Πώς να οργανώσετε τα αρχεία στον υπολογιστή σας και να τα διατηρήσετε τακτοποιημένα χωρίς να τρελαθείτε

Informatec Digital » Πόροι » Πώς να οργανώσετε τα αρχεία στον υπολογιστή σας και να τα διατηρήσετε τακτοποιημένα χωρίς να τρελαθείτε

Πολλοί άνθρωποι αγοράζουν έναν καινούργιο υπολογιστή, σκληρό δίσκο ή ακόμα και έναν ολοκαίνουργιο SSD, και μέσα σε λίγους μήνες, όλα είναι ένα πλήρες χάος. Όσο περισσότερο χώρο έχουμε, τόσο περισσότερα αρχεία συσσωρεύουμεΦωτογραφίες, έγγραφα, λήψεις, βίντεο, εργασίες, σημειώσεις μαθημάτων... και έτσι καταλήγει να είναι αδύνατη η εύρεση οτιδήποτε όταν βιαζόμαστε περισσότερο.

Τα καλά νέα είναι ότι η οργάνωση δεν είναι τόσο περίπλοκη αν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε. Συνδυάζοντας τις επιλογές των ίδιων των Windows με ορισμένα εξειδικευμένα προγράμματαΜπορείτε να μεταβείτε από έναν καταστροφικό υπολογιστή σε ένα λογικό, καθαρό και εύκολο στη συντήρηση σύστημα φακέλων, τόσο για την προσωπική σας ζωή όσο και για την καθημερινή σας εργασία.

Γιατί είναι τόσο σημαντικό να οργανώνετε σωστά τα αρχεία του υπολογιστή σας;

Πέρα από την εμμονή με την τάξη, Η σωστή δομή των αρχείων του υπολογιστή σας είναι σχεδόν απαραίτητη.Σήμερα, ένα μεγάλο μέρος της ζωής μας βρίσκεται στους υπολογιστές μας: λογαριασμοί, συμβόλαια, οικογενειακές φωτογραφίες, αναφορές εργασίας, παρουσιάσεις, PDF με σημαντικά έγγραφα κ.λπ. Το να χάσετε ένα βασικό αρχείο ή να χρειαστείτε 20 λεπτά για να το βρείτε δεν είναι απλώς εκνευριστικό. Μπορεί να σας κάνει να καθυστερήσετε σε μια προθεσμία ή ακόμα και να χάσετε πολύτιμες πληροφορίες.

Επιπλέον, Ένα ανοργάνωτο σύστημα φακέλων κάνει την αναζήτηση πολύ πιο αργή.Δεν έχει σημασία αν έχετε έναν πολύ ισχυρό υπολογιστή: αν κάθε έγγραφο βρίσκεται σε διαφορετική θέση, με τυχαία ονόματα όπως "final_def_definitive2.docx", θα σπαταλάτε χρόνο και νοητική ενέργεια κάθε φορά που θα χρειάζεται να εντοπίσετε κάτι.

Ένα άλλο βασικό σημείο είναι αυτό Η καλή οργάνωση απαιτεί να ελέγχετε το περιεχόμενο κατά καιρούςΑυτό βοηθά στη διαγραφή όσων δεν χρειάζεστε πλέον, ελευθερώνοντας χώρο στο δίσκο. να γνωρίζετε ποια αρχεία καταλαμβάνουν χώρο και να εντοπίζουν διπλότυπα ή τεράστια αρχεία που καταλαμβάνουν gigabyte χωρίς λόγο (παλιά αντίγραφα ασφαλείας, μη συμπιεσμένα βίντεο κ.λπ.).

Τέλος, Εάν μοιράζεστε έναν υπολογιστή ή εργάζεστε σε μια ομάδα, ένα συνεκτικό οργανωτικό σύστημα είναι απαραίτητο. Είναι η διαφορά μεταξύ του να μπορεί ο καθένας να βρει ένα αρχείο σε δευτερόλεπτα ή του να ξέρει μόνο «ο ιδιοκτήτης του χάους» λίγο πολύ πού βρίσκεται το καθετί.

Βασικές καλές πρακτικές πριν αγγίξετε οτιδήποτε

Πριν ξεκινήσετε να δημιουργείτε φακέλους σαν να μην υπάρχει αύριο, είναι σημαντικό να θέσετε μερικές απλές βάσεις. Υπάρχουν κάποιες συνήθειες που θα σας γλιτώσουν από πολλούς πονοκεφάλους. και συνιστάται να το υιοθετήσετε τώρα, ακόμα κι αν δεν έχετε κάνει ακόμη έναν σημαντικό καθαρισμό του υπολογιστή σας.

Κατ 'αρχάς, Ξεχάστε το γραφείο ως ένα "παν-παν" και διαβούλευση Πώς να οργανώσετε την ψηφιακή σας επιφάνεια εργασίαςΕίναι πολύ βολικό να αποθηκεύετε εκεί όλα όσα κατεβάζετε ή δημιουργείτε κατά τη διάρκεια της ημέρας, αλλά σε λίγες εβδομάδες θα έχετε ένα χαλί από εικονίδια όπου τίποτα δεν θα είναι διακριτό. Ιδανικά, η επιφάνεια εργασίας σας θα πρέπει να περιέχει μόνο συντομεύσεις για τις εφαρμογές που χρησιμοποιείτε καθημερινά και τον Κάδο Ανακύκλωσης.

Ένα άλλο πολύ χρήσιμο σημείο εκκίνησης είναι Χρησιμοποιήστε έναν μεγάλο γενικό φάκελο ως βάση για τα πάνταΤα Windows περιλαμβάνουν ήδη έναν φάκελο που ονομάζεται "Έγγραφα", ο οποίος είναι συνήθως το ιδανικό μέρος για τη συγκέντρωση προσωπικών και επαγγελματικών αρχείων. Από εκεί, μπορείτε να δημιουργήσετε ολόκληρη την εσωτερική σας ιεραρχία με κλιμακωτό τρόπο.

Είναι επίσης σημαντικό να μην υπερβάλλετε με το επίπεδο λεπτομέρειας. Το να δημιουργήσεις έναν φάκελο για τα πάντα είναι εξίσου κακό με το να μην δημιουργήσεις καθόλου φάκελο.Προσπαθήστε να κάνετε τη δομή σας να βγάζει νόημα, αλλά χωρίς να πέσετε σε λαβύρινθους υποφακέλων όπου η αποθήκευση ενός εγγράφου απαιτεί πέντε κλικ και άνοιγμα δέκα διαφορετικών επιπέδων.

Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο την Εξερεύνηση αρχείων των Windows

Τα Windows περιλαμβάνουν μερικά πολύ χρήσιμα ενσωματωμένα εργαλεία για την οργάνωση του περιεχομένου κάθε φακέλου, αν και είναι αλήθεια ότι Η εγγενής οργάνωση έχει τους περιορισμούς τηςΟι ρυθμίσεις που εφαρμόζετε σε έναν φάκελο δεν κληρονομούνται αυτόματα από τους υπόλοιπους, επομένως αν θέλετε ένα συγκεκριμένο κριτήριο σε πολλές τοποθεσίες, θα πρέπει να το ρυθμίσετε χειροκίνητα.

Όταν ανοίγετε την Εξερεύνηση αρχείων, από προεπιλογή εμφανίζεται η προβολή "Γρήγορη Πρόσβαση" (στις πρόσφατες εκδόσεις ονομάζεται "Αρχική Εξερεύνησης"). Αυτή η οθόνη σάς επιτρέπει να δείτε τα πρόσφατα και τα αγαπημένα σας αρχεία με μια ματιά.τόσο από τον ίδιο τον υπολογιστή όσο και από ηλεκτρονικές υπηρεσίες όπως το Office.com, και είναι συνήθως πιο πρακτικό από το να μεταβείτε απευθείας στο "Αυτός ο υπολογιστής" και να το συνδυάσετε με τεχνικές για αναζήτηση αρχείων πιο γρήγορα στον υπολογιστή σας.

Αν νιώθετε πιο άνετα να έχετε πάντα πρόσβαση στις κλασικές μονάδες δίσκου και φακέλους, Μπορείτε να αλλάξετε την αρχική συμπεριφορά του ExplorerΣτο επάνω μέρος, μέσα στο μενού επιλογών, έχετε τη ρύθμιση "Άνοιγμα Εξερεύνησης Αρχείων σε:", όπου μπορείτε να επιλέξετε να την ανοίξετε απευθείας σε "Αυτόν τον Υπολογιστή" αντί για "Έναρξη".

Μόλις βρεθείτε μέσα σε οποιονδήποτε φάκελο, Κάνοντας δεξί κλικ σε έναν κενό χώρο στην περιοχή αρχείων ανοίγει ένα πολύ ενδιαφέρον μενού. για να ελέγχετε τον τρόπο παρουσίασης του περιεχομένου. Από εκεί, μπορείτε να ταξινομήσετε, να ομαδοποιήσετε και να διαμορφώσετε ποιες στήλες πληροφοριών θέλετε να δείτε, μεταξύ άλλων.

Οι δύο βασικές λειτουργίες σε οπτικό επίπεδο είναι η "Ταξινόμηση κατά" και η "Ομαδοποίηση κατά". Με την επιλογή «Ταξινόμηση κατά» αποφασίζετε τα κριτήρια ταξινόμησης μέσα στον φάκελο (όνομα, ημερομηνία τροποποίησης, τύπος, μέγεθος κ.λπ.) και αν θέλετε να το δείτε σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Στα Windows 10, υπάρχει επίσης ένα κουμπί "Περισσότερα..." που επιτρέπει την πρόσβαση σε μια πολύ μεγάλη λίστα πρόσθετων πεδίων με βάση τα οποία μπορείτε να ταξινομήσετε.

Στην περίπτωση της «Ομαδοποίησης κατά», Το περιεχόμενο χωρίζεται σε μπλοκ σύμφωνα με το επιλεγμένο κριτήριο. (κατά ημερομηνία, κατά τύπο αρχείου, κατά μέγεθος, κατά ετικέτες, κ.λπ.). Κάθε ομάδα λειτουργεί οπτικά ως ένα είδος υποφακέλου μέσα στον τρέχοντα φάκελο, με μια κεφαλίδα που υποδεικνύει την κατηγορία και τα αρχεία από κάτω.

Το ενδιαφέρον είναι ότι Μέσα σε κάθε ομάδα μπορείτε να εφαρμόσετε τη δική σας σειράΓια παράδειγμα, θα μπορούσατε να ομαδοποιήσετε τον φάκελο "Λήψεις" κατά "Ημερομηνία" (σήμερα, χθες, προηγούμενη εβδομάδα, κ.λπ.) και, ταυτόχρονα, μέσα σε κάθε μπλοκ να κάνετε ταξινόμηση κατά τύπο ή κατά μέγεθος για να εντοπίσετε αυτό που ψάχνετε πιο γρήγορα.

Και στις δύο λειτουργίες, το κουμπί "Περισσότερα" (που υπάρχει στα Windows 10 και στην "Ομαδοποίηση κατά" επίσης στα Windows 11) ανοίγει ένα παράθυρο όπου Μπορείτε να επιλέξετε ποιες λεπτομέρειες θέλετε να εμφανίζονται ως στήλες Για αυτά τα στοιχεία: ημερομηνία δημιουργίας, δημιουργοί, ύψος ή πλάτος στην περίπτωση εικόνων, διάρκεια βίντεο, έτος, πλάτος καρέ και ένα μεγάλο μήκος κ.λπ.

Δημιουργήστε μια απλή αλλά αποτελεσματική ιεραρχία φακέλων

Το κλειδί για να μην τρελαθείτε είναι να σκεφτείτε τη δομή σας με κοινή λογική. Ιδανικά, θα πρέπει να μπορείτε να συμπεριλάβετε το κύριο περιεχόμενο του υπολογιστή σας σε μερικούς φακέλους ανώτατου επιπέδου.και από εκεί να επεκτείνονται μόνο όταν είναι απαραίτητο.

Αν χρησιμοποιείτε τον ίδιο υπολογιστή για προσωπικά θέματα και για εργασία, ένα καλό σημείο εκκίνησης είναι δημιουργήστε δύο μεγάλους φακέλους μέσα στα "Έγγραφα"Μία με το όνομά σας (για τα προσωπικά σας αντικείμενα) και μία άλλη με το όνομα της εταιρείας ή του επαγγελματικού σας έργου (για θέματα που σχετίζονται με την εργασία). Μέσα σε κάθε μία, μπορείτε να χωρίσετε περαιτέρω σε τομείς: «Τιμολόγια», «Πελάτες», «Έργα», «Φωτογραφίες», «Μαθήματα» κ.λπ.

Σκεφτείτε ένα δέντρο: από το γενικό στο ειδικό, χωρίς όμως να υπερβαίνουμε τα επίπεδαΓια παράδειγμα, Φωτογραφίες → 2024 → Ταξίδια → Σεβίλλη. Δεν χρειάζεστε υποφάκελο για τις επιλογές "Σεβίλλη την ημέρα", "Σεβίλλη τη νύχτα", "Σεβίλλη με φίλους", εκτός αν χειρίζεστε χιλιάδες εικόνες και αυτή η διάκριση σας είναι χρήσιμη.

Ένα χρήσιμο κόλπο είναι να αναρωτηθείτε: "Πώς θα έψαχνα για αυτό το αρχείο σε έξι μήνες;"Αν το πρώτο πράγμα που σας έρχεται στο μυαλό είναι το όνομα του έργου, βάλτε το πρώτο. Αν αυτό που θυμάστε είναι η ημερομηνία (ένα τρίμηνο, ένα σχολικό έτος, ένα έτος), δομήστε το με βάση τις ημερομηνίες. Το σημαντικό είναι η προσέγγιση να είναι συνεπής και να επαναλαμβάνεται πάντα.

Αποφύγετε επίσης την αντιγραφή φακέλων για παρόμοια πράγματα. Όσο περισσότερους παράλληλους φακέλους έχετε με παρόμοια ονόματα, τόσο πιο πιθανό είναι να αποθηκεύσετε ένα αρχείο σε λάθος μέρος.Ένας ενιαίος, καλά οργανωμένος φάκελος "Πελάτες" είναι καλύτερος από τους φακέλους "Νέοι Πελάτες", "Παλιοί Πελάτες", "Οι Πελάτες μου" κ.λπ., με ανάμεικτα έγγραφα.

Πώς να ονομάσετε φακέλους και έγγραφα στρατηγικά

Δεν έχει νόημα να έχετε μια αξιοπρεπή δομή φακέλων αν αργότερα Τα ονόματα των αρχείων είναι αδύνατο να ερμηνευτούνΕδώ είναι που χρησιμοποιούνται οι συμβάσεις ονομασίας: ένα συνεπές και επαναλήψιμο σύστημα ονομασίας που σας επιτρέπει να εντοπίσετε οποιοδήποτε έγγραφο χρησιμοποιώντας τη γραμμή αναζήτησης του συστήματος.

Στην ιδανική περίπτωση, όλα τα σχετικά αρχεία ακολουθούν το ίδιο μοτίβοΜπορείτε να το βασίσετε στην ημερομηνία, το όνομα του έργου ή του πελάτη, τον τύπο του εγγράφου... ή να συνδυάσετε πολλά στοιχεία. Για παράδειγμα, για τους προϋπολογισμούς θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε κάτι όπως: "2020-02-04_budget_ClientAlpha.docx". Η ιδέα είναι ότι απλώς διαβάζοντάς το γνωρίζετε ήδη περί τίνος πρόκειται.

Σημειώστε επίσης ότι Η προβολή λίστας των Windows συνήθως εμφανίζει μόνο τους πρώτους χαρακτήρες. Όσον αφορά το όνομα αρχείου: Αν χρησιμοποιήσετε πολύ μεγάλα ονόματα γεμάτα λεπτομέρειες, θα είναι δύσκολο να τα διαβάσετε με την πρώτη ματιά. Κάτι σύντομο αλλά κατατοπιστικό είναι καλύτερο από μια ολόκληρη παράγραφο.

Μια άλλη πολύ χρήσιμη στρατηγική είναι η χρησιμοποιήστε μικρούς «κωδικούς» στην αρχή του ονόματος για να αλλάξετε την αλφαβητική σειράΓια παράδειγμα, τα αρχεία που ξεκινούν με "_" θα εμφανίζονται στην κορυφή της λίστας μέσα στον φάκελο, επομένως μπορείτε να δεσμεύσετε αυτό το πρόθεμα για ό,τι ανοίγετε καθημερινά ("_Τρέχον-Έργο", "_Τιμολόγια-τρέχων-μήνας"...).

Ομοίως, Τα ονόματα που αρχίζουν με "@" συνήθως τοποθετούνται αμέσως μετά από αυτά που έχουν υπογράμμιση.Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε αυτό για σημαντικά έγγραφα που δεν χρειάζεται να δείτε πρώτα. Για τα υπόλοιπα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς στην αρχή ("1_Γενικό Σχέδιο", "2_Αναφορές", κ.λπ.) εάν σας βοηθά να διατηρήσετε μια λογική σειρά.

Καθημερινές συνήθειες: αποφυγή του χάους πριν καν εμφανιστεί

Ένας υπολογιστής χαλάει πολύ γρήγορα όταν εργαζόμαστε με πλήρη ισχύ. Κατεβάσαμε ένα PDF, το αφήσαμε στις Λήψεις «για αργότερα» και αποθηκεύσαμε βιαστικά ένα έγγραφο του Word στην επιφάνεια εργασίας. Και, πριν το καταλάβουμε, υπάρχουν εκατοντάδες αρχεία στοιβαγμένα σε αυτοσχέδιες τοποθεσίες.

Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να το αντιμετωπίσετε αυτό είναι να υιοθετήσετε έναν απλό κανόνα: καταθέστε τα έγγραφα εκείνη τη στιγμήΜε άλλα λόγια, κάθε φορά που δημιουργείτε ή κατεβάζετε ένα αρχείο, αφιερώστε 10 δευτερόλεπτα για να το αποθηκεύσετε απευθείας στον φάκελο όπου θα πρέπει να παραμείνει μακροπρόθεσμα, με το σωστό του όνομα.

Αυτή η μικρή χειρονομία σας αποτρέπει από το να χρειάζεται να ξοδέψετε μια ώρα στο τέλος της εβδομάδας προσπαθώντας να θυμηθείτε τι ήταν κάθε ανώνυμο αρχείο ή πού στο καλό αποθηκεύσατε την παρουσίαση που χρειάζεστε για αύριο. «Θα το παραγγείλω αργότερα» συνήθως σημαίνει «Δεν θα το παραγγείλω ποτέ»..

Ακόμα κι έτσι, τα πράγματα πάντα ξεφεύγουν από τα συνηθισμένα. Γι' αυτό είναι καλή ιδέα να ορίσετε μια συγκεκριμένη ώρα, για παράδειγμα, τις Παρασκευές πριν από το τέλος της ημέρας, για να εκτελέστε μια γρήγορη ανασκόπηση των φακέλων που βρίσκονται σε διένεξηΕπιφάνεια εργασίας, Λήψεις, Προσωρινά έγγραφα, κ.λπ. Σε λίγα μόνο λεπτά μπορείτε να μετακινήσετε ό,τι λείπει στη θέση του, να διαγράψετε διπλότυπα και να αδειάσετε τον κάδο απορριμμάτων.

Αν δυσκολεύεστε να κρατήσετε την επιφάνεια εργασίας σας άδεια, μπορείτε να εφαρμόσετε μια αυτοσχέδια έκδοση της μεθόδου "Desktop Zero". Δημιουργήστε έναν φάκελο με το όνομα "Αρχεία επιφάνειας εργασίας" Και όταν δείτε πάρα πολλά χαλαρά αρχεία να γεμίζουν την ταπετσαρία σας, σύρετέ τα όλα εκεί. Στη συνέχεια, ανοίξτε αυτόν τον φάκελο και μετακινήστε προσεκτικά τα πάντα πίσω στην τελική τους θέση.

Οργανώστε καλύτερα τα αρχεία εργασίας σας

Στο επαγγελματικό περιβάλλον, η αποδιοργάνωση είναι ακόμη πιο αισθητή. Είναι πολύ συνηθισμένο να καταλήγετε με την επιφάνεια εργασίας σας γεμάτη με καθημερινά έγγραφα., διαφορετικές εκδόσεις παρουσιάσεων, αναφορές που έχουν ληφθεί από πελάτες, πόροι που κοινοποιούνται από συναδέλφους, κ.λπ.

Μια πρακτική σύσταση είναι Μην αποθηκεύετε ποτέ έγγραφα εργασίας απευθείας στην επιφάνεια εργασίαςΝα χρησιμοποιείτε πάντα τον φάκελο "Έγγραφα" ή, εάν η εταιρεία διαθέτει εσωτερικό δίκτυο ή σύστημα cloud, τις επίσημες κοινόχρηστες τοποθεσίες (μονάδες δίσκου δικτύου, OneDrive, Google Drive κ.λπ.). Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία από άλλες συσκευές.

Μέσα στο επαγγελματικό σας χαρτοφυλάκιο, σκεφτείτε πώς εργάζεστε στην πραγματικότητα. Μπορείτε να έχετε μια ζώνη αρχείων "Εργασίας", μια ζώνη αρχείων "Αναμονής" και μια ζώνη αρχείων "Αρχειοθετημένα".Τα έγγραφα διαβιβάζονται από το ένα στο άλλο ανάλογα με την κατάστασή τους, κάτι που σας βοηθά να είστε σαφείς σχετικά με το τι είναι ακόμα ενεργό και τι μπορείτε να αφήσετε στην τύχη του.

Εάν μοιράζεστε έγγραφα με άλλα άτομα, προσπαθήστε να συμφωνήσετε σε μια κοινή ελάχιστη σύμβαση ονοματοδοσίας. Δεν είναι το ίδιο να έχεις έναν φάκελο με "Final_Report", "New_Report", "Latest_Report" από ένα άλλο με "2024-03_Report-clientX_v1", "2024-03_Report-clientX_v2", κ.λπ. Σε επίπεδο ομάδας, αυτό εξοικονομεί χιλιάδες ερωτήσεις μέσω email και συνομιλίας.

Οποτε είναι δυνατόν, Αξιοποιεί επίσης τα οφέλη της απευθείας εργασίας στο cloud.Πολλές πλατφόρμες αποθηκεύουν αυτόματα εκδόσεις, σας επιτρέπουν να αναζητάτε περιεχόμενο μέσα σε έγγραφα και διευκολύνουν την κοινή χρήση χωρίς να χρειάζεται να αντιγράφετε αρχεία σε χιλιάδες διαφορετικούς ιστότοπους. Δείτε την ιστοσελίδα μας οδηγός λογισμικού αποθήκευσης στο cloud για να επιλέξετε την καλύτερη επιλογή.

Αξιοποιήστε προγράμματα τρίτων για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία ταξινόμησης

Αν θέλετε να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα και να αφήσετε τον υπολογιστή να κάνει μέρος της δουλειάς για εσάς, υπάρχουν πολλά πολύ ενδιαφέροντα εργαλεία. Αυτά τα προγράμματα αναλύουν τα αρχεία σας και τα αναδιατάσσουν σύμφωνα με τους κανόνες που εσείς οι ίδιοι ορίζετε (ανά τύπο, ανά ημερομηνία, ανά μέγεθος κ.λπ.).

Μία από τις πιο ολοκληρωμένες επιλογές είναι η Οργάνωση των Αρχείων μου. Αυτό το λογισμικό λειτουργεί σε Windows, Linux και macOS. και εστιάζει στην αυτόματη ταξινόμηση αρχείων σύμφωνα με διαφορετικά χαρακτηριστικά: επέκταση, τύπο, ημερομηνία δημιουργίας, μέγεθος και άλλα.

Αφού το κατεβάσετε από την επίσημη ιστοσελίδα του και το εγκαταστήσετε, την πρώτη φορά θα σας ζητήσει να επιλέξετε ποια μονάδα δίσκου ή φάκελο θέλετε να ταξινομήσετε. Από το κουμπί «+ ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΦΑΚΕΛΟΥ» μπορείτε να προσθέσετε άλλες τοποθεσίεςΑυτά θα εμφανίζονται στην αριστερή πλευρά της διεπαφής. Στην κεντρική περιοχή, θα δείτε ένα γράφημα πίτας που χρησιμοποιεί χρώμα για να δείξει ποιοι τύποι αρχείων καταλαμβάνουν τον περισσότερο χώρο.

Είναι πολύ εύκολο στη χρήση: Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή «Οργάνωση», το πρόγραμμα θα μετακινήσει αυτόματα τα αρχεία σύμφωνα με τους καθορισμένους κανόνες.Αυτό δημιουργεί νέους φακέλους εντός της αρχικής τοποθεσίας, οργανωμένους κατά τύπο, ημερομηνία ή οποιοδήποτε άλλο κριτήριο επιλέξετε. Σε λίγα μόνο λεπτά, μπορείτε να μετατρέψετε έναν χαοτικό κατάλογο σε κάτι πολύ πιο ευανάγνωστο.

Μια άλλη δημοφιλής εφαρμογή είναι το Easy File Organizer. Είναι διαθέσιμο για Windows (συμπεριλαμβανομένου του Microsoft Store), Linux και macOS.Η δύναμή του έγκειται στα έξυπνα φίλτρα και τους προσαρμοσμένους κανόνες του.

Με το Easy File Organizer μπορείτε ορίστε κριτήρια όπως τύπο αρχείου, επέκταση, ημερομηνία δημιουργίας ή όνομαΗ εφαρμογή αναλύει όλο το περιεχόμενο και ομαδοποιεί τα αρχεία που ταιριάζουν με κάθε κανόνα σε φακέλους. Μέσα σε αυτούς τους φακέλους, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε επιπλέον υποενότητες για ακόμη πιο ακριβή οργάνωση.

Η διαδικασία είναι αρκετά αυτόματη: Αφού σαρώσει τις διαδρομές που καθορίζετε, το πρόγραμμα εφαρμόζει μια σειρά κανόνων (το οποίο ρυθμίζετε εκ των προτέρων) για να μετονομάσετε, να μετακινήσετε ή ακόμα και να διαγράψετε συγκεκριμένα αρχεία, διατηρώντας τα πάντα σε τάξη με ελάχιστη χειροκίνητη παρέμβαση.

Το File Juggler είναι ένα άλλο εργαλείο που επικεντρώνεται στην αυτοματοποίηση των ροών εργασίας αρχείων. Στόχος του είναι να σας αποτρέψει από το να σπαταλάτε χρόνο μετακινώντας έγγραφα ένα προς ένα ξανά.Αναλύει συνεχώς ορισμένους φακέλους και, μόλις εμφανιστούν νέα αρχεία που πληρούν συγκεκριμένες προϋποθέσεις, τα επεξεργάζεται σύμφωνα με τις ενέργειες που έχετε ορίσει.

Στην περίπτωση αυτή, Οι κανόνες μπορούν να βασίζονται στο όνομα, την επέκταση ή ακόμα και στο περιεχόμενο του αρχείου.Μόλις ρυθμιστεί, το πρόγραμμα μπορεί να μετονομάσει έγγραφα, να τα μετακινήσει στον σωστό φάκελο, να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας ή να τα καθαρίσει εάν δεν χρειάζονται πλέον. Μπορείτε να το κατεβάσετε από τον ιστότοπό του.

Για όσους διαχειρίζονται μεγάλες βιβλιοθήκες πολυμέσων, ειδικά μουσική, υπάρχει το TagScanner. Είναι ένα δωρεάν πρόγραμμα που εστιάζει σε αρχεία ήχου και τα μεταδεδομένα τους. (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes κ.λπ.).

Με το TagScanner, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να εκτελέσετε μια αναζήτηση και να ανεβάσετε τη συλλογή σας από αρχεία ήχου. Από εκεί μπορείτε να επεξεργαστείτε ετικέτες μαζικά, να μετονομάσετε τραγούδια σύμφωνα με τα μεταδεδομένα τους και αναδιοργανώστε ολόκληρους φακέλους ακολουθώντας ένα λογικό μοτίβο ονομάτων (καλλιτέχνης, άλμπουμ, αριθμός κομματιού κ.λπ.).

Μπορείτε ακόμη και να συνδεθείτε σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων για να συμπληρώσετε πληροφορίες που λείπουν (για παράδειγμα, εξώφυλλα άλμπουμ ή λεπτομέρειες άλμπουμ). Είναι ένας πολύ ισχυρός τρόπος για να οργανώσετε χαοτικές μουσικές βιβλιοθήκες. χωρίς να χρειάζεται να πηγαίνω τραγούδι με τραγούδι.

Οργάνωση αρχείων με ετικέτες στα Windows χάρη στο Tagging

Πέρα από τους φακέλους, υπάρχει ένας άλλος πολύ ενδιαφέρων τρόπος οργάνωσης: οι ετικέτες ή «ετικέτες»Τα Windows δεν προσφέρουν αυτήν τη λειτουργία από προεπιλογή, αλλά υπάρχουν εργαλεία όπως η προσθήκη ετικετών που προσθέτουν αυτήν τη λειτουργικότητα απευθείας στην Εξερεύνηση.

Η προσθήκη ετικετών δεν είναι ένα αυτόνομο πρόγραμμα όπως συνήθως, αλλά ένα επιπλέον πλαίσιο που είναι ενσωματωμένο στην ίδια την Εξερεύνηση των WindowsΜόλις εγκατασταθεί, θα δείτε ότι κάνοντας δεξί κλικ σε ένα ή περισσότερα αρχεία θα εμφανιστούν νέες επιλογές που σχετίζονται με ετικέτες.

Για να ξεκινήσετε να το χρησιμοποιείτε, θα χρειαστεί να ζητήσετε ένα δωρεάν κλειδί άδειας χρήσης στον ιστότοπό τους. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εισαγάγετε το όνομά σας και τη διεύθυνση email σας.Θα λάβετε ένα αρχικό email για να επιβεβαιώσετε τον λογαριασμό σας και ένα δεύτερο email με το κλειδί ενεργοποίησης.

Όταν εισάγετε έναν φάκελο που θέλετε να ταξινομήσετε με βάση τις ετικέτες, η βασική ροή είναι απλή. Επιλέξτε τα αρχεία που θέλετε να προσθέσετε ετικέτες, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε την επιλογή "Ετικέτα με".Από εκεί, μπορείτε να μεταβείτε στην επιλογή "Περισσότερες ετικέτες" και θα ανοίξει ένα παράθυρο με τίτλο "Επιλογή ετικέτας".

Σε εκείνο το παράθυρο, Κάνοντας δεξί κλικ στις «Ετικέτες» μπορείτε να δημιουργήσετε μια «Νέα ομάδα ετικετών»Δηλαδή, μια νέα ομάδα θεματικών ετικετών (για παράδειγμα, «Έργα», «Άτομα», «Προτεραιότητα»). Μέσα στην ομάδα, πάλι με δεξί κλικ, δημιουργείτε συγκεκριμένες ετικέτες («Επείγον», «Πελάτης Χ», «2024» κ.λπ.) και τις εφαρμόζετε στα επιλεγμένα αρχεία.

Από εκείνη τη στιγμή, Στον πίνακα ετικετών θα δείτε καθαρά σε ποια αρχεία έχει αντιστοιχιστεί κάθε ετικέτα.Το καλό είναι ότι δεν θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ξανά τις ετικέτες: θα είναι πάντα διαθέσιμες από το μενού περιβάλλοντος, ώστε να μπορείτε να επισημάνετε νέα έγγραφα με μερικά μόνο κλικ.

Ένα άλλο μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι Ένα μόνο αρχείο μπορεί να έχει πολλές ετικέτες ταυτόχροναΑυτό σας επιτρέπει να συνδυάζετε και να αντιστοιχίζετε προσεγγίσεις: ανά έργο, ανά τύπο περιεχομένου, ανά έτος, ανά προτεραιότητα... χωρίς να χρειάζεται να αντιγράφετε αρχεία σε πολλούς φακέλους. Σε μεγάλες συλλογές πληροφοριών, αυτή η «παράλληλη» οργάνωση είναι ανεκτίμητη.

Ειδικά εργαλεία για να διατηρείτε την επιφάνεια εργασίας σας υπό έλεγχο

Αν είστε από εκείνους τους ανθρώπους που, όσο κι αν προσπαθούν, καταλήγουν πάντα με μια πλήρη επιφάνεια εργασίας, μπορείτε επίσης να βασιστείτε σε προγράμματα που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για αυτό. Στα Windows υπάρχουν, για παράδειγμα, Φράχτες, ένα λογισμικό επί πληρωμή που δημιουργεί «μπλοκ» ή κοντέινερ στην ίδια την επιφάνεια εργασίας.

Με τους Φράχτες, κάθε οικοδομικό τετράγωνο λειτουργεί ως ξεχωριστή περιοχή: Μπορείτε να έχετε ένα πλαίσιο για συντομεύσεις εφαρμογών, ένα άλλο για φακέλους και ένα άλλο για πρόσφατα έγγραφα.κ.λπ. Το πρόγραμμα μπορεί να αναδιατάξει αυτόματα τα εικονίδια σύμφωνα με τις κύριες κατηγορίες που ορίζετε.

Με αυτόν τον τρόπο, ακόμα κι αν έχετε ακόμα πράγματα στην επιφάνεια εργασίας σας, Δεν θα είναι διάσπαρτα σε όλη την οθόνηαλλά ομαδοποιημένα και οπτικά επισημασμένα, γεγονός που μειώνει σημαντικά την αίσθηση του χάους.

Στο macOS, από την άλλη πλευρά, υπάρχουν εργαλεία όπως το Hazel που επιτρέπουν ορίστε πολύ λεπτομερείς κανόνες για τη μετακίνηση αρχείων μεταξύ φακέλων με βάση το όνομα, τον τύπο, την ημερομηνία ή ακόμα και το περιεχόμενο. Και το σύστημα "έξυπνων φακέλων" του Finder λειτουργεί σαν ζωντανά φίλτρα, εμφανίζοντας αυτόματα αρχεία που πληρούν συγκεκριμένες προϋποθέσεις χωρίς να τα αντιγράφει.

Τόσο σε Mac όσο και σε Windows, ο συνδυασμός λίγης προσωπικής πειθαρχίας με αυτούς τους αυτοματισμούς καθιστά δυνατή την η διατήρηση της τάξης είναι σχεδόν διαφανήςΣυνεχίζεις να δουλεύεις και το σύστημα βάζει τα πράγματα στη θέση τους.

Τελικά, η σωστή οργάνωση των αρχείων του υπολογιστή σας δεν έχει να κάνει με την εμμονή, αλλά με το να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη. Αν ορίσετε μια λογική δομή φακέλων, χρησιμοποιήσετε συνεπή ονόματα, αρχειοθετήστε άμεσα και υποστηρίξτε όλα αυτά με τα κατάλληλα εργαλεία (Εξερεύνηση των Windows, ετικέτες, προγράμματα αυτόματης οργάνωσης...), ο υπολογιστής σας θα πάψει να είναι μια απύθμενη τρύπα χαμένων εγγράφων και θα γίνει ένα εργαλείο όπου θα βρίσκετε τα πάντα γρήγορα, χωρίς άγχος και χωρίς να χάνετε ώρες ψάχνοντας για πράγματα που ξέρετε ότι έχετε «κάπου».