Kuidas eemaldada PDF-failist metaandmeid ja peidetud teavet ONLYOFFICE Docsi abil

Informatec Digital » turvalisus » Kuidas eemaldada PDF-failist metaandmeid ja peidetud teavet ONLYOFFICE Docsi abil

Mõnikord eeldame, et faili saatmisel loeb meie kirjutatut ainult saaja. Tegelikkuses kannavad digitaalsed dokumendid aga kaasas omamoodi nähtamatut pagasit, mida nimetatakse metaandmeteks ja mis salvestavad kõike alates faili loojast kuni kasutatud tarkvaraversioonini. See teave, kuigi mitte kohe ilmne, võib valedesse kätesse sattudes olla tõeline peavalu.

Neile, kes kasutavad selliseid tööriistu nagu ONLYOFFICE Docs või kontoritarkvara, on oluline teada, kuidas põhjalikku puhastust teha. See ei seisne ainult autori nime eemaldamises, vaid ka organisatsiooni täieliku privaatsuse tagamises , takistades sisemistel serveriradadel või muudatuste ajaloos paljastamast operatiivseid saladusi, mis ei tohiks kontorist lahkuda.

Mis on metaandmed ja miks need ohtlikud on?

Lihtsamalt öeldes on metaandmed andmed, mis kirjeldavad teisi andmeid. Kui teeme foto, on sisu pilt ise, kuid metaandmed on täpsed GPS-koordinaadid selle tegemise koha või telefonimudeli kohta. PDF- või Wordi-dokumendis tähendab see Windowsi kasutajanime, loomise kuupäeva, organisatsiooni ja isegi muudatuste ajalugu.

Tõeline oht tekib siis, kui saadame need failid klientidele või tarnijatele. Kui me neid omadusi ei puhasta, anname sisuliselt ära väärtuslikku teavet. Klassikaline näide oli Briti Iraagi-toimik 2003. aastal, kus manustatud redigeerimisajalugu paljastas kogu toimetusahela, põhjustades lihtsa tehnilise möödalaskmise tõttu olulise diplomaatilise intsidendi.

Kuidas puhastada PDF-failide metaandmeid ONLYOFFICE'i ja muude tööriistadega

Kui töötate ONLYOFFICE Docsiga ja soovite oma PDF-faili teavet hallata, on esimene samm seal oleva teabe üle vaatamine. Nende andmete vaatamiseks minge menüüsse „Fail” ja valige „Atribuudid ”. Kui olete seal, saate teabe kustutamiseks minna jaotisse „Lisametaandmed ”, avada režiimi „Täpsemad” ja kustutada rida-realt andmed, mida te ei soovi, et keegi näeks.

Kui otsite PDF-failide jaoks muid professionaalseid alternatiive, on teil mitu võimalust, olenevalt vajalikust kontrolli tasemest:

• Adobe Acrobat Pro: Sellel on võimas funktsioon nimega "Kaitse", mis võimaldab eemalda peidetud teave dokumendi põhjaliku skaneerimise teel.
• NitroPDF: See võimaldab teil metaandmeid kiiresti kustutada kaitse vahekaardilt jaotises sisu kirjutamine.
• Foxit PhantomPDF: See pakub lihtsat teed läbi valiku „Kaitse” ja seejärel valiku „Varjatud andmed”. märgi ja kustuta konkreetsed metaandmed.
• Veebitööriistad: On olemas veebisaite nagu PDFYeah, mis automatiseerivad protsessi, kuigi teil peab olema Olge konfidentsiaalsusega ettevaatlik tundlike failide üleslaadimisel välistele serveritele.

Microsoft Office'i komplekti dokumendiinspektor

Kui algne dokument on Wordi, Exceli või PowerPointi fail, on enne PDF-iks teisendamist kõige parem andmed puhastada. Dokumendiinspektor on siin peamine tööriist. See võimaldab teil leida ja eemaldada kommentaare, jälgitavaid muudatusi, dokumendiserveri atribuute ja isegi peidetud teksti (kuigi see ei tuvasta valget teksti valgel taustal).

Selle kasutamiseks minge lihtsalt menüüsse „Fail“, valige „Teave“ ja seejärel „Kontrolli probleeme “. Pärast skannimise käivitamist saate klõpsata nupul „Eemalda kõik“ kõigil üksustel, mida peate problemaatiliseks. Excelis on see eriti kasulik peidetud lehtede või ridade ja veergude kustutamiseks, mis sisaldavad andmeid, mida te ei soovi, et adressaat näeks.

Olulised erinevused: metaandmete eemaldamine vs. sisust läbikriipsutamine

Siin eksivad paljud inimesed. Oluline on selgitada, et metaandmete eemaldamine ei ole sama mis teksti läbikriipsutamine . Metaandmete kustutamine puhastab faili nähtamatud atribuudid (autor, kuupäevad, tarkvara), kuid see ei kustuta lehel olevaid sõnu. Kui teil on nähtav telefoninumber või konfidentsiaalne nimi, vajate dokumendi vähem märgatavaks muutmiseks visuaalset läbikriipsutust .

Kui kustutate ainult metaandmed, aga jätate tundliku teksti alles, jäävad andmed alles. Vastupidiselt, kui te teksti musta kastiga redigeerite, aga metaandmeid ei kustuta, kuvatakse algse autori nimi ikkagi faili atribuutides. Ideaalis tuleks täieliku anonüümsuse tagamiseks teha mõlemad protsessid.

Täiustatud näpunäited ja tehnilised hoiatused

Tehnilisematele inimestele on sellised tööriistad nagu ExifTool suurepärased, kuid neil on üks konks. PDF-faili kogu sisu kustutamise käsu käivitamist saab tagasi pöörata, kui qpdf-iga ei kasutata lineariseerimisprotsessi . Vastasel juhul saab keegi vajalike oskustega kustutatud andmed taastada.

Teine oluline punkt on digitaalallkirjad . Kui dokument on elektrooniliselt allkirjastatud, võib iga metaandmete muutmine allkirja kehtetuks muuta. Enne faili puhastamist on oluline kontrollida, kas sellel on allkiri, ja vajadusel dokument pärast puhastamist uuesti allkirjastada.

Andmete haldamine arvutustabelites ja muudes vormingutes

ONLYOFFICE Workspace'i puhul on .xlsx-failide jaoks väga kasulik funktsioon nimega „Kohandatud filter“ . See ei kustuta metaandmeid, kuid võimaldab teil jagada arvutustabelit, kus kasutajad näevad ainult teie filtreeritud andmeid, takistades neil vaate manipuleerimist , et avastada peidetud teavet teistes lahtrites.

Visios on protsess sarnane Office'i omaga: avate menüü „Teave”, valite „Kontrolli probleeme” ja seejärel „Eemalda isikuandmed” , mis eemaldab kommentaarid ja mallide teed, mis võivad olla tundlikud.

Meie failide digitaalse hügieeni säilitamine on parim kaitse juhuslike lekete eest. Alates dokumendiinspektorite kasutamisest Office'is kuni omaduste käsitsi puhastamiseni ONLYOFFICE'is või spetsiaalse PDF-tarkvara kasutamiseni on eesmärk alati sama: et saaja saaks ainult nähtavat sisu, kõrvaldades kõik identiteedi või sisemise infrastruktuuri jäljed , mida saaks pahatahtlikult ära kasutada.