Πώς να οργανώσετε τα αρχεία στον υπολογιστή σας και να τα διατηρήσετε τακτοποιημένα χωρίς να τρελαθείτε

Informatec Digital » Πόροι » Πώς να οργανώσετε τα αρχεία στον υπολογιστή σας και να τα διατηρήσετε τακτοποιημένα χωρίς να τρελαθείτε

Πολλοί άνθρωποι αγοράζουν έναν καινούργιο υπολογιστή, σκληρό δίσκο ή ακόμα και έναν ολοκαίνουργιο SSD, και μέσα σε λίγους μήνες, όλα γίνονται ένα χάος. Όσο περισσότερο χώρο αποθήκευσης έχουμε, τόσο περισσότερα αρχεία τείνουμε να συσσωρεύουμε : φωτογραφίες, έγγραφα, λήψεις, βίντεο, έργα εργασίας, σημειώσεις μαθημάτων... και έτσι η εύρεση οποιουδήποτε πράγματος γίνεται αδύνατη αποστολή όταν βιαζόμαστε.

Τα καλά νέα είναι ότι η οργάνωση δεν είναι τόσο περίπλοκη αν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε. Συνδυάζοντας τις ενσωματωμένες επιλογές των Windows με κάποιο εξειδικευμένο λογισμικό , μπορείτε να μεταβείτε από έναν ακατάστατο υπολογιστή σε ένα λογικό, καθαρό και εύκολο στη συντήρηση σύστημα φακέλων, ιδανικό τόσο για την προσωπική σας ζωή όσο και για την καθημερινή σας εργασία.

Γιατί είναι τόσο σημαντικό να οργανώνετε σωστά τα αρχεία του υπολογιστή σας;

Πέρα από την εμμονή με την τάξη, η ύπαρξη καλά δομημένων αρχείων στον υπολογιστή είναι πρακτικά απαραίτητη . Στις μέρες μας, ένα μεγάλο μέρος της ζωής μας επικεντρώνεται στους υπολογιστές μας: τιμολόγια, συμβόλαια, οικογενειακές φωτογραφίες, αναφορές εργασίας, παρουσιάσεις, PDF με σημαντικά έγγραφα και ούτω καθεξής. Η απώλεια ενός βασικού αρχείου ή η αφιέρωση 20 λεπτών στην αναζήτησή του δεν είναι απλώς απογοητευτική. Μπορεί να σας κάνει να χάσετε μια προθεσμία ή ακόμα και να χάσετε πολύτιμες πληροφορίες.

Επιπλέον, ένα ανοργάνωτο σύστημα φακέλων κάνει την αναζήτηση πολύ πιο αργή . Δεν έχει σημασία αν έχετε έναν πολύ ισχυρό υπολογιστή: αν κάθε έγγραφο βρίσκεται σε διαφορετική τοποθεσία, με τυχαία ονόματα όπως "final_def_definitive2.docx", θα σπαταλάτε χρόνο και πνευματική ενέργεια κάθε φορά που θα χρειάζεται να βρείτε κάτι.

Ένα άλλο βασικό σημείο είναι ότι η καλή οργάνωση σας αναγκάζει να ελέγχετε τα αρχεία σας κατά καιρούς . Αυτό σας βοηθά να διαγράφετε ό,τι δεν χρειάζεστε πλέον, να ελευθερώνετε χώρο στο δίσκο, να βλέπετε ποια αρχεία καταλαμβάνουν χώρο και να εντοπίζετε διπλότυπα ή τεράστια αρχεία που χρησιμοποιούν άσκοπα gigabyte (παλιά αντίγραφα ασφαλείας, μη συμπιεσμένα βίντεο κ.λπ.).

Τέλος, αν μοιράζεστε έναν υπολογιστή ή εργάζεστε σε μια ομάδα, ένα συνεκτικό οργανωτικό σύστημα είναι η διαφορά μεταξύ του να μπορεί ο καθένας να βρει ένα αρχείο σε δευτερόλεπτα ή μόνο «ο ιδιοκτήτης του χάους» να γνωρίζει λίγο πολύ πού βρίσκεται το καθετί.

Βασικές καλές πρακτικές πριν αγγίξετε οτιδήποτε

Πριν ξεκινήσετε να δημιουργείτε φακέλους σαν να μην υπάρχει αύριο, είναι σημαντικό να καθιερώσετε ορισμένες βασικές αρχές. Υπάρχουν μερικές συνήθειες που θα σας γλιτώσουν από πολλούς πονοκεφάλους και που θα πρέπει να υιοθετήσετε αμέσως, ακόμα κι αν δεν έχετε κάνει ακόμη έναν μεγάλο καθαρισμό του υπολογιστή σας.

Αρχικά, ξεχάστε να χρησιμοποιείτε την επιφάνεια εργασίας σας ως "συρτάρι με άχρηστα αντικείμενα" και μάθετε πώς να οργανώνετε την ψηφιακή σας επιφάνεια εργασίας . Είναι πολύ βολικό να τοποθετείτε εκεί όλα όσα κατεβάζετε ή δημιουργείτε κατά τη διάρκεια της ημέρας, αλλά σε λίγες εβδομάδες θα έχετε ένα χαλί από εικονίδια όπου τίποτα δεν θα είναι διακριτό. Ιδανικά, η επιφάνεια εργασίας σας θα πρέπει να περιέχει μόνο συντομεύσεις για τις εφαρμογές που χρησιμοποιείτε καθημερινά και τον Κάδο Ανακύκλωσης.

Ένα άλλο πολύ χρήσιμο σημείο εκκίνησης είναι να χρησιμοποιήσετε έναν μεγάλο, γενικό φάκελο ως βάση για τα πάντα . Τα Windows περιλαμβάνουν ήδη έναν που ονομάζεται "Έγγραφα", ο οποίος είναι συνήθως το ιδανικό μέρος για τη συγκέντρωση προσωπικών και επαγγελματικών αρχείων. Από εκεί, μπορείτε να δημιουργήσετε ολόκληρη την εσωτερική σας ιεραρχία με κλιμακωτό τρόπο.

Είναι επίσης σημαντικό να μην γίνετε πολύ λεπτομερείς. Η δημιουργία ενός φακέλου για τα πάντα είναι εξίσου κακή με το να μην δημιουργήσετε κανέναν . Προσπαθήστε να κάνετε τη δομή σας λογική, αλλά αποφύγετε να κολλήσετε σε λαβύρινθους υποφακέλων όπου η αποθήκευση ενός εγγράφου απαιτεί πέντε κλικ και άνοιγμα δέκα διαφορετικών επιπέδων.

Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο την Εξερεύνηση αρχείων των Windows

Τα Windows περιλαμβάνουν μερικά πολύ χρήσιμα ενσωματωμένα εργαλεία για την οργάνωση του περιεχομένου κάθε φακέλου, αν και είναι αλήθεια ότι η εγγενής οργάνωση έχει τους περιορισμούς της . Οι ρυθμίσεις που εφαρμόζετε σε έναν φάκελο δεν εφαρμόζονται αυτόματα στους υπόλοιπους, επομένως αν θέλετε ένα συγκεκριμένο σύστημα σε πολλές τοποθεσίες, θα πρέπει να το ρυθμίσετε χειροκίνητα.

Όταν ανοίγετε την Εξερεύνηση αρχείων, η προεπιλεγμένη προβολή είναι "Γρήγορη Πρόσβαση" (στις πρόσφατες εκδόσεις, ονομάζεται "Αρχική Εξερεύνηση"). Αυτή η οθόνη σάς επιτρέπει να βλέπετε τα πρόσφατα και αγαπημένα σας αρχεία με μια ματιά , τόσο από τον υπολογιστή σας όσο και από ηλεκτρονικές υπηρεσίες όπως το Office.com, και είναι συχνά πιο πρακτική από το να μεταβείτε απευθείας σε "Αυτόν τον υπολογιστή" και να χρησιμοποιήσετε τεχνικές για να βρείτε αρχεία πιο γρήγορα στον υπολογιστή σας.

Αν προτιμάτε να έχετε πάντα πρόσβαση στις κλασικές μονάδες δίσκου και φακέλους, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη συμπεριφορά της Εξερεύνησης Αρχείων . Στο επάνω μέρος, μέσα στο μενού επιλογών, θα βρείτε τη ρύθμιση "Άνοιγμα Εξερεύνησης Αρχείων σε:", όπου μπορείτε να επιλέξετε να ανοίγει απευθείας σε "Αυτόν τον υπολογιστή" αντί για "Έναρξη".

Μόλις βρεθείτε μέσα σε οποιονδήποτε φάκελο, κάνοντας δεξί κλικ σε έναν κενό χώρο στην περιοχή αρχείων ανοίγει ένα πολύ χρήσιμο μενού για τον έλεγχο του τρόπου εμφάνισης του περιεχομένου. Από εκεί μπορείτε να ταξινομήσετε, να ομαδοποιήσετε και να διαμορφώσετε ποιες στήλες πληροφοριών θέλετε να δείτε, μεταξύ άλλων.

Οι δύο βασικές οπτικές λειτουργίες είναι η "Ταξινόμηση κατά" και η "Ομαδοποίηση κατά". Με την "Ταξινόμηση κατά", αποφασίζετε τα κριτήρια ταξινόμησης μέσα στον φάκελο (όνομα, ημερομηνία τροποποίησης, τύπος, μέγεθος κ.λπ.) και αν θέλετε να τον δείτε σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Στα Windows 10, υπάρχει επίσης ένα κουμπί "Περισσότερα..." που παρέχει πρόσβαση σε μια πολύ μεγάλη λίστα πρόσθετων πεδίων ταξινόμησης.

Στην περίπτωση της επιλογής "Ομαδοποίηση κατά", το περιεχόμενο χωρίζεται σε μπλοκ σύμφωνα με το επιλεγμένο κριτήριο (κατά ημερομηνία, κατά τύπο αρχείου, κατά μέγεθος, κατά ετικέτες κ.λπ.). Κάθε ομάδα λειτουργεί οπτικά ως ένα είδος υποφακέλου μέσα στον τρέχοντα φάκελο, με μια κεφαλίδα που υποδεικνύει την κατηγορία και τα αρχεία που βρίσκονται από κάτω.

Το ενδιαφέρον είναι ότι μέσα σε κάθε ομαδοποίηση μπορείτε να εφαρμόσετε τη δική σας σειρά . Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ομαδοποιήσετε τον φάκελο "Λήψεις" κατά "Ημερομηνία" (σήμερα, χθες, προηγούμενη εβδομάδα, κ.λπ.) και, ταυτόχρονα, μέσα σε κάθε μπλοκ να κάνετε ταξινόμηση κατά τύπο ή κατά μέγεθος για να βρείτε αυτό που ψάχνετε πιο γρήγορα.

Και στις δύο λειτουργίες, το κουμπί "Περισσότερα" (που υπάρχει στα Windows 10 και στην επιλογή "Ομαδοποίηση κατά" επίσης στα Windows 11) ανοίγει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε ποιες λεπτομέρειες θέλετε να εμφανίζονται ως στήλες για αυτά τα στοιχεία: ημερομηνία δημιουργίας, δημιουργοί, ύψος ή πλάτος στην περίπτωση εικόνων, διάρκεια βίντεο, έτος, πλάτος καρέ και πολλά άλλα.

Δημιουργήστε μια απλή αλλά αποτελεσματική ιεραρχία φακέλων

Το κλειδί για την αποφυγή σύγχυσης είναι να δομήσετε το σύστημά σας με σύνεση. Ιδανικά, θα πρέπει να μπορείτε να αποθηκεύετε το κύριο περιεχόμενο του υπολογιστή σας σε μερικούς φακέλους ανώτατου επιπέδου και στη συνέχεια να ξεχωρίζετε από εκεί μόνο όταν είναι απαραίτητο.

Εάν χρησιμοποιείτε τον ίδιο υπολογιστή για προσωπικά και επαγγελματικά θέματα, ένα καλό σημείο εκκίνησης είναι να δημιουργήσετε δύο μεγάλους φακέλους μέσα στα "Έγγραφα" : έναν με το όνομά σας (για προσωπικά αρχεία) και έναν άλλο με το όνομα της εταιρείας ή του επαγγελματικού σας έργου (για θέματα που σχετίζονται με την εργασία). Μέσα σε κάθε φάκελο, μπορείτε στη συνέχεια να τους διαιρέσετε περαιτέρω σε κατηγορίες: "Τιμολόγια", "Πελάτες", "Έργα", "Φωτογραφίες", "Μαθήματα" κ.λπ.

Σκεφτείτε το σαν ένα δέντρο: από γενικό σε συγκεκριμένο, αλλά μην το παρακάνετε με τα επίπεδα . Για παράδειγμα, Φωτογραφίες → 2024 → Ταξίδια → Σεβίλλη. Δεν χρειάζεστε υποφάκελο για τις επιλογές "Σεβίλλη την ημέρα", "Σεβίλλη τη νύχτα" ή "Σεβίλλη με φίλους", εκτός αν χειρίζεστε χιλιάδες εικόνες και αυτή η διάκριση σας είναι χρήσιμη.

Ένα χρήσιμο κόλπο είναι να αναρωτηθείτε: «Πώς θα έψαχνα για αυτό το αρχείο σε έξι μήνες;» Αν το πρώτο πράγμα που σας έρχεται στο μυαλό είναι το όνομα του έργου, βάλτε το στην κορυφή της λίστας. Αν αυτό που θυμάστε είναι η ημερομηνία (ένα τρίμηνο, ένα σχολικό έτος, ένα έτος), οργανώστε το κατά ημερομηνία. Το σημαντικό είναι τα κριτήρια να είναι συνεπή και να επαναλαμβάνονται πάντα.

Αποφύγετε επίσης την αναπαραγωγή φακέλων για παρόμοια στοιχεία. Όσο περισσότερους παράλληλους φακέλους έχετε με παρόμοια ονόματα, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να αποθηκεύσετε ένα αρχείο σε λάθος μέρος . Ένας μόνο, καλά οργανωμένος φάκελος "Πελάτες" είναι καλύτερος από πολλούς φακέλους με "Νέους Πελάτες", "Υπάρχοντες Πελάτες", "Οι Πελάτες μου" κ.λπ., γεμάτους με ανάμεικτα έγγραφα.

Πώς να ονομάσετε φακέλους και έγγραφα στρατηγικά

Είναι άχρηστο να έχετε μια αξιοπρεπή δομή φακέλων εάν τα ονόματα των αρχείων είναι αδύνατο να ερμηνευτούν . Εδώ έρχονται στο προσκήνιο οι συμβάσεις ονομασίας: ένα συνεπές και επαναλήψιμο σύστημα ονομασίας που σας επιτρέπει να εντοπίσετε οποιοδήποτε έγγραφο χρησιμοποιώντας τη γραμμή αναζήτησης του συστήματος.

Ιδανικά, όλα τα σχετικά αρχεία θα πρέπει να ακολουθούν την ίδια σύμβαση ονομασίας . Μπορείτε να τη βασίσετε στην ημερομηνία, το όνομα του έργου ή του πελάτη, τον τύπο του εγγράφου ή να συνδυάσετε πολλά στοιχεία. Για παράδειγμα, για εισαγωγικά, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε κάτι όπως: "2020-02-04_quote_ClientAlpha.docx". Η ιδέα είναι ότι απλώς διαβάζοντάς το, θα ξέρετε περί τίνος πρόκειται.

Λάβετε επίσης υπόψη ότι η προβολή λίστας των Windows συνήθως εμφανίζει μόνο τους πρώτους χαρακτήρες του ονόματος αρχείου. Εάν χρησιμοποιήσετε πολύ μεγάλα, λεπτομερή ονόματα, θα είναι δύσκολο να τα διαβάσετε με μια ματιά. Ένα σύντομο αλλά κατατοπιστικό όνομα είναι καλύτερο από μια ολόκληρη παράγραφο.

Μια άλλη πολύ χρήσιμη στρατηγική είναι να χρησιμοποιήσετε μικρούς "κωδικούς" στην αρχή του ονόματος για να αλλάξετε την αλφαβητική σειρά . Για παράδειγμα, τα αρχεία που ξεκινούν με "_" θα εμφανίζονται στην κορυφή της λίστας μέσα στον φάκελο, ώστε να μπορείτε να κρατήσετε αυτό το πρόθεμα για ό,τι ανοίγετε καθημερινά ("_Τρέχον-Έργο", "_Τιμολόγια-Τρέχοντος-Μήνα"...).

Ομοίως, τα ονόματα που ξεκινούν με "@" συνήθως τοποθετούνται αμέσως μετά από αυτά με μια υπογράμμιση . Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε αυτό για σημαντικά έγγραφα που δεν χρειάζεται να δείτε πρώτα. Για όλα τα υπόλοιπα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς στην αρχή ("1_Γενικό-Σχέδιο", "2_Αναφορές", κ.λπ.) εάν σας βοηθά να διατηρήσετε μια λογική σειρά.

Καθημερινές συνήθειες: αποφυγή του χάους πριν καν εμφανιστεί

Ένας υπολογιστής γεμίζει πολύ γρήγορα όταν είμαστε κατακλυσμένοι από δουλειά. Κατεβάζουμε ένα PDF, το αφήνουμε στις Λήψεις «για αργότερα», αποθηκεύουμε βιαστικά ένα έγγραφο του Word στην επιφάνεια εργασίας και πριν το καταλάβουμε, υπάρχουν εκατοντάδες αρχεία στοιβαγμένα σε αυτοσχέδιες τοποθεσίες.

Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να καταπολεμήσετε αυτό είναι να υιοθετήσετε έναν απλό κανόνα: αρχειοθετήστε τα έγγραφα αμέσως μόλις δημιουργήσετε ή κατεβάσετε ένα αρχείο. Δηλαδή, κάθε φορά που δημιουργείτε ή κατεβάζετε ένα αρχείο, αφιερώστε 10 δευτερόλεπτα για να το αποθηκεύσετε απευθείας στον φάκελο όπου θα πρέπει να παραμείνει μόνιμα, χρησιμοποιώντας το σωστό του όνομα.

Αυτή η μικρή χειρονομία σας αποτρέπει από το να χρειάζεται να ξοδέψετε μια ώρα στο τέλος της εβδομάδας προσπαθώντας να θυμηθείτε ποιο ήταν κάθε ανώνυμο αρχείο ή πού αποθηκεύσατε την παρουσίαση που χρειάζεστε για αύριο. Το «Θα το οργανώσω αργότερα» συνήθως σημαίνει «Δεν θα το οργανώσω ποτέ ».

Ακόμα κι έτσι, τα πράγματα πάντα ξεφεύγουν από τα συνηθισμένα. Γι' αυτό είναι καλή ιδέα να ορίσετε μια συγκεκριμένη ώρα, για παράδειγμα, τις Παρασκευές πριν από το τέλος της ημέρας, για να κάνετε μια γρήγορη ανασκόπηση των προβληματικών φακέλων : Επιφάνεια εργασίας, Λήψεις, Προσωρινά έγγραφα κ.λπ. Σε λίγα μόνο λεπτά, μπορείτε να μετακινήσετε οτιδήποτε λείπει στη σωστή του θέση, να διαγράψετε διπλότυπα και να αδειάσετε τον Κάδο Ανακύκλωσης.

Αν δυσκολεύεστε να διατηρήσετε την επιφάνεια εργασίας σας καθαρή, μπορείτε να δοκιμάσετε μια αυτοσχέδια έκδοση της μεθόδου "Desktop Zero". Δημιουργήστε έναν φάκελο που ονομάζεται κάτι σαν "Desktop Files" και όταν δείτε πάρα πολλά αρχεία να γεμίζουν την επιφάνεια εργασίας σας, σύρετέ τα όλα σε αυτόν. Στη συνέχεια, ανοίξτε αυτόν τον φάκελο ένα προς ένα και μετακινήστε κάθε αρχείο πίσω στην τελική του θέση.

Οργανώστε καλύτερα τα αρχεία εργασίας σας

Σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον, η ακαταστασία είναι ακόμη πιο αισθητή. Είναι πολύ συνηθισμένο να καταλήγετε με μια επιφάνεια εργασίας γεμάτη με καθημερινά έγγραφα , διαφορετικές εκδόσεις παρουσιάσεων, αναφορές πελατών που έχετε κατεβάσει, πόρους που έχουν κοινοποιηθεί από συναδέλφους και ούτω καθεξής.

Μια πρακτική συμβουλή είναι να μην αποθηκεύετε ποτέ έγγραφα εργασίας απευθείας στην επιφάνεια εργασίας σας . Να χρησιμοποιείτε πάντα τον φάκελο "Έγγραφα" ή, εάν η εταιρεία σας διαθέτει εσωτερικό δίκτυο ή σύστημα cloud, τις επίσημες κοινόχρηστες τοποθεσίες (μονάδες δίσκου δικτύου, OneDrive, Google Drive κ.λπ.). Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία από άλλες συσκευές.

Μέσα στον επαγγελματικό σας φάκελο, σκεφτείτε πώς εργάζεστε στην πραγματικότητα. Θα μπορούσατε να έχετε μια ενότητα για αρχεία "Σε εξέλιξη", μια άλλη για "Αναμονή" και μια άλλη για "Αρχειοθετημένα ". Τα έγγραφα μετακινούνται από τη μία ενότητα στην άλλη ανάλογα με την κατάστασή τους, βοηθώντας σας να παρακολουθείτε τι είναι ακόμα ενεργό και τι μπορείτε να αφήσετε στην τύχη του.

Εάν μοιράζεστε έγγραφα με άλλους, προσπαθήστε να συμφωνήσετε σε μια κοινή σύμβαση ονομασίας. Δεν είναι το ίδιο να έχετε έναν φάκελο με το όνομα "Final_Report", "New_Report" ή "Latest_Report" με το να έχετε έναν με το όνομα "2024-03_Report-clientX_v1", "2024-03_Report-clientX_v2" κ.λπ. Σε επίπεδο ομάδας, αυτό γλιτώνει αμέτρητες ερωτήσεις μέσω email και συνομιλίας.

Όποτε είναι δυνατόν, αξιοποιήστε την δυνατότητα να εργάζεστε απευθείας στο cloud . Πολλές πλατφόρμες αποθηκεύουν αυτόματα εκδόσεις, σας επιτρέπουν να αναζητάτε περιεχόμενο μέσα σε έγγραφα και διευκολύνουν την κοινή χρήση χωρίς να χρειάζεται να αντιγράφετε αρχεία σε πολλούς ιστότοπους. Συμβουλευτείτε τον οδηγό λογισμικού αποθήκευσης στο cloud για να επιλέξετε την καλύτερη επιλογή.

Αξιοποιήστε προγράμματα τρίτων για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία ταξινόμησης

Αν θέλετε να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα και να αφήσετε τον υπολογιστή σας να κάνει μέρος της εργασίας για εσάς, υπάρχουν πολλά πολύ ενδιαφέροντα εργαλεία. Αυτά τα προγράμματα αναλύουν τα αρχεία σας και τα αναδιατάσσουν σύμφωνα με τους κανόνες που ορίζετε εσείς (κατά τύπο, ημερομηνία, μέγεθος κ.λπ.).

Μία από τις πιο ολοκληρωμένες επιλογές είναι η Οργάνωση των Αρχείων μου. Αυτό το λογισμικό λειτουργεί σε Windows, Linux και macOS και εστιάζει στην αυτόματη ταξινόμηση αρχείων σύμφωνα με διάφορα χαρακτηριστικά: επέκταση, τύπο, ημερομηνία δημιουργίας, μέγεθος και άλλα.

Αφού το κατεβάσετε και το εγκαταστήσετε από την επίσημη ιστοσελίδα του, την πρώτη φορά που θα το χρησιμοποιήσετε, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε ποια μονάδα δίσκου ή φάκελο θέλετε να οργανώσετε. Μπορείτε να προσθέσετε άλλες τοποθεσίες χρησιμοποιώντας το κουμπί "+ ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΦΑΚΕΛΟΥ" , το οποίο θα εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά της διεπαφής. Στο κέντρο, θα δείτε ένα γράφημα πίτας που χρησιμοποιεί χρώμα για να δείξει ποιοι τύποι αρχείων καταλαμβάνουν τον περισσότερο χώρο.

Είναι πολύ εύκολο στη χρήση: όταν κάνετε κλικ στην επιλογή "Οργάνωση", το πρόγραμμα θα μετακινήσει αυτόματα τα αρχεία σύμφωνα με τους καθορισμένους κανόνες , δημιουργώντας νέους φακέλους εντός της αρχικής θέσης, οργανωμένους κατά τύπο, ημερομηνία ή οποιαδήποτε άλλα κριτήρια επιλέξετε. Σε λίγα μόνο λεπτά, μπορείτε να μετατρέψετε έναν χαοτικό κατάλογο σε κάτι πολύ πιο οργανωμένο.

Μια άλλη δημοφιλής εφαρμογή είναι το Easy File Organizer. Είναι διαθέσιμο για Windows (ακόμα και από το Microsoft Store), Linux και macOS , και τα δυνατά του σημεία έγκεινται στα έξυπνα φίλτρα και τους προσαρμοσμένους κανόνες του.

Με το Easy File Organizer, μπορείτε να ορίσετε κριτήρια όπως τύπο αρχείου, επέκταση, ημερομηνία δημιουργίας ή όνομα . Η εφαρμογή αναλύει όλο το περιεχόμενο και ομαδοποιεί τα αρχεία που ταιριάζουν με κάθε κανόνα σε φακέλους. Μέσα σε αυτούς τους φακέλους, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε επιπλέον υποφακέλους για ακόμη πιο ακριβή οργάνωση.

Η διαδικασία είναι αρκετά αυτόματη: μετά τη σάρωση των διαδρομών που καθορίζετε, το πρόγραμμα εφαρμόζει μια σειρά κανόνων (τους οποίους διαμορφώνετε εκ των προτέρων) για να μετονομάσει, να μετακινήσει ή ακόμα και να διαγράψει συγκεκριμένα αρχεία, διατηρώντας τα πάντα σε τάξη με ελάχιστη χειροκίνητη παρέμβαση.

Το File Juggler είναι ένα άλλο εργαλείο που εστιάζει στην αυτοματοποίηση των ροών εργασίας αρχείων. Στόχος του είναι να εξαλείψει τον χρόνο που διαφορετικά θα σπαταλούσατε μετακινώντας έγγραφα ένα προς ένα . Σαρώνει συνεχώς συγκεκριμένους φακέλους και, μόλις εμφανιστούν νέα αρχεία που πληρούν συγκεκριμένες προϋποθέσεις, τα επεξεργάζεται σύμφωνα με τις προκαθορισμένες ενέργειές σας.

Σε αυτήν την περίπτωση, οι κανόνες μπορούν να βασίζονται στο όνομα του αρχείου, την επέκταση ή ακόμα και το περιεχόμενό του . Μόλις ρυθμιστούν, το πρόγραμμα μπορεί να μετονομάσει έγγραφα, να τα μετακινήσει στον σωστό φάκελο, να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας ή να τα καθαρίσει εάν δεν χρειάζονται πλέον. Μπορείτε να το κατεβάσετε από τον ιστότοπό του.

Για όσους διαχειρίζονται μεγάλες βιβλιοθήκες πολυμέσων, ειδικά μουσικής, υπάρχει το TagScanner. Είναι ένα δωρεάν πρόγραμμα που εστιάζει σε αρχεία ήχου και τα μεταδεδομένα τους (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes, κ.λπ.).

Με το TagScanner, το πρώτο βήμα είναι να αναζητήσετε και να ανεβάσετε τη συλλογή σας από αρχεία ήχου. Από εκεί, μπορείτε να επεξεργαστείτε ετικέτες μαζικά, να μετονομάσετε τραγούδια με βάση τα μεταδεδομένα τους και να αναδιοργανώσετε ολόκληρους φακέλους ακολουθώντας ένα λογικό μοτίβο ονομασίας (καλλιτέχνης, άλμπουμ, αριθμός κομματιού κ.λπ.).

Μπορείτε ακόμη και να συνδεθείτε σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων για να συμπληρώσετε πληροφορίες που λείπουν (για παράδειγμα, εξώφυλλα άλμπουμ ή λεπτομέρειες άλμπουμ). Είναι ένας ισχυρός τρόπος για να οργανώσετε χαοτικές μουσικές βιβλιοθήκες χωρίς να χρειάζεται να εξετάσετε κάθε τραγούδι ξεχωριστά.

Οργάνωση αρχείων με ετικέτες στα Windows χάρη στο Tagging

Πέρα από τους φακέλους, υπάρχει ένας άλλος πολύ ενδιαφέρων τρόπος οργάνωσης: οι ετικέτες . Τα Windows δεν προσφέρουν εκτενώς αυτήν τη δυνατότητα από προεπιλογή, αλλά εργαλεία όπως η Ετικέτα προσθέτουν αυτήν τη λειτουργικότητα απευθείας στην Εξερεύνηση αρχείων.

Η προσθήκη ετικετών δεν είναι ένα αυτόνομο πρόγραμμα, αλλά μάλλον ένα επιπλέον πλαίσιο που ενσωματώνεται με την Εξερεύνηση των Windows . Μόλις εγκατασταθεί, θα δείτε ότι κάνοντας δεξί κλικ σε ένα ή περισσότερα αρχεία θα εμφανιστούν νέες επιλογές που σχετίζονται με τις ετικέτες.

Για να ξεκινήσετε να το χρησιμοποιείτε, θα χρειαστεί να ζητήσετε ένα δωρεάν κλειδί άδειας χρήσης στον ιστότοπό τους. Απλώς εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση email σας : θα λάβετε ένα αρχικό email για να επιβεβαιώσετε τον λογαριασμό σας και ένα δεύτερο email με το κλειδί ενεργοποίησης.

Όταν εισάγετε έναν φάκελο που θέλετε να οργανώσετε με βάση τις ετικέτες, η βασική ροή εργασίας είναι απλή. Επιλέγετε τα αρχεία που θέλετε να προσθέσετε ετικέτες, κάνετε δεξί κλικ και επιλέγετε την επιλογή "Ετικέτα με" . Από εκεί, μπορείτε να μεταβείτε στις "Περισσότερες ετικέτες" και θα ανοίξει ένα παράθυρο με τίτλο "Επιλογή ετικέτας".

Σε αυτό το παράθυρο, κάνοντας δεξί κλικ στις «Ετικέτες» μπορείτε να δημιουργήσετε μια «Νέα ομάδα ετικετών» , δηλαδή μια νέα ομάδα θεματικών ετικετών (για παράδειγμα, «Έργα», «Άτομα», «Προτεραιότητα»). Μέσα στην ομάδα, πάλι κάνοντας δεξί κλικ, δημιουργείτε συγκεκριμένες ετικέτες («Επείγον», «Πελάτης X», «2024» κ.λπ.) και τις εφαρμόζετε στα επιλεγμένα αρχεία.

Από εκείνο το σημείο και μετά, ο πίνακας ετικετών θα δείχνει με σαφήνεια σε ποια αρχεία έχει αντιστοιχιστεί κάθε ετικέτα . Το καλύτερο είναι ότι δεν θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ξανά τις ετικέτες: θα είναι πάντα διαθέσιμες από το μενού περιβάλλοντος, επιτρέποντάς σας να επισημάνετε νέα έγγραφα με μερικά μόνο κλικ.

Ένα άλλο μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι ένα μόνο αρχείο μπορεί να έχει πολλές ετικέτες ταυτόχρονα . Αυτό σας επιτρέπει να συνδυάζετε και να αντιστοιχίζετε προσεγγίσεις: ανά έργο, ανά τύπο περιεχομένου, ανά έτος, ανά προτεραιότητα... χωρίς να χρειάζεται να αντιγράφετε αρχεία σε πολλούς φακέλους. Σε μεγάλες συλλογές πληροφοριών, αυτή η «παράλληλη» οργάνωση είναι ανεκτίμητη.

Ειδικά εργαλεία για να διατηρείτε την επιφάνεια εργασίας σας υπό έλεγχο

Αν είστε από εκείνους τους ανθρώπους που, όσο κι αν προσπαθούν, καταλήγουν πάντα με μια ακατάστατη επιφάνεια εργασίας, μπορείτε επίσης να βασιστείτε σε προγράμματα που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για αυτόν τον σκοπό. Για παράδειγμα, τα Windows προσφέρουν το Fences , ένα λογισμικό επί πληρωμή που δημιουργεί "μπλοκ" ή κοντέινερ απευθείας στην επιφάνεια εργασίας σας.

Με το Fences, κάθε μπλοκ λειτουργεί ως ξεχωριστή περιοχή: μπορείτε να έχετε ένα πλαίσιο για συντομεύσεις εφαρμογών, ένα άλλο για φακέλους, ένα άλλο για πρόσφατα έγγραφα και ούτω καθεξής. Το πρόγραμμα μπορεί να αναδιατάξει αυτόματα τα εικονίδια σύμφωνα με τις κύριες κατηγορίες που ορίζετε.

Με αυτόν τον τρόπο, ακόμα κι αν εξακολουθείτε να έχετε πράγματα στην επιφάνεια εργασίας σας, δεν θα είναι διάσπαρτα σε όλη την οθόνη , αλλά ομαδοποιημένα και οπτικά επισημασμένα, γεγονός που μειώνει σημαντικά την αίσθηση του χάους.

Στο macOS, από την άλλη πλευρά, υπάρχουν εργαλεία όπως το Hazel που σας επιτρέπουν να ορίσετε πολύ λεπτομερείς κανόνες για τη μετακίνηση αρχείων μεταξύ φακέλων με βάση το όνομα, τον τύπο, την ημερομηνία ή ακόμα και το περιεχόμενο. Και το σύστημα "έξυπνων φακέλων" του Finder λειτουργεί σαν ζωντανά φίλτρα, εμφανίζοντας αυτόματα αρχεία που πληρούν συγκεκριμένες προϋποθέσεις χωρίς να χρειάζεται να τα αντιγράψετε.

Τόσο σε Mac όσο και σε Windows, ο συνδυασμός λίγης προσωπικής πειθαρχίας με αυτούς τους αυτοματισμούς καθιστά τη διατήρηση της τάξης σχεδόν διαφανή : εσείς συνεχίζετε να εργάζεστε και το σύστημα βάζει τα πράγματα στη θέση τους.

Τελικά, η σωστή οργάνωση των αρχείων του υπολογιστή σας δεν έχει να κάνει με την εμμονή, αλλά με το να κάνετε τη ζωή σας ευκολότερη. Αν ορίσετε μια λογική δομή φακέλων, χρησιμοποιήσετε συνεπή ονόματα, αρχειοθετήσετε αρχεία καθώς προχωράτε και υποστηρίξετε όλα αυτά με τα σωστά εργαλεία (Εξερεύνηση των Windows, ετικέτες, προγράμματα αυτόματης οργάνωσης κ.λπ.), ο υπολογιστής σας θα πάψει να είναι μια απύθμενη τρύπα χαμένων εγγράφων και θα γίνει ένα εργαλείο όπου μπορείτε να βρείτε τα πάντα γρήγορα, χωρίς άγχος και χωρίς να χάνετε ώρες ψάχνοντας για πράγματα που ξέρετε ότι βρίσκονται "κάπου".