- Hero Linki süsteem koondab juurdepääsu dokumendile ühele püsivale URL-ile, mis ei muutu õiguste muutmisel.
- Sihtrühmale on erinevaid juurdepääsutasemeid, alates anonüümsest ja üldisest juurdepääsust kuni kindlatele inimestele mõeldud kutseteni.
- Võimalik on rakendada täiendavaid turvakihte, näiteks paroole, aegumiskuupäevi ja allalaadimiste blokeerimist.
- Juurdepääsuhaldus võimaldab teil õigusi tühistada või kasutaja rolli muuta ilma uusi linke loomata.
Meeskonnatöö puhul on meilimanuste saatmine minevik. Nüüd on lahenduseks juurdepääsu jagamine pilves olevale reaalajas dokumendile, mis võimaldab kõigil sama versiooniga töötada ilma duplikaatkoopiate segadust tekitamata. Microsoft OneDrive'ist on saanud selle peamine tööriist, pakkudes täielikku kontrolli selle üle, kes teie failidele juurde pääseb ja mida nad nendega teha saavad.
Kõige põnevam on see, et platvormi on arendatud nii, et peavalud kaovad. Kui olete kunagi tundnud end segaduses viie erineva lingi pärast samale failile, siis on teil hea meel teada saada, et Hero Linki kontseptsioon on siin, et kõike lihtsustada. Põhimõtteliselt muudab see juurdepääsu haldamise palju intuitiivsemaks ja vähem vigadele vastuvõtlikuks, tagades sujuva ja ennekõike turvalise koostöö.
Hero Linki revolutsiooniline kontseptsioon
Kuni viimase ajani genereeris süsteem failile juurdepääsu muutmiseks uue URL-i. See oli tõeline tüütus, sest pidid lingi kõigile asjaosalistele uuesti saatma. Hero Linki tulekuga on Microsoft rakendanud püsiva peamise lingi. See tähendab, et URL ei muutu isegi siis, kui otsustate muuta õigused "kirjutuskaitstud" asemel "redigeeri" või muuta sihtrühma oma organisatsioonist välisteks kasutajateks.
See muudatus on värske õhu hingetõmme neile, kes haldavad klientidega eelarveid või ettepanekuid, kuna see tsentraliseerib juurdepääsu ajaloo. Kui teil oli juba vanu linke ringluses, ärge muretsege: need töötavad endiselt õigesti , kuid nüüd kuvatakse need grupeerituna teiseses jaotises, samas kui kangelaslingist saab peamine fookus ja peamine juurdepääsutee.
Kuidas jagamist seadistada
Jagamise alustamiseks on lihtsaim viis minna OneDrive'i veebisaidile. Pärast oma kontoga sisselogimist valige lihtsalt soovitud fail või kaust ja klõpsake ülaosas nuppu Jaga . Siin toimubki maagia, sest saate valida, kas kopeerida link otse või saata kutse e-posti teel.
Kui otsustate linki üksikasjalikult konfigureerida, on hammasrattaikoon teie parim sõber. Seal saate määrata lingi sihtrühma . Teil on mitu võimalust: lubada juurdepääs kõigile (ideaalne sotsiaalmeedia jaoks, kuigi see on kõige vähem turvaline), piirata seda oma organisatsiooni liikmetega või piirata seda kindlate inimestega . Viimane valik on kõige soovitatavam konfidentsiaalsete failide puhul, sest isegi kui keegi kutse edastab, pääsevad sellele juurde ainult volitatud isikud.
Täiustatud turvaseaded ja load
Asi pole ainult ukse avamises; saate määrata ka ranged reeglid selle kohta, mida külalised teha saavad. Seadete menüüs saate lubada redigeerimise, kui soovite, et nad teiega koostööd teeksid, või keelata selle, et muuta fail kirjutuskaitstud. Lisaks on olemas väga kasulik funktsioon nimega "blokeeri allalaadimine ", mis takistab kasutajatel dokumendi kohalikku koopiat oma seadmetesse salvestamast.
Täiendava kaitsekihi lisamiseks saate määrata parooli , mille peate jagama muul viisil kui lingi kaudu. Samuti on väga praktiline määrata aegumiskuupäev ; sel viisil lakkab link valitud päeval automaatselt töötamast, takistades juurdepääsu lõputult avatuna püsimist. Lõpuks, kui töötate Wordi dokumentidega, saate kasutada ülevaatusrežiimi , mis piirab kasutajate kommentaaride ja ettepanekute jätmist ilma algset teksti muutmata.
Kaustahaldus ja failihaldur
Terve kausta jagamine on parim strateegia mitme omavahel seotud faili haldamisel. Siiski on soovitatav olla ettevaatlik: igaüks, kellel on kaustas redigeerimisõigused, saab selles olevaid üksusi teisaldada, ümber nimetada või isegi kustutada . Väga kasulik nipp on see, et saajad saavad jagatud kausta otsetee kaudu oma OneDrive'i lisada , muutes selle haldamise oma arvutist hõlpsaks ilma isiklikul kontol ruumi võtmata.
Kui te ei soovi brauserit kasutada, saate seda kõike teha Windowsi failihalduris . Failil paremklõpsamine kuvab teile jagamise ja juurdepääsu haldamise valikud. Olge aga nupuga „Kopeeri link” ettevaatlik, kuna see rakendab mõnikord ettevõtte vaikesätteid , mis võivad olla lubavamad, kui soovite.
Kuidas juurdepääsu tühistada ja jagatud faile puhastada
Saabub aeg, mil projekt lõpeb ja te ei soovi enam, et kellelgi oleks teie dokumentidele juurdepääs. Selle parandamiseks minge faili üksikasjade paneelile ja valige „ Halda juurdepääsu ”. Sealt saate konkreetseid linke eemaldada, klõpsates X-il, või kasutada valikut „ Lõpeta jagamine” , et blokeerida kõigi juurdepääs korraga.
Asjade korrashoidmiseks on hea mõte külastada külgriba menüüs vahekaarti Jagatud > Minu poolt . See on ideaalne koht igakuise auditi tegemiseks ja õiguste eemaldamiseks failidelt, mida te enam ei vaja. Pidage meeles, et kui kustutate jagatud faili, kaob see kõigi jaoks ja satub teie prügikasti, kust ainult teie saate selle taastada.
Veaotsing ja nõuanded administraatoritele
Mõnikord kuvatakse välise jagamise nupp keelatud olevat. Tavaliselt ei ole see tehniline viga, vaid pigem teie ettevõtte IT-administraatori seatud piirang . Kui olete administraator, saate neid sätteid SharePointi administreerimiskeskuses muuta, määrates, kas anonüümne juurdepääs on lubatud või kas ainult teatud turberühmad saavad faile organisatsioonist välja saata.
Kriitiline punkt tekib siis, kui töötaja ettevõttest lahkub. Kuna OneDrive on isiklik, siis konto kustutamisel on sealt jagatud failidel aegumiskuupäev . Olulise teabe kaotamise vältimiseks on parim tava salvestada meeskonna dokumendid SharePointi või Teamsi , tagades, et teadmised jäävad organisatsioonile olenemata sellest, kes lahkub.
OneDrive'i tõhus haldamine hõlmab kiire juurdepääsu mugavuse ja andmeturbe tasakaalustamist. Põhilingi kasutamine, täpsete sihtrühmade määratlemine ja teie teabele juurdepääsu omavate isikute regulaarne ülevaatamine tagab professionaalse töökeskkonna, mis on vaba juhuslikest andmeleketest.