Τύποι γραφημάτων που πρέπει να αποφεύγετε στο Excel και πώς να επιλέξετε την καλύτερη εναλλακτική λύση

Informatec Digital » Πόροι » Τύποι γραφημάτων που πρέπει να αποφεύγετε στο Excel και πώς να επιλέξετε την καλύτερη εναλλακτική λύση

Αν εργάζεστε με υπολογιστικά φύλλα καθημερινά, γνωρίζετε ότι ένα καλά επιλεγμένο γράφημα μπορεί να μετατρέψει έναν ατελείωτο πίνακα σε μια σαφή και εύκολα κατανοητή ιστορία. Αλλά είναι επίσης αλήθεια ότι ένα κακώς σχεδιασμένο διάγραμμα στο Excel Μπορεί να προκαλέσει μεγαλύτερη σύγχυση παρά να βοηθήσει: σφάλματα στην επιλογή δεδομένων, ακατάλληλους τύπους οπτικοποίησης, περιττά τρισδιάστατα εφέ ή άξονες που προκαλούν σύγχυση και παραμορφώνουν το μήνυμα.

Σε αυτό το άρθρο θα δούμε, βήμα προς βήμα, Ποια γραφήματα πρέπει να αποφεύγονται ή να χρησιμοποιούνται με εξαιρετική προσοχή στο Excel;Πώς να επιλέξετε πιο σαφείς εναλλακτικές λύσεις και ποιες βέλτιστες πρακτικές θα σας βοηθήσουν να κάνετε τις αναφορές σας πιο ευανάγνωστες, επαγγελματικές και χρήσιμες για τη λήψη αποφάσεων, είτε κάνετε απλές αναλύσεις είτε προηγμένοι οικονομικοί πίνακες ελέγχου.

Συνηθισμένα λάθη κατά τη δημιουργία γραφημάτων στο Excel και πώς να τα αποφύγετε

Πριν αναφερθούμε σε συγκεκριμένους τύπους γραφημάτων, αξίζει να εξετάσουμε μερικούς Πολύ συνηθισμένα προβλήματα κατά την προσπάθεια απεικόνισης δεδομένων στο Excelτο οποίο μπορεί να σας δώσει μηνύματα σφάλματος, ασυνεπή αποτελέσματα ή γραφήματα που είναι αδύνατο να κατανοήσετε.

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη που συμβαίνουν όταν εργάζεστε με Αρχεία CSV ή άλλες μορφές κειμένουΑν και οπτικά μπορεί να φαίνεται σωστό, Δεν ερμηνεύονται όλες οι τιμές ως αριθμοί από το Excel.Μερικές φορές παραμένουν κελιά με μορφοποίηση κειμένου, κρυφά κενά ή διαφορετικά δεκαδικά διαχωριστικά και, όταν προσπαθείτε να δημιουργήσετε το γράφημα, εμφανίζεται μια προειδοποίηση ότι ο τύπος ή το επιλεγμένο εύρος δεν είναι έγκυρο.

Αν έχετε έναν πίνακα με δύο στήλες και εκατοντάδες γραμμές, και παρόλα αυτά το Excel δεν σας επιτρέπει να τον απεικονίσετε γραφικά, είναι πολύ πιθανό ότι Σε ένα μέρος του εύρους υπάρχουν δεδομένα που αναμειγνύουν κείμενο και αριθμούς ή κενά κελιά που δεν έχουν υποστεί καλό χειρισμό.Σε αυτές τις περιπτώσεις, συνιστάται να ελέγξετε την πραγματική μορφοποίηση κελιών, να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως "Μετατροπή κειμένου σε στήλες" ή Ανατρέξτε σε έναν οδηγό για τις βάσεις δεδομένων στο Excel έτσι ώστε όλα να είναι σωστά πληκτρολογημένα ως αριθμητικά.

Ένα άλλο συνηθισμένο πρόβλημα προκύπτει κατά την επιλογή δεδομένων για τους άξονες X και Y σε ένα διάγραμμα διασποράς. Μερικές φορές, όταν επιχειρείται χειροκίνητος καθορισμός της σειράς από το παράθυρο διαλόγου, Το Excel επιστρέφει το μήνυμα ότι ο τύπος που εισαγάγατε είναι εσφαλμένοςΑυτό μπορεί να συμβεί ακόμα και όταν απλώς σύρετε το ποντίκι σε όλο το εύρος. Συνήθως οφείλεται σε ασυνεπή εύρη (στήλες διαφορετικού μήκους), ανάμεικτες αναφορές μεταξύ φύλλων ή διαχωριστές ορισμάτων που δεν ταιριάζουν με τις ρυθμίσεις του συστήματος (ερωτηματικό έναντι κόμματος).

Επιπλέον, όταν εργάζεστε με ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί ως .csv ή έχει μετατραπεί σε .txt, Οι διαφορές μεταξύ των εκδόσεων του Excel (για παράδειγμα, Windows έναντι Mac) μπορούν να επηρεάσουνΕίναι σχετικά συνηθισμένο ένα γράφημα να εμφανίζεται τέλεια σε μια πλατφόρμα, αλλά να εμφανίζει σφάλματα ή να ερμηνεύει στήλες διαφορετικά σε μια άλλη, ειδικά λόγω προβλημάτων με τον δεκαδικό διαχωριστή και τους οριοθέτες πεδίων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, συχνά βοηθάει να αποθηκεύσετε το αρχείο απευθείας ως βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsx), να ελέγξετε τις τοπικές ρυθμίσεις και να αναδημιουργήσετε το γράφημα από την αρχή με τα κανονικοποιημένα δεδομένα.

Επιλέξτε τον σωστό τύπο γραφήματος ανάλογα με τον στόχο σας

Πέρα από τα τεχνικά προβλήματα, ένα από τα κλειδιά για να μην «σπάσετε» τις αναλύσεις σας είναι Επιλογή του κατάλληλου τύπου γραφήματος για τον σκοπό αυτό της αναφοράς σας. Το Excel προσφέρει μια μεγάλη ποικιλία τύπων γραφημάτων: ράβδων, στηλών, γραμμών, περιοχών, γραφημάτων πίτας, γραφημάτων διασποράς, φυσαλίδων, γραφημάτων ραντάρ, γραφημάτων χοάνης, γραφημάτων καταρράκτη κ.λπ. Αλλά δεν λειτουργούν όλα εξίσου καλά για κάθε περίπτωση χρήσης.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να αναρωτηθείτε είναι Τι θέλετε να εξηγήσετε με τα δεδομένα σας;Είναι μια προσωρινή τάση; Μια σύγκριση μεταξύ κατηγοριών; Πώς αναλύεται μια συνολική αξία σε μέρη; Μια κατανομή; Η εξέλιξη ενός δείκτη σε σχέση με έναν στόχο; Όταν έχετε ξεκάθαρη αυτήν την ιδέα, είναι πολύ πιο εύκολο να απορρίψετε εκείνα τα γραφήματα που προσθέτουν μόνο οπτικό θόρυβο ή διαστρεβλώνουν την ερμηνεία.

Για παράδειγμα, αν χρειάζεται να δείξετε μια μηνιαία εξέλιξη, Ένα γραμμικό γράφημα είναι συνήθως πολύ πιο καθαρό από ένα κυκλικό γράφημα.Αυτό συμβαίνει επειδή σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την χρονική ακολουθία και να εντοπίζετε κορυφές, κοιλάδες ή σημεία καμπής. Ωστόσο, εάν ο στόχος σας είναι να συγκρίνετε τη συμβολή πολλών κατηγοριών σε ένα σύνολο, ένα γράφημα ράβδων ή ένα γράφημα στοιβαγμένων περιοχών μπορεί να είναι πιο κατάλληλο, υπό την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείται προσεκτικά.

Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ο αριθμός των κατηγοριών ή των σειρών που πρόκειται να αναπαραστήσετε. Ο ίδιος τύπος γραφήματος μπορεί να είναι πολύ ευανάγνωστος με πέντε κατηγορίες και να γίνει εντελώς μη διαχειρίσιμος με είκοσι. Σε αυτό το σημείο, είναι μερικές φορές προτιμότερο να αλλάξετε τον τύπο του γραφήματος, να ομαδοποιήσετε τις μικρότερες κατηγορίες σε "άλλες" ή ακόμα και να διαιρέσετε τις πληροφορίες σε αρκετές απλούστερες απεικονίσεις.

Πότε να χρησιμοποιείτε γραφήματα ράβδων και πότε μπορεί να αποτελέσουν πρόβλημα

Τα γραφήματα ράβδων (και στηλών) είναι πιθανώς ο πιο συχνά χρησιμοποιούμενος πόρος για τη σύγκριση ποσοτήτων μεταξύ ομάδωνΛειτουργούν πολύ καλά όταν θέλετε να δείτε, με μια ματιά, ποια κατηγορία έχει μεγαλύτερη ή μικρότερη αξία ή πώς κατανέμονται μερικές μεταβλητές σε σχέση με τις άλλες.

Το μεγάλο του πλεονέκτημα είναι ότι Η οπτική σύγκριση των μηκών είναι πολύ διαισθητικήΤο ανθρώπινο μάτι ανιχνεύει εύκολα ποια μπάρα είναι ψηλότερη (ή μακρύτερη), αρκεί να είναι σωστά τοποθετημένες και ταξινομημένες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο χρήσιμες σε αναφορές πωλήσεων ανά προϊόν, αποτελέσματα ανά τμήμα, συγκρίσεις προϋπολογισμού μεταξύ περιοχών και ούτω καθεξής.

Ωστόσο, αυτά τα γραφήματα γίνονται πονοκέφαλος όταν Ο αριθμός των κατηγοριών είναι υπερβολικός ή συνδυάζονται πάρα πολλές σειρές ταυτόχρονα.Ένα ομαδοποιημένο γράφημα στηλών με δέκα προϊόντα και τέσσερα χρόνια σύγκρισης μπορεί να μετατραπεί σε ένα δυσανάγνωστο συνονθύλευμα χρωμάτων, όπου το κύριο μήνυμα χάνεται εντελώς.

Για να αποφευχθεί αυτό, είναι απαραίτητο να περιοριστεί ο αριθμός των γραμμών που είναι ορατές σε μία μόνο απεικόνιση. διατηρήστε ομοιόμορφη απόσταση μεταξύ των στηλών και χρησιμοποιήστε μια απλή και συνεπή παλέτα χρωμάτων. Όταν η λίστα κατηγοριών είναι πολύ μεγάλη, είναι καλύτερο να τις ομαδοποιήσετε, να τις φιλτράρετε με βάση τις πιο σχετικές ή χρησιμοποιώντας έναν συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel να συνοψίσει τις πληροφορίες πριν τις παρουσιάσει.

Ένα άλλο λάθος που πρέπει να αποφύγετε είναι η χρήση τρισδιάστατων εφέ σε γραφήματα ράβδωνΑν και μπορεί να φαίνονται εντυπωσιακά, διαστρεβλώνουν την αντίληψη των υψών και καθιστούν εξαιρετικά δύσκολη τη σύγκριση τιμών. Επιπλέον, προσθέτουν περιττό οπτικό θόρυβο που δεν συμβάλλει απολύτως τίποτα στην ανάλυση.

Γραφήματα γραμμών: ιδανικά για τάσεις, επικίνδυνα αν υπάρχουν πάρα πολλές σειρές

Όταν θέλετε να παρακολουθήσετε την εξέλιξη ενός ή περισσότερων δεικτών με την πάροδο του χρόνου, Το γραμμικό γράφημα είναι η κλασική επιλογή και σχεδόν πάντα η πιο συνιστώμενη.Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε συνεχώς την πορεία κάθε σειράς δεδομένων και να εντοπίζετε γρήγορα βασικές στιγμές: αιχμές ζήτησης, απότομες πτώσεις, εποχικότητα κ.λπ.

Το κύριο πλεονέκτημά του είναι η απλότητα: έναν άξονα Χ με τον χρόνο (ημέρες, μήνες, έτη) και έναν άξονα Υ με την τιμή του δείκτηΑυτό αρκεί για να κατανοήσει ο αναγνώστης, σχεδόν χωρίς κόπο, πώς συμπεριφέρεται η μεταβλητή. Επιπλέον, μπορείτε να επικαλύψετε δύο ή τρεις γραμμές για να συγκρίνετε, για παράδειγμα, τις πραγματικές πωλήσεις έναντι των στόχων ή διαφορετικά τμήματα πελατών.

Το πρόβλημα προκύπτει όταν προσπαθείτε να συμπεριλάβετε πάρα πολλές σειρές στο ίδιο διάγραμμα. Εάν συμπεριλάβετε οκτώ ή δέκα γραμμές, Τα χρώματα αρχίζουν να επαναλαμβάνονται, οι λεζάντες γίνονται δυσανάγνωστες. Και το διάγραμμα καταλήγει να μοιάζει με ιστό αράχνης όπου είναι αδύνατο να παρακολουθήσετε κάθε τάση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι καλύτερο να χωρίσετε την ανάλυση σε πολλά γραφήματα ή να επισημάνετε μόνο τις πραγματικά σχετικές σειρές.

Συνιστάται επίσης να ελέγχετε τη χρήση των δευτερευόντων αξόνων. Το Excel το επιτρέπει αυτό. Προσθέστε έναν δεύτερο άξονα Y για να αναπαραστήσετε δείκτες σε διαφορετικές κλίμακεςΩστόσο, η υπερβολική χρήση τους μπορεί να μπερδέψει τον αναγνώστη και να δώσει την εσφαλμένη εντύπωση ότι εντελώς διαφορετικές σειρές σχετίζονται απλώς και μόνο επειδή μοιράζονται τον ίδιο οπτικό χώρο.

Ένα καλό κόλπο για να αποφύγετε την υπερφόρτωση του γραφήματος είναι να το συνοδεύσετε με γραμμές συγκεκριμένες ετικέτες δεδομένων στις πιο σχετικές κορυφές ή κοιλάδεςΑντί να επισημαίνονται όλα τα σημεία, αυτό ενισχύει την ερμηνεία χωρίς να γεμίζει την οπτικοποίηση με αριθμούς παντού.

Γραφήματα περιοχής: χρήσιμα για αθροιστικά μεγέθη, επικίνδυνα λόγω επικαλύψεων

Τα γραφήματα εμβαδού είναι παρόμοια με τα γραφήματα γραμμών, αλλά με τη διαφορά ότι ο χώρος κάτω από τη γραμμή είναι γεμάτος με χρώμαΑυτό τα καθιστά ιδιαίτερα ενδιαφέροντα όταν θέλετε να επισημάνετε τους σωρευτικούς όγκους ή τη σχετική συμβολή διαφορετικών συστατικών με την πάροδο του χρόνου.

Για παράδειγμα, μπορούν να λειτουργήσουν πολύ καλά για να αντιπροσωπεύουν τον τρόπο με τον οποίο οι διαφορετικές σειρές προϊόντων συμβάλλουν στις συνολικές μηνιαίες πωλήσειςή πώς κατανέμεται ο χρόνος μεταξύ διαφορετικών δραστηριοτήτων σε μια χρονική περίοδο. Το φαινόμενο «πλήρωσης» μεταφέρει μια αίσθηση όγκου και βάρους που μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη σε ορισμένες αφηγήσεις.

Ωστόσο, η κύρια αδυναμία του είναι ότι, όταν υπάρχουν αρκετές επικαλυπτόμενες περιοχές, Οι σειρές που παραμένουν στο παρασκήνιο γίνονται δύσκολες στην ερμηνεία.Ακόμα και όταν παίζουμε με διαφάνεια, είναι εύκολο ορισμένα επίπεδα να γίνουν πρακτικά κρυφά ή ο αναγνώστης να μην μπορεί να διακρίνει καθαρά πού αρχίζει και πού τελειώνει κάθε περιοχή.

Επομένως, αν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε γραφήματα περιοχής, συνιστάται περιορίστε τον αριθμό των σειρών και επιλέξτε χρώματα με καλά μελετημένες αντιθέσειςΌταν η προτεραιότητα είναι η ακριβής σύγκριση μεμονωμένων τιμών, μπορεί να είναι προτιμότερο να επιλέξετε ένα συμβατικό γράφημα γραμμών ή ένα γράφημα σε στοίβα με λιγότερες διαστάσεις.

Με λίγα λόγια, τα γραφήματα περιοχών είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την αφήγηση ιστοριών σχετικά με τα αθροιστικά μεγέθη, αλλά Δεν είναι η καλύτερη επιλογή όταν απαιτείται πολύ ακριβής ανάγνωση κάθε τιμής. ή όταν πολλές μεταβλητές αντιμετωπίζονται ταυτόχρονα.

Γραφήματα πίτας και ντόνατ: πότε να τα αποφεύγετε (σχεδόν πάντα)

Τα γραφήματα πίτας και τα γραφήματα ντόνατ είναι από τα πιο γνωστά στο ευρύ κοινό, αλλά είναι επίσης, με διαφορά, Αυτά είναι μερικά από τα πράγματα που είναι καλύτερο να αποφεύγονται στο Excel εκτός από πολύ συγκεκριμένες περιπτώσεις.Στόχος τους είναι να δείξουν πώς ένα σύνολο κατανέμεται σε διάφορα μέρη, αλλά ο τρόπος που το κάνουν δεν προάγει πάντα τη σαφήνεια.

Το κύριο πρόβλημα είναι ότι Η σύγκριση γωνιών και εμβαδών τομέων δεν είναι τόσο διαισθητική όσο η σύγκριση μηκών.Όταν οι διαφορές μεταξύ των τμημάτων είναι μικρές ή ο αριθμός των κατηγοριών είναι υψηλός, είναι σχεδόν αδύνατο να προσδιοριστεί με ακρίβεια ποια συμβάλλει περισσότερο ή λιγότερο στο σύνολο. Η προσθήκη ετικετών με μικροσκοπικά ποσοστά γύρω από τον κύκλο υπονομεύει εντελώς την αναγνωσιμότητα.

Επομένως, ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι Μην χρησιμοποιείτε κυκλικά γραφήματα με περισσότερα από πέντε τμήματαΑπό εκείνο το σημείο και μετά, η αναπαράσταση γίνεται ασαφής και μετατρέπεται σε μια αισθητική άσκηση με μικρή αναλυτική αξία. Εάν έχετε πολλές κατηγορίες, είναι καλύτερο να ομαδοποιήσετε τις μικρότερες στην κατηγορία «άλλες» ή, απλώς, να χρησιμοποιήσετε μια ταξινομημένο ραβδόγραμμα ή σε κάποια άλλη πιο ακριβή μορφή.

Τα κυκλικά διαγράμματα μοιράζονται τα ίδια προβλήματα και μάλιστα τα επιδεινώνουν προσθέτοντας ένα κεντρικό κενό που Μειώνει την οπτική επιφάνεια κάθε τμήματος και περιπλέκει περαιτέρω τη σύγκριση.Αν και μπορεί να φαίνονται «ωραία» σε μια παρουσίαση, σπάνια αποτελούν την καταλληλότερη επιλογή για σοβαρή ανάλυση.

Συνοψίζοντας, αν ο στόχος σας είναι να κατανοήσει γρήγορα ο αναγνώστης πώς διαιρείται ένα σύνολο, Ένα ραβδόγραμμα με σειρά από το υψηλότερο στο χαμηλότερο είναι συνήθως πολύ πιο ξεκάθαρο από ένα κυκλικό γράφημα.Κρατήστε τα κυκλικά διαγράμματα για πολύ απλές περιπτώσεις, με πολύ λίγες κατηγορίες και πολύ έντονες διαφορές μεταξύ τους.

Διαγράμματα διασποράς και πώς να εμφανίσετε βασικά σημεία στην καμπύλη

Τα διαγράμματα διασποράς είναι το ιδανικό εργαλείο όταν θέλετε αναλύστε τη σχέση μεταξύ δύο αριθμητικών μεταβλητώνΑναπαριστούν ένα στον άξονα X και ένα άλλο στον άξονα Y. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για την οπτικοποίηση συσχετίσεων, κατανομών δεδομένων, διαγραμμάτων διασποράς και μοτίβων που δεν εμφανίζονται σε πίνακες.

Σε πολλές περιπτώσεις, όταν εργαζόμαστε με πειραματικά δεδομένα ή κορυφές δραστηριότητας, είναι ενδιαφέρον να επισημάνετε τη μέγιστη τιμή μιας καμπύλης ή ενός συγκεκριμένου σημείουΣτο Excel, αυτό μπορεί να γίνει επιλέγοντας τη σειρά του γραφήματος διασποράς και προσθέτοντας ετικέτες δεδομένων μόνο στο σημείο που θέλετε να επισημάνετε ή δημιουργώντας μια δεύτερη σειρά που περιέχει μόνο αυτήν την τιμή και δίνοντάς της διαφορετική μορφή (διαφορετικό χρώμα, μεγαλύτερο μέγεθος, διαφορετικός δείκτης).

Ένα λάθος που πρέπει να αποφεύγεται με τη διασπορά είναι απρόσεκτη ανάμειξη δεδομένων που δεν έχουν μορφοποιηθεί σωστά ως αριθμοίΕάν κάποιος από τους άξονες περιέχει τιμές κειμένου ή μη έγκυρα κελιά, το γράφημα ενδέχεται να παρουσιάσει σφάλμα ή να εμφανίσει σημεία σε λανθασμένη θέση. Είναι σημαντικό να ελέγξετε διεξοδικά το εύρος δεδομένων, ειδικά όταν προέρχεται από αρχεία CSV ή εξωτερικές εισαγωγές.

Μια άλλη σημαντική πτυχή είναι η επιλογή του σωστού εύρους αξόνων. Το Excel τείνει να Η αυτόματη ρύθμιση των ζυγών είναι δυνατή, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις αυτό μπορεί να δώσει μια υπερβολική αίσθηση διακύμανσης. Ή, αντίστροφα, μειώστε υπερβολικά τις διαφορές. Η χειροκίνητη ρύθμιση των ελάχιστων και μέγιστων ορίων μπορεί να βοηθήσει στην πιστότερη αναπαράσταση της ιστορίας που θέλετε να αφηγηθείτε.

Τέλος, αν πρόκειται να εργαστείτε με πολλά σημεία δεδομένων, είναι καλή ιδέα Ελαχιστοποιήστε στοιχεία όπως γραμμές πλέγματος, περιγράμματα και διακοσμητικά στοιχείαΣε ένα πυκνό διάγραμμα διασποράς, το σημαντικό είναι τα σημεία να είναι σαφώς διακριτά και, εάν υπάρχει τάση, να μπορεί να αναγνωριστεί με μια ματιά, ακόμη και να προστεθεί μια γραμμή τάσης όταν έχει νόημα.

Λιγότερο συνηθισμένα προηγμένα γραφικά: πότε λάμπουν και πότε γίνονται χάλια

Εκτός από τα κλασικά γραφήματα, το Excel περιλαμβάνει Περισσότεροι ασυνήθιστοι τύποι γραφημάτων που, όταν χρησιμοποιούνται σωστά, μπορούν να προσφέρουν μια πολύ ενδιαφέρουσα προοπτική στην ανάλυσή σας. Ωστόσο, αποτελούν επίσης πρόσφορο έδαφος για αισθητικές καταχρήσεις και σύγχυση εάν εφαρμοστούν χωρίς κριτήρια.

Αυτές οι προηγμένες μορφές περιλαμβάνουν χάρτες ραντάρ (ή αράχνης), χάρτες καταρράκτη, χάρτες χοάνης, χάρτες φυσαλίδων, χάρτες ορόσημων, προσαρμοσμένους χάρτες πραγματικού έναντι στόχου, χάρτες βινιέτας, βαθμιδωτούς χάρτες, χάρτες ανεμοστρόβιλου και τα πάντα δημοφιλή ταχύμετρα. Όλα έχουν τον σκοπό τους, αλλά η κατανόησή τους είναι το κλειδί. πότε προσφέρουν πραγματική αξία και πότε είναι καλύτερο να τα αποφεύγετε.

Μια γενική αρχή για αυτά τα γραφήματα είναι να δίνεται πάντα προτεραιότητα Αναγνωσιμότητα και προσβασιμότητα έναντι οπτικής επίδρασηςΈνας πίνακας ελέγχου γεμάτος εξωτικά γραφικά μπορεί να φαίνεται πολύ «μοντέρνος», αλλά αν το κοινό δεν τα κατανοήσει με την πρώτη ματιά, ο στόχος της οπτικοποίησης χάνεται.

Θα εξετάσουμε καθεμία από αυτές τις μορφές, εξετάζοντας τις καταλληλότερες χρήσεις τους και τους κινδύνους από την απρόσεκτη χρήση τους, ώστε να γνωρίζετε... ποιες μπορούν να σας βοηθήσουν να αφηγηθείτε καλύτερα την ιστορία σας και ποιες θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο σε πολύ συγκεκριμένα πλαίσια.

Διάγραμμα ραντάρ ή αράχνης: για πολύ συγκεκριμένες πολυμεταβλητές συγκρίσεις

Ο χάρτης ραντάρ, γνωστός και ως χάρτης αράχνης, αντιπροσωπεύει αρκετές μεταβλητές σε ακτινικούς άξονες που προέρχονται από ένα κοινό κέντροΚάθε κατηγορία τοποθετείται σε έναν άξονα και οι τιμές ενώνονται σχηματίζοντας ένα είδος ιστού αράχνης που επιτρέπει μια συνολική σύγκριση του προφίλ κάθε σειράς.

Αυτός ο τύπος γραφήματος είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για συγκρίνετε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία διαφορετικών στοιχείων: προϊόντα έναντι κριτηρίων ποιότητας, δεξιότητες εργαζομένων έναντι ενός προτύπου, αποτελέσματα ερευνών σε διαφορετικές διαστάσεις, κ.λπ. Με μια ματιά, είναι σαφές πού υπερέχει και πού υστερεί κάθε σειρά.

Το πρόβλημα είναι ότι όταν προστίθενται πάρα πολλές σειρές ή πάρα πολλές κατηγορίες, Ο ιστός της αράχνης γίνεται ένα συνονθύλευμα από επικαλυπτόμενες γραμμές και πολύγωνα πολύ δύσκολο να διαβαστεί. Επιπλέον, το ανθρώπινο μάτι δεν είναι πολύ καλό στην εκτίμηση ακτινικών αποστάσεων και πολυγωνικών εμβαδών, επομένως η ακριβής σύγκριση τιμών μπορεί να είναι περίπλοκη.

Συνεπώς, συνιστάται η χρήση χαρτών ραντάρ με περιορισμένος αριθμός κατηγοριών και λίγες σειρέςΚαι μόνο όταν ο στόχος είναι να εμφανιστεί ένα γενικό «προφίλ» και όχι μια ακριβής αριθμητική ένδειξη. Εάν χρειάζεστε απόλυτη ακρίβεια, ένας πίνακας ή ένα τμηματοποιημένο ραβδόγραμμα πιθανότατα θα λειτουργήσει πολύ καλύτερα.

Στις παρουσιάσεις, αυτά τα γραφικά μπορούν να έχουν σημαντικό οπτικό αντίκτυπο, αλλά είναι σημαντικό Εξηγήστε με σαφήνεια στο κοινό τι αντιπροσωπεύει κάθε άξονας και πώς να ερμηνεύσετε τις περιοχές.για να αποφευχθούν παρερμηνείες ή βιαστικά συμπεράσματα.

Διάγραμμα καταρράκτη: πολύ χρήσιμο στα χρηματοοικονομικά, επικίνδυνο αν οι κατηγορίες χρησιμοποιούνται υπερβολικά

Το διάγραμμα καταρράκτη χρησιμοποιείται για να για να δείξουμε πώς μια αρχική τιμή επηρεάζεται από μια σειρά αυξήσεων και μειώσεων μέχρι να επιτευχθεί ένα τελικό αποτέλεσμαΕίναι πολύ συνηθισμένο σε χρηματοοικονομικά περιβάλλοντα: αναλύσεις εσόδων, ανάλυση περιθωρίου κέρδους, εξέλιξη καθαρού κέρδους, διακυμάνσεις προϋπολογισμού κ.λπ.

Η δύναμή του έγκειται στο γεγονός ότι αναλύει ένα σύνολο σε απόλυτα ορατά θετικά και αρνητικά μπλοκΑυτό διευκολύνει την κατανόηση του πού κερδίζετε και πού χάνετε. Κάθε ενδιάμεση στήλη αντιπροσωπεύει έναν παράγοντα και ολόκληρο το διάγραμμα σκιαγραφεί μια σαφή εικόνα της διαδρομής από το σημείο εκκίνησης μέχρι τη γραμμή τερματισμού.

Ο κίνδυνος προκύπτει όταν Περιλαμβάνονται πάρα πολλά ενδιάμεσα στοιχεία ή αναμειγνύονται ετερογενείς έννοιες.Ένα διάγραμμα καταρράκτη με είκοσι διαφορετικές στήλες μπορεί να είναι τόσο συντριπτικό όσο ένας ατελείωτος πίνακας, και χάνει την παιδαγωγική του επίδραση που το καθιστά τόσο ισχυρό.

Η επισήμανση και η κλιμάκωση πρέπει επίσης να παρακολουθούνται. Εάν οι κατηγορίες και οι τιμές δεν παρουσιάζονται με σαφήνεια, Ο αναγνώστης μπορεί να παρερμηνεύσει τη συμβολή των αυξήσεων και των μειώσεων.ή δεν διακρίνεται ξεκάθαρα η σχετική βαρύτητα του καθενός. Σε διοικητικά πλαίσια, όπου οι αποφάσεις λαμβάνονται γρήγορα, αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα ευαίσθητο.

Χρησιμοποιείται με φειδώ, το διάγραμμα καταρράκτη είναι μια από τις πιο πολύτιμες προηγμένες μορφές του Excel, αλλά Θα πρέπει να προορίζεται για αναλύσεις όπου η διαδοχική ανάλυση είναι πραγματικά σχετική. και όχι απλώς ως διακοσμητικό στοιχείο.

Διάγραμμα χοάνης: καλό για διεργασίες, κακό αν χρησιμοποιείται για τα πάντα

Το διάγραμμα χοάνης χρησιμοποιείται για την αναπαράσταση διαδοχικές διαδικασίες στις οποίες ο όγκος μειώνεται σταδιακάΕίναι πολύ συνηθισμένο στο μάρκετινγκ και τις πωλήσεις: επισκέψεις σε ιστότοπους, υποψήφιοι πελάτες, ευκαιρίες, προτάσεις, ολοκληρωμένες πωλήσεις κ.λπ.

Οπτικά, δείχνει μια σειρά από οριζόντια μπλοκ που Στενεύουν προοδευτικά για να αντικατοπτρίσουν τη μείωση του όγκου καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Αυτό βοηθά στον γρήγορο εντοπισμό των σημείων συμφόρησης που χάνονται, των σημείων συμφόρησης και των φάσεων που χρήζουν μεγαλύτερης προσοχής.

Το συνηθισμένο λάθος είναι η επιθυμία χρήσης του γραφήματος διοχέτευσης για κάθε είδους ιεραρχική ή φθίνουσα πληροφορίαΠαρόλο που δεν αντιπροσωπεύει πραγματικά μια διαδοχική διαδικασία, όταν η χρήση του επιβάλλεται εκτός των πλαισίων μετατροπής ή των σαφών ροών, η ερμηνεία γίνεται συγκεχυμένη και το διάγραμμα χάνει το νόημά του.

Επιπλέον, εάν οι διαφορές μεταξύ των σταδίων είναι πολύ μικρές, Το οπτικό εφέ της χοάνης μειώνεται σημαντικάΚαι ίσως ένα ταξινομημένο ραβδόγραμμα ή ένας απλός πίνακας με ποσοστά μετατροπών θα ήταν μια πιο σαφής και ειλικρινής εναλλακτική λύση με τα δεδομένα.

Με λίγα λόγια, χρησιμοποιήστε το γράφημα διοχέτευσης μόνο όταν πραγματικά το θέλετε. οπτικοποιήστε μια διαδικασία με ποσοτικοποιήσιμες εισόδους και εξόδουςκαι αποφύγετε να το χρησιμοποιείτε μόνο και μόνο επειδή φαίνεται "ωραίο" στο ταμπλό.

Διάγραμμα φυσαλίδων: ισχυρό για τρεις μεταβλητές, προβληματικό εάν το εφέ χρησιμοποιείται υπερβολικά

Το γράφημα φυσαλίδων είναι μια φυσική επέκταση του γραφήματος διασποράς, όπου Κάθε σημείο αναπαρίσταται ως μια φυσαλίδα της οποίας το μέγεθος εξαρτάται από μια τρίτη μεταβλητήΈτσι, στον ίδιο δισδιάστατο χώρο εμφανίζετε τρεις διαστάσεις: τη θέση στο Χ, τη θέση στο Υ και το μέγεθος που διατρέχει την περιοχή της φυσαλίδας.

Αυτός ο τύπος οπτικοποίησης είναι πολύ χρήσιμος όταν χρειάζεται αναλύστε σύνθετες σχέσεις μεταξύ τριών παραγόντωνΓια παράδειγμα, τιμή, αντιληπτή ποιότητα και πωλήσεις διαφόρων προϊόντων· ή έσοδα, κόστος και κέρδος ανά περιοχή· ή οποιοσδήποτε παρόμοιος συνδυασμός στην έρευνα αγοράς ή την ανάλυση απόδοσης, ή ακόμα και μεταφέρετέ τα στο Power BI όταν χρειάζεστε διαδραστικές δυνατότητες.

Η αχίλλειος πτέρνα του είναι αυτή Η σύγκριση εμβαδών φυσαλίδων δεν είναι τόσο διαισθητική όσο η σύγκριση υψών ή μηκών.Το ανθρώπινο μάτι τείνει να υποτιμά ή να υπερεκτιμά τις διαφορές μεγέθους και, αν οι κλίμακες δεν επιλεγούν σωστά, ορισμένες φυσαλίδες μπορεί να φαίνονται πολύ μεγαλύτερες από ό,τι είναι στην πραγματικότητα.

Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε να γεμίσετε το γράφημα με πάρα πολλές φυσαλίδες. Αν γεμίσετε τον χώρο με δεκάδες σημεία, Οι φυσαλίδες επικαλύπτονται και το σύνολο χάνει την ευκρίνειαΣε τέτοιες περιπτώσεις, συνιστάται να φιλτράρετε, να ομαδοποιήσετε ή να τμηματοποιήσετε τα δεδομένα πριν από την εμφάνισή τους, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να εξαγάγει συμπεράσματα χωρίς να χαθεί σε μια θάλασσα από κύκλους.

Χρησιμοποιήστε γραφήματα φυσαλίδων όταν και οι τρεις άξονες πληροφοριών είναι πραγματικά σχετικοί με την ανάλυσή σας και Εξηγήστε με σαφήνεια στο κοινό τι αντιπροσωπεύει το μέγεθος κάθε φούσκας.ώστε να μην βγάλει κανείς λάθος συμπεράσματα.

Άλλα προηγμένα γραφικά: ορόσημα, πραγματικός έναντι στόχου, βινιέτες, κλιμακωτά, ανεμοστρόβιλοι και ταχύμετρα

Εκτός από τους τύπους που ενσωματώνονται πιο ορατά στη διεπαφή, το Excel σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα προηγμένα γραφικά μέσω συνδυασμών σειρών και μορφώντα οποία είναι ιδιαίτερα πολύτιμα στον χρηματοοικονομικό και διοικητικό τομέα.

Τα γραφήματα ορόσημων, για παράδειγμα, επισημαίνουν βασικές ημερομηνίες κατά μήκος ενός χρονοδιαγράμματοςβοηθώντας στην τοποθέτηση των δεδομένων στο ιστορικό τους πλαίσιο και στην επικοινωνία με μη χρηματοοικονομικό κοινό σχετικά με την κατάσταση του έργου και τα αποτελέσματα που έχουν επιτευχθεί μέχρι στιγμής.

Τα γραφήματα πραγματικού έναντι στόχου (προσδοκίας έναντι πραγματικότητας) είναι συνδυασμοί στηλών, γραμμών ή άλλων στοιχείων που Συγκρίνουν την απόδοση που επιτεύχθηκε με τον καθορισμένο στόχο.Παρόλο που δεν υπάρχει ένα ενιαίο πρότυπο για τη δημιουργία τους, είναι απαραίτητα για να δείξουν με οπτικά άμεσο τρόπο εάν είστε σύμφωνοι με τους στόχους.

Τα γραφικά με κουκκίδες είναι συμπαγή και εξαιρετικά αποτελεσματικά: Σε έναν μικρό χώρο, δείχνουν την πραγματική αξία, τον στόχο και ένα ποιοτικό υπόβαθρο. (για παράδειγμα, καλό, μέσο, ​​κακό εύρος τιμών). Γι' αυτό χρησιμοποιούνται τόσο πολύ σε πίνακες ελέγχου, καθώς συγκεντρώνουν πολλές πληροφορίες χωρίς να κατακλύζουν την αναφορά με χιλιάδες διάσπαρτα στοιχεία.

Τα βαθμιδωτά ή κλιμακωτά γραφήματα, με τη σειρά τους, επιτρέπουν καλύτερη απεικόνιση απότομων αυξήσεων στην απόδοσηεμφανίζοντας οριζόντια τμήματα και διακριτές αλλαγές αντί για ομαλές γραμμές. Αυτό διευκρινίζει πού συμβαίνουν στην πραγματικότητα οι αλλαγές και βοηθά στην ερμηνεία των ιστορικών δεδομένων για την ακριβέστερη προβολή μελλοντικών σεναρίων.

Τα γραφικά του Tornado είναι κατασκευασμένα από γραμμές σύγκρισης ταξινομημένες από την υψηλότερη στη χαμηλότερηΑυτό χρησιμοποιείται γενικά για την ανάλυση ευαισθησίας ή τη σύγκριση μιας μέτρησης από δύο πηγές (για παράδειγμα, πωλήσεις διαφορετικών προϊόντων σε δύο καταστήματα). Στοιβαγμένα κατά φθίνουσα σειρά, σχηματίζουν ένα είδος ανεμοστρόβιλου που σας επιτρέπει να δείτε με μια ματιά πού συγκεντρώνονται οι μεγαλύτερες διαφορές.

Τέλος, τα γραφικά σε στυλ ταχύμετρου, εμπνευσμένα από τα ταμπλό αυτοκινήτων, δείχνουν ένας δείκτης σε ένα τόξο χωρισμένο σε ζώνες (κόκκινο, κίτρινο, πράσινο)Είναι πολύ δημοφιλή σε οικονομικούς πίνακες ελέγχου για την παρακολούθηση των KPI, καθώς μεταφέρουν γρήγορα εάν μια τιμή βρίσκεται εντός ενός αποδεκτού εύρους ή όχι, αν και πρέπει να χρησιμοποιούνται με προσοχή για να αποφευχθεί η οπτική υπερβολή των ελάχιστων αλλαγών.

Η ίδια αρχή ισχύει για όλα αυτά τα προηγμένα γραφικά: Αν δεν διευκρινίσουν το μήνυμα, είναι καλύτερο να μην τους χρησιμοποιήσετε.Ο στόχος δεν είναι να γεμίσει η αναφορά με οπτικά «gadgets», αλλά να επικοινωνηθούν καλύτερα οι πληροφορίες που είναι κρίσιμες για τη λήψη αποφάσεων.

Γενικές βέλτιστες πρακτικές κατά την εργασία με γραφήματα στο Excel

Ανεξάρτητα από τον τύπο του γραφήματος που θα επιλέξετε, υπάρχουν ορισμένες οδηγίες που Θα σας βοηθήσουν να κάνετε τις απεικονίσεις σας πιο καθαρές, πιο κατανοητές και πιο επαγγελματικές.αποφεύγοντας σφάλματα που παρατηρούνται συνεχώς σε παρουσιάσεις και αναφορές.

Καταρχάς, ισχυρίζεται ότι τα δεδομένα πηγής είναι αξιόπιστα, πλήρη και ενημερωμέναΚανένα διάγραμμα, όσο εντυπωσιακό κι αν φαίνεται, δεν θα αντισταθμίσει τα λανθασμένα, ξεπερασμένα ή κακώς ενοποιημένα δεδομένα. Εάν η βάση δεδομένων είναι ελαττωματική, το διάγραμμα θα είναι στην καλύτερη περίπτωση παραπλανητικό και στη χειρότερη επικίνδυνο.

Δεύτερον, Να επιλέγετε πάντα τον τύπο γραφικού που αντιπροσωπεύει καλύτερα το μήνυμαόχι και το πιο οπτικά εντυπωσιακό. Δώστε προτεραιότητα στη γρήγορη ανάγνωση και την διαισθητική κατανόηση έναντι της αισθητικής επίδρασης. Επίσης, προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό των δευτερευόντων αξόνων και των διπλών κλιμάκων, καθώς αυτά συχνά οδηγούν σε σύγχυση και παρερμηνείες.

Τρίτον, δώστε προσοχή στον βασικό σχεδιασμό: Χρησιμοποιήστε μια απλή και συνεπή παλέτα χρωμάτων και εξαλείψτε τις περιττές γραμμές πλέγματος.Αποφύγετε τα άσκοπα τρισδιάστατα εφέ και σκίαση. Κάθε οπτικό στοιχείο που δεν παρέχει χρήσιμες πληροφορίες αποτελεί απόσπαση της προσοχής που εμποδίζει την ερμηνεία.

Τέλος, εξασκήστε την ενσυναίσθηση με το κοινό σας. Ρωτήστε τον εαυτό σας. Τι ακριβώς πρέπει να δει το άτομο που θα διαβάσει την έκθεση;Τι πλαίσιο έχει, πόσο χρόνο θα αφιερώσουν σε αυτό και ποια απόφαση πρέπει να λάβουν με βάση αυτά τα δεδομένα; ​​Η προσαρμογή του επιπέδου λεπτομέρειας, του τύπου του γραφήματος και του τρόπου με τον οποίο παρουσιάζεται σε αυτό το κοινό θα κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας ξεχασμένης αναφοράς και ενός πραγματικού εργαλείου διαχείρισης.

Τελικά, το κλειδί για την αποφυγή λαθών με τα γραφήματα του Excel δεν είναι η γνώση όλων των εξωτικών τύπων που υπάρχουν, αλλά Να γνωρίζετε πότε να αποφεύγετε αυτά που προκαλούν σύγχυση, πότε να επιλέγετε απλούστερες εναλλακτικές λύσεις και πώς να εφαρμόσετε μερικές καλές πρακτικές σχεδιασμού και ποιότητας δεδομένων που θα κάνουν τις απεικονίσεις σας να αφηγούνται τη σωστή ιστορία, χωρίς περιττές διακοσμήσεις και με μέγιστη σαφήνεια.