Vollständige Anleitung zu den intelligenten Funktionen und Einstellungen von Gmail

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Gmail hat die Art und Weise, wie wir unsere E-Mails verwalten, revolutioniert., und zwar durch die Integration intelligenter Funktionen, die weit über das einfache Senden und Empfangen von Nachrichten hinausgehen. Diese in das gesamte Google Workspace-Ökosystem integrierten Funktionen kombinieren künstliche Intelligenz mit Benutzererfahrung und bieten uns Organisationstools, schnelle Antworten, automatische Terminplanung und vieles mehr.

In den letzten Jahren hat Google diese intelligenten Funktionen verfeinert und erweitert. Dies ermöglicht uns nicht nur, unsere Zeit zu optimieren, sondern auch das Erlebnis basierend auf unseren Datenschutzpräferenzen und beruflichen oder persönlichen Bedürfnissen zu personalisieren. Darüber hinaus haben neue regulatorische Änderungen und Datenschutzrichtlinien in Europa den Nutzern noch mehr Kontrolle über die Verwendung ihrer Daten in diesen intelligenten Diensten gegeben.

Was sind die intelligenten Funktionen von Gmail?

Die intelligenten Funktionen von Gmail sind eine Reihe fortschrittlicher Tools Diese nutzen künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um die E-Mail-Verwaltung zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. Diese Funktionen sind nicht nur in Gmail verfügbar, sondern erstrecken sich auch auf andere Google-Apps wie Chat und Meet und wirken sich auch auf die Funktionsweise von Produkten wie Kalender, Drive, Google Maps, dem Google Assistant und anderen Diensten im Ökosystem aus.

Das Ziel dieser Tools ist es, Ihnen das Leben zu erleichtern und Ihnen personalisierte Vorschläge oder Automatisierungen zu bieten., wie etwa die automatische E-Mail-Kategorisierung, das Erstellen von Kalenderereignissen aus E-Mails, Schnellantworten, kontextbezogene Erinnerungen, Einkaufs- oder Reisezusammenfassungskarten und mehr.

Zu den bemerkenswerten Merkmalen gehören:

• Automatische E-Mail-Filterung und -KategorisierungGmail organisiert E-Mails automatisch in Registerkarten wie „Primär“, „Soziales“ und „Werbung“, sodass Sie das Wichtigste auf einen Blick finden.
• Intelligentes Verfassen und intelligente Antworten: Funktionen, die basierend auf dem Inhalt der Nachricht vollständige Sätze oder Antworten vorschlagen und so Zeit und Mühe sparen.
• Erstellen von Ereignissen und ErinnerungenWenn Sie E-Mails mit Informationen zu Reisen, Reservierungen, Rechnungen oder Veranstaltungen erhalten, kann Gmail automatisch Einträge in Ihrem Kalender oder Erinnerungen im Google Assistant generieren.
• Übersichtskarten und Paketverfolgung: Sie erhalten Informationskarten mit Einzelheiten zu Einkäufen, Sendungen oder Flügen in Ihrem Posteingang, ohne dass Sie E-Mails durchsuchen müssen.
• Datenextraktion für andere Google-DiensteGmail kann relevante Informationen aus Ihren E-Mails weitergeben, um unter anderem Buchungen in Maps, Tickets in Wallet, gruppierte Reiserouten in Google Travel anzuzeigen.

Wie funktionieren die Einstellungen für Smart-Funktionen?

Google ermöglicht jedem Nutzer, die Aktivierung oder Deaktivierung der Smart-Funktionen selbstständig zu verwalten. sowohl in Gmail, Chat und Meet als auch in anderen Workspace-Produkten. Datenschutz- und Anpassungseinstellungen wurden verfeinert, insbesondere nach dem Inkrafttreten von Vorschriften wie der DSGVO und der europäischen LMD.

Jede dieser Steuerungen wirkt sich anders auf das Erlebnis aus:

• Intelligente Funktionen in Gmail, Chat und Meet: Sie ermöglichen die Verwendung von Daten aus diesen Anwendungen, um das Erlebnis in denselben Diensten zu personalisieren.
• Intelligente Funktionen in Google Workspace: Sie verwenden die in Workspace generierten Aktivitäten und Inhalte, um das Erlebnis in allen Google-Tools für Unternehmen und Bildung (Drive, Kalender usw.) zu personalisieren.
• Intelligente Funktionen in anderen Google-Produkten: Sie verwenden Workspace-Daten, um andere Apps außerhalb von Workspace zu verbessern, z. B. Maps, Wallet oder den Assistant.

Jede Einstellung kann separat aktiviert oder deaktiviert werden. Sie können beispielsweise Smart-Funktionen in Gmail aktivieren, in Google Maps oder anderen Google-Produkten jedoch deaktivieren.

Konkrete Beispiele für intelligente Funktionen in Gmail und dem Google-Ökosystem

Um den Umfang dieser Funktionen besser zu verstehen, Hier sind einige häufige Verwendungszwecke:

• Automatische Ereigniserstellung: Flugreservierungen oder Hotelbestätigungen, die per E-Mail eingehen, generieren automatisch einen Termin in Google Kalender.
• Clever schreiben und antworten: Während Sie eine E-Mail schreiben, schlägt Gmail basierend auf Ihrem Verlauf und dem Inhalt der empfangenen Nachricht vollständige Sätze vor, sodass Sie nicht bei jeder Antwort von vorne beginnen müssen.
• E-Mails gruppieren und nach Registerkarten sortieren: E-Mails werden automatisch nach Thema oder Quelle (Neuigkeiten, Werbeaktionen, soziale Medien usw.) sortiert, sodass Ihr Posteingang besser organisiert ist.
• Hilfreiche Erinnerungen im Assistenten: Wenn Sie eine Rechnung oder ein E-Ticket erhalten, kann der Assistent Sie vor Ablauf benachrichtigen.
• Informationsübersichtskarten: Gmail zeigt Karten mit genauen Paket-, Reise- oder Reservierungsinformationen über den zugehörigen E-Mails an, sodass die relevantesten Informationen sofort sichtbar sind.
• Links zu Karten, Reisen und Bezahlen: Restaurantreservierungen oder Veranstaltungstickets, die Sie per E-Mail erhalten, werden automatisch auf Google Maps oder in Ihren Treue- und Zahlungs-Apps angezeigt.

Datenschutz: Welche Daten verwendet Gmail und wie können Sie diese verwalten?

Eine der immer wiederkehrenden Bedenken im Zusammenhang mit diesen intelligenten Funktionen ist der Datenschutz. Für alle diese Funktionen ist der Zugriff auf bestimmte Informationen in Ihren E-Mails und Aktivitäten in Workspace erforderlich. Google hat jedoch sehr spezifische Kontrollen implementiert, damit Sie jederzeit die Kontrolle behalten.

Standard, Diese Funktionen sind deaktiviert Wenn Sie in Ländern wie dem Europäischen Wirtschaftsraum, der Schweiz, Großbritannien oder Japan leben, können Sie aufgrund strengerer Vorschriften die Nutzung deaktivieren. Um diese zu aktivieren, müssen Sie Gmail, Chat und Meet ausdrücklich zustimmen, Ihre Inhalte zur Personalisierung Ihres Erlebnisses zu verwenden.

Wenn aktiviert, Die Informationen werden sowohl dazu verwendet, Ihnen die intelligenten Funktionen anzubieten, als auch deren Betrieb zu verbessern., immer im Rahmen der festgelegten Datenschutzgrenzen. Sie können die Berechtigung jedoch jederzeit in Ihren Gmail-Einstellungen widerrufen.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet Google Ihre Daten?

Google verlässt sich auf die Einwilligung des Nutzers und berechtigte Interessen zur Verarbeitung von Informationen aus Workspace-Apps. Wenn Sie Smart-Funktionen aktivieren, stimmen Sie zu, dass Google Ihre Inhalte und Aktivitäten für folgende Zwecke verwendet:

• Personalisieren Sie Ihr Erlebnis in Gmail, Chat und Meet mit Empfehlungen, Antworten und Automatisierungen.
• Google Workspace verbessern durch personalisierte Vorschläge und Suchen.
• Optimieren Sie andere Google-Produkte wie Maps, Wallet oder Assistant mit relevanten Informationen, die aus Ihren E-Mails extrahiert wurden.

Sie können Daten auch in aggregierter Form verarbeiten, um neue Funktionen zu entwickeln oder bestehende zu verbessern, wobei sie stets den Schutz Ihrer Daten gewährleisten und der Privatsphäre Priorität einräumen.

Dauer und Kontrolle über die Verwendung Ihrer Daten

Inhalte und Aktivitäten im Workspace werden verwendet, solange Sie die Smart-Funktionen aktiviert lassen.Wenn Sie eine Einstellung deaktivieren, werden Ihre Daten jetzt und in Zukunft nicht mehr zur Personalisierung dieser Funktionen verwendet.

Alle zuvor aus diesen Daten gewonnenen Erkenntnisse bleiben erhalten, neue Informationen werden jedoch nicht mehr verarbeitet, solange die Einstellung deaktiviert ist. Sie können diese Berechtigungen in Ihren Google Workspace- und Gmail-Einstellungen ändern.

So aktivieren oder deaktivieren Sie intelligente Funktionen in Gmail

Google hat die Steuerung dieser Funktionen wesentlich einfacher gemacht.Sie können in Ihren Kontoeinstellungen entscheiden, ob sie aktiviert sein sollen oder nicht, sowohl auf persönlicher als auch auf geschäftlicher Ebene, wenn Sie Superadministrator einer Organisation sind.

Die grundlegenden Optionen sind:

• Legen Sie keinen Standardwert fest, sodass jeder Benutzer seine eigenen Einstellungen wählen kann.
• Legen Sie eine Standardeinstellung für alle Benutzer fest, die intelligente Funktionen automatisch aktiviert (aber die Option lässt, sie später zu deaktivieren).

Normalerweise dauert es etwa 24 Stunden, bis die Änderungen auf alle betroffenen Konten angewendet werden.

Um diese Änderungen vorzunehmen, öffnen Sie einfach die Gmail-Einstellungen, suchen Sie den Bereich „Intelligente Funktionen & Personalisierung“ und wählen Sie die gewünschte Option aus. Wenn Sie bereits eine Option ausgewählt haben, diese aber ändern möchten, können Sie dies jederzeit von hier aus tun.

Kommende Änderungen und Updates zur intelligenten Funktionssteuerung

Google hat Updates für das Smart Feature Management für Gmail und Google Workspace angekündigt. Speziell entwickelt, um noch detailliertere Kontrollen und ein sichereres Benutzererlebnis zu bieten. Ab dem ersten Quartal 2025 wird eine neue Einstellungsseite eingeführt, die eine genauere Kontrolle darüber ermöglicht, wie Gmail-, Chat- und Meet-Daten verwendet werden, um intelligente Funktionen in Workspace und anderen Google-Apps bereitzustellen. Diese Änderungen haben keinen Einfluss auf die aktuellen Datenverarbeitungspraktiken, bieten aber:

• Verbesserte Datenkontrollen: Jetzt können Sie genauer entscheiden, wo und wie Ihre Daten verwendet werden.
• Zusätzliche Benutzerpfade: Sie können steuern, ob Workspace-Inhalte und -Aktivitäten in zukünftige intelligente Funktionen einfließen, einschließlich Tools wie Gemini für Workspace.

Wenn Sie als Administrator die neuen Standardeinstellungen nicht festlegen, werden Nutzer in Gmail aufgefordert, diesen erweiterten Einstellungen erneut zuzustimmen. Sollten Sie Ihre Meinung ändern, können Sie diese ganz einfach in den Gmail-, Drive-, Chat- und Meet-Einstellungen ändern. Weitere Informationen zur Verwaltung dieser Einstellungen finden Sie unter So verwenden Sie Google Takeout.

Wenn Sie weitere Fragen haben, empfiehlt Google, das Hilfecenter zu konsultieren oder sich an den Support zu wenden, um persönliche Unterstützung zu erhalten.

Die Integration intelligenter Funktionen in Gmail und Google Workspace bietet Ihnen ein personalisiertes, automatisiertes und deutlich produktiveres Erlebnis und gibt Ihnen gleichzeitig die Kontrolle über Ihre Privatsphäre und Ihr Datenmanagement. Mit den aktuellen Konfigurationsoptionen und den kommenden Änderungen können Sie jetzt mehr denn je entscheiden, wie Ihre Informationen verwendet werden und welchen Grad an Anpassung und Automatisierung Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen. Diese Tools verbessern nicht nur die E-Mail- und Kalenderverwaltung, sondern ermöglichen Ihnen auch, alle zugehörigen Dienste innerhalb des Google-Ökosystems nach Ihren Wünschen zu optimieren.