Πώς να χρησιμοποιήσετε το Copilot με αρχεία OneDrive από την Εξερεύνηση των Windows 11

Informatec Digital » Windows » Πώς να χρησιμοποιήσετε το Copilot με αρχεία OneDrive από την Εξερεύνηση των Windows 11

Είμαι σίγουρος ότι σας έχει συμβεί χιλιάδες φορές: ο χώρος αποθήκευσης στο cloud σας είναι γεμάτος με έγγραφα, συμβόλαια ή αναφορές, και όταν χρειάζεστε μια συγκεκριμένη πληροφορία, πρέπει να ανοίγετε αρχείο προς αρχείο σαν να ψάχνετε για βελόνα στα άχυρα. Είναι μια ταλαιπωρία και μια απόλυτη σπατάλη χρόνου. Για να λύσει αυτό το πρόβλημα, η Microsoft παρενέβη και ενσωμάτωσε το Copilot στο OneDrive , ένα εργαλείο τεχνητής νοημοσύνης που ουσιαστικά διαβάζει τα αρχεία σας για εσάς και σας δίνει την απάντηση σε μια απλή συνομιλία.

Το πιο εντυπωσιακό με αυτό το σύστημα είναι ότι δεν λειτουργεί μόνο στο web, αλλά ενσωματώνεται απευθείας και στην Εξερεύνηση Αρχείων των Windows 11. Τέλος στην πλοήγηση σε ατελείωτους φακέλους. Τώρα μπορείτε να ρωτάτε την Τεχνητή Νοημοσύνη για το περιεχόμενο των εγγράφων PDF ή Word σας ενώ βρίσκεστε ακόμα στην επιφάνεια εργασίας σας. Ωστόσο, για να λειτουργήσουν όλα αυτά, πρέπει να έχετε ρυθμίσει σωστά το οικοσύστημα του Microsoft 365 και την κατάλληλη άδεια χρήσης, καθώς αυτή η λειτουργία δεν είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή για όλους.

Πώς να εκτελέσετε το Copilot από την Εξερεύνηση των Windows 11

Αν θέλετε να αξιοποιήσετε την Τεχνητή Νοημοσύνη χωρίς να φύγετε από τους τοπικούς σας φακέλους, η διαδικασία είναι αρκετά διαισθητική. Αρχικά, εντοπίστε το αρχείο ή την ομάδα εγγράφων με τα οποία θέλετε να εργαστείτε. Αν είναι μόνο ένα, κάντε δεξί κλικ πάνω του. Αν θέλετε να αναλύσετε πολλά, μπορείτε να επιλέξετε έως και πέντε αρχεία ταυτόχρονα και, στη συνέχεια, να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα επιλεγμένα.

Στο μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται, βρείτε την επιλογή OneDrive και επιλέξτε "Υποβολή ερώτησης ". Εάν είναι η πρώτη φορά που τη χρησιμοποιείτε, το σύστημα πιθανότατα θα σας ζητήσει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Microsoft. Μόλις το κάνετε, θα εμφανιστεί ένα πλευρικό πλαίσιο συνομιλίας όπου το Copilot θα σας προτείνει μερικές ιδέες για να ξεκινήσετε, αλλά μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις στο κάτω μέρος και να κάνετε κλικ στην αποστολή.

Χρήση του Copilot μέσω της διαδικτυακής έκδοσης του OneDrive

Μερικές φορές είναι πιο βολικό να διαχειρίζεστε τα πάντα από το πρόγραμμα περιήγησής σας. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο onedrive.com με τον λογαριασμό σας και μεταβείτε στον φάκελο όπου είναι αποθηκευμένα τα έγγραφά σας. Όπως και στον υπολογιστή σας, μπορείτε να επιλέξετε από ένα έως πέντε αρχεία και να κάνετε κλικ στο κουμπί Copilot που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.

Αν ενδιαφέρεστε μόνο για ένα έγγραφο, υπάρχει ένας πιο γρήγορος τρόπος: τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω από το αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Copilot και επιλέξτε "Υποβολή ερώτησης ". Η συνομιλία θα ανοίξει αμέσως και μπορείτε να υποβάλετε την ερώτησή σας. Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για όσους προτιμούν την πλήρη διεπαφή του προγράμματος περιήγησης και θέλουν πιο ολοκληρωμένο οπτικό έλεγχο των αρχείων cloud τους.

Τι μπορείτε πραγματικά να κάνετε με αυτήν την Τεχνητή Νοημοσύνη; Πρακτικά παραδείγματα

Το Copilot δεν προορίζεται μόνο για απλές ερωτήσεις. Είναι ένα ισχυρό εργαλείο παραγωγικότητας. Μία από τις πιο αποτελεσματικές χρήσεις του είναι η σύνοψη μακροσκελών εγγράφων . Εάν έχετε ένα PDF 80 σελίδων και δεν έχετε χρόνο να το διαβάσετε πριν από μια συνάντηση, μπορείτε να ζητήσετε από την τεχνητή νοημοσύνη να εξαγάγει τα βασικά σημεία σε δευτερόλεπτα.

Μια άλλη πολύ χρήσιμη λειτουργία είναι η σύγκριση αρχείων . Φανταστείτε ότι έχετε τρεις εκδόσεις μιας σύμβασης και θέλετε να μάθετε ποιες ρήτρες έχουν αλλάξει. Αντί να διαβάσετε και τις τρεις και να υπογραμμίσετε τις διαφορές, ζητάτε από το Copilot να δημιουργήσει έναν πίνακα σύγκρισης ή μια σύνοψη των κύριων αλλαγών. Είναι επίσης χρήσιμο για την εξαγωγή συγκεκριμένων δεδομένων, όπως για παράδειγμα για να ρωτήσετε "Ποιος είναι ο προϋπολογισμός μάρκετινγκ που έχει διατεθεί αυτόν τον μήνα;" με βάση πολλά επιλεγμένα υπολογιστικά φύλλα.

Σημαντικές απαιτήσεις, άδειες και περιορισμοί

Δεν μπορούν όλοι να χρησιμοποιήσουν αυτές τις δυνατότητες αυτήν τη στιγμή. Για να ενεργοποιήσετε το Copilot στο OneDrive, απαιτείται συνδρομή στο Microsoft 365 Personal ή Family . Ωστόσο, υπάρχει μια σημαντική προειδοποίηση: με το πρόγραμμα Family, μόνο ο κύριος συνδρομητής έχει πρόσβαση στις δυνατότητες του Copilot. Άλλα μέλη της οικογένειας εξαιρούνται.

Σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον, χρειάζεστε έναν εκπαιδευτικό ή επαγγελματικό λογαριασμό στον οποίο έχει εκχωρηθεί μια άδεια χρήσης Copilot για Microsoft 365. Εάν δεν βλέπετε την επιλογή, είναι πιθανό ο διαχειριστής του οργανισμού σας να την έχει απενεργοποιήσει από το κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365.

Υποστηριζόμενες μορφές και περιορισμοί

• Έγγραφα Γραφείου: Υποστηρίζει DOC, DOCX, PPT, PPTX και XLSX.
• Καθολικές μορφές: Λειτουργεί με PDF, TXT, RTF και αρχεία web όπως HTML ή ASPX.
• Νέες μορφές: Είναι πλέον συμβατό με αρχεία Loop και Fluid.

Παρά την ισχύ του, το Copilot έχει τους περιορισμούς του. Προς το παρόν, δεν μπορεί να επεξεργαστεί εικόνες , βίντεο ή σημειωματάρια OneNote, αν και η Microsoft εργάζεται για να προσθέσει σύντομα αυτήν τη λειτουργία. Επιπλέον, υπάρχει ένα όριο μεγέθους: τα αρχεία πρέπει να είναι μικρότερα από 150 MB για να τα διαβάσει η τεχνητή νοημοσύνη. Μια άλλη λεπτομέρεια που πρέπει να σημειωθεί είναι ότι το όριο της κοινής ανάλυσης είναι το πολύ πέντε αρχεία ανά ερώτημα.

Πιστώσεις απορρήτου, ασφάλειας και τεχνητής νοημοσύνης

Πολλοί άνθρωποι ανησυχούν για το τι θα συμβεί στα δεδομένα τους. Το Copilot σέβεται αυστηρά τα δικαιώματα πρόσβασης . Μπορεί να διαβάσει μόνο τα αρχεία που επιλέγετε εσείς ή αυτά που έχουν κοινοποιηθεί ρητά σε εσάς. Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Purview για την κρυπτογράφηση δεδομένων με ετικέτες ευαισθησίας, η Τεχνητή Νοημοσύνη θα σεβαστεί αυτά τα δικαιώματα χρήσης και δεν θα έχει πρόσβαση σε περιορισμένες πληροφορίες.

Από την άλλη πλευρά, είναι σημαντικό να αναφέρουμε τις μονάδες τεχνητής νοημοσύνης . Κάθε φορά που ζητάτε μια περίληψη ή συγκρίνετε έγγραφα, χρησιμοποιείται μία μονάδα από τη συνδρομή σας. Αυτές αφαιρούνται αυτόματα, επομένως συνιστάται να χρησιμοποιείτε τα μηνύματα προτροπής αποτελεσματικά για να αποφύγετε την πρόωρη εξάντληση των μονάδων.

Η χρήση αυτής της τεχνολογίας μεταμορφώνει τη διαχείριση εγγράφων μεταβαίνοντας από ένα μοντέλο χειροκίνητης αναζήτησης σε ένα μοντέλο άμεσης υποβολής ερωτημάτων. Ενσωματώνοντας τη δυνατότητα σύνοψης και σύγκρισης πολλαπλών αρχείων από το περιβάλλον των Windows 11 και τον ιστό, ο χρόνος ανάλυσης δεδομένων βελτιστοποιείται, υπό την προϋπόθεση ότι υπάρχει η κατάλληλη άδεια χρήσης του Microsoft 365 και τηρούνται τα όρια μορφής και μεγέθους που ορίζονται από την πλατφόρμα.