- Μέθοδοι για την προβολή του διαθέσιμου ορίου αποθήκευσης και του χώρου που καταναλώνεται από την εφαρμογή ιστού και υπολογιστή.
- Λεπτομερείς στρατηγικές για την απελευθέρωση χώρου διαγράφοντας μεγάλα αρχεία, αδειάζοντας τον κάδο απορριμμάτων και διαχειριζόμενοι τα συνημμένα του Outlook.
- Θεμελιώδεις διαφορές στη διαχείριση αποθηκευτικού χώρου μεταξύ προσωπικών λογαριασμών και επαγγελματικών ή εκπαιδευτικών λογαριασμών.
Μερικές φορές ξοδεύουμε τη ζωή μας αποθηκεύοντας έγγραφα, φωτογραφίες και φακέλους στο cloud χωρίς να συνειδητοποιούμε ότι ο χώρος δεν είναι άπειρος. Ξαφνικά, συναντάμε την τρομακτική προειδοποίηση " ο δίσκος είναι γεμάτος" και κολλάμε, αδυνατώντας να ανεβάσουμε ούτε ένα αρχείο παραπάνω. Αυτό μπορεί να είναι ένας πραγματικός πονοκέφαλος εάν εργάζεστε σε ομάδα ή έχετε σημαντικά αρχεία που περιμένουν συγχρονισμό.
Τα καλά νέα είναι ότι το Microsoft 365 προσφέρει διάφορους τρόπους για να βάλουμε τάξη στο ψηφιακό μας χάος. Δεν πρόκειται μόνο για διαγραφή μόνο και μόνο για διαγραφή, αλλά για τον εντοπισμό όσων καταλαμβάνουν τον περισσότερο χώρο , ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε έξυπνες αποφάσεις σχετικά με το τι να κρατήσετε και τι να στείλετε κατευθείαν στα σκουπίδια, είτε χρησιμοποιείτε προσωπικό είτε επαγγελματικό λογαριασμό.
Έλεγχος χώρου αποθήκευσης από τον υπολογιστή
Αν προτιμάτε να μην ανοίξετε το πρόγραμμα περιήγησής σας, μπορείτε να ρίξετε μια γρήγορη ματιά από την εφαρμογή συγχρονισμού των Windows. Απλώς αναζητήστε το μπλε εικονίδιο OneDrive στην περιοχή ειδοποιήσεων (κοντά στο ρολόι), κάντε δεξί κλικ πάνω του και ανοίξτε το γρανάζι ρυθμίσεων. Μόλις φτάσετε εκεί, βρείτε την ενότητα Διαχείριση χώρου αποθήκευσης . Αυτό θα σας μεταφέρει σε μια σελίδα όπου θα δείτε το ποσοστό του χώρου αποθήκευσης που χρησιμοποιείται και, το πιο χρήσιμο, μια λίστα με τα μεγαλύτερα αρχεία ταξινομημένα κατά μέγεθος, ώστε να μπορείτε να μεταβείτε κατευθείαν στο θέμα.
Διαχείριση μέσω της διαδικτυακής πύλης OneDrive
Για όσους προτιμούν την ευκολία ενός προγράμματος περιήγησης ιστού, η πρόσβαση στον ιστότοπο είναι η πιο ολοκληρωμένη επιλογή. Μόλις συνδεθείτε, ο αριστερός πίνακας πλοήγησης θα σας δείξει με μια ματιά πόσο χώρο έχετε διαθέσιμο και πόσο έχετε χρησιμοποιήσει. Κάνοντας κλικ σε αυτήν την τιμή, θα ανακατευθυνθείτε αυτόματα στην ενότητα μετρήσεων αποθήκευσης του OneDrive , όπου μπορείτε να αναλύσετε φάκελο προς φάκελο τι υπερχειλίζει τον χώρο αποθήκευσης στο cloud.
Υπάρχει ένα γρήγορο κόλπο για να μπείτε κατευθείαν στο θέμα: μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη διεύθυνση URL onedrive.live.com/?v=managestorage . Αυτό σας επιτρέπει να παραλείψετε πολλά κλικ και να μεταβείτε απευθείας στη διαχείριση ορίων, όπου έχετε επίσης το κουμπί για να αδειάσετε τον κάδο ανακύκλωσης — ένα κρίσιμο βήμα, επειδή τα διαγραμμένα αρχεία συνεχίζουν να υπολογίζονται στο όριό σας μέχρι να τα διαγράψετε οριστικά.
Διαφορές μεταξύ προσωπικών και επαγγελματικών λογαριασμών
Το να έχετε ένα προσωπικό OneDrive δεν είναι το ίδιο με το να έχετε ένα για την εργασία ή το σχολείο. Στους προσωπικούς λογαριασμούς, το όριο συνήθως καθορίζεται από τη συνδρομή σας στο Microsoft 365 ή το δωρεάν πρόγραμμα. Εάν υπερβείτε το όριο, τα αρχεία σας γίνονται μόνο για ανάγνωση , που σημαίνει ότι μπορείτε να τα κατεβάσετε αλλά όχι να τα επεξεργαστείτε ή να προσθέσετε κάτι νέο.
Για επαγγελματικούς ή εκπαιδευτικούς λογαριασμούς, η διαχείριση είναι διαφορετική, καθώς ο διαχειριστής IT του οργανισμού σας αποφασίζει το όριο αποθήκευσης. Εάν εξαντληθεί ο χώρος, εκτός από τη διαγραφή αρχείων, η καλύτερη επιλογή σας είναι να επικοινωνήσετε με την τεχνική υποστήριξη της εταιρείας σας για να ζητήσετε αύξηση του ορίου. Λάβετε υπόψη ότι με αυτούς τους λογαριασμούς, ο χώρος αποθήκευσης περιλαμβάνει τόσο τους προσωπικούς σας φακέλους όσο και τυχόν στοιχεία στον κάδο ανακύκλωσης του ιστότοπου.
Πώς να ελευθερώσετε χώρο αποτελεσματικά
Όταν ο χώρος αποθήκευσης στο cloud είναι γεμάτος, η διαγραφή μερικών φωτογραφιών δεν είναι αρκετή. Για έναν σχολαστικό καθαρισμό, είναι καλύτερο να ελέγξετε πολλά πράγματα. Αρχικά, μεταβείτε στον κάδο ανακύκλωσης του OneDrive και αδειάστε τον εντελώς. Είναι εκπληκτικό το πόσα gigabyte συσσωρεύονται εκεί χωρίς καν να το προσέξουμε. Είναι επίσης καλή ιδέα να ρίξετε μια ματιά στους κοινόχρηστους φακέλους σας , καθώς μερικές φορές συγχρονίζουμε περιεχόμενο από άλλες πηγές που ενδέχεται να επηρεάζει τη χωρητικότητα αποθήκευσης.
Ένα άλλο κρίσιμο ζήτημα είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Δεδομένου ότι το Microsoft 365 ενσωματώνει χώρο αποθήκευσης, τα συνημμένα του Outlook.com μπορεί να καταναλώνουν χώρο. Μεταβείτε στις ρυθμίσεις συνδρομής σας στο Outlook και αναπτύξτε την ενότητα αποθήκευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Από εκεί, μπορείτε να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά μέγεθος και να διαγράψετε αυτά με τεράστια συνημμένα, φροντίζοντας να διαγράψετε επίσης στοιχεία από τους φακέλους Ανεπιθύμητη αλληλογραφία και Διαγραμμένα.
Αν χρησιμοποιείτε πιο σύγχρονα εργαλεία όπως το Microsoft Loop ή το Designer , μην ξεχάσετε να καθαρίσετε τους χώρους εργασίας σας. Στο Loop, μπορείτε να διαγράψετε παρωχημένες σελίδες και ιδέες και στο Designer, είναι σημαντικό να ελέγξετε την ενότητα "Τα έργα μου " για να αφαιρέσετε τυχόν εικόνες που δημιουργούνται από τεχνητή νοημοσύνη και δεν χρειάζεστε πλέον.
Συμβουλές για να αποτρέψετε την πλήρη αποθήκευση
Για να αποφύγετε ξανά αυτό το άγχος, είναι καλή ιδέα να υιοθετήσετε ορισμένες βέλτιστες πρακτικές. Για παράδειγμα, αποφύγετε την αποθήκευση αρχείων δεδομένων του Outlook (.pst) στο OneDrive, καθώς η εφαρμογή τα διατηρεί συνεχώς ανοιχτά και μπορεί να επιβραδύνει τον συγχρονισμό του υπολογιστή σας. Ομοίως, εάν έχετε συμπιεσμένα αρχεία (ZIP, RAR) και διατηρείτε επίσης τα αρχικά αρχεία, διπλασιάζετε άσκοπα τον χώρο που χρησιμοποιείται.
Μια έξυπνη στρατηγική είναι να μετακινήσετε φακέλους που δεν χρειάζεστε στο cloud σε μια τοπική τοποθεσία στον σκληρό σας δίσκο . Απλώς σύρετε τα αρχεία από τον φάκελο OneDrive σε οποιονδήποτε άλλο φάκελο στον υπολογιστή σας που δεν είναι συγχρονισμένος. Επίσης, θυμηθείτε να καθαρίσετε το άλμπουμ κάμερας του τηλεφώνου σας , καθώς τα αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας συχνά γεμίζουν με στιγμιότυπα οθόνης και meme που δεν προσθέτουν καμία αξία.
Η βελτιστοποίηση του χώρου αποθήκευσης στο cloud απαιτεί την τακτική αναθεώρηση των μετρήσεων αποθήκευσης και το άδειασμα των κάδων απορριμμάτων στις διάφορες υπηρεσίες της Microsoft. Συνδυάζοντας τον καθαρισμό του OneDrive, την εκκαθάριση μεγάλων συνημμένων στο Outlook και τη διαχείριση τοπικών αρχείων, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η ροή εργασίας σας δεν θα διακόπτεται από ανεπαρκή χώρο αποθήκευσης, αξιοποιώντας στο έπακρο τα εργαλεία ανάλυσης μεγέθους που προσφέρει η πλατφόρμα τόσο σε εφαρμογές ιστού όσο και σε εφαρμογές για υπολογιστές.