilstand , som begrænser brugerne til at efterlade kommentarer og forslag uden at ændre den originale tekst.
Mappehåndtering og Stifinder
Deling af en hel mappe er den bedste strategi, når man administrerer flere relaterede filer. Forsigtighed anbefales dog: Enhver med redigeringstilladelser i en mappe kan flytte, omdøbe eller endda slette ethvert element i den. Et meget nyttigt trick er, at modtagere kan tilføje den delte mappe til deres egen OneDrive via en genvej , hvilket gør det nemt at administrere fra deres computer uden at optage plads på deres personlige konto.
Hvis du foretrækker ikke at bruge en browser, kan du gøre alt dette fra Windows Stifinder . Hvis du højreklikker på filen, vises mulighederne Deling og Administrer adgang. Vær dog forsigtig med knappen "Kopier link", da den nogle gange anvender virksomhedens standardindstillinger , som kan være mere tillidsfulde, end du ønsker.
Sådan tilbagekalder du adgang og rydder op i dine delte filer
Der kommer et tidspunkt, hvor et projekt slutter, og du ikke længere ønsker, at nogen skal have adgang til dine dokumenter. For at løse dette skal du gå til panelet Fildetaljer og vælge Administrer adgang . Derfra kan du fjerne specifikke links ved at klikke på X'et eller bruge indstillingen Stop deling til at blokere alles adgang på én gang.
For at holde styr på tingene er det en god idé at besøge fanen Delt > Af mig i sidebjælkemenuen. Det er det perfekte sted at lave en månedlig gennemgang og fjerne tilladelser fra filer, du ikke længere har brug for. Husk, at hvis du sletter en fil, du har delt, forsvinder den for alle og ender i din papirkurv, hvor kun du kan gendanne den.
Fejlfinding og tips til administratorer
Nogle gange ser knappen til ekstern deling ud til at være deaktiveret. Dette er normalt ikke en teknisk fejl, men snarere en begrænsning, der er angivet af din virksomheds IT-administrator. Hvis du er administrator, kan du justere disse indstillinger fra SharePoint Administration og definere, om anonym adgang er tilladt, eller om kun bestemte sikkerhedsgrupper kan sende filer uden for organisationen.
Et kritisk punkt opstår, når en medarbejder forlader virksomheden. Da OneDrive er personligt, har de filer, der deles fra kontoen, en udløbsdato , når den slettes . For at undgå at miste vigtige oplysninger er den bedste praksis at gemme teamdokumenter i SharePoint eller Teams , hvilket sikrer, at viden forbliver i organisationen, uanset hvem der forlader virksomheden.
Effektiv OneDrive-administration involverer en balance mellem bekvemmeligheden ved hurtig adgang og datasikkerhed. Brug af masterlinket, definition af præcise målgrupper og regelmæssig gennemgang af, hvem der har adgang til dine oplysninger, sikrer et professionelt arbejdsmiljø fri for utilsigtede datalækager.