- Toiminnanohjausjärjestelmä keskittää varaston, ostojen, myynnin ja talouden hallinnan, tarjoten reaaliaikaista varastonhallintaa ja luotettavaa dataa.
- ERP- ja WMS-integraatio parantaa jäljitettävyyttä, optimoi keräilypaikkoja ja -reittejä sekä vähentää fyysisen ja teoreettisen varaston välisiä eroja.
- Ominaisuudet, kuten minimi- ja maksimivarastotasot, rikkoutumishälytykset, erän jäljitettävyys ja koontinäytöt, muuttavat varastosta strategisen resurssin.
- Varastonhallinnan digitalisointi auttaa välttämään varasto-ongelmia ja ylivarastoja, tehostaa prosesseja ja parantaa yrityksen kokonaiskannattavuutta.
Varastonhallinnasta ja -valvonnasta on tullut yksi kriittisimmistä osa-alueista mille tahansa yritykselle, pienestä vähittäiskaupasta suureen jakelijaketjuun. Kun sisään tulevia, lähteviä ja varastossa olevia tuotteita ei seurata kunnolla, on erittäin helppo menettää myyntiä, nähdä kustannusten nousevan pilviin ja vaikeuttaa kaikkea päivittäistä toimintaa.
Hyvä varastonhallintaan erikoistunut toiminnanohjausjärjestelmä , jota usein tukee fyysisen varaston hallintaan tarkoitettu WMS-ohjelmisto, mahdollistaa prosessien automatisoinnin, tarjoaa reaaliaikaista näkyvyyttä ja muuttaa varaston strategiseksi osaksi liiketoimintaa pelkän "kassa-alueen" sijaan, jossa asioita improvisoidaan päivittäin; kaikki tämä on osa yritysten digitaalista transformaatiota.
ERP-järjestelmä ja varastonhallinta: peruskäsitteet
Kun puhumme varastonhallinnasta, viittaamme yrityksen varaston seurantaan, hallintaan ja suunnitteluun kokonaisuudessaan: hankinnasta ja varastoinnista myyntiin tai sisäiseen kulutukseen. Tähän sisältyy sen tietäminen, mitä tuotteita on saatavilla, missä määrin ne sijaitsevat ja missä ne ovat kunnossa.
Keskeinen osa tätä hallintaa on tasapainoisten varastotasojen ylläpitäminen ; eli ei alijäämien (mikä johtaa varastojen loppumiseen ja myynnin menetyksiin) eikä liian suuren kertymisen (mikä johtaa lisäkustannuksiin, tilanpuutteeseen ja vanhentumisriskiin) välttäminen. Tämän saavuttamiseksi on tärkeää ennakoida tulevaa kysyntää ja mukauttaa ostoja strategisesti sen sijaan, että toimittaisiin intuition varassa.
ERP-järjestelmä toimii keskitettynä data-alustana , joka integroi varaston, oston, myynnin, kirjanpidon, sopimukset, huoltopalvelut ja monissa tapauksissa tuotannon. Kaikki tiedot virtaavat yhteen tietokantaan, mikä vähentää päällekkäisyyksiä, manuaalisia virheitä ja viivästyksiä tietojen päivityksissä. Tämä kehitys on linjassa teknologian ja digitaalisen liiketoiminnan trendien kanssa.
Toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta yritys voi analysoida varastokäyttäytymistä reaaliajassa , havaita ongelmallisia nimikkeitä, nähdä kulutustrendit ja tehdä objektiivisempia päätöksiä hankinnoista, tarjouksista tai varaston uudelleenjärjestelyistä.
Lisäksi varastokeskeinen toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa jokaisen saapuvan ja lähtevän tapahtuman automaattisen kirjaamisen ja hallinnan. Kun osto tehdään, varastosaldo päivitetään; kun myynti tai tuotanto tapahtuu, vastaavat yksiköt vähennetään – kaikki tämä ilman hajanaisia laskentataulukoita tai paperitositteita.
Miksi toiminnanohjausjärjestelmä on välttämätön varastonhallinnassa
Nykyaikainen varastonhallintajärjestelmä ei ole enää luksusta, vaan käytännön välttämättömyys yrityksille, jotka haluavat olla kilpailukykyisiä. Ilman tätä työkalua varastonhallinta perustuu usein manuaalisiin prosesseihin, laskentataulukoihin ja vanhentuneisiin järjestelmiin, jotka eivät tarjoa luotettavaa tai ajantasaista kuvaa.
ERP-järjestelmässä jokainen varastoon vaikuttava tapahtuma kirjataan jäljitettävästi : ostotilaukset, vastaanottokuitit, myynnit, palautukset, tuotannon kulutus ja varastomuutokset. Tämä jäljitettävyys yksinkertaistaa auditointeja, tapausten tarkastelua ja laatumääräysten noudattamista säännellyillä aloilla.
Toinen tärkeä etu on kyky optimoida kunkin nimikkeen vähimmäis- ja enimmäisvarastotasoja . Toiminnanohjausjärjestelmä voi myyntihistorian ja läpimenoaikojen avulla laskea suositellut vähimmäisvarastotasot ja luoda hälytyksiä, kun on olemassa varaston loppumisen tai ylitarjonnan riski.
Monissa tapauksissa järjestelmä mahdollistaa sellaisten tuotteiden toimituksen estämisen, joita ei ole varastossa , estäen pelätyn "negatiivisen varaston" syntymisen, joka aiheuttaa niin paljon vääristymiä. Tämä auttaa ylläpitämään tietojen johdonmukaisuutta ja vähentämään virheitä suuren vaihtuvuuden ympäristöissä.
Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa myös usean varaston kattavan näkymän varastoon: eri toimipisteitä, myymälöitä, keskusvarastoja ja satelliitteja voidaan hallita koordinoidusti sisäisillä siirroilla, globaalin varaston konsolidoidulla näkymällä ja logistiikkakeskuksen analyysillä.
ERP:n rajoitukset ilman edistynyttä varastonhallintajärjestelmää jakelussa
Jakeluyrityksissä, joilla on paljon toimintaa, useita toimipisteitä ja laaja valikoima referenssejä, pelkkä toiminnanohjausjärjestelmä voi jäädä riittämättömäksi operatiivisella tasolla, jos sitä ei täydennetä erikoistuneella WMS-ohjelmistolla (varastonhallintajärjestelmä) ja automaatioratkaisuilla, kuten logistiikkaroboteilla.
ERP-järjestelmät on suunniteltu suunnittelemaan, tallentamaan ja analysoimaan , mutta ne eivät aina kerro yksityiskohtaisesti, miten tuotteet fyysisesti liikkuvat varastossa: tietyt sijainnit, keräilyreitit, reaaliaikaiset sisäiset siirrot tai edistynyt sijainnin ja vyöhykkeen hallinta, jotka usein vaativat itsenäisiä toimintoja niiden suorittamiseen.
Ilman varastonhallintajärjestelmää tilausten valmistelussa tapahtuu virheitä , sisäisten liikkeiden jäljitettävyyden puute, keräilyajat ovat liian pitkiä ja käytettävissä olevan tilan käyttö tehotonta . Kaikki tämä johtaa viivästyksiin, lisäkustannuksiin ja heikompaan asiakaspalveluun.
Integroimalla toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) ja varastonhallintajärjestelmän (WMS) toiminnanohjausjärjestelmä käsittelee suunnittelua ja yleistä tietoa , kun taas varastonhallintajärjestelmä suorittaa ja validoi fyysiset siirrot varastossa. Jokainen vastaanotto, siirto, hyllytys, keräily ja lähetys kirjataan ja synkronoidaan kirjanpidon ja myyntivaraston kanssa.
Tällä tavoin varastonhallinta ERP:n avulla lakkaa perustumasta teoreettiseen dataan ja alkaa heijastaa tarkasti varaston todellista tilannetta , mikä vähentää fyysisen varaston ja kirjatun varaston välisiä eroja, jotka ovat yksi suurimmista päänvaivoista intensiivisten myyntikampanjoiden jälkeen.
Huippukysyntä, myynti ja varastoepätasapaino
Suurten volyymien kampanjoiden, kuten alennusmyyntien, Black Fridayn tai sesonkien (esimerkiksi muodin talvi) jälkeen monet varastot joutuvat monimutkaiseen tilanteeseen: loppuneita tuotteita ei havaita ajoissa , kausituotteiden ylijäämiä, teoreettisen ja fyysisen varaston välillä on eroja ja varastot ovat kaoottisia.
Näinä ruuhka-aikoina prioriteettina on yleensä tilausten täyttäminen mahdollisimman nopeasti . Tämä johtaa nopeutuneisiin keräilyprosesseihin, manuaalisiin varastomuutoksiin ilman asianmukaista validointia ja epätäydellisiin tietueisiin, mikä puolestaan aiheuttaa virheiden kertymistä ja on vaikea paikantaa kampanjan päätyttyä.
Samaan aikaan jotkut tuotteet myyvät kuin kuumat kivet ja myydään loppuun ilman suunniteltua täydennystä, kun taas toiset seisovat käyttämättöminä vieden arvokasta tilaa . Tämä epätasapaino korkean ja matalan vaihtuvuuden välillä rajoittaa varaston kykyä valmistautua seuraavaan kauteen.
Kaikella tällä epätasapainolla on suora vaikutus talouteen : ylivarastot tarkoittavat pääoman pysähdyttämistä, korkeampia varastointikustannuksia ja tuotteen vanhenemisen riskiä; varaston loppuminen puolestaan edustaa menetettyä myyntiä ja tyytymättömiä asiakkaita, jotka saattavat etsiä vaihtoehtoja kilpailijoilta.
Hyvin konfiguroitu ja varastonhallintajärjestelmään yhdistetty toiminnanohjausjärjestelmä auttaa selviytymään tästä kampanjan jälkeisestä tilanteesta osittaisten tai yleisten inventaarioiden, hallittujen muutosten ja sijaintien uudelleenjärjestelyn avulla. Tämä tapahtuu aina luotettavan datan ja automatisoitujen prosessien pohjalta improvisoitujen korjausten sijaan.
Strategioita varaston laillistamiseksi intensiivisen kampanjan jälkeen
Kun alkuperäinen tilauspiikki laskee, pelkkä "varaston asettuminen paikoilleen" ei riitä. Tarvitaan jäsenneltyä uudelleenjärjestelyä varastotasojen hallinnan palauttamiseksi, täydennysparametrien säätämiseksi ja tilan fyysiseksi uudelleenjärjestelyksi.
Yksi ensimmäisistä päätöksistä on valita täyden varastolaskennan ja syklilaskennan välillä . Täydellinen varastolaskenta tarkistaa koko varaston kerralla, mutta se voi vaatia toiminnan osittaista pysäyttämistä. Syklilaskenta puolestaan tarkistaa varastonumeroryhmiä jatkuvasti, mikä on erittäin hyödyllistä vilkkaan toiminnan jälkeen poikkeamien havaitsemiseksi hidastamatta liiketoimintaa.
Toinen keskeinen askel on toimipisteiden strateginen uudelleenjärjestely . Tuotteiden siirtäminen liikevaihtoennusteiden mukaisesti (esimerkiksi siirtämällä seuraavan kampanjan parhaiten myyvien tuotteiden määrän lähemmäs toimitusalueita) parantaa merkittävästi keräilytehokkuutta.
Varastonhallintajärjestelmät (WMS) mahdollistavat poikkeamien kirjaamisen ja automaattisten varastomuutosten tekemisen reaaliajassa, mikä estää täsmäytyksen aikana havaittujen poikkeamien jäämisen käsittelemättä. Jokainen korjaus synkronoidaan toiminnanohjausjärjestelmän kanssa, mikä varmistaa, että järjestelmän varastotilannekuva vastaa fyysistä todellisuutta.
Kaikki tämä hienosäätötyö johtaa varaston parempaan valmistautumiseen seuraavaa kautta varten . Varastossa on hyvin paikannetut referenssit, oikaistut varastotasot ja selkeät tiedot, joiden avulla voidaan tarkentaa ostoennusteita ja välttää toistuvia virheitä.
Käyttötapaus: Varastonhallintamoduuli integroitu jakelun toiminnanohjausjärjestelmään
Vaativissa jakeluympäristöissä jotkin toiminnanohjausjärjestelmät sisältävät tai integroituvat tiettyyn varastonhallintajärjestelmään (WMS) , joka hallitsee sijainteja, sisäisiä liikkeitä, yksityiskohtaista jäljitettävyyttä ja varastoprosessien automatisointia.
Tämän tyyppinen moduuli mahdollistaa tietyn sijainnin määrittämisen jokaiselle yksikölle , olipa kyseessä sitten paikka, hylly, käytävä tai vyöhyke, mikä parantaa huomattavasti varastotarkkuutta ja vähentää virheitä tilauksia valmisteltaessa, koska käyttäjä tietää tarkalleen, minne mennä.
Jokainen vastaanotto, siirto, keräily, täydennys ja lähetys kirjataan järjestelmään välittömästi . Tämä varmistaa, että toiminnanohjausjärjestelmässä näkyvä varastonhallinta on täysin linjassa varastossa tapahtuvien tietojen kanssa, mikä poistaa kaksoiskappaleiden tarpeen tai muistiin tai käsin kirjoitettuihin muistiinpanoihin turvautumisen tarpeen.
Lisäksi näihin moduuleihin kuuluu usein optimoituja keräilyreittejä ja älykkäitä täydennyssääntöjä, jotka jakavat tehtäviä varastohenkilökunnalle mahdollisimman tehokkaasti, mikä vähentää seisokkiaikoja ja tarpeetonta liikkumista.
Toinen merkittävä etu on keskeisten suorituskykyindikaattoreiden saatavuus : tuotteiden kiertonopeus, rikkoutumisaste, varastopoikkeamat, palvelutaso jne. Näiden tietojen avulla johtajat voivat tehdä strategisia päätöksiä siitä, mitä tuotteita mainostetaan, mitä tarkastellaan tai miten logistiikkatila järjestetään uudelleen.
Käytännön esimerkki pk-yrityksessä: a3ERP ja varastonhallinta
Monille pk-yrityksille loikka on yleensä siirtyminen varastonhallinnasta Excelillä tai vanhoilla ohjelmilla toiminnanohjausjärjestelmän, kuten a3ERP:n, käyttöönottoon, joka yhdistää oston, myynnin, kirjanpidon, tuotannon ja varastonhallinnan samaan ympäristöön.
a3ERP-varastomoduuli on suunniteltu antamaan pk-yrityksille reaaliaikaisen varastonhallinnan . Jokainen sisään- ja uloskirjautuminen kirjataan automaattisesti, joten tiedät milloin tahansa, kuinka monta tuotetta sinulla on, missä ne sijaitsevat ja missä ne ovat.
Tämä järjestelmä tukee usean varaston hallintaa , mikä on erittäin hyödyllistä yrityksille, joilla on sivuliikkeitä, fyysisiä myymälöitä tai useita varastoja. Varastojen väliset siirrot, oikaisut ja konsolidoidut raportit kokonaisvarastotasoista voidaan kaikki suorittaa.
Yksi erityisen mielenkiintoinen ominaisuus on vähimmäis- ja enimmäisvarastotasojen konfigurointi hälytyksillä . Käyttäjä määrittää kunkin tuotteen turvallisuustasot, ja järjestelmä ilmoittaa heille, kun varastotasot lähestyvät näitä kynnysarvoja, mikä helpottaa mahdollisten varastokatkosten tai tarpeettoman ylijäämävaraston ennakointia.
Lisäksi a3ERP:ssä on mahdollisuus kieltää negatiiviset varastot , jolloin tuotetta ei voida kirjata lähteväksi, jos yksiköitä ei ole riittävästi. Tämä estää ristiriitaisuudet ja epäjohdonmukaisuudet suuren vaihtuvuuden ympäristöissä.
Edistynyt jäljitettävyys: erät, sarjat ja viimeiset käyttöpäivät
Elintarvike-, kosmetiikka-, terveydenhuolto- ja valmistusteollisuuden kaltaisilla aloilla täydellinen tuotteen jäljitettävyys ei ole bonus, vaan lakisääteinen tai laatuun liittyvä vaatimus. Näillä aloilla toiminnanohjausjärjestelmien on mentävä pelkän määrien seurannan pidemmälle.
Järjestelmillä, kuten a3ERP, on mahdollista hallita sarjanumeroita ja eriä , jolloin voit seurata kutakin yksikköä tai yksikköryhmää ostosta tai valmistuksesta myyntiin tai loppukulutukseen asti, jolloin mahdolliset ongelmat voidaan paikantaa nopeasti.
Myös ominaisuuksia, kuten kokoja, värejä tai versioita, otetaan huomioon aloilla, joilla tuotteilla on sama viite, mutta niillä on muunnelmia (muoti, jalkineet, tekniset tuotteet), mikä välttää päällekkäisiä tietueita ja vähentää tilausvirheitä.
ERP mahdollistaa vanhenevien tai rajoitetun säilyvyysajan omaavien tuotteiden vanhenemispäivien ja koodattujen sijaintien hallinnan varastossa, mikä helpottaa FIFO- tai FEFO-strategioita ja minimoi vanhenemisesta johtuvien tappioiden riskin.
Tämä jäljitettävyyden yksityiskohtainen taso helpottaa määräysten ja auditointien noudattamista , koska minkä tahansa tuotteen matka voidaan rekonstruoida nopeasti ja tarkasti ilman, että tarvitsee etsiä tiedostoja tai fyysisiä asiakirjoja.
Raportit, koontinäytöt ja päätöksenteko
Jokaisen tapahtuman kirjaaminen on hyödytöntä, jos tietoja ei sitten käytetä. Siksi nykyaikaisissa toiminnanohjausjärjestelmissä on varastoraportteja ja koontinäyttöjä , joiden avulla johto voi nähdä varaston tilan yhdellä silmäyksellä.
Tyypillisiä raportteja ovat esimerkiksi tuotteen vaihtuvuus, vanhentunut varasto , kateanalyysi vertailukohtaisesti, palvelutaso sekä varastojen tai sesonkien väliset vertailut, jotka auttavat havaitsemaan, mistä rahaa menetetään tai mitkä tuotteet ovat todella kannattavia.
Monissa tapauksissa nämä listat voidaan helposti viedä Exceliin tai integroida BI-työkaluihin syvällisempää analyysia varten, yhdistää tietoja yrityksen eri alueilta tai luoda kullekin käyttäjäprofiilille räätälöityjä visuaalisia koontinäyttöjä.
Tarjontatrendien ja -ennusteiden visualisointi mahdollistaa tarkemman ostosuunnittelun , vähentää kiireellisten tilausten riskiä ja minimoi logistiikkakustannukset, mikä on erityisen arvokasta markkinoilla, joilla hinnat vaihtelevat tai toimitusajat ovat pitkiä.
Tämä kyky muuntaa data hyödylliseksi tiedoksi tekee eron varaston välillä, joka yksinkertaisesti reagoi, ja sellaisen, joka ennakoi ongelmia ja mahdollisuuksia käyttäen ERP:tä todellisena liiketoimintatiedon työkaluna.
Varastoautomaatio ja esimerkki vältetyistä varastokatkoksista
a3ERP:n kaltaisen toiminnanohjausjärjestelmän tarjoama automaatio mahdollistaa manuaalisten toimenpiteiden vähentämisen monissa toistuvissa tehtävissä, mikä vähentää inhimillisiä virheitä ja vapauttaa tiimin aikaa arvokkaampiin tehtäviin, kuten prosessien analysointiin tai parantamiseen.
Kuvittele pieni sähköyhtiö, joka käynnistää kampanjan yhdelle lippulaivatuotteistaan. Ympäristössä, jossa ei ole toiminnanohjausjärjestelmää, on helppo kokea tilausten tulva, varaston loppuminen ja logistinen kaaos, mikä johtaa turhautuneisiin asiakkaisiin ja hätäkustannuksiin.
Hyvin konfiguroidulla järjestelmällä toiminnanohjausjärjestelmä lähettää automaattisia hälytyksiä ostopäällikölle , kun kyseisen tuotteen vähimmäisvarastotaso saavutetaan. Tämä voi ajoittaa täydennystilaukset riittävän ajoissa välttääkseen varastohukat.
Samaan aikaan varastomoduuli seuraa eri keskuksista tulevia lähetyksiä reaaliajassa , kirjaa lähtevät tavarat ja päivittää varastotilannetta, ja päälliköillä on päivittäin raportteja tuotteiden kiertonopeudesta ennusteiden mukauttamiseksi.
Tuloksena on paljon hallitumpi kampanja: ilman merkittäviä rikkoutumisia, paremmalla asiakaspalvelulla ja ilman jatkuvaa kiireellisten kuljetusten tai hätäisten ostosten tekemistä, jotka nostavat kustannuksia.
Varaston integrointi yrityksen muuhun toimintaan
Yksi varastokeskeisen toiminnanohjausjärjestelmän suurimmista eduista on, että varasto lakkaa olemasta erillinen siilo ja integroituu täysin myyntiin, ostoon, kirjanpitoon ja tuotantoon . Kaikki, mitä tapahtuu yhdellä alueella, vaikuttaa automaattisesti muihin.
Kun myynti rekisteröidään, järjestelmä vähentää välittömästi yksiköt vastaavasta varastosta, päivittäen saatavuuden muille käyttäjille ja estäen puuttuvien tuotteiden myynnin.
Heti ostoksen kirjaamisen jälkeen toiminnanohjausjärjestelmä kasvattaa varastoa ja päivittää keskimääräisen hinnan , joka heijastuu seuraavien myyntien katteeseen ja kirjanpitoon ilman, että tietoja tarvitsee syöttää kahdesti.
Jos yritys valmistaa, tuotantomoduuli kuluttaa automaattisesti raaka-aineet varastosta ja luo valmiiden tuotteiden varaston, kun valmistustilaus on valmis, päättäen syklin johdonmukaisesti ja jäljitettävästi.
Tämä täydellinen integrointi varmistaa, että tiedot ovat aina synkronoituja, ajan tasalla ja kaikkien osastojen saatavilla, mikä vähentää alueiden välisiä konflikteja ja parantaa sisäistä koordinointia.
Kun yritys ottaa tämän askeleen ja yhdistää varaston muihin prosesseihin, se yleensä huomaa tehokkuuden, palvelun ja kannattavuuden yleisen parannuksen , koska päätökset tehdään todellisen datan eikä käsitysten tai vanhentuneiden laskentataulukoiden perusteella.
Asianmukainen varastonhallinta ERP-järjestelmän avulla, jossa on vankka varastomoduuli ja tarvittaessa integroitu varastonhallintajärjestelmä , mahdollistaa siirtymisen reaktiivisesta varastosta, joka jatkuvasti sammuttaa tulipaloja, strategiseen varastoon, joka ylläpitää liiketoiminnan kannattavuutta, vähentää ylimääräisten tai puutteellisten varastojen aiheuttamia taloudellisia riskejä ja parantaa yrityksen kykyä ennakoida kysyntää ja vastata paremmin asiakkaidensa tarpeisiin.
