Sådan genvinder du plads i Gmail og undgår at løbe tør for lagerplads

Informatec Digital » Ressourcer » Sådan genvinder du plads i Gmail og undgår at løbe tør for lagerplads

Hvis du bruger Gmail dagligt, er din indbakke sandsynligvis blevet en digital skuffe med uønsket hukommelse : tusindvis af e-mails, nyhedsbreve, du aldrig læser, enorme vedhæftede filer, og oven i købet tilføjer Google Fotos og Drev også gigabyte til bunken. Selvom det kan virke som om, at de 15 GB, som Google giver dig, er nok til alt, begynder advarslerne og problemerne, når den er fyldt op.

Når du nærmer dig din lagergrænse, kan Google muligvis afbryde din forbindelse: Gmail stopper med at sende og modtage e-mails , Drive stopper med at uploade filer, og Fotos stopper med at sikkerhedskopiere. Før du når det punkt, er det værd at lære, hvordan du gendanner plads i Gmail (og resten af ​​din Google-konto) på en organiseret, hurtig og frem for alt uafbrudt måde uden at miste noget vigtigt.

Sådan fungerer Google-lagerplads, og hvorfor Gmail bliver fyldt op

Det første, man skal forstå, er, at de 15 GB gratis lagerplads ikke kun er til Gmail: de deles mellem Gmail, Google Drev og Google Fotos . Derudover er der andre mindre synlige elementer, såsom WhatsApp-sikkerhedskopier på Android eller data fra apps, der også bruger den samme lagerplads.

Når lagerpladsen er grænseløs, anvender Google en række ret alvorlige restriktioner . I Gmail kan du ikke sende eller modtage beskeder, og indgående e-mails returneres til afsenderen med en fuld postkassebesked. I Drev synkroniseres eller uploades nye filer ikke længere, og i Docs, Sheets, Slides og andre Google Office-apps kan du ikke oprette nye dokumenter eller tillade andre at redigere eksisterende.

I Google Fotos betyder blokeringen, at der ikke oprettes nye sikkerhedskopier af fotos og videoer . Alt, hvad du har gemt, vil stadig være der, men der tilføjes ikke nyt indhold, før du frigør eller køber mere lagerplads. Og vær advaret: Hvis du ikke gør noget, kan du gå glip af vigtige e-mails i dagevis uden at du overhovedet er klar over det.

For at tjekke din resterende lagerplads kan du se en forbrugsindikator nederst i Gmail. Derfra kan du få adgang til siden til lagerstyring, som viser, hvor meget plads Gmail, Drev og Fotos bruger separat . Dette er den klareste måde at finde ud af, hvor problemet ligger.

Brug Google One og det officielle værktøj til at frigøre plads

Google har centraliseret næsten alt relateret til oprydning af lagerplads på Google One-platformen. Selv uden et abonnement kan du bruge panelet til lagerstyring til at se, hvad der optager plads, og masseslette det, du ikke har brug for.

Gå til Google One på din computer, og åbn sektionen Lagerplads. Der finder du en sektion kaldet "Genvind din plads ", som grupperer muligheder for at frigøre plads efter tjeneste (Gmail, Drev, Fotos) og efter indholdstype (store filer, spam, elementer i papirkurven osv.).

I "Frigør kontoplads" kan du gennemgå kategorier som papirkurvsposter, spam, meget store filer eller appindhold. Afhængigt af kategorien har du muligheder for at sortere, filtrere eller ændre visningen (liste eller gitter), hvilket gør det nemmere at gennemgå store mængder poster, før du sletter dem.

I Google Fotos viser det samme panel fotos og videoer, der er klar til at blive slettet. Hvis du vil beholde noget, kan du downloade det til din computer, før du sender det til papirkurven. Når du har valgt det, du vil fjerne, skal du trykke på Slet (eller "Flyt til papirkurven", hvis du er i Fotos), og når Google spørger, skal du bekræfte, at du accepterer permanent sletning ved at markere samtykkefeltet.

Husk, at hvis du sletter tusindvis af elementer på én gang , kan det tage op til 48-72 timer, før den frigjorte plads afspejles korrekt på din konto, så du behøver ikke at gå i panik, hvis bjælken næsten ikke bevæger sig i starten.

Diagnosticér problemet: Drev, Gmail eller Fotos

Før du begynder at slette ting overhovedet, er det en god idé at finde ud af, hvilken tjeneste der bruger mest plads. Gå til drive.google.com/drive/quota for at se dine Drive-filer sorteret fra største til mindste. Dette er en meget tydelig måde at se, om din plads optages af videoer, store sikkerhedskopier eller dokumenter, du har haft i årevis.

I den visning skal du blot højreklikke på en hvilken som helst stor fil, du ikke har brug for, og vælge "Flyt til papirkurven ". Når du har et godt antal filer i papirkurven, skal du gå til mappen "Papirkurv" i Drev og klikke på "Tøm papirkurven" for at frigøre plads.

I tilfældet med Gmail foretages diagnosen direkte fra selve e-mailen ved hjælp af søgeoperatorer som larger:10M til at finde beskeder med store vedhæftede filer eller datofiltre til at lokalisere meget gamle e-mails. Noget lignende sker i Fotos, hvor videoer normalt er hovedårsagerne til den overdrevne lagerplads.

For arbejds- eller skolekonti (Google Workspace) er lagergrænsen fastsat af din licens eller din administrator. I disse tilfælde, hvis du ikke kan købe yderligere lagerplads direkte, skal du kontakte din administrator for at opgradere dit abonnement eller frigive lagerplads fra organisationskonsollen.

Avanceret trick: Frigør Gmail ved at overføre alle dine e-mails til en anden konto

Hvis du er typen, der aldrig sletter noget, og din konto har akkumuleret beskeder i årevis, er den hurtigste løsning måske ikke at gå e-mail for e-mail, men at flytte hele din Gmail-historik til en anden konto . På denne måde tømmer du praktisk talt din indbakke uden at miste de e-mails, du vil beholde.

Processen involverer oprettelse af en ny Gmail-konto og konfiguration af den til at downloade alle e-mails fra den gamle konto via POP3, og sletning af kopien fra den gamle konto. Før du gør noget, anbefales det kraftigt at bruge Google Takeout til at oprette en fuld sikkerhedskopi af dine e-mails i tilfælde af problemer under overførslen.

I den oprindelige konto skal du gå til Indstillinger > "Vis alle indstillinger" > "Videresendelse og POP/IMAP" og aktivere POP-adgang for alle beskeder. Det er vigtigt at vælge indstillingen "Slet Gmail-kopi, når du tilgår beskeder via POP ", da dette sikrer, at e-mails, der downloades af den nye konto, automatisk slettes fra den oprindelige konto.

Log derefter ind på din nye Gmail-konto og gå til Indstillinger > "Konti og import". I afsnittet "Tjek mail fra andre konti" skal du tilføje din gamle konto og følge trinnene for at konfigurere den via POP3. En massedownload vil begynde, som, afhængigt af mængden af ​​e-mails, kan tage et betydeligt stykke tid.

Når du har bekræftet, at alle vigtige beskeder er blevet downloadet til den nye konto, kan du deaktivere POP-forespørgsler derfra og tømme papirkurven i den oprindelige konto for at frigøre plads helt. Det er en drastisk foranstaltning, men den er ekstremt effektiv for konti med tendenser til digital hamstring.

Rens Gmail trin for trin: størrelse, alder, spam og papirkurv

Ud over det andet kontotrick er det værd at lære at administrere Gmail indefra. Det første logiske trin er at finde e-mails med de største vedhæftede filer , fordi du ved at slette blot et par beskeder kan frigøre mange megabyte (eller endda gigabyte) på én gang.

Fra Gmail-søgefeltet kan du udvide de avancerede indstillinger (pilen til højre for søgefeltet) og bruge feltet "Størrelse" til at søge efter beskeder, der er større end X MB. Du kan også bruge syntaksen size:20MB eller larger:10M direkte i søgefeltet. Det er vigtigt at respektere formatet (ingen mellemrum og M for megabyte), ellers vil søgningen være i bytes og ikke fungere.

Når du har set alle de store e-mails, så gennemgå hvilke du virkelig skal gemme. Hvis du har vigtige dokumenter, skal du først downloade de vedhæftede filer til din computer eller en anden cloud-tjeneste, og derefter slette e-mailen og tømme papirkurven . Dette sikrer, at du ikke mister nogen oplysninger, og det frigør så meget plads som muligt.

En anden effektiv taktik er at målrette meget gamle e-mails. Ved at bruge operatoren `older_than:1y` kan du finde alle beskeder, der er ældre end et år; du kan erstatte "y" for år med "m" for måneder eller "d" for dage efter behov. Igen skal du vælge alle de e-mails, du ikke længere behøver at beholde, og slette dem.

Glem ikke at tjekke dine Spam- og Papirkurvsmapper. Selvom beskeder slettes automatisk efter 30 dage, fortsætter alt i dem med at optage plads indtil da. I begge mapper finder du en knap til at tømme alt på én gang ("Tøm papirkurven nu" eller "Slet alle spambeskeder nu").

Fjern problemet ved roden: nyhedsbreve, filtre og organisering

Det er nytteløst at rydde op i din indbakke, hvis du er tilbage til udgangspunktet efter to måneder. En af de bedste måder at holde Gmail under kontrol på er at afmelde dig e-mails, der ikke gavner dig . De fleste nyhedsbreve og marketing-e-mails indeholder et "Afmeld"-link nederst i beskeden, og Gmail viser nogle gange en lignende genvej ud for afsenderens navn.

Hvis du virkelig er overvældet af snesevis af nyhedsbreve, er det værd at tage et øjeblik til at åbne flere reklamemails, afmelde dig og dermed reducere den konstante strøm af e-mails, der tilstopper din indbakke og optager plads. Færre indgående e-mails betyder færre e-mails, du bliver nødt til at slette i fremtiden.

Du kan også oprette automatiske filtre for at arkivere bestemte beskeder, sende dem til en bestemt etiket eller flytte dem direkte til papirkurven. Fra Gmail-søgefeltet kan du ved hjælp af knappen Indstillinger filtrere efter afsender, emne, størrelse eller søgeord og derefter beslutte, hvad du vil gøre med alle de e-mails, der passer til det mønster.

Brug af etiketter og kategorier hjælper med at holde din indbakke ren uden at skulle slette alt. Gmails faner (Primær, Social, Kampagner, Notifikationer, Forummer) giver allerede mulighed for indledende filtrering. Hvis du får for vane at tjekke Kampagner og Sociale medier af og til for at tømme dem næsten helt, vil effekten på lagerpladsen være enorm.

Og husk at "Arkivering" ikke frigør plads; det fjerner kun e-mails fra hovedvisningen. Det er nyttigt til at holde dine e-mails organiserede, men hvis du vil gendanne gigabyte, skal du faktisk slette e-mails og derefter tømme papirkurven.

Videoer, fotos og store filer i Google Fotos

Selvom søgningen fokuserer på Gmail, ligger en stor del af problemet ofte hos Google Fotos. Videoer, især dem i høj opløsning, kan hurtigt fylde lagerpladsen op i løbet af få måneder, hvis du udfører hyppige automatiske sikkerhedskopier.

For kun at målrette mod videoer kan du gå til den særlige Fotos-URL til denne type indhold: https://photos.google.com/search/_tv_video. Der kan du se alle dine videoer på én gang, og du kan vælge dem, du ikke længere behøver at sende til papirkurven.

Der er en anden nyttig visning på https://photos.google.com/unsupportedvideos, som viser videoer, der ikke er kompatible med Fotos, og derfor ikke let vises i andre søgninger. Disse typer filer optager også plads, så hvis du ikke har brug for dem, er du velkommen til at slette dem.

Fanen Udforsk i Google Fotos grupperer indhold efter personer, steder, skærmbilleder, videoer eller kreationer som animationer og film. Det er et godt sted at finde grupper af gamle eller gentagne fotos (f.eks. en tur fra år tilbage, som du allerede har gemt på en harddisk) og frigøre flere gigabyte på én gang.

Når du har sendt en masse billeder og videoer til papirkurven, skal du gå til afsnittet "Papirkurv" i Billeder og trykke på "Tøm papirkurv". Ligesom i Gmail og Drev gendannes pladsen ikke, før du har gennemført dette trin . Og igen, hvis du sletter en masse indhold, kan det tage lidt tid, før ændringerne vises i din lagerbjælke.

Google Drive, WhatsApp-sikkerhedskopier og andre ofte oversete funktioner

Udover e-mails og fotos kan din Google-konto indeholde andre skjulte elementer, der optager betydelig plads. Et tydeligt eksempel er WhatsApp-sikkerhedskopier på Android , som gemmes i Drev og i et stykke tid nu tæller med i din lagergrænse.

For at tjekke disse sikkerhedskopier fra din telefon skal du åbne Google One-appen, gå til sektionen Lagerplads, og under "Frigør kontoplads" skal du finde muligheden "Slet andre elementer" og vælge WhatsApp. Der kan du se de tilgængelige sikkerhedskopier og slette dem, du ikke længere har brug for.

Hvis du foretrækker at gøre det fra din browser, kan du gå til one.google.com/backup/management/whatsapp. Ud for hver sikkerhedskopi finder du muligheden "Slet sikkerhedskopi ". Selv hvis du sletter den nuværende sikkerhedskopi, vil WhatsApp fortsætte med at oprette sikkerhedskopier i fremtiden i henhold til appens indstillinger, så tjek også disse indstillinger for at undgå at generere store filer ofte.

I Drev kan du, udover de filer, du har uploadet, også se elementer, som andre har delt med dig. Det er vigtigt at vide, at filer i afsnittet "Delt med mig" ikke tæller med i din lagerpladskvote (det gør ejeren), medmindre du laver en kopi eller uploader dine egne filer til delte mapper. I så fald tæller kopien eller de nye filer med i din kvote.

Endelig kan Drev til computere vise et andet lagerforbrug end det, du ser på nettet, fordi de delte filer, du synkroniserer, optager plads på din lokale harddisk, selvom de ikke påvirker din cloud-lagerplads. Dette er normal adfærd og betyder ikke, at Google tager ekstra gigabyte fra dig.

Almindelige problemer med at frigøre plads og hvordan man løser dem

En af de mest almindelige fejl er at tro, at plads frigøres øjeblikkeligt. Når du sletter mange elementer i træk, kan det tage Googles systemer mellem 48 og 72 timer at genberegne lagerpladsen korrekt. I løbet af den tid kan tælleren se fastfrossen ud, selvom du allerede har lavet dit hjemmearbejde.

Hvis du har købt mere lagerplads med Google One, og den nye kapacitet ikke vises, skal du vente op til 24 timer. Hvis den stadig ikke vises efter dette tidspunkt, skal du logge ud af din Google-konto, logge ind igen og tjekke betalingssiden for at sikre, at betalingen er gået igennem. Hvis dit kort er blevet debiteret, men den nye lagerplads ikke vises, har du muligvis købt abonnementet på en anden konto . Tjek, om du har flere åbne konti.

På iPhone eller iPad kan det nogle gange hjælpe at lukke Google One-appen med tvungen lukning og genåbne den, så den synkroniseres med serverne. De specifikke trin til lukning af apps varierer afhængigt af din iOS-version, så hvis du er i tvivl, er det bedst at kontakte Apple Support.

Et andet almindeligt problem er, at Gmail stadig ikke lader dig sende eller modtage e-mails efter opgradering til en højere eller lavere lagerplan. I disse tilfælde er det bedst at vente op til 24 timer , logge ud og logge ind igen og endda prøve at sende en e-mail fra et inkognitovindue eller en anden browser (Edge, Firefox osv.) for at udelukke cachingproblemer.

Der er også en del forvirring vedrørende billeder i "Lagerbesparelse" (tidligere "Høj kvalitet") uploadet før 1. juni 2021: disse billeder og videoer tæller ikke med i din lagerkvote . Hvis du sletter meget af denne type indhold, vil du muligvis ikke se nogen ændringer i dit lagerforbrug netop af den grund.

Hvornår giver det mening at betale for Google One, og hvordan administrerer man det

Hvis du efter en grundig oprydning stadig har lavt lagerplads, eller simpelthen ikke ønsker at leve med grænsen på 15 GB, kan du overveje at opgradere dit abonnement med Google One. Der er betalte muligheder fra 100 GB ekstra lagerplads, hvor kapaciteten (og prisen) stiger efter behov.

Fra tid til anden tilbyder Google gratis prøveperioder af Google One til nye brugere. I disse tilfælde modtager du en invitation til at aktivere en prøveperiode, hvor du får mere lagerplads gratis i en begrænset periode. Du skal tilføje en betalingsmetode, men du bliver ikke opkrævet, før prøveperioden slutter , forudsat at du husker at opsige inden fristen, hvis du ikke er interesseret i at fortsætte.

Hvis du administrerer Google One via nettet (ikke Apple App Store), kan du ændre dit abonnement, skifte fra månedligt til årligt eller opsige det i afsnittet med indstillinger for Google One under "Skift abonnement". På Android kan du også administrere dit abonnement via appindstillingerne og Google Play.

På iPhone og iPad er tingene mere komplicerede: Hvis du har købt abonnementet via hjemmesiden, kan du ikke ændre det fra appen . I så fald skal du opsige dit nuværende abonnement fra Google One-hjemmesiden, og hvis du vil administrere det udelukkende fra iOS, skal du abonnere på et nyt abonnement via App Store.

Hvis din konto derimod er til arbejde eller skole, kan du ikke selv købe ekstra lagerplads. Du skal bede din Google Workspace-administrator om at øge din grænse eller ændre din licens , da disse konti administreres centralt.

I sidste ende involverer det at frigøre plads i Gmail og din Google-konto at kombinere flere strategier: brug af det officielle Google One-værktøj, sletning af store og gamle e-mails (tøm altid spam og papirkurv), kontrol af Drev, Fotos og sikkerhedskopier som din WhatsApp-sikkerhedskopi og bedre administration af de nyhedsbreve og det indhold, du modtager dagligt. Hvis 15 GB stadig ikke er nok, kan en opgradering til Google One være den mest bekvemme måde at stoppe med konstant at kæmpe med advarslen om "lagerplads næsten fuld".