- Υπάρχουν διάφορες μεθοδολογίες για τον καθαρισμό υπολογιστικών φύλλων, από τη χρήση ειδικών εργαλείων επιλογής έως το φιλτράρισμα δεδομένων.
- Η δυνατότητα αυτόματης αναγνώρισης κενών κελιών επιτρέπει τη διαγραφή μεγάλων όγκων γραμμών χωρίς κίνδυνο ανθρώπινου λάθους.
- Η οργάνωση των πληροφοριών με την τακτοποίηση στηλών διευκολύνει την ομαδοποίηση των κενών χώρων για επακόλουθη χειροκίνητη αφαίρεση.
Όταν αρχίζουμε να εργαζόμαστε με ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, είναι πολύ συνηθισμένο η δομή να μην είναι πλήρως οριστικοποιημένη στην αρχή. Αφού κάνουμε μερικές αλλαγές, μετακινήσουμε δεδομένα ή διαγράψουμε περιεχόμενο, είναι φυσιολογικό να καταλήξουμε με κενές γραμμές που δεν εξυπηρετούν κανένα σκοπό και απλώς γεμίζουν την προβολή, κάνοντας το έγγραφο να φαίνεται ανοργάνωτο.
Μην ανησυχείτε, ο καθαρισμός του υπολογιστικού σας φύλλου δεν είναι και τόσο εύκολη υπόθεση. Παρόλο που μπορεί να φαίνεται ότι το Excel δεν διαθέτει κάποιο μαγικό κουμπί "διαγραφή όλων των κενών", η αλήθεια είναι ότι υπάρχουν αρκετοί πολύ αποτελεσματικοί τρόποι για να οργανώσετε τέλεια τον πίνακά σας με λίγα μόνο κλικ, ανάλογα με το αν προτιμάτε να πάτε κατευθείαν στο θέμα ή να έχετε περισσότερο οπτικό έλεγχο σε αυτό που κάνετε.
Το κόλπο "Μετάβαση σε Ειδικό" για να διαγράψετε τα πάντα ταυτόχρονα
Αν έχετε μια τεράστια βάση δεδομένων Excel και δεν θέλετε να τρελαθείτε διαγράφοντας κάθε καταχώρηση μία προς μία, η λειτουργία αναζήτησης είναι ο καλύτερός σας φίλος. Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξετε τη στήλη όπου βρίσκονται τα κενά. Μόλις επιλέξετε το εύρος, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική, ανοίξτε το μενού "Εύρεση & Επιλογή" και κάντε κλικ στην επιλογή Μετάβαση σε Ειδικό.
Στο μικρό παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε το πλαίσιο που λέει Κενά κελιά και κάντε κλικ στο OK. Θα δείτε ότι, ως δια μαγείας, το Excel έχει επισημάνει μόνο τα κενά κενά. Τώρα, χωρίς να αγγίξετε τίποτα άλλο για να μην χάσετε την επιλογή, επιστρέψτε στην καρτέλα Αρχική, ανοίξτε το μενού "Διαγραφή" και επιλέξτε Διαγραφή γραμμών φύλλου . Το πρόγραμμα θα διαγράψει αυτόματα κάθε γραμμή όπου βρίσκει κενό χώρο.
Χειροκίνητος και οπτικός καθαρισμός για αρχάριους
Αν έχετε ένα μικρό αρχείο ή προτιμάτε να βλέπετε ακριβώς τι διαγράφετε για να αποφύγετε λάθη, υπάρχουν πιο παραδοσιακές μέθοδοι. Μπορείτε απλώς να κάνετε δεξί κλικ στον κενό αριθμό γραμμής στο Excel (στην αριστερή άκρη της οθόνης) και να επιλέξετε την επιλογή διαγραφής. Είναι η πιο αργή μέθοδος, αλλά η ασφαλέστερη αν δεν είστε εξοικειωμένοι με το εργαλείο.
Μια άλλη επιλογή είναι να επιλέξετε οποιοδήποτε κελί στη γραμμή που θέλετε να καταργήσετε, να μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική, να βρείτε την ενότητα Κελιά και να επιλέξετε Διαγραφή γραμμών φύλλου . Αυτή η διαδικασία είναι ιδανική όταν έχετε μόνο μερικά περιστασιακά κενά κενά και θέλετε να τα καταργήσετε γρήγορα χωρίς να ρυθμίσετε φίλτρα ή πολύπλοκες αναζητήσεις.
Χρήση φίλτρων για τη διαχείριση κενών χώρων
Τα φίλτρα είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο για την ανάλυση δεδομένων αλλά και για τον καθαρισμό τους. Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε το εύρος στον πίνακά σας και μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα, κάνοντας κλικ στο κουμπί Φίλτρο . Θα δείτε βέλη να εμφανίζονται στις κεφαλίδες των στηλών σας.
Αν κάνετε κλικ σε ένα από αυτά τα βέλη, θα δείτε ότι μπορείτε να επιλέξετε τι θα εμφανίζεται. Αν επιλέξετε μόνο την επιλογή Κενό , το Excel θα αποκρύψει όλα όσα περιέχουν περιεχόμενο, αφήνοντάς σας μόνο τις κενές γραμμές. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να τις επιλέξετε όλες (θα δείτε τους αριθμούς γραμμών να εμφανίζονται με μπλε χρώμα) και να τις διαγράψετε όλες ταυτόχρονα . Όταν καταργήσετε το φίλτρο, ο πίνακάς σας θα έχει συμπυκνωθεί τέλεια.
Οργάνωση μέσω ταξινόμησης δεδομένων
Μερικές φορές, ο απλούστερος τρόπος για να οργανώσετε το χάος είναι απλώς να αναδιατάξετε τα πράγματα. Εάν επιλέξετε τα δεδομένα σας και χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση Ταξινόμηση στην καρτέλα Δεδομένα, μπορείτε να επιλέξετε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Με αυτόν τον τρόπο, το Excel θα ομαδοποιήσει αυτόματα όλες τις κενές γραμμές στο τέλος ή στην αρχή του πίνακα.
Μόλις ομαδοποιηθούν όλα τα κενά, δεν χρειάζονται πολύπλοκα εργαλεία: απλώς επιλέξτε το μπλοκ των κενών γραμμών με το ποντίκι σας, κάντε δεξί κλικ και διαγράψτε τις. Είναι μια πολύ πρακτική τεχνική αν δεν σας πειράζει να αλλάξει η αρχική σειρά των εγγραφών σας.
Η εκμάθηση αυτών των τεχνικών, είτε μέσω γρήγορης πρόσβασης με Ctrl + G για αναζήτηση κενών τιμών, είτε μέσω χρήσης έξυπνων φίλτρων είτε μέσω απλής ταξινόμησης στηλών, επιτρέπει σε κάθε χρήστη να διατηρεί τα έγγραφά του επαγγελματικά και απαλλαγμένα από δομικά σφάλματα, βελτιστοποιώντας τον χρόνο εργασίας και την αναγνωσιμότητα των πληροφοριών.
