- Erottelu standardikopioinnin, tiedonsiirron ja tiettyihin ominaisuuksiin tarkoitettujen erityisliimojen käytön välillä.
- Pikanäppäinten, kontekstivalikoiden ja vedä ja pudota -tekniikoiden hallinta työnkulun optimoimiseksi.
- Edistynyt kaavojen hallinta suhteellisten, absoluuttisten ja sekaviittausten avulla virheiden välttämiseksi tietoja kopioitaessa.
Olet luultavasti kokenut tämän: työskenteletpä sitten yksinkertaisen laskentataulukon kanssa tai käsittelet miljoonia datapisteitä, on tehtäviä, joita toistat yhä uudelleen ja uudelleen, kunnes olet täysin uupunut. Yksi näistä on epäilemättä tiedon siirtäminen paikasta toiseen. Jos opit siirtämään tietoa tehokkaasti , säästät paljon aikaa ja vältät saman työn tekemisen kahdesti valvonnan vuoksi.
Ennen kuin aloitat solujen kopioimisen, on tärkeää ymmärtää, että Excel ei kopioi vain näkemääsi tekstiä tai numeroita. Se itse asiassa kopioi kaiken sisällön : ehdollisesta muotoilusta ja tietojen validoinnista piilotettuihin kommentteihin. Pohjimmiltaan prosessi on jaettu kahteen vaiheeseen: tietojen tallentaminen leikepöydälle ja sitten kopioiminen haluttuun sijaintiin.
Tietojen kopiointi- ja liittämismenetelmät
Jos käytät mieluummin hiirtä, valintanauha on paras ystäväsi. Siirry Aloitus-välilehdelle, etsi Leikepöytä-osio ja napsauta Kopioi. Valitse sitten kohdesolu ja napsauta Liitä. Lyhyt vinkki on, että kopioinnin jälkeen voit painaa Enter-näppäintä liittääksesi tiedot heti, vaikka tämä tyhjentää leikepöydän toisin kuin valintanauhapainikkeen käyttäminen.
Niille, jotka haluavat nopeamman prosessin, pikavalikko on ihanteellinen vaihtoehto. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valittua aluetta ja valitse Kopioi tai Leikkaa. Siirry sitten kohteeseen, napsauta uudelleen hiiren kakkospainikkeella ja valitse Liitä-vaihtoehto. Kuten edellisessäkin menetelmässä, Enter-näppäimen käyttö nopeuttaa prosessia, mutta poistaa väliaikaisen kopion.
Jos nopeus on sinulle tärkeää etkä pidä näppäimistön laskemista alas, pikanäppäimet ovat oikea valinta. Lähes kaikissa ohjelmistoissa toimivat yleiset näppäinyhdistelmät ovat Ctrl + C kopioimiseen , Ctrl + X leikkaamiseen (tämä poistaa alkuperäisen) ja Ctrl + V sisällön liittämiseen valittuun paikkaan.
On myös erittäin visuaalinen ja nopea tapa: vetämällä ja pudottamalla. Jos valitset alueen ja vedät sitä reunasta hiiren vasemmalla painikkeella, siirrät tietoja. Mutta jos pidät Ctrl-näppäintä painettuna vetämisen aikana , näet pienen plusmerkin (+) kohdistimen vieressä, joka osoittaa, että kopioit tiedot siirtämisen sijaan.
Erikoisliimauksen taito
Joskus emme halua kopioida kaikkea, vaan vain osan. Tätä varten Excel tarjoaa Liitä määräten -toiminnon. Jos siirryt Aloitus-välilehteen ja napsautat Liitä-nuolta, näet, että voit liittää vain kaavat, muotoilut tai arvot . Jos esimerkiksi sinulla on solu, jossa on laskettu tulos, mutta haluat vain loppuluvun, valitse Liitä arvot.
Lisäasetuksista löydät tehokkaita toimintoja, kuten Transpose-toiminnon, jonka avulla voit kiertää datan suuntaa , muuntaa rivit sarakkeiksi ja päinvastoin. Voit myös liittää vain datan validoinnin tai kommentit, jolloin vältät kohdesolun visuaalisen ulkoasun muuttumisen.
Jos avaat Liitä määräten -valintaikkunan, huomaat, että voit suorittaa suoria matemaattisia laskutoimituksia . Tämä tarkoittaa, että voit laskea yhteen, vähentää, kertoa tai jakaa kopiointialueen arvoja kohdealueella jo olevilla arvoilla. Lisäksi "ohita tyhjät välilyönnit" -vaihtoehto on korvaamaton, koska se estää lähdekoodin tyhjiä soluja korvaamasta kohdekoodin olemassa olevia tietoja.
Kaavan hallinta ja täyttöohjain
Kun kopioimme kaavoja, asiat muuttuvat mielenkiintoisiksi. Excel käyttää oletusarvoisesti suhteellisia viittauksia, mikä tarkoittaa, että jos kopioit kaavan alaspäin, myös viitatut solut siirtyvät alaspäin. Jos haluat solun pysyvän kiinteänä, sinun on käytettävä absoluuttisia viittauksia painamalla F4-näppäintä ja lisäämällä $-merkin (esimerkki: $A$1). On myös sekaviittauksia, joissa kiinteästi kopioit vain rivin tai vain sarakkeen.
Täyttökahva, tuo pieni neliö solun oikeassa alakulmassa, on kätevä sisällön nopeaan kopioimiseen pystysuunnassa . Jos kaksoisnapsautat sitä, Excel laajentaa kaavaa tai tietoja alaspäin, kunnes se löytää tyhjän solun. Ole kuitenkin varovainen, sillä jos kopioit päivämääriä tai numeroita, ohjelma saattaa yrittää luoda loogisen sarjan tarkan kopion sijaan.
Jos sinun on siirrettävä tietoja muihin työkaluihin, kuten WP Sheet Editoriin, prosessi on yksinkertainen: kopioi se Exceliin ja käytä klassista Ctrl + V -näppäinyhdistelmää toisessa sovelluksessa. Muista, että jos leikkaat solun, se katoaa alkuperäisestä sijainnistaan, kun taas kopioitaessa lähdealue pysyy ennallaan.
Kaikkien näiden työkalujen hallinta – nopeista oikoteistä ja älykkäästä vedä ja pudota -toiminnosta Liitä määräten -tarkkuuteen ja kaavojen lukitsemiseen dollarimerkillä ($) – mahdollistaa minkä tahansa tietomäärän täydellisen hallinnan. Halusitpa sitten vaihtaa taulukoita, suorittaa nopeita matemaattisia laskutoimituksia liittämällä tai yksinkertaisesti estää muotoilun rikkoutumisen soluja vedettäessä, Excel tarjoaa valtavasti joustavuutta sujuvaan ja ammattimaiseen työnkulkuun.