Sådan fjerner du metadata og skjulte oplysninger fra en PDF med ONLYOFFICE Docs

Informatic Digital » Sikkerhed » Sådan fjerner du metadata og skjulte oplysninger fra en PDF med ONLYOFFICE Docs

Vi antager nogle gange, at når vi sender en fil, er det kun modtageren, der læser det, vi har skrevet. Men i virkeligheden bærer digitale dokumenter en slags usynlig bagage kaldet metadata , som gemmer alt fra, hvem der oprettede filen, til den anvendte softwareversion. Disse oplysninger, selvom de ikke er umiddelbart synlige, kan være en reel hovedpine, hvis de falder i de forkerte hænder.

For dem, der bruger værktøjer som ONLYOFFICE Docs eller kontorpakker, er det vigtigt at vide, hvordan man udfører en grundig oprydning. Det handler ikke kun om at fjerne forfatterens navn, men om at sikre organisationens fulde privatliv og forhindre interne serverstier eller redigeringshistorik i at afsløre operationelle hemmeligheder, der ikke bør forlade kontoret.

Hvad i alverden er metadata, og hvorfor er de en risiko?

Kort sagt er metadata data, der beskriver andre data. Hvis vi tager et foto, er indholdet selve billedet, men metadataene er de nøjagtige GPS-koordinater for, hvor det blev taget, eller telefonmodellen. I et PDF- eller Word-dokument kan dette oversættes til Windows-brugernavnet, oprettelsesdatoen, organisationen og endda revisionshistorikken.

Den virkelige fare opstår, når vi sender disse filer til kunder eller leverandører. Hvis vi ikke rydder op i disse oplysninger, giver vi i bund og grund værdifuld information væk. Et klassisk eksempel var den britiske sag om Irak i 2003, hvor den indlejrede revisionshistorik afslørede hele den redaktionelle proces og forårsagede en betydelig diplomatisk hændelse på grund af en simpel teknisk forglemmelse.

Sådan renser du metadata i PDF-filer med ONLYOFFICE og andre værktøjer

Hvis du arbejder med ONLYOFFICE Docs og ønsker at administrere dine PDF-oplysninger, er det første skridt at se på, hvad der er der. For at se disse data skal du gå til menuen "Fil" og vælge "Egenskaber ". Når du er der, kan du, hvis du vil slette oplysninger, gå til "Yderligere metadata ", få adgang til "Avanceret"-tilstand og slette linje for linje de data, du ikke ønsker, at nogen skal se.

Hvis du leder efter andre professionelle alternativer til PDF-filer, er der flere muligheder afhængigt af det kontrolniveau, du har brug for:

• Adobe Acrobat Pro: Den har en kraftfuld funktion kaldet "Beskyt", der tillader fjern skjulte oplysninger gennem en grundig scanning af dokumentet.
• NitroPDF: Det giver dig mulighed for hurtigt at slette metadata fra beskyttelsesfanen i sektionen af indholdsskrivning.
• Foxit PhantomPDF: Den tilbyder en simpel sti gennem "Beskyt" og derefter "Skjulte data" til markér og slet de specifikke metadata.
• Onlineværktøjer: Der findes hjemmesider som PDFYeah, der automatiserer processen, selvom du skal have Vær omhyggelig med fortrolighed når du uploader følsomme filer til eksterne servere.

Dokumentinspektøren i Microsoft Office-pakken

Hvis det originale dokument er en Word-, Excel- eller PowerPoint-fil, er det bedst at rydde op i dataene, før du konverterer dem til PDF. Dokumentinspektøren er det vigtigste værktøj her. Den giver dig mulighed for at finde og fjerne kommentarer, registrerede ændringer, egenskaber for dokumentserveren og endda skjult tekst (selvom den ikke registrerer hvid tekst på en hvid baggrund).

For at bruge det skal du blot gå til "Fil", vælge "Info" og derefter "Kontroller for problemer ". Når du har kørt scanningen, kan du klikke på "Fjern alle" på alle elementer, du anser for at være problematiske. I Excel er dette især nyttigt til at slette skjulte ark eller rækker og kolonner, der indeholder data, som du ikke ønsker, at modtageren skal se.

Afgørende forskelle: Fjernelse af metadata vs. overstregning af indhold

Det er her, mange går galt. Det er vigtigt at præcisere, at fjernelse af metadata ikke er det samme som at overstrege tekst . Sletning af metadata rydder op i filens usynlige egenskaber (forfatter, datoer, software), men det sletter ikke nogen ord, der er skrevet på siden. Hvis du har et telefonnummer eller et fortroligt navn synligt, skal du bruge en visuel overstregning for at gøre dokumentet mindre synligt.

Hvis du kun sletter metadataene, men beholder den følsomme tekst, forbliver dataene. Hvis du derimod redigerer teksten med en sort boks, men ikke fjerner metadataene, vil den oprindelige forfatters navn stadig vises i filegenskaberne. Ideelt set bør begge processer udføres for at sikre fuldstændig anonymisering.

Avancerede tips og tekniske advarsler

For de mere teknisk anlagte er værktøjer som ExifTool fantastiske, men de har en hage. At køre kommandoen for at slette alt i en PDF kan fortrydes, medmindre en lineariseringsproces bruges med qpdf . Ellers kan en person med de nødvendige færdigheder gendanne de slettede data.

Et andet vigtigt punkt er digitale signaturer . Hvis et dokument er elektronisk signeret, kan enhver ændring af metadataene ugyldiggøre signaturen. Det er vigtigt at kontrollere, om filen har en signatur, før den renses, og om nødvendigt underskrive dokumentet igen , når det er blevet renset.

Datahåndtering i regneark og andre formater

I tilfældet med ONLYOFFICE Workspace er der en meget nyttig funktion kaldet Brugerdefineret filter til .xlsx-filer. Dette sletter ikke metadata, men det giver dig mulighed for at dele et regneark, hvor brugerne kun ser de data, du har filtreret, hvilket forhindrer dem i at manipulere visningen for at opdage skjulte oplysninger i andre celler.

I Visio ligner processen den i Office: Du åbner "Oplysninger", vælger "Søg efter problemer" og vælger "Fjern personlige oplysninger" , hvilket rydder op i kommentarer og skabelonstier, der kan være følsomme.

At opretholde den digitale hygiejne af vores filer er det bedste forsvar mod utilsigtede lækager. Fra at bruge dokumentinspektører i Office til manuel rengøring af egenskaber i ONLYOFFICE eller brug af specialiseret PDF-software, er målet altid det samme: at modtageren kun modtager det synlige indhold, hvilket eliminerer ethvert spor af identitet eller intern infrastruktur , der kan udnyttes ondsindet.