- Anonyme Tiere repräsentieren Nutzer, die auf Ihre Google-Dateien zugreifen, ohne dass Sie individuell eingeladen wurden oder Ihr sichtbares Konto identifiziert werden kann.
- Sie treten insbesondere dann auf, wenn das Dokument öffentlich oder im Modus „Jeder mit dem Link“ geteilt wird und der Zugriff nicht auf bestimmte Personen beschränkt ist.
- Das Vorhandensein dieser Information bedeutet nicht zwangsläufig, dass es sich um Hacking handelt, sondern zeigt lediglich, dass die Freigabeberechtigungen weit gefasst sind und überprüft werden sollten, wenn es sich um sensible Inhalte handelt.
- Die beste Methode, anonyme Zugriffe zu reduzieren und die Kontrolle darüber zu behalten, wer Ihre Dateien ansieht oder bearbeitet, ist, bestimmte Nutzer per E-Mail einzuladen und öffentliche Links zu vermeiden.
Wenn Sie jemals in Ruhe an einem Dokument, einer Tabelle oder einer Präsentation gearbeitet haben und plötzlich ein Tiersymbol mit einem seltsamen Namen in der oberen rechten Ecke erschien , haben Sie sich wahrscheinlich kurz erschrocken. Diese neugierigen Besucher sind die sogenannten „anonymen Tiere“ von Google Drive , und obwohl sie Aufmerksamkeit erregen können, bedeuten sie nicht zwangsläufig, dass Ihr Konto gehackt wurde oder Ähnliches.
Google hat beschlossen, dem Thema Berechtigungsverwaltung eine humorvolle Note zu verleihen, indem nicht identifizierte Nutzer als Tiere mit niedlichen Namen dargestellt werden: Anonymes Stinktier, Anonymer Koala, Anonymes Kaninchen, Anonymer Kraken… Hinter jedem dieser Tiere verbirgt sich eine echte Person, die Ihre Datei ansieht. Aus verschiedenen Gründen werden jedoch weder Name noch Google-Konto angezeigt. Sehen wir uns genauer an, was diese Tiere sind, warum sie erscheinen und wie Sie die Kontrolle behalten.
Was sind anonyme Tiere auf Google Drive?
Anonyme Tiere sind im Wesentlichen Nutzer, die eine Google-Datei (Docs, Tabellen oder Präsentationen) ansehen oder bearbeiten, ohne dass ein für Sie sichtbares Konto existiert . Anstatt ihren Namen und ihr Profilbild anzuzeigen, stellt Google sie mit einer Tiersilhouette und einer Bezeichnung wie „anonymes Walross“ oder „anonymes Eichhörnchen“ dar.
Dies geschieht insbesondere dann, wenn das Dokument über einen öffentlichen Link oder einen für jeden zugänglichen Link geteilt wird . In solchen Fällen kann Google die Nutzeraktivität nicht immer einem bestimmten Namen zuordnen und verwendet daher dieses System anonymer „Nutzer-IDs“, um anzuzeigen, dass gerade jemand anderes auf die Datei zugreift.
Hinter jedem Tier steht ein Benutzer, der den Inhalt je nach den konfigurierten Dateiberechtigungen lediglich liest oder bearbeitet . Das anonyme Tiersystem selbst birgt kein zusätzliches Risiko; entscheidend ist die Art des Zugriffs, den Sie dem Dokument gewährt haben.
Eine Zeit lang nutzte Google lediglich Farben, um die einzelnen Personen in einem gemeinsamen Dokument zu unterscheiden . Mit der Weiterentwicklung seiner Kollaborationswerkzeuge entschied sich das Unternehmen für eine visuellere und intuitivere Gestaltung und begann, jedem nicht identifizierten Nutzer zusätzlich zu einem eigenen Symbol ein Tier zuzuordnen.
Die Liste ist ziemlich lang und vielfältig: Bergziege, Leguan, Koala, Lemur, Krokodil, Ameisenbär, Dinosaurier, Delfin, Ente, Elefant, Frettchen, Fuchs, Frosch, Giraffe, Igel, Nilpferd, Hyäne, Schakal, Leopard, Tiger, Lama, Seekuh, Nerz, Affe, Orang-Utan, Otter, Panda, Pinguin, Gürteltier, Axolotl, Dachs, Fledermaus, Biber, Büffel, Kamel, Chamäleon, Gepard, Eichhörnchen, Chinchilla, Chupacabra, Kormoran, Kojote, Krähe, Dingo, Schnabeltier, Python, Waschbär, Nashorn, Schaf, Spitzmaus, Stinktier, Schildkröte, Walross, Wolf, Taschenratte… Jeder dieser Namen kann in Ihren Dokumenten als „anonym“ erscheinen.
Warum tauchen unbekannte Benutzer oder anonyme Tiere auf?
Wenn Sie einen unbekannten Nutzer sehen, sei es aufgrund eines ungewöhnlichen Namens oder sogar eines anonymen Tieres , liegt das meist daran, wie Sie die Datei geteilt haben und wie die andere Person darauf zugegriffen hat. Google listet einige typische Situationen auf, in denen dies vorkommen kann. Es ist hilfreich, diese zu kennen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Einer der häufigsten Gründe ist, dass die Datei über eine Verteilerliste oder Mailingliste geteilt wurde . In solchen Fällen wird das Dokument an eine ganze Gruppe (z. B. ein Arbeitsteam oder eine Klasse) gesendet. Wenn dann jemand aus dieser Liste über den allgemeinen Link auf die Datei zugreift, erscheint er möglicherweise als anonymer Benutzer, falls keine individuelle Einladung vorliegt oder er nicht mit seinem üblichen Konto angemeldet ist.
Es kommt auch häufig vor, dass ein anonymes Tiersymbol angezeigt wird, weil die Datei mit jemandem geteilt wurde, der kein Google-Konto hat oder nicht angemeldet ist . Wenn diese Person den Link öffnet, kann sie gemäß den von Ihnen erteilten Berechtigungen (Ansehen, Kommentieren oder Bearbeiten) auf die Datei zugreifen. Da Google jedoch nicht ihren echten Namen oben anzeigen kann, wird das Tiersymbol verwendet.
Ein weiteres häufiges Szenario ist, dass jemand mit Bearbeitungsrechten oder Zugriff auf den Link diesen an Dritte weitergeleitet hat . Stellen Sie sich vor, Sie teilen ein Arbeitsdokument mit einem Kollegen, und dieser gibt den Link wiederum an eine andere Person in seinem Team weiter, ohne Sie darüber zu informieren. Diese Person kann sich dann anonym anmelden und Ihnen beim Durchsehen des Inhalts als „anonymer Fuchs“ oder ein anderes Tier erscheinen.
Möglicherweise sehen Sie anstelle Ihres üblichen Ansprechpartners einen unbekannten Namen, weil die betreffende Person ihren Google-Kontonamen geändert hat . Falls Sie vermuten, dass es sich um eine Ihnen bekannte Person handelt, können Sie deren E-Mail-Adresse in den Freigabeeinstellungen der Datei überprüfen.
In vielen Fällen liegt der Grund für diesen unberechtigten Zugriff darin, dass die Datei als „öffentlich im Web“ oder „für jeden mit dem Link zugänglich “ konfiguriert ist. In diesen Freigabemodi kann jeder, der den Link erhält, ihn kopiert oder findet, die Datei gemäß den von Ihnen gewählten Optionen aufrufen und ansehen (oder sogar bearbeiten), obwohl das System sie als anonyme Datei anzeigt.
Wie Google anonyme Tiere identifiziert
Wenn in der oberen Leiste von Google Docs, Tabellen oder Präsentationen Tiersymbole angezeigt werden, signalisiert Google damit die Anwesenheit von Nutzern, die die Datei ohne persönliche Einladung oder ohne sichtbares Profil für Sie geöffnet haben . Das System ist sich dieser Nutzer nicht bewusst; es bedeutet lediglich, dass Sie als Eigentümer oder Bearbeiter sie nur über diese allgemeine Darstellung sehen.
Google unterscheidet klar zwischen Nutzern, die individuell eingeladen wurden, und solchen, die über einen geteilten Link beitreten . Personen, denen Sie eine persönliche E-Mail-Einladung gesendet haben, werden mit ihrem Namen und, falls vorhanden, ihrem Profilbild angezeigt. Nutzer, die hingegen ausschließlich über einen allgemeinen Link ohne direkte Einladung beitreten, erscheinen anonym.
Dieses Verhalten gilt auch, wenn das Dokument für „jeden mit dem Link“ oder „jeden im Internet, der es finden und ansehen kann “ zugänglich ist. In diesen Fällen haben Sie keine individuelle Kontrolle darüber, wer darauf zugreift. Daher zeigt Google nicht die echten Namen an, sondern gruppiert die Nutzer unter Tier-Pseudonymen, sodass Sie sehen können, wie viele Personen gleichzeitig verbunden sind und welche Teile des Dokuments sie ansehen.
Das Farb- und Tiersystem ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit leicht zu erkennen, welche Textabschnitte jeder Benutzer gerade überprüft . Jedes anonyme Tier hat seine eigene Cursor-, Auswahl- und Symbolfarbe, sodass Sie seine Aktionen innerhalb der Datei verfolgen können, selbst wenn Sie seinen echten Namen nicht sehen.
Wichtig ist, dass Sie die echten Namen von Personen nur dann sehen können, wenn Sie ihnen explizit über eine personalisierte Einladung Zugriff gewähren oder wenn sie Teil einer Mailingliste mit bestimmten E-Mail-Adressen sind. Andernfalls werden sie weiterhin als anonyme Tiere angezeigt, selbst wenn Sie anhand des Kontextes erraten können, wer sie sind.
Wenn Sie überprüfen möchten, ob ein unbekannter Name in Ihrer Datei zu einer Ihnen bekannten Person gehört, können Sie das Dialogfeld „Freigabe“ öffnen und die E-Mail-Adressen der Zugriffsberechtigten einsehen . Wenn Sie in diesem Bereich mit der Maus über den Namen eines Benutzers fahren, wird dessen E-Mail-Adresse angezeigt, sodass Sie bestätigen können, ob es sich um die gesuchte Person handelt.
Typische Situationen, in denen anonyme Tiere erscheinen
In der Praxis tauchen anonyme Tiere häufig dann auf, wenn gemeinsam genutzte Links und Dokumente, die für einen breiten Zugriff konfiguriert sind, intensiv genutzt werden . Dies ist in Lernumgebungen, kollaborativen Arbeitsumgebungen oder offenen Projekten sehr verbreitet, wo es wünschenswert ist, dass viele Personen gleichzeitig Dokumente ansehen oder bearbeiten können.
Wenn Sie beispielsweise als Lehrkraft oder Ausbilder ein Dokument über einen Link auf einer Lernplattform oder in einer Massen-E-Mail mit Ihrer gesamten Klasse teilen , können die meisten Ihrer Schüler darauf zugreifen, ohne dass Sie sie einzeln einladen müssen. Sobald sie das Dokument öffnen, sehen Sie oben Symbole wie „anonymer Panda“, „anonymer Delfin“, „anonymes Schaf“ und andere, die beim Lesen oder Ausfüllen der Informationen über das Dokument erscheinen.
In Unternehmen und Arbeitsteams ist es üblich, allgemeine Links zu verwenden, damit alle Teammitglieder darauf zugreifen können. Beispielsweise teilt jemand aus der Personalabteilung eine Tabelle mit dem Link in einem internen Chat, sodass jeder, der sie benötigt, sie einsehen kann. Wenn sich Benutzer nicht mit ihrem Hauptkonto anmelden oder der Zugriff nicht auf bestimmte Benutzer beschränkt ist, werden diese Kollegen als anonyme Benutzer angezeigt.
In offeneren Projekten wie öffentlichen, kollaborativen Dokumenten, Formularen mit geteilten Ergebnissen oder Community-Leitfäden sind anonyme Tiere fast schon Standard. Jeder mit dem Link kann beitreten, und man bekommt nur durch die Tiersymbole, die in Echtzeit erscheinen und verschwinden, einen Eindruck davon, wie viele mitmachen.
Es gibt auch alltäglichere Fälle, etwa wenn Sie ein Dokument mit einem Freund teilen, der kein Gmail-Konto hat oder es in einem Inkognito-Fenster öffnet, ohne sich anzumelden . Selbst wenn es sich um eine vertrauenswürdige Person handelt, behandelt Google sie als anonymen Besucher und weist ihr daher einen dieser niedlichen Tier-Aliase zu.
Risiken und Missverständnisse: Sind anonyme Tiere gefährlich?
Wenn in Ihrem Dokument ein „anonymer Kraken“ oder ein „anonymes Stinktier“ auftaucht, könnte dies den Eindruck erwecken, dass jemand eingebrochen ist. Das Vorhandensein dieser anonymen Tiere bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass es sich um einen Hackerangriff oder eine Sicherheitslücke handelt . Es ist lediglich Googles Art, Nutzern anzuzeigen, deren Identität nicht mit einem für Sie sichtbaren Namen verknüpft ist.
Das Problem liegt nicht am Tier selbst, sondern an den Freigabeberechtigungen der Datei . Wenn das Dokument öffentlich zugänglich ist oder über den Link für jeden erreichbar ist, ist es normal, anonyme Tiere zu sehen, da dies bedeutet, dass Sie einen so weitreichenden Zugriff erlaubt haben.
Wenn Sie jedoch unerwartet anonyme Nutzer in einer Datei sehen, die Sie für privat hielten , könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass das Dokument mit mehr Personen geteilt wird als Ihnen bewusst war oder dass jemand mit Zugriffsrechten es ohne Ihr Wissen weitergeleitet hat. In diesem Fall sollten Sie die Freigabeeinstellungen überprüfen und die Berechtigungen anpassen.
Ein weiterer häufiger Irrglaube ist, dass diese anonymen Nutzer keine Spuren hinterlassen oder uneingeschränkt agieren können. Tatsächlich hängt ihre Handlungsfähigkeit innerhalb der Datei von Ihren Einstellungen ab: Mit reinen Leserechten können sie nichts bearbeiten oder löschen ; mit Bearbeitungsrechten können sie den Inhalt wie jeder andere Editor verändern.
Aus Datenschutzgründen protokolliert Google intern Aktivitäten, um die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten. Sie sehen dabei jedoch nur das „Tier“ als solches. Wenn Sie sich Sorgen darüber machen, wer ein sensibles Dokument einsehen könnte, besteht die Lösung weniger darin, das anonyme Tier zu „jagen“, als vielmehr darin, den Zugriff auf den Link und die Aktionen innerhalb der Datei präzise einzuschränken.
Wie Sie einschränken können, wer Ihre Datei ansehen oder bearbeiten darf
Um das Auftreten anonymer Tiere in Ihren Dokumenten zu reduzieren oder zu beseitigen, müssen Sie die Freigabeberechtigungen so anpassen, dass nur die von Ihnen ausgewählten Personen darauf zugreifen können . Google Drive bietet hierfür verschiedene Optionen mit hoher Präzision.
Die sicherste Methode zur Zugriffsverwaltung ist das Versenden personalisierter Einladungen an bestimmte E-Mail-Adressen . Anstatt einen öffentlichen Link zu teilen, fügen Sie die Benutzer einzeln hinzu, die die Datei ansehen, kommentieren oder bearbeiten können sollen. So werden sie beim Zugriff mit ihrem Namen und nicht als anonyme Benutzer angezeigt.
Eine weitere wichtige Maßnahme ist , den Modus „Jeder mit dem Link kann anzeigen/bearbeiten“ nach Möglichkeit zu vermeiden . Diese Einstellung ist zwar sehr praktisch für schnelles Teilen, ermöglicht aber, dass der Link häufiger als beabsichtigt weitergegeben wird und somit möglicherweise Fremde – oder zumindest nicht identifizierte Nutzer – Zugriff auf Ihr Dokument erhalten.
Wenn Sie eine Datei bereits freigegeben haben und vermehrt unbekannte Nutzer darauf zugreifen, können Sie die Berechtigungen jederzeit über die Schaltfläche „Teilen“ ändern . Dort können Sie den allgemeinen Zugriff widerrufen, ihn auf bestimmte Personen beschränken, die Zugriffsebene von „Bearbeiter“ auf „Leser“ ändern oder die Freigabe der Datei vollständig beenden.
Bei Dokumenten, die nur gelesen, aber nicht bearbeitet werden sollen, empfiehlt es sich, die Option „Schreibgeschützt“ zu aktivieren . So kann niemand den Inhalt ändern, selbst wenn er über einen allgemeinen Link auf das Dokument zugreift und anonym erscheint. Dies ist besonders nützlich für Berichte, Handbücher oder Informationsdokumente, die keine gemeinsame Bearbeitung erfordern.
Abschließend empfiehlt es sich, gelegentlich die erweiterten Freigabeoptionen von Google Drive zu überprüfen . Dort sehen Sie, wer die Datei freigeben und neue Nutzer hinzufügen kann und ob vererbte Berechtigungen von übergeordneten Ordnern die Datei beeinträchtigen könnten. Ein kurzer Blick auf diese Optionen kann Ihnen viel Ärger mit den Zugriffsrechten ersparen.
Bewährte Vorgehensweisen, um Überraschungen mit anonymen Tieren zu vermeiden
Neben der korrekten Konfiguration der Berechtigungen gibt es eine Reihe bewährter Methoden, die Ihnen helfen, Ihre Google Drive-Dokumente unter Kontrolle zu halten und den Zugriff durch unerwartete Nutzer zu minimieren . Es geht nicht darum, in Angst zu leben, sondern darum, klar zu wissen, wer auf Ihre Dokumente zugreift und warum.
Eine der ersten Empfehlungen lautet, sich vor dem Teilen eines Links genau zu überlegen, wem man Zugriff gewährt . Handelt es sich um sensible oder persönliche Inhalte, ist es ratsam, sich ein paar Sekunden Zeit zu nehmen und die E-Mail-Adressen derjenigen Personen einzugeben, die den Inhalt sehen sollen, anstatt einfach die übliche Regel „Jeder mit dem Link kann darauf zugreifen“ zu verwenden.
Versenden Sie Dateien nach Möglichkeit über personalisierte Einladungen statt über öffentliche Links . So stellen Sie sicher, dass Sie beim Öffnen des Dokuments die echten Namen der beteiligten Personen sehen und nicht etwa eine Ansammlung von Tieren, deren Identität Ihnen unbekannt ist.
Eine weitere bewährte Methode ist die Überprüfung der Standardberechtigungen, die Sie beim Freigeben ganzer Ordner vergeben . Manchmal ist ein Ordner für viel mehr Personen zugänglich, als Ihnen bewusst ist, und wenn Sie eine neue Datei darin erstellen, übernimmt diese die entsprechenden Berechtigungen. Dies kann dazu führen, dass Dokumente mit einem größeren Zugriffsrecht erstellt werden als beabsichtigt.
Wenn Sie in einem Team arbeiten, kann es hilfreich sein , interne Regeln für die Weitergabe von Links festzulegen . Beispielsweise sollte vereinbart werden, dass Dokumente nicht ohne Rücksprache mit dem Eigentümer an Dritte weitergeleitet werden oder dass Dateien mit sensiblen Daten niemals für alle zugänglich sind. Solche einfachen Regeln reduzieren das Risiko unbefugten Zugriffs erheblich.
Sollten Sie in einer wichtigen Datei auf ein anonymes Tier stoßen, nehmen Sie dies als Anlass, Ihre Freigabeeinstellungen kurz zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles korrekt konfiguriert ist . Es muss sich nicht um etwas Ernstes handeln, aber es ist ein guter Grund, sicherzustellen, dass nur die berechtigten Personen diese Inhalte einsehen oder bearbeiten können.
Wenn Sie verstehen, was anonyme Tiere sind, warum sie erscheinen und wie Sie mit ihnen umgehen, können Sie die Echtzeit-Zusammenarbeit in Google Drive optimal nutzen, ohne die Sicherheit und den Datenschutz Ihrer Dateien zu gefährden . Mit korrekt konfigurierten Berechtigungen und dem verantwortungsvollen Umgang mit Links werden diese Tiere nicht länger eine mysteriöse Bedrohung darstellen, sondern lediglich zu einer freundlichen Kuriosität, die anzeigt, dass andere mit Ihnen am selben Dokument arbeiten.