- Anonüümsed loomad esindavad kasutajaid, kes pääsevad teie Google'i failidele juurde ilma isikliku kutseta või ilma, et neid oma nähtava kontoga identifitseeritaks.
- Need ilmuvad eriti siis, kui dokumenti jagatakse avalikult või režiimis „kõik, kellel on link” ja juurdepääs pole piiratud kindlatele inimestele.
- Selle olemasolu ei viita häkkimisele, kuid see näitab, et jagamisõigused on laiaulatuslikud ja neid tuleks tundliku sisu korral üle vaadata.
- Konkreetsete kasutajate kutsumine e-posti teel ja avalike linkide vältimine on parim viis anonüümsete loomade vähendamiseks ja kontrolli omamiseks selle üle, kes teie faile vaatab või muudab.
Kui olete kunagi rahulikult dokumendi, arvutustabeli või esitlusega töötanud ja näinud järsku paremas ülanurgas kummalise nimega loomaikooni , ehmatasite ilmselt veidi. Need uudishimulikud külastajad on Google Drive'i niinimetatud "anonüümsed loomad" ja kuigi nad võivad tähelepanu äratada, ei tähenda see tingimata, et teie kontot on häkitud või midagi sellist.
Google on otsustanud lisada huumori nii tõsisele asjale nagu õiguste haldamine, kuvades tundmatuid kasutajaid armsate nimedega loomadena: Anonüümne Skunk, Anonüümne Koaala, Anonüümne Jänes, Anonüümne Kraken… Igaühe neist taga on päris inimene, kes teie faili vaatab, kuid erinevatel põhjustel ei kuvata nende nime ega Google'i kontot. Vaatame lähemalt, mis need täpselt on, miks nad ilmuvad ja kuidas saate kõike kontrolli all hoida.
Mis on anonüümsed loomad Google Drive'is?
Anonüümsed loomad on sisuliselt kasutajad, kes vaatavad või muudavad Google'i faili (Dokumendid, Arvutustabelid või Slaidid) ilma, et neid teile nähtav konto tuvastaks . Nende nime ja profiilipildi kuvamise asemel esindab Google neid looma silueti ja sildiga nagu "anonüümne meriloor" või "anonüümne orav".
See juhtub eriti siis, kui dokumenti jagatakse avaliku lingi või lingi kaudu, millele pääseb ligi igaüks, kellel on link . Sellistel juhtudel ei saa Google alati kasutaja tegevust teie jaoks konkreetse nimega siduda, seega kasutab ta seda anonüümsete "lemmikloomade" süsteemi, et näidata, et keegi teine parajasti failile ligi pääseb.
Iga looma taga on kasutaja, kes võib faili konfigureeritud õigustest olenevalt sisu lihtsalt lugeda või redigeerida . Anonüümsete loomade süsteem ise ei lisa riske; erinevus seisneb dokumendile antud juurdepääsu tüübis.
Mõnda aega kasutas Google jagatud dokumendiga ühendatud inimeste eristamiseks ainult värve . Koostöövahendite arenedes otsustas ettevõte muuta need visuaalsemaks ja intuitiivsemaks ning hakkas iga tuvastamata kasutajat loomaga seostama ja neile oma ikooni andma.
Nimekiri on üsna pikk ja mitmekesine: kaljukits, iguaan, koaala, leemur, krokodill, sipelgaõgija, dinosaurus, delfiin, part, elevant, tuhkur, rebane, konn, kaelkirjak, siil, jõehobu, hüään, šaakal, leopard, tiiger, laama, manaatid, naarits, ahv, orangutan, saarmas, panda, pingviin, soomusloom, aksolotl, mäger, nahkhiir, kobras, pühvlid, kaamel, kameeleon, gepard, orav, tšintšilja, tšupakabra, kormoran, koiott, vares, dingo, nokkloom, püüton, kährik, ninasarvik, lammas, karihiir, skunks, kilpkonn, morss, hunt, taskutiiger… Kõik need nimed võivad teie dokumentides esineda anonüümsetena.
Miks ilmuvad tundmatud kasutajad või anonüümsed loomad?
Kui näete kasutajat, keda te ei tunne, olgu selleks siis ebatavaline nimi või isegi anonüümne loom , on see tavaliselt tingitud sellest, kuidas te faili jagasite ja kuidas see teine inimene sellele juurde pääses. Google loetleb mitu tüüpilist olukorda, kus see võib juhtuda, ja üllatuste vältimiseks on kasulik neist teadlik olla.
Üks levinumaid põhjuseid on see, et faili jagati jaotusloendi või meililistiga . Sellistel juhtudel saadetakse dokument tervele rühmale (näiteks töörühmale või klassile) ja kui keegi sellest loendist pääseb failile juurde üldise lingi kaudu, võib ta kuvada anonüümse kasutajana, kui individuaalset kutset pole või kui ta pole oma tavapärase kontoga sisse logitud.
Samuti on väga tavaline, et anonüümne loom kuvatakse seetõttu, et faili on jagatud kellegagi, kellel pole Google'i kontot või kes pole sisse logitud . Kui see inimene lingi avab, pääseb ta failile juurde vastavalt teie antud õigustele (vaatamine, kommenteerimine või muutmine), kuid Google ei saa ülaosas tema pärisnime kuvada, sellest ka loomaikoon.
Teine väga levinud stsenaarium on see, et keegi, kellel on lingile muutmisõigused või juurdepääs, on selle edastanud kolmandatele isikutele . Kujutage ette, et jagate töödokumenti kolleegiga ja tema omakorda edastab lingi oma meeskonna teisele liikmele ilma teid sellest teavitamata. See uus inimene saab sisse logida anonüümse kasutajana ja sisu üle vaadates paista teile kui "anonüümne rebane" või mõni muu loom.
Samuti võite oma tavapärase kontakti asemel näha tundmatut nime, kuna see inimene on oma Google'i konto nime muutnud . Kui kahtlustate, et see võib olla keegi, keda tunnete, saate faili enda seadetes „Jagamine” kontrollida tema e-posti aadressi.
Paljudel juhtudel on selle volitamata juurdepääsu põhjuseks see, et fail on konfigureeritud kui „veebis avalik” või „kõigile lingiga ligipääsetav ”. Nendes jagamisrežiimides saab igaüks, kes lingi saab, selle kopeerib või leiab, failile juurde pääseda ja seda vaadata (või isegi muuta) vastavalt teie valitud suvanditele, isegi kui süsteem kuvab seda anonüümse failina.
Kuidas Google tuvastab anonüümseid loomi
Kui näete Google Docsi, Sheetsi või Slidesi ülaservas loomaikoone, näitab Google tegelikult kasutajate olemasolu, kes on failile juurde pääsenud ilma isikliku kutseta või ilma, et nende profiil oleks teile nähtav . See ei tähenda, et süsteem neist teadlik ei oleks; see tähendab lihtsalt seda, et teie omaniku või toimetajana näete neid ainult selle üldise esituse kaudu.
Google teeb selgelt vahet individuaalselt kutsutud kasutajate ja jagatud lingi kaudu liituvate kasutajate vahel . Inimesed, kellele olete saatnud isikliku e-posti kutse, kuvatakse nende nime ja profiilipildiga (kui neil see on). Seevastu need, kes liituvad ainult üldise lingi kaudu, ilma otsese kutseta, kuvatakse anonüümsete kasutajatena.
See käitumine kehtib ka siis, kui dokument on avatud kõigile, kellel on link, või kõigile internetis . Sellistel juhtudel ei saa te individuaalselt kontrollida, kes sellele juurde pääseb, seega Google ei loetle nende pärisnimesid, vaid grupeerib nad loomade varjunimede alla, et näeksite, kui palju inimesi on korraga ühenduses ja milliseid dokumendi osi nad vaatavad.
Värvi- ja loomasüsteem võimaldab teil hõlpsalt tuvastada, milliseid tekstiosasid iga kasutaja reaalajas vaatab . Igal anonüümsel loomal on oma kursor, valik ja ikooni värv, seega isegi kui te ei näe tema tegelikku nime, saate failis jälgida tema toiminguid.
Oluline on märkida, et inimeste pärisnimesid näete ainult siis, kui annate neile juurdepääsu isikupärastatud kutse kaudu või kui nad kuuluvad kindlate e-posti aadressidega seotud meililistisse. Vastasel juhul kuvatakse nad jätkuvalt anonüümsete loomadena, isegi kui kontekstist on võimalik ära arvata, kes nad on.
Kui soovite kunagi kontrollida, kas teie failis olev tundmatu nimi kuulub kellelegi tuttavale, saate avada dialoogiboksi „Jaga” ja vaadata meiliaadresse, millel on juurdepääs . Selles jaotises kuvatakse hiirekursori hõljutamine kasutaja nime kohal tema meiliaadressi, mis võimaldab teil kinnitada, kas tegemist on otsitava inimesega.
Tüüpilised olukorrad, kus anonüümsed loomad ilmuvad
Praktikas kipuvad anonüümsed loomad ilmuma siis, kui intensiivselt kasutatakse jagatud linke ja laialdaseks juurdepääsuks konfigureeritud dokumente . See on väga levinud õppekeskkondades, koostöös töötamise olukordades või avatud projektides, kus on soovitav, et paljud inimesed saaksid dokumente samaaegselt vaadata või redigeerida.
Näiteks kui oled õpetaja või koolitaja ja jagad dokumenti terve klassiga haridusplatvormi lingi või massmeili kaudu , pääseb enamik õpilasi sellele ligi ilma, et peaksid neid eraldi kutsuma. Kui nad dokumendile ligi pääsevad, näed ülaosas sõnu „anonüümne panda”, „anonüümne delfiin”, „anonüümne lammas” ja teisi, kes vaatavad infot või sisestavad seda.
Ettevõtetes ja töömeeskondades on tavaline kasutada ka üldisi linke, et igaüks meeskonnas saaks neile ligi pääseda. Näiteks jagab keegi personaliosakonnast sisemises vestluses lingiga arvutustabelit, et kõik, kes seda vajavad, saaksid seda vaadata. Kui inimesed ei logi sisse oma peakontoga või juurdepääs pole piiratud kindlatele kasutajatele, näete neid kolleege anonüümsete kasutajatena.
Avatumates projektides, näiteks avalikes koostöödokumentides, jagatud tulemustega vormides või kogukonna juhendites, on anonüümsed loomad praktiliselt tavalised. Igaüks, kellel on link, saab liituda ja osalejate arvust saate aimu alles tänu reaalajas ilmuvatele ja kaovatele loomaikoonidele.
On ka tavalisemaid juhtumeid, näiteks kui jagate dokumenti sõbraga, kellel pole Gmaili kontot või kes pääseb sellele juurde inkognito brauseriaknast ilma sisse logimata . Isegi kui tegemist on kellegagi, keda usaldate, näeb Google teda anonüümse külastajana ja määrab talle seetõttu ühe neist armsatest loomaaliastest.
Riskid ja arusaamatused: Kas anonüümsed loomad on ohtlikud?
Dokumendis hulutava „anonüümse krakeni“ või „anonüümse skunksi“ nägemine võib jätta mulje, et keegi on sisse murdnud, kuid nende anonüümsete loomade olemasolu iseenesest ei tähenda häkkimist ega turvarikkumist . See on lihtsalt Google'i viis näidata kasutajaid, kelle identiteet ei ole seotud teile nähtava nimega.
Probleem ei ole loomas endas, vaid faili jagamisõigustes . Kui dokument on avalikuks või lingi kaudu kõigile ligipääsetavaks määratud, on anonüümsete loomade nägemine normaalne, sest see tähendab, et olete lubanud sellise laiaulatusliku juurdepääsu.
Kui aga hakkate ootamatult nägema anonüümseid kasutajaid failis, mida pidasite privaatseks , võib see olla märk sellest, et dokumenti jagatakse rohkemate inimestega, kui te arvasite, või et keegi, kellel on juurdepääs, on selle teile teatamata edastanud. Sellisel juhul peaksite üle vaatama jagamisseaded ja kohandama õigusi.
Teine levinud eksiarvamus on see, et kuna nad on anonüümsed, ei saa need kasutajad endast jälge jätta või neil pole piiranguid. Tegelikkuses sõltub nende võime failis tegutseda teie seadetest: kui neil on ainult lugemisõigus, ei saa nad midagi muuta ega kustutada ; kui olete lubanud neil muuta, saavad nad sisu muuta, kuid nagu iga teine redaktor.
Privaatsuse seisukohast logib Google sisemiselt tegevust teenuse turvalisuse säilitamiseks, kuid teie näete ainult "looma" sellisena. Kui olete mures selle pärast, kes võib tundlikku dokumenti vaadata, siis lahendus ei ole niivõrd anonüümse looma "jahtimine", kuivõrd lingi saajate ja failis tehtavate toimingute korraliku piiramises.
Kuidas piirata, kes saab teie faili vaadata või muuta
Kui soovite oma dokumentides anonüümsete loomade ilmumist vähendada või need täielikult eemaldada, on oluline kohandada jagamisõigusi nii, et neile pääseksid juurde ainult teie valitud inimesed . Google Drive pakub mitmeid võimalusi selle täpseks haldamiseks.
Kõige turvalisem viis juurdepääsu haldamiseks on saata isikupärastatud kutsed kindlatele e-posti aadressidele . Avaliku lingi jagamise asemel lisate kasutajad ükshaaval, kellel peaks olema õigus faili vaadata, kommenteerida või muuta. Nii kuvatakse nad failile juurde pääsedes oma nime all, mitte anonüümsete kasutajatena.
Teine oluline meede on võimaluse korral vältida režiimi „kõik, kellel on link, saavad vaadata/muuta“ . See säte on kiireks jagamiseks väga mugav, kuid see avab ukse lingi ulatuslikule levikule kui ette nähtud, mis võib viia võõraste – või vähemalt tuvastamata kasutajate – kätte teie dokumendis.
Kui olete faili juba jaganud ja näete liiga palju tundmatuid kasutajaid, saate õigusi igal ajal muuta, kasutades nuppu „Jaga“ . Seal saate tühistada üldise juurdepääsu, piirata seda kindlate inimestega, muuta juurdepääsutaset „toimetajalt“ „lugejale“ või isegi faili jagamise täielikult lõpetada.
Dokumentide puhul, mida soovite ainult lugeda, kuid mitte muuta, on soovitatav seadistada kirjutuskaitstud valik . Nii ei saa keegi dokumendile anonüümselt ligi pääsedes sisu muuta isegi siis, kui ta sellele ligi pääseb. See on eriti kasulik aruannete, käsiraamatute või teabedokumentide puhul, mis ei vaja ühist redigeerimist.
Lõpuks on hea mõte aeg-ajalt kontrollida Google Drive'i täpsemaid jagamisvalikuid . Seal näete, kes saab faili jagada, kes saab uusi kasutajaid lisada ja kas on mingeid päritud õigusi ülemkaustadest, mis võivad seda mõjutada. Nende valikute kiire ülevaade võib teile juurdepääsuga palju probleeme säästa.
Parimad tavad üllatuste vältimiseks anonüümsete loomadega
Lisaks õiguste korrektsele konfigureerimisele on mitmeid parimaid tavasid, mis aitavad teil oma Google Drive'i dokumente kontrolli all hoida ja ootamatute kasutajate ilmumist minimeerida . Asi pole hirmus elamises, vaid selguses selles, kes teie dokumentidele juurde pääseb ja miks.
Üks esimesi soovitusi on enne lingi jagamist hoolikalt läbi mõelda, kellele juurdepääsu annate . Kui sisu on tundlik või isiklik, on kõige parem võtta paar sekundit, et sisestada nende inimeste e-posti aadressid, kes peaksid seda nägema, selle asemel, et tugineda tavapärasele lähenemisviisile „igaüks, kellel on link, saab sellele ligi pääseda”.
Võimaluse korral proovige faile saata isikupärastatud kutsete, mitte avalike linkide kaudu . See lihtne samm tagab, et dokumendi avamisel näete ühendatud inimeste pärisnimesid, mitte loomade kogumit, kelle identiteeti te päriselt ei tunne.
Teine hea tava on vaadata üle vaikesätted, mis antakse tervete kaustade jagamisel . Mõnikord on terve kaust avatud palju rohkematele inimestele, kui arvate, ja kui loote selle sees uue faili, pärib see selle konfiguratsiooni. See võib kaasa tuua dokumente, millel on kavandatust laiem juurdepääs.
Kui töötate meeskonnas, võib olla kasulik kokku leppida mõned sisemised reeglid linkide jagamise kohta . Näiteks otsustada, et dokumente ei edastata grupist välja ilma omanikuga eelnevalt konsulteerimata või et tundlikke andmeid sisaldavaid faile ei jäeta kunagi režiimi „kõik, kellel on link”. Need väikesed reeglid vähendavad oluliselt volitamata juurdepääsu ohtu.
Lõpuks, kui märkate olulises failis anonüümset looma, võtke seda märgina, et peaksite oma jagamisseaded lühidalt üle vaatama ja veenduma, et kõik on nii, nagu peab . See ei pea olema midagi tõsist, aga see on hea ettekääne, et veenduda, et ainult õiged inimesed saavad seda sisu vaadata või muuta.
Anonüümsete loomade olemuse, nende ilmumise põhjuste ja nende haldamise mõistmine võimaldab teil Google Drive'i reaalajas koostööd täiel määral ära kasutada, ilma et see kahjustaks teie failide turvalisust ja privaatsust . Õigesti konfigureeritud õiguste ja linkide vastutustundliku kasutamise korral lakkavad need loomad olemast salapärane oht ja muutuvad lihtsalt sõbralikuks uudishimuks, mis näitab, et teised töötavad teiega sama dokumendi kallal.