Kohustuslik elektrooniline arveldamine: eeskirjad, tähtajad ja ettevalmistused

Informatec Digital » Ressursid » Kohustuslik elektrooniline arveldamine: eeskirjad, tähtajad ja ettevalmistused

Kohustuslik elektrooniline arveldamine muudab täielikult ettevõtete ja vabakutseliste arveldamise viisi Hispaanias. Kui omate ettevõtet, olete vabakutseline või töötate haldusosakonnas, peaksite mõistma, mida seadus nõuab, millised on tegelikud tähtajad ja milliseid vahendeid vajate, et vältida hilinemist ja karistuste ohtu.

Kuigi seda teemat on aastaid arutatud, on B2B e-arvete laialdane rakendamine alles juurutamisfaasis ja sõltub olulistest regulatiivsetest arengutest: Crea y Crece seaduse tehnilistest eeskirjadest ja avaliku arvelduse lahendust reguleerivast ministri korraldusest. Samal ajal on juba aktiivsed kohustused (eriti valitsusega) ja üsna täpselt määratletud ajakava, mida tuleks tähelepanelikult jälgida.

Mis täpselt on elektrooniline arve ja mis teeb selle "kohustuslikuks"?

Elektroonilisest arvest rääkides ei pea me silmas lihtsat e-kirjale lisatud PDF-faili, vaid struktureeritud elektroonilises vormingus dokumenti , mis väljastatakse, saadetakse, võetakse vastu ja salvestatakse täielikult digitaalselt, järgides väga spetsiifilisi tehnilisi ja juriidilisi nõudeid.

Seda tüüpi arve genereeritakse tavaliselt XML-põhistes vormingutes (näiteks Facturae, UBL või CII), mis võimaldavad raamatupidamissüsteemidel, ERP-del ja arveldusplatvormidel seda automaatselt lugeda ja töödelda ilma andmeid käsitsi sisestamata või paberil numbreid üle vaatamata.

Kehtiv e-arve peab tagama väljastaja autentsuse ja sisu terviklikkuse (tavaliselt elektroonilise allkirja või turvaliste edastuskanalite kaudu), sisaldama kõiki arveldusmääruse kohustuslikke välju (maksukohustuslase ID, maksubaasid, käibemaksumäärad ja -tasud, kuupäevad, kirjeldus, maksetingimused jne) ning olema säilitatud originaalvormingus seaduses ettenähtud säilitusaja jooksul.

Me kirjeldame seda kui „kohustuslikku”, kui konkreetne reegel nõuab, et teatud toimingute puhul (näiteks ettevõtete ja spetsialistide vahel Hispaanias või avaliku haldusega) väljastatakse ja võetakse arve alati vastu elektroonilisel kujul ning vastavalt konkreetsele standardile.

Õigusraamistik: Crea y Crece seadus, pettusevastane seadus, Verifactu ja AEAT roll

Hispaanias elektroonilise arvelduse kasutamise kohustus tugineb kahele peamisele, teineteist täiendavale regulatiivsele sambale: seadus 18/2022 ettevõtete asutamise ja kasvu kohta („loomise ja kasvu seadus“) ning seadus 11/2021, mida tuntakse pettusevastase seadusena . Mõlemad käsitlevad erinevat, kuid omavahel tihedalt seotud aspekti.

Ühelt poolt on seaduse „Loo ja kasvata“ eesmärk edendada ettevõtlust, vähendada bürokraatlikke takistusi ja üldistada elektrooniline arveldamine ettevõtetevahelises suhtluses, et parandada läbipaistvust ja võidelda hilinenud maksetega. Artikkel 12 kehtestab järkjärgulise kohustuse kasutada e-arveid ettevõtete ja spetsialistide vahelistes tehingutes.

Teisest küljest keskendub pettusevastane seadus maksupettuste vastasele võitlusele ja reguleerib nn elektroonilisi arveldussüsteeme (EBS), nõudes, et tarkvara vastaks manipuleerimise (arvete kustutamine, topeltkasutamine, dokumentide muutmine jne) vältimiseks reale nõuetele. Selle raamistiku raames loodi Verifactu süsteem , mis vastutab arveldusdokumentide automaatse saatmise eest maksuametile.

Riiklikul Maksuameti (AEAT) on juhtiv roll: sellel peab olema avalik elektroonilise arvelduse lahendus , mis toimib keskse andmekogu ja teabeallikana hilinenud maksete kontrollimiseks, samuti mehhanismid ettevõtetelt ja spetsialistidelt maksete, viivituste või maksmata jätmise aruannete vastuvõtmiseks.

Kui B2B arveid vahetatakse täielikult eraplatvormide kaudu, peavad need platvormid automaatselt saatma iga arve koopia avalikku süsteemi . Sealt saab Hispaania maksuamet (AEAT) maksete ja tähtaegade statistika, mis edastatakse erasektori hilinenud maksete riiklikule vaatluskeskusele, et jälgida, millised sektorid järgivad eeskirju enam-vähem tõhusalt.

Kalender: Millal muutub elektrooniline arveldamine ettevõtete vahel kohustuslikuks?

Miljoni dollari küsimus on, millal muutub elektrooniline arveldamine ettevõtete ja spetsialistide vahel kohustuslikuks. Vastus sõltub mitmest regulatiivsest verstapostist ja on edasi lükatud, kuid üldine struktuur on selge: etapiviisiline rakendamine, mis põhineb arvete mahul.

Loomise ja kasvatamise seadus jõustus 19. oktoobril 2022, kuid peatas artikli 12 (ettevõtetevaheline elektrooniline arveldamine) kehtivuse kuni selle regulatiivse väljatöötamiseni ja avaliku lahenduse tehnilisi üksikasju ja aktsepteeritud vorminguid reguleeriva ministri korralduse heakskiitmiseni.

Seda arendust rakendatakse kuningliku dekreedi ja rahandusministeeriumi korralduse kaudu . Kuningliku dekreedi eelnõu esitati avalikuks aruteluks 2023. aasta juunis ja ministrite nõukogu kiitis B2B elektroonilise arve süsteemi käsitleva teksti heaks 24./25. märtsil 2026, oodates süsteemi aktiveerivat korraldust.

Kui AEAT avaliku arvelduse lahendust reguleeriv ministri korraldus avaldatakse, hakkavad ettevõtete ja füüsilisest isikust ettevõtjate jaoks kehtima järgmised lõplikud tähtajad:

• Ettevõtted, mille käive ületab 8 000 000 eurotNeil on 1-aastane tähtaeg alates ministri korralduse avaldamisest, et kohanduda ja hakata oma B2B-suhetes elektrooniliste arveid väljastama ja vastu võtma. AEAT-i käsitletud kuupäevastsenaariumide kohaselt võiks see meid paigutada 2027. aasta juuli paiku.
• Ettevõtted ja füüsilisest isikust ettevõtjad, kelle käive on alla 8 000 000 euroNeil on 2-aastane plats samast kohanemiskorraldusest, mis eeldatavasti osutaks 2028. aasta keskpaigale.

Sellest hetkest alates on Hispaanias B2B-tehingute puhul üldreegel elektrooniline arveldamine ja digitaalne säilitamine vähemalt neli aastat , mis on maksukontrollide ja -kontrollide jaoks igal ajal kättesaadav.

Väärib märkimist, et 2026. aasta kujuneb kriitiliseks üleminekuaastaks : kuigi täielik B2B-kohustus jõustub alles tähtaegade kulgemise alguses, on ettevõtetel, kes edusamme teevad, rohkem vabadust süsteemide testimiseks, meeskondade loomiseks ja protsesside täiustamiseks ilma kiirustamata.

Seos Verifactu ja arveldusprogrammidega

B2B elektrooniline arveldamine ja Verifactu on erinevad pusletükid, kuigi omavahel tihedalt seotud. Kui esimene keskendub arvete vormingule ja vahetuskanalile , siis Verifactu tegeleb arvete automaatse esitamisega Hispaania maksuametile (AEAT) ja nende andmete terviklikkusega.

Alates Verifactu juurutamisest (juuli 2025) peavad ajakohased arveldusprogrammid pakkuma mitmeid funktsioone: genereerima iga arve kohta täieliku ja muutmatu kirje, saatma selle valikuliselt või automaatselt AEAT-ile ning jätma ühemõttelise tõendi manipuleerimise puudumise kohta.

Pärast 2025. aasta lõpus välja kuulutatud üheaastast moratooriumi on selle valdkonna kavandatud ajakava ligikaudu järgmine: ettevõtted (juriidilised isikud) peavad Verifactuga ühilduvat tarkvara kasutama alates 1. jaanuarist 2027 , samas kui füüsilisest isikust ettevõtjatel ja teistel maksumaksjatel on aega 1. juulini 2027.

Praegu, välja arvatud need, kes on juba kohustatud seda tegema muul viisil (näiteks arvete esitamine administratsioonile), ei ole kohustuslik saata kõiki arveid AEAT-ile Verifactu kaudu, kuid kohustuslik on kasutada heakskiidetud või kohandatud programme, mis vastavad pettusevastase seaduse tehnilistele nõuetele.

Praktikas tähendab see, et peate üle vaatama oma praeguse arveldustarkvara ja hindama, kas uuendada Verifactule ja B2B e-arvetele, kas teil on vaja integreerida konkreetne API või on parem migreeruda ERP- või pilvelahendusele, mis on juba mõlema jaoks ette valmistatud.

Kohustuslikud nõuded ja erandid: kes peab väljastama elektroonilisi arveid

Lõppeesmärk on, et kohustus hõlmaks praktiliselt kõiki Hispaania territooriumil toimuvaid B2B tehinguid , kuid määrused näevad ette nüansse olenevalt tehingu liigist, ärimahust ja territoriaalsest ulatusest.

Esiteks on olemas maksumaksjate rühm, kes on seda aastaid kohustatud tegema: kõik ettevõtted ja füüsilisest isikust ettevõtjad, kes esitavad arveid avalikule haldusele, on pidanud alates 2015. aasta jaanuarist väljastama elektroonilisi arveid vastavalt seadusele 25/2013 ja avaliku sektori lepingute seadusele.

Lisaks peavad teatud summasid ületavate lepingute puhul haldusameti heaks töövõtjate ja alltöövõtjatena tegutsevad isikud omavahelistes suhetes kasutama elektroonilist arveldamist ka siis, kui nendest riigihankelepingutest tulenevad maksed tehakse.

Crea y Crece seadusega laiendatakse e-arvete esitamist kõigile ettevõtetevahelistele (B2B) tehingutele. Eeldatakse, et ühe või kahe aasta möödudes ministri korraldusest on kõik Hispaania eraettevõtted kohustatud kasutama elektroonilist arveldamist, kui saaja on Hispaanias asutatud ettevõte või spetsialist.

Siiski on olemas mõned võimalikud erandid või erandid, mille üle vaieldakse , mis täpsustavad kohustuse tegelikku ulatust. Eelnõudes ja esialgsetes teadetes esinevate hulgast paistavad silma järgmised:

• B2C-toimingudKohustus ei laiene praegu tehingutele lõpptarbijatega. Teisisõnu, müüki eraklientidele saab endiselt dokumenteerida paberarvete või struktureerimata vormingutega, välja arvatud juhul, kui seda nõuab mõni muu regulatsioon.
• Tehingud välisklientidegaVälja jäetakse need, mille puhul ühe poole majandustegevuse peakorter, püsiv tegevuskoht või elukoht või arvete esitamise eesmärgil harilik viibimiskoht ei ole Hispaanias.
• Teatud füüsilisest isikust ettevõtjad ja väga väikesemahulised VKEdVabastusstsenaariume kaalutakse maksumaksjate jaoks, kelle aastaarved on alla 85 000 euro, lihtsustatud maksurežiimi alusel makse maksvate maksumaksjate, mõnede põllumajandussektorite või teatud hulgikaubanduse jaoks, kuigi need üksikasjad tuleb lõplikes määrustes kinnitada.
• Väikese väärtusega tehingudPaljud alla 400 euro suurused tehingud või need, mille puhul juba kasutatakse lihtsustatud arveid, võiks olla struktureeritud e-arvete rangest kohustusest välja jäetud, samuti alla 3.000 euro suurused summad muu hulgas sellistes sektorites nagu majutus, reisijatevedu või juuksuriteenused.

Igal juhul, isegi kui elektrooniliste arvete väljastamine ei ole antud olukorras kohustuslik, ei takista miski maksumaksjal vabatahtlikult valimast e-arvete kasutamist oma protsesside standardiseerimiseks , mis keskpikas perspektiivis võib sisemist juhtimist oluliselt lihtsustada.

Faktuuride tehnilised nõuded, vormingud ja paber

Määruste järgimiseks ei piisa ainult arve "digiteerimisest"; see tuleb teha vormingus, mis vastab seadusega kehtestatud struktureerimis- ja koostalitlusnõuetele. Hispaanias on võrdlusstandardiks Facturae , mis on majandusministeeriumi edendatav ametlik vorming.

Facturae põhineb väga range struktuuriga XML-failil (praegu on kõige laialdasemalt kasutatav versioon 3.2.2), kus iga andmeüksus läheb vastavasse sildi alla: väljastaja ja saaja andmed, detailread, maksud, kogusummad, makseviisid jne. Isegi väike struktuuriviga võib põhjustada arve valideerimise platvormide automaatse tagasilükkamise.

Lisaks Facturae'le näevad eeskirjad ette ka teiste rahvusvaheliselt laialdaselt kasutatavate standardsete struktureeritud vormingute , näiteks UBL-i (Universal Business Language) või CII ning teatud kontekstides isegi elektroonilise allkirjaga PDF-i aktsepteerimist, tingimusel et on tagatud selle automaatne lugemine ja koostalitlusvõime teiste süsteemidega.

Sellistes sektorites nagu transport ja logistika on faktuuriarvete ja struktureeritud vormingute kasutuselevõtt eriti arenenud, kuna need võimaldavad e-arvete integreerimist ajahaldussüsteemi (TMS), ettevõtte ressursside planeerimise (ERP), e-arvete registreerimise (eCMR) süsteemide ja saatelehtedega , vähendades summade erinevusi ja automatiseerides vastavusse viimisi.

Olenemata vormingust peab arveldustarkvara suutma arveid väljastada, vastu võtta ja salvestada vastavalt nendele standarditele ning vahetada kohustuslikke staatuseid (saadetud, aktsepteeritud, tagasi lükatud, makstud jne), mis on maksetähtaegade kontrollimise ja hilinenud maksete vastu võitlemise võtmeks.

Eelised ettevõtetele ja füüsilisest isikust ettevõtjatele lisaks seaduse järgimisele

Kohustuslik kasutamine võib kõlada pealesunnimisena, kuid tegelikult pakub hästi rakendatud e-arvete süsteem igapäevaelus väga selgeid eeliseid , eriti neile, kes tegelevad märkimisväärse hulga dokumentidega.

Majanduslikust seisukohast vähendab üleminek paberkandjal elektroonilisele vormingule drastiliselt trükkimise, saatmise, füüsilise arhiveerimise ja dokumentide hävitamise kulusid . Lisaks vähendab see inimlike vigade arvu, kuna kaotab vajaduse andmeid transkribeerida, mille tulemuseks on vähem tagastusi ja vähem parandustele kuluvat aega.

Lisaks lihtsustab kõigi arvete koondamine ligipääsetavasse digitaalsesse andmehoidlasse oluliselt teabe leidmise, päringutele vastamise ning raamatupidamisaruannete või maksudeklaratsioonide koostamise protsessi. Raamatupidamissüsteemide või maksuvormidega ühenduse loomine on oluliselt lihtsam.

Riigikassa seisukohast muudab e-arvete esitamine koos staatusearuannete ja selliste süsteemidega nagu Verifactu makseviivituste varjamise palju raskemaks . See peaks soodustama mõistlikumate maksetingimuste kultuuri ja vähendama ärivõlgnevusi, mis on Crea y Crece seaduse selge eesmärk.

Lõpuks ei ole vähetähtis mõju jätkusuutlikkusele ja turvalisusele: paberi kasutamise ja dokumentide füüsilise transpordi vähendamine vähendab keskkonnajalajälge, samas kui pilvesalvestus ja varundamine minimeerivad riistvararikete või hästi hallatud turvaintsidentide tõttu andmete kadumise riski.

Tarkvara valiku ja digitaalse ülemineku planeerimise kriteeriumid

Kõige eelneva saavutamise võti on arveldustarkvara. Õige tarkvara valimine – või juba kasutatava tarkvara põhjalik ülevaatamine – on sujuva ülemineku jaoks ülioluline. Asi pole ainult seaduse järgimises, vaid ka igapäevatöö tõhususe suurendamises.

Üldiselt on mõistlik valida raamatupidamis- või arvelduslahendus, mis ühildub Facturae'ga, on valmis Verifactu jaoks ja mis võimaldab automatiseerida võimalikult palju protsesse . Ideaalis peaks süsteem integreerima arvelduse, raamatupidamise, sissenõudmise, maksed, laoseisu ja võimalusel ka palgaarvestuse, et vältida infosilosid.

Tööriistade hindamisel on oluline arvestada selliste aspektidega nagu liidese kasutatavus (et see on intuitiivne ja arve väljastamiseks pole vaja magistrikraadi), meeskonna jaoks õppimise lihtsus ja kohanemiskõver. Väga võimas, kuid kasutuskõlbmatu programm jääb sageli alakasutatuks.

Samuti on oluline, et tarkvara oleks skaleeritav ja integreeruks teiste lahendustega, mida te juba kasutate või võite vajada (CRM, POS, e-kaubanduse platvormid, pangandus jne), eelistatavalt API-de või standardsete pistikute kaudu. See muudab teie ettevõtte kasvades kõike.

Taristu osas valivad paljud ettevõtted pilverakendusi, mis võimaldavad juurdepääsu kõikjalt, kaugtööd ning välistavad vajaduse oma serverite haldamise , käsitsi versiooniuuenduste tegemise või kohalike varukoopiate tegemise järele.

Sisekoolitus ja praktilised sammud kohanemiseks

Ükskõik kui hea tarkvara ka poleks, kui seda igapäevaselt kasutavad inimesed seda ei valda, võib muutusest saada frustratsiooni allikas. Seetõttu on oluline planeerida põhiline ja hästi suunatud koolitus töötajatele, kes arveid väljastavad, vastu võtavad või üle vaatavad.

Hea strateegia ühendab tavaliselt lühikesed koolitused tarkvara põhikasutuse kohta kiirjuhenditega (sisejuhendid, lühikesed videod, KKK) ja intensiivsema toe perioodiga muudatuse rakendamise ajal. Mida lihtsam on inimestel küsimusi esitada ja oma kahtlusi lahendada, seda sujuvam on üleminek.

Samuti ei ole soovitatav proovida kõike korraga digitaliseerida. Kõige mõistlikum lähenemisviis on koostada järkjärguliste sammude ajakava , alustades näiteks väikesest klientide või tarnijate grupist, kellega on lihtne töötada, või teatud tüüpi dokumentidest ja laiendades ulatust süsteemi stabiliseerudes.

Eesmärk on täita kohustuslikud tähtajad juba olemasolevate protsessidega, ilma et peaks viimasel minutil improviseerima. See hõlmab sisemiste töövoogude (kuidas arveid kinnitatakse, kes neid valideerib, kuidas makseid kooskõlastatakse) ülevaatamist ja nende kohandamist uue digitaalse keskkonnaga, selle asemel, et lihtsalt paberipõhist protsessi kopeerida.

Lõpuks on oluline muudatusest klientidele ja tarnijatele teada anda , selgitada, kuidas nad soovivad arveid saada või saata, ning kokku leppida vormingutes ja kanalites arusaamatuste vältimiseks (näiteks kas kasutatakse privaatseid platvorme, sertifitseeritud e-posti, kliendiportaale jne).

Transpordi ja logistika erikohustused

Transpordi- ja logistikasektorit on reform üks enim mõjutatud sektoreid, nii tehingute mahu kui ka raamatupidamis- ja logistikaandmete sünkroniseerimise vajaduse tõttu . Siin ei ole kohustuslik elektrooniline arveldamine mitte ainult maksuküsimus, vaid ka operatiivne.

Transpordiettevõtted peavad lõplikult loobuma arvete saatmisest PDF- või paberkandjal ning minema üle koostalitlusvõimelistele struktureeritud vormingutele (Facturae, UBL või CII), mis integreeruvad suurte rahvusvaheliste saatjate või klientide TMS-i, ERP-de ja platvormidega.

Arve andmed peavad olema kooskõlas seotud logistikadokumentidega (veotellimused, eCMR, saatelehed). Kaalude, pakendite või kuupäevade lahknevused võivad kaasa tuua arvete tagasilükkamise, makseviivitused või isegi trahvid, kui tuvastatakse jälgitavusmustreid.

Lisaks muutub olekute loogika (arve saadetud, aktsepteeritud, tagasi lükatud, makstud) eriti oluliseks kohtuvaidluste ja makseviivituste vältimiseks ning seadusega hilinenud maksete vastu meetmena tugevdatud maksimaalsete maksetähtaegade järgimiseks.

Kuigi mõned transpordisektori tehnilised kohustused sõltuvad endiselt lõplikest regulatiivsetest arengutest, on selge, et sektori ettevõtetel, kes muutusteks valmistuvad – kohandades oma ajahaldussüsteeme, ettevõtte tarkvarasüsteeme ja dokumendivahetusplatvorme –, on märkimisväärne eelis, kui e-arvete esitamine muutub täiesti vältimatuks.

Kohustusliku elektroonilise arvelduse nõuete täitmata jätmise karistused ja riskid

Nende muudatuste ignoreerimine ei ole võimalik. Määrused näevad ette mitmesuguseid trahve ja rahalisi karistusi neile, kes ei väljasta, halda ega säilita oma elektroonilisi arveid nõuetekohaselt, kuigi on selleks kohustatud, või kes kasutavad kahesuguse kasutusega või nõuetele mittevastavat tarkvara.

Määruste eelnõudes ja administratsiooni praktikas kaalutud sanktsioonide hulgas on arveldussüsteemidega seotud rikkumiste eest kuni 10 000 euro suurused trahvid , mida võidakse suurendada korduvkuriteo korral või kui on tõestatud selge pettusekavatsus.

Arvesse võetakse ka trahve, mis arvutatakse protsendina valesti arveldatud tehingute mahust , näiteks 1% valesti arvele kantud tehingute kogusummast, kusjuures miinimum- ja maksimumsummad kvartalis võivad ulatuda 300 eurost kuni 6.000 euroni.

Kui rikkumine mõjutab arvete säilitamist või säilitamist (näiteks ei säilitata neid nõutava nelja aasta jooksul või neid ei ole võimalik originaalvormingus taastada), võidakse trahviks määrata 300 eurot iga mõjutatud tehingu kohta või 2% asjaomaste arvete summast , olenevalt sellest, kumb on suurem.

Lisaks otsesele majanduslikule mõjule võib nõuetele mittevastava tarkvara kasutamine või arvete jälgitavuse puudumine kaasa tuua selliste abivahendite nagu Digital Kit kaotamise , maineprobleemid klientide ja tarnijatega ning isegi väga raskete maksupettuste juhtudel tegevuse ajutise peatamise või maksumaksja registreeringu tühistamise.

Kuidas saavad vabakutselised, VKEd ja suurettevõtted valmistuda?

Elektroonilisele arveldamisele kohanemine ei pea olema traumeeriv, kui seda käsitleda kui hästi planeeritud digitaliseerimisprojekti , mitte pelgalt viimase hetke formaalsust. Kuigi lõplikud tehnilised üksikasjad sõltuvad veel ootel olevatest regulatsioonidest, on samme, mida saate juba praegu astuda.

FIEde puhul on esimene samm tavaliselt valida lihtne, kuid e-arvetega ühilduv arveldusprogramm , seadistada digitaalne sertifikaat , tutvuda uue arvevorminguga ning tagada, et kogu dokumentatsioon säilitatakse turvaliselt ja organiseeritult.

VKEde ja suuremate ettevõtete puhul võib osutuda vajalikuks mõnevõrra laiem projekt, mis hõlmab praeguse süsteemi auditit, integreerimist raamatupidamise, pankade ja laoseisuga , uute arvete kinnitamise töövoogude määratlemist ning erinevate meeskondade (administratsioon, finants, müük jne) koolitamist.

Kõigil juhtudel on tungivalt soovitatav olla kursis regulatiivsete arengutega (konsulteerides ametlike allikatega või tuginedes spetsialiseerunud nõustajatele) ja ärge kartke küsida professionaalset abi, eriti kui tegelete suure hulga arvetega või tegutsete mitmes riigis, kus kehtivad erinevad eeskirjad.

Eesmärk on, et kui nõue on täielikult paigas, on elektrooniliste arvete väljastamine, vastuvõtmine ja arhiveerimine ettevõtte igapäevase tegevuse loomulik osa, ilma tegevuse katkestuste või häireteta.

Kohustusliku elektroonilise arveldamise laialdane kasutuselevõtt võib tunduda keerulise väljakutsena, kuid kui seda tõhusalt hallata, saab sellest reaalne võimalus protsesside kaasajastamiseks, kulude vähendamiseks, rahanduse üle kontrolli saavutamiseks ning suhete parandamiseks valitsusasutuste ja äripartneritega . Ettevalmistuste varajane alustamine on parim viis selle juriidilise kohustuse selgeks konkurentsieeliseks muutmiseks.