Excelissä vältettävät kaaviotyypit ja parhaan vaihtoehdon valitseminen

Informatec Digital » Resurssit » Excelissä vältettävät kaaviotyypit ja parhaan vaihtoehdon valitseminen

Jos työskentelet laskentataulukoiden kanssa päivittäin, tiedät, että hyvin valittu kaavio voi muuttaa loputtoman taulukon selkeäksi ja helposti ymmärrettäväksi tarinaksi. Mutta on myös totta, että huonosti suunniteltu kaavio Excelissä voi tehdä enemmän haittaa kuin hyötyä: virheitä tietojen valinnassa, sopimattomia visualisointityyppejä, tarpeettomia 3D-tehosteita tai hämmentäviä akseleita, jotka vääristävät viestiä.

Tässä artikkelissa käymme askel askeleelta läpi, mitä kaavioita Excelissä kannattaa välttää tai käyttää äärimmäisen varoen , miten valita selkeämpiä vaihtoehtoja ja mitkä parhaat käytännöt auttavat tekemään raporteistasi luettavampia, ammattimaisempia ja hyödyllisempiä päätöksenteossa, olitpa sitten tekemässä yksinkertaisia ​​analyysejä tai edistyneitä taloushallinnon koontinäyttöjä.

Yleisiä virheitä Excel-kaavioiden luomisessa ja niiden välttäminen

Ennen kuin perehdymme tiettyihin kaaviotyyppeihin, kannattaa tarkastella joitakin yleisiä ongelmia, joita esiintyy Excelissä datan kuvaajien piirtämisessä . Nämä ongelmat voivat aiheuttaa virheilmoituksia, epäjohdonmukaisia ​​tuloksia tai kaavioita, joita on mahdotonta ymmärtää.

Yksi yleisimmistä virheistä tapahtuu työskenneltäessä CSV-tiedostojen tai muiden tekstimuotojen kanssa . Vaikka ne saattavat näyttää visuaalisesti oikeilta, Excel ei aina tulkitse kaikkia arvoja numeroiksi . Joskus soluissa on tekstimuotoiluja, piilotettuja välilyöntejä tai erilaisia ​​desimaalierottimia, ja kaaviota luotaessa näyttöön tulee varoitus, jossa ilmoitetaan, että kaava tai valittu alue on virheellinen.

Jos sinulla on kaksi saraketta ja satoja rivejä sisältävä matriisi, eikä Excel vieläkään anna sinun luoda kaaviota, on hyvin todennäköistä, että osa alueesta sisältää tekstiä ja numeroita sekoittaen tai väärin muotoiltuja tyhjiä soluja . Näissä tapauksissa on suositeltavaa tarkistaa solujen muotoilu, käyttää työkaluja, kuten "Teksti sarakkeiksi", tai tutustua Excelin tietokantoja käsittelevään oppaaseen varmistaaksesi, että kaikki on kirjoitettu oikein numeerisesti.

Toinen yleinen ongelma ilmenee, kun valitaan tietoja X- ja Y-akseleille hajontakaaviossa. Joskus, kun yrität määrittää sarjan manuaalisesti valintaikkunasta, Excel palauttaa viestin, että syötetty kaava on virheellinen , vaikka vain vetäisit hiirellä alueen yli. Tämä johtuu yleensä epäjohdonmukaisista alueista (eri pituisista sarakkeista), taulukoiden välisistä sekalaisista viittauksista tai argumenttien erottimista, jotka eivät vastaa järjestelmäasetuksia (puolipiste vs. pilkku).

Lisäksi työskenneltäessä .csv-muodossa tallennetun tai .txt-muotoon muunnetun tiedoston kanssa, Excel-versioiden (esimerkiksi Windows vs. Mac) väliset erot voivat vaikuttaa . On suhteellisen yleistä, että kaavio näkyy täydellisesti yhdellä alustalla, mutta toisella siinä on virheitä tai sarakkeet tulkitaan eri tavalla, erityisesti desimaalierottimen ja kenttäerottimen vuoksi. Näissä tapauksissa on usein hyödyllistä tallentaa tiedosto suoraan Excel-työkirjana (.xlsx), tarkistaa alueelliset asetukset ja rakentaa kaavio uudelleen tyhjästä normalisoiduilla tiedoilla.

Valitse oikeanlainen kaavio tavoitteesi mukaan

Teknisten ongelmien lisäksi yksi avainasemassa analyysien "rikkoutumisen" välttämisessä on oikean kaaviotyypin valitseminen raportin tarkoitukseen. Excel tarjoaa laajan valikoiman vaihtoehtoja: palkki-, pylväs-, viiva-, alue-, ympyrä-, hajonta-, kupla-, tutka-, suppilo- ja vesiputouskaaviot. Mutta kaikki eivät toimi yhtä hyvin jokaisessa käyttötapauksessa.

Ensimmäiseksi sinun tulisi kysyä itseltäsi, mitä haluat selittää tiedoillasi : trendin ajan kuluessa? vertailun luokkien välillä? miten kokonaisarvo jaetaan osiin? jakauman? indikaattorin kehityksen tavoitteeseen nähden? Kun tämä ajatus on selvä, on paljon helpompi hylätä kaaviot, jotka vain lisäävät visuaalista kohinaa tai vääristävät tulkintaa.

Jos esimerkiksi haluat näyttää kuukausittaisen trendin, viivakaavio on yleensä paljon selkeämpi kuin ympyräkaavio , koska sen avulla voit seurata aikasekvenssiä ja tunnistaa huippuja, laaksoja tai käännepisteitä. Toisaalta, jos tavoitteena on verrata useiden luokkien osuutta kokonaissummaan, pylväskaavio tai pinottu aluekaavio saattaa sopia paremmin, edellyttäen, että sitä käytetään huolellisesti.

On myös tärkeää ottaa huomioon edustamiesi luokkien tai sarjojen määrä . Saman tyyppinen kaavio voi olla täysin luettava viidellä luokalla, mutta siitä tulee täysin hankala kahdenkymmenen luokalla. Tässä vaiheessa on joskus parempi muuttaa kaavion tyyppiä, ryhmitellä pienempiä luokkia "muu"-luokkaan tai jopa jakaa tiedot useisiin yksinkertaisempiin visualisointeihin.

Milloin pylväsdiagrammeja kannattaa käyttää ja milloin ne voivat olla ongelmallisia

Pylväsdiagrammit (ja pylväsdiagrammit) ovat luultavasti yleisimmin käytetty työkalu ryhmien välisten määrien vertailuun . Ne toimivat erittäin hyvin, kun haluat nähdä yhdellä silmäyksellä, millä kategorialla on enemmän tai vähemmän arvoa tai miten muutamat muuttujat jakautuvat suhteessa muihin.

Niiden tärkein etu on, että pituuksien visuaalinen vertailu on erittäin intuitiivista . Ihmissilmä havaitsee helposti, mikä palkki on korkeampi (tai pidempi), kunhan ne ovat tasaisesti sijoitettuja ja järjestetty. Tästä syystä ne ovat niin hyödyllisiä tuotekohtaisissa myyntiraporteissa, osastojen tuloksissa, alueiden välisissä budjettivertailuissa ja niin edelleen.

Näistä kaavioista tulee kuitenkin päänsärkyä, jos luokkien määrä on liian suuri tai liian monta sarjaa yhdistetään kerralla . Ryhmitelty pylväskaavio, jossa on kymmenen tuotetta ja neljä vertailuvuotta, voi muuttua lukukelvottomaksi värien sekamelskaksi, josta pääviesti katoaa kokonaan.

Tämän välttämiseksi on tärkeää rajoittaa yhdessä visualisoinnissa näkyvien palkkien määrää, ylläpitää tasaista sarakkeiden välistystä ja käyttää yksinkertaista ja yhdenmukaista väripalettia. Kun luokkien luettelo on hyvin pitkä, on parasta ryhmitellä ne, suodattaa ne olennaisimpien mukaan tai käyttää Excelin pivot-taulukkoa tietojen yhteenvetoon ennen niiden näyttämistä.

Toinen vältettävä virhe on 3D-tehosteiden käyttö pylväsdiagrammeissa . Vaikka ne saattavat näyttää silmiinpistäviltä, ​​ne vääristävät korkeuksien havaitsemista ja tekevät arvojen vertailusta erittäin vaikeaa. Lisäksi ne lisäävät tarpeetonta visuaalista kohinaa, jolla ei ole mitään merkitystä analyysille.

Viivakaaviot: ihanteelliset trendeille, vaarallisia, jos sarjoja on liikaa

Kun haluat seurata yhden tai useamman indikaattorin kehitystä ajan kuluessa, viivakaavio on klassinen ja lähes aina suositelluin vaihtoehto . Sen avulla voit piirtää kunkin datasarjan kehityksen jatkuvasti ja paikantaa nopeasti keskeiset hetket: kysynnän huiput, jyrkät laskut, kausivaihtelut jne.

Sen tärkein vahvuus on yksinkertaisuus: X-akseli edustaa aikaa (päivät, kuukaudet, vuodet) ja Y-akseli indikaattorin arvoa . Tämä riittää, jotta lukija ymmärtää lähes vaivattomasti, miten muuttuja käyttäytyy. Lisäksi voit asettaa päällekkäin kaksi tai kolme riviä vertaillaksesi esimerkiksi todellista myyntiä tavoitteeseen tai eri asiakassegmentteihin.

Ongelma syntyy, kun samaan kaavioon yritetään sovittaa liian monta sarjaa. Jos riviä on kahdeksan tai kymmenen, värit alkavat toistua, selitteet muuttuvat lukukelvottomiksi ja kaavio näyttää lopulta hämähäkinverkolta, josta on mahdotonta seurata jokaista trendiä. Tällaisissa tapauksissa on parempi jakaa analyysi useisiin kaavioihin tai korostaa vain todella olennaisia ​​sarjoja.

On myös tärkeää hallita toissijaisten akseleiden käyttöä. Excelissä voit lisätä toisen Y-akselin edustamaan indikaattoreita eri asteikoilla , mutta niiden liikakäyttö voi hämmentää lukijaa ja antaa väärän vaikutelman, että täysin eri sarjat liittyvät toisiinsa yksinkertaisesti siksi, että ne jakavat saman visuaalisen tilan.

Hyvä keino välttää kaavion ylikuormitusta on käyttää viivoja, jotka merkitsevät tiettyjä datapisteitä niiden olennaisimpiin huippuihin tai laaksoihin sen sijaan, että merkitsisit jokaisen yksittäisen pisteen. Tämä vahvistaa tulkintaa ilman, että visualisointi täyttyy numeroilla kaikkialla.

Aluekartat: hyödyllisiä kumulatiivisten suuruuksien havaitsemiseen, vaarallisia päällekkäisyyksien vuoksi

Aluekaaviot ovat samanlaisia ​​kuin viivakaaviot, mutta viivan alla oleva tila on täytetty värillä . Tämä tekee niistä erityisen hyödyllisiä, kun haluat korostaa kumulatiivisia määriä tai eri komponenttien suhteellista osuutta ajan kuluessa.

Ne voivat esimerkiksi toimia erittäin hyvin havainnollistamaan, miten eri tuotelinjat vaikuttavat kuukausittaiseen kokonaismyyntiin tai miten aika jakautuu eri toimintojen kesken tietyn ajanjakson aikana. "Täyteaine"-efekti välittää volyymin ja painoarvon tunteen, joka voi olla erittäin hyödyllinen tietyissä kertomuksissa.

Sen suurin heikkous on kuitenkin se, että kun useita alueita on päällekkäin, alla olevaa sarjaa on vaikea tulkita . Jopa läpinäkyvyydellä leikitellessä on helppo, että jotkut kerrokset jäävät käytännössä piiloon, tai lukija ei pysty selvästi erottamaan, missä kukin alue alkaa ja päättyy.

Siksi, jos päätät käyttää aluekaavioita, on suositeltavaa rajoittaa sarjojen määrää ja valita värejä, joissa on harkitut kontrastit . Kun ensisijaisen tärkeää on vertailla yksittäisiä arvoja tarkasti, voi olla parempi valita perinteinen viivakaavio tai pinottu kaavio, jossa on vähemmän ulottuvuuksia.

Lyhyesti sanottuna aluekaaviot ovat tehokas työkalu kumulatiivisten suuruuksien kertomiseen, mutta ne eivät ole paras vaihtoehto, kun tarvitaan erittäin tarkkaa kunkin arvon lukemista tai kun useita muuttujia käsitellään samanaikaisesti.

Ympyrä- ja donitsikaaviot: milloin niitä kannattaa välttää (melkein aina)

Ympyräkaaviot ja donitsikaaviot ovat suuren yleisön keskuudessa tunnetuimpia, mutta ne ovat myös ylivoimaisesti yksiä kaavioista, joita on parasta välttää Excelissä paitsi hyvin erityisissä tapauksissa . Niiden tarkoituksena on näyttää, miten kokonaissumma jakautuu useisiin osiin, mutta tapa, jolla ne tekevät niin, ei aina edistä selkeyttä.

Suurin ongelma on, että kulmien ja sektorien pinta-alojen vertaaminen ei ole yhtä intuitiivista kuin pituuksien vertaaminen . Kun segmenttien väliset erot ovat pieniä tai luokkien määrä on suuri, on lähes mahdotonta määrittää tarkasti, mikä niistä vaikuttaa enemmän tai vähemmän kokonaismäärään. Ympyrän ympärille lisätyt pienillä prosenttiosuuksilla varustetut otsikot pilaavat luettavuuden täysin.

Siksi hyvä nyrkkisääntö on välttää yli viiden segmentin sisältävien ympyrädiagrammien käyttöä . Tämän jälkeen esitys muuttuu epäselväksi ja esteettiseksi harjoitukseksi, jolla on vain vähän analyyttistä arvoa. Jos luokkia on useita, on parempi ryhmitellä pienemmät "muu"-luokkaan tai käyttää yksinkertaisesti järjestelmällistä pylväsdiagrammia tai muuta tarkempaa muotoa.

Donitsikaavioilla on samat ongelmat, ja ne jopa pahentavat niitä lisäämällä keskelle raon, joka pienentää kunkin segmentin visuaalista pinta-alaa ja vaikeuttaa vertailua entisestään . Vaikka ne saattavat näyttää "hienolta" esityksessä, ne ovat harvoin sopivin vaihtoehto vakavaan analyysiin.

Lyhyesti sanottuna, jos tavoitteena on, että lukija ymmärtää nopeasti, miten kokonaissumma jakautuu, suurimmasta pienimpään järjestetty pylväsdiagrammi on yleensä paljon selkeämpi kuin ympyrädiagrammi . Käytä ympyrädiagrammeja hyvin yksinkertaisiin tapauksiin, joissa on hyvin vähän luokkia ja niiden välillä on hyvin selviä eroja.

Hajontakaaviot ja käyrän keskeisten pisteiden näyttäminen

Hajontakaaviot ovat ihanteellinen työkalu, kun haluat analysoida kahden numeerisen muuttujan välistä suhdetta , joista toinen on X-akselilla ja toinen Y-akselilla. Ne ovat erityisen hyödyllisiä korrelaatioiden, datajakaumien, hajontakaavioiden ja taulukoissa näkymättömien kuvioiden visualisoinnissa.

Usein kokeellisten tietojen tai aktiivisuushuippujen kanssa työskenneltäessä on hyödyllistä korostaa käyrän tai tietyn pisteen maksimiarvo . Excelissä tämä voidaan tehdä valitsemalla sirontakaaviosarja ja lisäämällä datatunnisteet vain korostettavaan pisteeseen tai luomalla toinen sarja, joka sisältää vain kyseisen arvon, ja muotoilemalla sen eri tavalla (eri väri, suurempi koko, eri merkki).

Yksi vältettävä virhe hajontakaavioissa on sellaisten tietojen huolimaton sekoittaminen, jotka eivät ole oikein numeromuotoiltuja . Jos jokin akseleista sisältää tekstiarvoja tai virheellisiä soluja, kaavio saattaa epäonnistua tai näyttää väärin sijoitetut pisteet. Tietoalueen huolellinen tarkistaminen on tässä kriittistä, erityisesti silloin, kun se on peräisin CSV-tiedostoista tai ulkoisista tuonneista.

Toinen tärkeä näkökohta on oikean akselialueen valitseminen. Excel yleensä säätää skaalauksia automaattisesti, mutta joissakin tapauksissa tämä voi luoda liioitellun vaihtelun tunteen tai päinvastoin tasoittaa eroja liikaa. Minimi- ja maksimirajojen manuaalinen säätäminen voi auttaa tekemään esityksestä uskollisemman haluamallesi tarinalle.

Lopuksi, jos työskentelet useiden datapisteiden kanssa, on hyvä minimoida elementtejä, kuten ruudukkoviivoja, reunoja ja koristeita . Tiheässä hajontakaaviossa tärkeää on, että pisteet ovat selvästi erotettavissa ja että jos trendi on olemassa, se voidaan tunnistaa yhdellä silmäyksellä, jopa lisäämällä trendiviiva, kun se on järkevää.

Harvinaisempia edistyneitä grafiikoita: milloin ne loistavat ja milloin niistä tulee sotkuja

Klassisten kaavioiden lisäksi Excelissä on epätavallisempia kaaviotyyppejä, jotka tehokkaasti käytettynä voivat tarjota analyysiisi erittäin mielenkiintoisen näkökulman. Ne ovat kuitenkin myös hedelmällinen maaperä esteettiselle väärinkäytölle ja hämmennykselle, jos niitä käytetään summittaisesti.

Näitä edistyneitä formaatteja ovat tutka- (tai hämähäkki-) kaaviot, vesiputouskaaviot, suppilokaaviot, kuplakaaviot, virstanpylväskaaviot, mukautetut toteutuneiden ja kohdemäärien kaaviot, luotikaaviot, porrastetut kaaviot, tornadokaaviot ja aina yhtä suositut nopeusmittarit. Niillä kaikilla on tarkoituksensa, mutta on tärkeää ymmärtää, milloin ne tarjoavat todellista arvoa ja milloin niitä on parasta välttää.

Näiden kaavioiden yleisenä periaatteena on aina asettaa luettavuus ja saavutettavuus visuaaliseen vaikutelmaan nähden etusijalle . Eksoottisia kaavioita täynnä oleva kojelauta saattaa näyttää hyvin "modernilta", mutta jos yleisö ei ymmärrä niitä ensi silmäyksellä, visualisoinnin tarkoitus menetetään.

Aiomme tarkastella kutakin näistä muodoista tarkastellen niiden sopivimpia käyttötarkoituksia ja huolimattoman käytön riskejä, jotta tiedät, mitkä niistä voivat auttaa sinua kertomaan tarinasi paremmin ja mitä tulisi käyttää vain hyvin erityisissä yhteyksissä.

Tutka- tai hämähäkkikaavio: erittäin tarkkoja monimuuttujavertailuja varten

Tutkadiagrammi, joka tunnetaan myös hämähäkkidiagrammina, edustaa useita muuttujia säteittäisillä akseleilla, jotka ovat lähtöisin yhteisestä keskuksesta . Jokainen kategoria sijoitetaan akselille, ja arvot yhdistetään muodostaen eräänlaisen hämähäkinverkon, joka mahdollistaa kunkin sarjan profiilin globaalin vertailun.

Tämän tyyppinen kaavio on erityisen hyödyllinen eri elementtien vahvuuksien ja heikkouksien vertailemiseen : tuotteet laatukriteereihin nähden, työntekijöiden taidot standardiin nähden, kyselyn tulokset eri ulottuvuuksissa ja niin edelleen. Yhdellä silmäyksellä näet, missä akseleissa kukin sarja on erinomainen ja missä se jää jälkeen.

Ongelmana on, että kun lisätään liikaa sarjoja tai luokkia, verkosta tulee päällekkäisten viivojen ja monikulmioiden sekamelska , jota on erittäin vaikea lukea. Lisäksi ihmissilmä ei ole kovin hyvä arvioimaan säteittäisiä etäisyyksiä ja monikulmioiden pinta-aloja, joten arvojen tarkka vertailu voi olla haastavaa.

Siksi on parasta käyttää tutkadiagrammeja, joissa on rajoitettu määrä luokkia ja muutamia sarjoja , ja vain silloin, kun tavoitteena on näyttää yleinen "profiili" tarkan numeerisen lukeman sijaan. Jos tarvitset absoluuttista tarkkuutta, taulukko tai segmentoitu pylväsdiagrammi toimii todennäköisesti paljon paremmin.

Esityksissä näillä kuvaajilla voi olla merkittävä visuaalinen vaikutus, mutta on tärkeää selittää yleisölle selkeästi, mitä kukin akseli edustaa ja miten alueita tulkitaan , jotta vältetään väärintulkinnat tai hätäiset johtopäätökset.

Vesiputouskaavio: erittäin hyödyllinen rahoituksessa, vaarallinen, jos kategorioita käytetään liikaa

Vesiputouskaaviota käytetään osoittamaan, miten alkuarvoon vaikuttavat useat nousut ja laskut, kunnes saavutetaan lopullinen tulos . Se on hyvin yleinen talousasioissa: tulojen erittely, kateanalyysi, nettotuloksen trendit, budjettivariantit jne.

Sen vahvuus on kokonaissumman jakaminen selvästi näkyviin positiivisiin ja negatiivisiin lohkoihin , mikä helpottaa ymmärrystä siitä, missä voitot ja tappiot tapahtuvat. Jokainen välipylväs edustaa yhtä tekijää, ja kokonaisuus maalaa selkeän kuvan polusta lähtöpisteestä maaliviivalle.

Riski syntyy, kun mukaan on otettu liikaa välielementtejä tai heterogeenisiä käsitteitä sekoitetaan . Kahdenkymmenen eri sarakkeen vesiputouskaavio voi olla yhtä hämmentävä kuin loputon taulukko, ja se menettää pedagogisen vaikutuksensa, joka tekee siitä niin tehokkaan.

Myös nimeämistä ja skaalausta on harkittava huolellisesti. Jos luokkia ja arvoja ei esitetä selkeästi, lukija voi tulkita lisäysten ja vähennysten osuudet väärin tai ei välttämättä ymmärrä selvästi kunkin suhteellista painoarvoa. Johtamistilanteissa, joissa päätöksiä tehdään nopeasti, tämä voi olla erityisen tärkeää.

Säästäväisesti käytettynä vesiputouskaavio on yksi Excelin arvokkaimmista edistyneistä muodoista, mutta se tulisi varata analyyseihin, joissa peräkkäinen erittely on todella merkityksellistä eikä vain koristeena.

Suppilokaavio: hyvä prosesseille, huono, jos sitä käytetään kaikkeen

Suppilokaaviota käytetään esittämään peräkkäisiä prosesseja, joissa volyymi pienenee vaihe vaiheelta . Se on hyvin yleinen markkinoinnissa ja myynnissä: verkkosivustokäynnit, liidit, mahdollisuudet, tarjoukset, tehdyt kaupat jne.

Visuaalisesti se näyttää sarjan vaakasuoria lohkoja, jotka kapenevat asteittain heijastaen prosessin aikana tapahtuvaa volyymin laskua . Tämä auttaa tunnistamaan nopeasti, missä menetetään eniten mahdollisuuksia, missä pullonkaulat keskittyvät ja mitkä vaiheet ansaitsevat enemmän huomiota.

Yleinen virhe on yrittää käyttää suppilokaavioita minkäänlaisen hierarkkisen tai laskevan tiedon esittämiseen , vaikka se ei todellisuudessa edustaisikaan peräkkäistä prosessia. Kun niiden käyttö pakotetaan konversiokontekstien tai selkeiden prosessien ulkopuolelle, tulkinnasta tulee hämmentävää ja kaavio menettää merkityksensä.

Lisäksi, jos vaiheiden väliset erot ovat hyvin pieniä, suppilon visuaalinen vaikutus heikkenee huomattavasti , ja ehkä lajiteltu pylväsdiagrammi tai yksinkertainen taulukko konversioasteineen on selkeämpi ja rehellisempi vaihtoehto datan kanssa.

Lyhyesti sanottuna, käytä suppilokaaviota, kun haluat todella visualisoida prosessin, jolla on mitattavissa olevat syötteet ja tuotokset , ja vältä sen käyttöä vain siksi, että se näyttää "kivaltaiselta" kojelaudassa.

Kupladiagrammi: tehokas kolmelle muuttujalle, ongelmallinen, jos vaikutusta käytetään liikaa

Kupladiagrammi on sirontadiagrammin luonnollinen jatke, jossa jokainen piste esitetään kuplana, jonka koko riippuu kolmannesta muuttujasta . Näin ollen samassa 2D-avaruudessa näytetään kolme ulottuvuutta: sijainti X-koordinaatissa, sijainti Y-koordinaatissa ja suuruus kuplan pinta-alan läpi.

Tämän tyyppinen visualisointi on erittäin hyödyllinen, kun sinun on analysoitava monimutkaisia ​​​​suhteita kolmen tekijän välillä : esimerkiksi hinta, havaittu laatu ja eri tuotteiden myynti; tai alueittainen liikevaihto, kustannukset ja voitto; tai mikä tahansa vastaava yhdistelmä markkinatutkimuksessa tai suorituskykyanalyysissä, tai jopa siirrettävä ne Power BI:hin, kun tarvitset vuorovaikutteisia ominaisuuksia.

Sen akilleenkantapää on se, että kuplien pinta-alojen vertaileminen ei ole yhtä intuitiivista kuin korkeuksien tai pituuksien vertaileminen . Ihmissilmällä on taipumus ali- tai yliarvioida kokoeroja, ja jos mittakaavoja ei ole valittu hyvin, jotkut kuplat voivat näyttää paljon suuremmilta kuin ne todellisuudessa ovat.

On myös tärkeää välttää kaavion ylikuormittamista liian monilla kuplilla. Jos täytät tilan kymmenillä pisteillä, kuplat menevät päällekkäin ja kokonaiskuvasta tulee vaikeasti luettavissa . Tällaisissa tapauksissa on suositeltavaa suodattaa, ryhmitellä tai segmentoida tiedot ennen niiden näyttämistä, jotta lukija voi tehdä johtopäätöksiä eksymättä ympyröiden mereen.

Käytä kuplakaavioita silloin, kun kaikki kolme informaatioakselia ovat todella olennaisia ​​analyysisi kannalta, ja selitä yleisölle selkeästi, mitä kukin kupla edustaa , jotta kukaan ei tee vääriä johtopäätöksiä.

Muita edistyneitä grafiikoita: virstanpylväät, todellinen vs. tavoite, vinjetit, porrastetut kuvat, tornadot ja nopeusmittarit

Käyttöliittymään näkyvämmin integroitujen tyyppien lisäksi Excelissä voit luoda edistyneitä mukautettuja kaavioita käyttämällä sarjojen ja muotojen yhdistelmiä , jotka ovat erityisen arvokkaita talous- ja johtamisaloilla.

Esimerkiksi virstanpylväskaaviot korostavat aikajanan tärkeimmät päivämäärät , mikä auttaa sijoittamaan tiedot historialliseen kontekstiinsa ja viestimään muille kuin taloudellisille yleisöille projektin nykytilasta ja saavutuksista.

Toteutunut- vs. tavoitekaaviot (odotus vs. todellisuus) ovat sarakkeiden, viivojen tai muiden elementtien yhdistelmiä, jotka vertaavat saavutettua suorituskykyä asetettuun tavoitteeseen . Vaikka niiden luomiseen ei ole olemassa yhtä ainoaa mallia, ne ovat välttämättömiä sen visuaalisen havainnollistamiseksi, oletko tavoitteidesi suhteen aikataulussa.

Luettelomerkkikaaviot ovat kompakteja ja erittäin tehokkaita: pienessä tilassa ne näyttävät todellisen arvon, tavoitteen ja laadullisen taustan (esim. hyvä, keskitaso, huono). Tästä syystä niitä käytetään niin laajalti kojelaudoissa, sillä ne keskittävät paljon tietoa ylikuormittamatta raporttia lukemattomilla hajallaan olevilla kuvioilla.

Porrastetut kaaviot puolestaan ​​mahdollistavat suorituskyvyn äkillisten hyppyjen paremman visualisoinnin näyttämällä vaakasuoria segmenttejä ja erillisiä muutoksia tasaisten viivojen sijaan. Tämä selventää, missä muutokset todellisuudessa tapahtuvat, ja auttaa tulkitsemaan historiallista dataa tulevien skenaarioiden ennustamiseksi tarkemmin.

Tornadokaaviot koostuvat vertailupalkeista, jotka on järjestetty korkeimmasta matalimpaan . Tyypillisesti ne analysoivat herkkyyttä tai vertailevat kahdesta lähteestä peräisin olevaa mittaria (esimerkiksi eri tuotteiden myyntiä kahdessa myymälässä). Laskevaan järjestykseen pinottuna ne muodostavat eräänlaisen tornadon, jonka avulla näet yhdellä silmäyksellä, mihin suurimmat erot keskittyvät.

Lopuksi, nopeusmittarityyliset kaaviot, jotka ovat saaneet inspiraationsa autojen kojelaudoista, näyttävät ilmaisimen kaarella, joka on jaettu vyöhykkeisiin (punainen, keltainen, vihreä) . Ne ovat erittäin suosittuja taloudellisissa kojelaudoissa KPI-mittareiden seurantaan, koska ne kertovat nopeasti, onko arvo hyväksyttävällä alueella vai ei, vaikka niitä tulisi käyttää varoen, jotta vältetään pienten muutosten visuaalinen liioittelu.

Sama periaate pätee kaikkiin näihin edistyneisiin grafiikoihin: jos ne eivät selvennä viestiä, niitä ei kannata käyttää . Tavoitteena ei ole täyttää raporttia visuaalisilla "vempaimilla", vaan viestiä paremmin päätöksenteon kannalta kriittisiä tietoja.

Yleiset parhaat käytännöt kaavioiden kanssa työskentelyyn Excelissä

Valitsemastasi kaaviotyypistä riippumatta on olemassa useita ohjeita, jotka auttavat tekemään visualisoinneistasi selkeämpiä, ymmärrettävämpiä ja ammattimaisempia välttäen virheitä, joita esiintyy jatkuvasti esityksissä ja raporteissa.

Varmista ensin, että lähdetiedot ovat luotettavia, täydellisiä ja ajantasaisia . Mikään kaavio, olipa se kuinka vaikuttava tahansa, ei korvaa virheellisiä, vanhentuneita tai huonosti konsolidoituja tietoja. Jos tietokannassa on virheitä, kaavio on parhaimmillaankin harhaanjohtava ja pahimmillaan vaarallinen.

Toiseksi, valitse aina viestiä parhaiten edustava kaaviotyyppi , äläkä visuaalisesti miellyttävintä. Aseta nopea luettavuus ja intuitiivinen ymmärrys etusijalle esteettisen vaikutuksen sijaan. Lisäksi pyri minimoimaan toissijaisten akselien ja päällekkäisten asteikkojen määrä, sillä ne usein johtavat sekaannukseen ja väärintulkintaan.

Kolmanneksi, kiinnitä huomiota perussuunnitteluun: käytä yksinkertaista ja johdonmukaista väripalettia, poista tarpeettomat ruudukkoviivat ja vältä turhia 3D-tehosteita ja varjostusta. Jokainen visuaalinen elementti, joka ei tarjoa hyödyllistä tietoa, on häiriötekijä, joka haittaa tulkintaa.

Lopuksi, harjoittele empatiaa yleisöäsi kohtaan. Kysy itseltäsi tarkalleen, mitä raportin lukijan on nähtävä , mikä on hänen kontekstinsa, kuinka paljon aikaa hän aikoo käyttää siihen ja mitä päätöksiä hänen on tehtävä näiden tietojen perusteella. Yksityiskohtien tason, kaavion tyypin ja esitystavan mukauttaminen yleisölle ratkaisee, onko raportista helposti unohdettava vai todellinen hallintatyökalu.

Viime kädessä avain virheiden välttämiseen Excel-kaavioiden kanssa ei ole kaikkien olemassa olevien eksoottisten tyyppien tunteminen, vaan sen tietäminen, milloin välttää hämmentäviä tyyppejä, milloin valita yksinkertaisempia vaihtoehtoja ja miten soveltaa muutamia hyviä suunnittelu- ja tiedonlaatukäytäntöjä, jotka varmistavat, että visualisoinnit kertovat oikean tarinan ilman tarpeetonta liioittelua ja mahdollisimman selkeästi.