Kuinka järjestää tiedostot tietokoneellasi ja pitää asiat järjestyksessä menemättä hulluksi

Informatec Digital » Resurssit » Kuinka järjestää tiedostot tietokoneellasi ja pitää asiat järjestyksessä menemättä hulluksi

Monet ihmiset hankkivat uuden tietokoneen, kiintolevyn tai jopa upouuden SSD-levyn, ja muutamassa kuukaudessa se on täysi sotku. Mitä enemmän meillä on tallennustilaa, sitä enemmän tiedostoja kertyy : valokuvia, dokumentteja, latauksia, videoita, työprojekteja, kurssimuistiinpanoja... ja näin minkään löytäminen muuttuu mahdottomaksi tehtäväksi kiireessä.

Hyvä uutinen on, että järjestely ei ole niin monimutkaista, jos tiedät mistä aloittaa. Yhdistämällä Windowsin sisäänrakennetut vaihtoehdot erikoisohjelmistoihin voit siirtyä sotkuisesta tietokoneesta loogiseen, siistiin ja helppokäyttöiseen kansiojärjestelmään, joka sopii täydellisesti sekä henkilökohtaiseen elämään että päivittäiseen työhön.

Miksi on niin tärkeää järjestää tietokoneen tiedostot oikein?

Siisteyden pakkomielteen lisäksi hyvin jäsenneltyjen tietokonetiedostojen pitäminen on käytännössä välttämättömyys . Nykyään suuri osa elämästämme on tietokoneillamme: laskut, sopimukset, perhekuvat, työraportit, esitykset, tärkeät asiakirjat sisältävät PDF-tiedostot ja niin edelleen. Tärkeän tiedoston kadottaminen tai 20 minuutin etsiminen ei ole vain turhauttavaa; se voi aiheuttaa määräajan ylittymisen tai jopa arvokkaiden tietojen menettämisen.

Lisäksi epäjärjestyksessä oleva kansiojärjestelmä hidastaa hakua huomattavasti . Ei ole väliä, vaikka tietokoneesi olisi erittäin tehokas: jos jokainen asiakirja on eri paikassa ja sillä on satunnaisia ​​nimiä, kuten "final_def_definitive2.docx", tuhlaat aikaa ja henkistä energiaa joka kerta, kun sinun täytyy löytää jotain.

Toinen tärkeä seikka on, että hyvä organisointi pakottaa sinut tarkistamaan tiedostosi aika ajoin . Tämä auttaa sinua poistamaan tarpeettomat tiedostot, vapauttamaan levytilaa, näkemään mitkä tiedostot vievät tilaa ja havaitsemaan kaksoiskappaleet tai valtavat tiedostot, jotka käyttävät tarpeettomasti gigatavuja (vanhat varmuuskopiot, pakkaamattomat videot jne.).

Lopuksi, jos jaat tietokoneen tai työskentelet tiimissä, yhtenäinen organisaatiojärjestelmä on ratkaiseva tekijä siinä, pystyykö kuka tahansa löytämään tiedoston sekunneissa vai tietääkö vain "kaaoksen omistaja" enemmän tai vähemmän missä kaikki on.

Hyvät peruskäytännöt ennen mihinkään koskemista

Ennen kuin alat luoda kansioita kuin huomista ei olisi, on tärkeää luoda joitakin perusperiaatteita. On olemassa muutamia tapoja, jotka säästävät sinulta paljon päänvaivaa ja jotka sinun kannattaa omaksua heti, vaikka et olisi vielä tehnyt tietokoneesi perusteellista siivousta.

Aloita unohtamalla työpöytäsi käyttäminen "roskalaatikkona" ja opettele järjestämään digitaalinen työpöytäsi . On erittäin kätevää kipata kaikki päivän aikana lataamasi tai luomasi tiedostot sinne, mutta muutaman viikon kuluttua sinulla on kuvakkeiden matto, josta mikään ei erotu. Ihannetapauksessa työpöydälläsi tulisi olla vain päivittäin käyttämiesi sovellusten pikakuvakkeita ja roskakori.

Toinen erittäin hyödyllinen lähtökohta on käyttää suurta, yleistä kansiota pohjana kaikelle . Windowsissa on jo yksi nimeltä "Dokumentit", joka on yleensä täydellinen paikka keskittää henkilökohtaisia ​​ja työtiedostoja. Sieltä voit rakentaa koko sisäisen hierarkian porrastetusti.

On myös tärkeää olla menemättä liian yksityiskohtiin. Kansion luominen aivan kaikelle on aivan yhtä huono asia kuin kansion luomatta jättäminen ollenkaan . Yritä tehdä rakenteestasi looginen, mutta vältä juuttumista alikansioiden sokkeloihin, joissa dokumentin tallentaminen vaatii viisi napsautusta ja kymmenen eri tason avaamisen.

Kuinka saada kaikki irti Windowsin tiedostoselaimesta

Windowsissa on joitakin erittäin hyödyllisiä työkaluja kunkin kansion sisällön järjestämiseen, vaikka onkin totta, että alkuperäisellä järjestämisellä on rajoituksensa . Yhteen kansioon asettamiasi asetuksia ei automaattisesti sovelleta muihin, joten jos haluat tietyn järjestelmän useissa paikoissa, sinun on hienosäädettävä sitä manuaalisesti.

Kun avaat Resurssienhallinnan, oletusnäkymä on "Pikakäyttö" (uusimmissa versioissa tätä kutsutaan nimellä "Resurssienhallinnan aloitussivu"). Tässä näytössä näet viimeisimmät ja suosikkitiedostosi yhdellä silmäyksellä sekä tietokoneeltasi että verkkopalveluista, kuten Office.comista. Se on usein käytännöllisempi vaihtoehto kuin siirtyä suoraan "Tämä tietokone" -näkymään ja käyttää tekniikoita tiedostojen nopeampaan löytämiseen tietokoneeltasi.

Jos haluat aina käyttää klassisia asemia ja kansioita, voit muuttaa Resurssienhallinnan oletustoimintoja . Yläreunassa, asetusvalikossa, on asetus "Avaa Resurssienhallinta kohteessa:", jossa voit valita, että se avautuu suoraan "Tämä tietokone" -kansioon "Käynnistä"-valikon sijaan.

Kun olet missä tahansa kansiossa, tiedostoalueen tyhjän kohdan napsauttaminen hiiren kakkospainikkeella avaa erittäin hyödyllisen valikon , jolla voit hallita sisällön näyttötapaa. Sieltä voit muun muassa lajitella, ryhmitellä ja määrittää, mitkä tietosarakkeet haluat nähdä.

Kaksi keskeistä visuaalista toimintoa ovat "Lajittele" ja "Ryhmittely". "Lajittele"-toiminnolla voit päättää kansion lajitteluperusteet (nimi, muokkauspäivämäärä, tyyppi, koko jne.) ja sen, haluatko tarkastella sitä nousevassa vai laskevassa järjestyksessä. Windows 10:ssä on myös "Lisää..." -painike, joka tarjoaa pääsyn erittäin pitkään luetteloon lisälajittelukentistä.

"Ryhmittelyperuste"-asetuksella sisältö jaetaan lohkoihin valitun kriteerin mukaan (päivämäärän, tiedostotyypin, koon, tunnisteiden jne. mukaan). Jokainen ryhmä toimii visuaalisesti eräänlaisena alikansiona nykyisessä kansiossa, ja otsikko osoittaa luokan ja alla olevat tiedostot.

Mielenkiintoista on, että jokaisen ryhmittelyn sisällä voit käyttää omaa järjestystäsi . Voit esimerkiksi ryhmitellä "Lataukset"-kansion päivämäärän mukaan (tänään, eilen, viime viikolla jne.) ja samalla lajitella jokaisen lohkon sisällä tyypin tai koon mukaan löytääksesi etsimäsi nopeammin.

Molemmissa toiminnoissa "Lisää"-painike (löytyy Windows 10:stä ja "Ryhmittelyperuste"-kohdasta myös Windows 11:stä) avaa ikkunan, jossa voit valita, mitkä tiedot näkyvät sarakkeina kyseisille kohteille: luontipäivämäärä, tekijät, kuvien korkeus tai leveys, videon kesto, vuosi, kehyksen leveys ja paljon muuta.

Luo yksinkertainen mutta tehokas kansiohierarkia

Sekaannusten välttämisen avain on järjestelmän järkevä jäsentäminen. Ihannetapauksessa tietokoneesi pääsisältö tulisi voida tallentaa muutamaan ylimmän tason kansioon ja sitten laajentaa sitä sieltä vain tarvittaessa.

Jos käytät samaa tietokonetta sekä henkilökohtaisiin että työasioihin, hyvä lähtökohta on luoda kaksi isoa kansiota "Dokumentit"-kansioon : toinen omalla nimelläsi (henkilökohtaisia ​​tiedostoja varten) ja toinen yrityksesi tai ammatillisen projektisi nimellä (työasioita varten). Kunkin kansion sisällä voit sitten jakaa sen edelleen luokkiin: "Laskut", "Asiakkaat", "Projektit", "Kuvat", "Kurssit" jne.

Ajattele sitä kuin puuta: yleisestä erityiseen, mutta älä liioittele tasojen kanssa . Esimerkiksi Kuvat → 2024 → Matkat → Sevilla. Et tarvitse alikansiota "Sevilla päivällä", "Sevilla yöllä" tai "Sevilla ystävien kanssa", ellet käsittele tuhansia kuvia ja tämä erottelu on sinulle hyödyllinen.

Hyödyllinen vinkki on kysyä itseltäsi: ”Miten etsisin tätä tiedostoa kuuden kuukauden kuluttua?” Jos ensimmäisenä mieleen tulee projektin nimi, laita se listan kärkeen. Jos muistat päivämäärän (lukukausi, kouluvuosi, vuosi), järjestä se päivämäärän mukaan. Tärkeintä on, että kriteerit ovat johdonmukaisia ​​ja toistuvat aina.

Vältä myös samanlaisten tiedostojen kansioiden kopioimista. Mitä enemmän sinulla on rinnakkaisia ​​kansioita samannimisillä tiedostoilla, sitä suurempi on riski tallentaa tiedosto väärään paikkaan . Yksi, hyvin järjestetty "Asiakkaat"-kansio on parempi kuin useat kansiot, joissa on "Uudet asiakkaat", "Nykyiset asiakkaat", "Omat asiakkaat" jne. ja jotka ovat täynnä sekalaisia ​​dokumentteja.

Kansioiden ja asiakirjojen strateginen nimeäminen

On hyödytöntä, jos tiedostonimiä on mahdotonta tulkita , jos kunnollinen kansiorakenne on hyvä . Tässä kohtaa nimeämiskäytännöt tulevat apuun: johdonmukainen ja toistettava nimeämisjärjestelmä, jonka avulla voit löytää minkä tahansa asiakirjan järjestelmän hakupalkin avulla.

Ihannetapauksessa kaikkien toisiinsa liittyvien tiedostojen tulisi noudattaa samaa nimeämiskäytäntöä . Voit nimetä sen päivämäärän, projektin tai asiakkaan nimen, asiakirjatyypin mukaan tai yhdistää useita elementtejä. Esimerkiksi lainauksissa voit käyttää jotain seuraavanlaista: "2020-02-04_quote_ClientAlpha.docx". Ajatuksena on, että jo lukemalla sen tiedät, mistä on kyse.

Muista myös, että Windowsin luettelonäkymässä näkyvät yleensä vain tiedostonimen ensimmäiset merkit . Jos käytät erittäin pitkiä ja yksityiskohtaisia ​​nimiä, niitä on vaikea lukea yhdellä silmäyksellä. Lyhyt mutta informatiivinen nimi on parempi kuin kokonainen kappale.

Toinen erittäin hyödyllinen strategia on käyttää pieniä "koodeja" nimen alussa aakkosjärjestyksen muuttamiseksi . Esimerkiksi tiedostot, jotka alkavat "_":lla, näkyvät kansion luettelon yläosassa, joten voit varata kyseisen etuliitteen päivittäin avattaville tiedostoille ("_Nykyinen-projekti", "_Laskut-Kuluva-Kuukausi"...).

Vastaavasti @-merkillä alkavat nimet sijoitetaan yleensä suoraan alaviivalla varustettujen nimien jälkeen . Voit käyttää tätä tärkeille asiakirjoille, joita sinun ei tarvitse nähdä ensin. Kaikelle muulle voit käyttää numeroita alussa ("1_Yleissuunnitelma", "2_Raportit" jne.), jos se auttaa sinua ylläpitämään loogista järjestystä.

Päivittäiset tavat: kaaoksen välttäminen ennen kuin se ilmenee

Tietokone täyttyy nopeasti, kun olemme työkiireissä. Lataamme PDF-tiedoston, jätämme sen Lataukset-kansioon "myöhempää käyttöä varten", tallennamme hätäisesti Word-dokumentin työpöydälle, ja ennen kuin huomaammekaan, satoja tiedostoja on kasattu väliaikaisiin paikkoihin.

Tehokkain tapa torjua tätä on omaksua yksinkertainen sääntö: arkistoi asiakirjat heti, kun luot tai lataat tiedoston. Eli joka kerta, kun luot tai lataat tiedoston, käytä 10 sekuntia tallentaaksesi sen suoraan kansioon, johon sen tulisi jäädä pysyvästi, käyttäen sen oikeaa nimeä.

Tuo pieni ele estää sinua käyttämästä tuntia viikon lopussa yrittäessäsi muistaa, mikä kukin nimeämätön tiedosto oli tai mihin ihmeeseen tallensit esityksen, jota tarvitset huomista varten. ”Järjestän sen myöhemmin” tarkoittaa yleensä ”En koskaan järjestele sitä . ”

Silti asiat jäävät aina huomaamatta. Siksi on hyvä varata tietty aika, esimerkiksi perjantaisin ennen päivän päättymistä, ongelmallisten kansioiden , kuten työpöydän, latausten, väliaikaisten tiedostojen jne., nopeaan tarkistamiseen. Vain muutamassa minuutissa voit siirtää puuttuvat tiedostot oikealle paikalleen, poistaa kaksoiskappaleet ja tyhjentää roskakorin.

Jos sinulla on vaikeuksia pitää työpöytäsi siistinä, voit kokeilla "Desktop Zero" -menetelmän tee-se-itse-versiota. Luo kansio nimeltä "Desktop Files" ja kun huomaat työpöydälläsi liikaa tiedostoja, vedä ne kaikki siihen. Avaa sitten kansio yksi kerrallaan ja siirrä jokainen tiedosto takaisin lopulliseen sijaintiinsa.

Järjestä työtiedostosi paremmin

Ammattimaisessa ympäristössä sotku on vieläkin havaittavampi. On hyvin yleistä, että työpöytä on täynnä päivittäisiä dokumentteja , esitysten eri versioita, ladattuja asiakasraportteja, kollegoiden jakamia resursseja ja niin edelleen.

Käytännöllinen vinkki on, että työasiakirjoja ei koskaan tallenna suoraan työpöydälle . Käytä aina "Dokumentit"-kansiota tai, jos yritykselläsi on sisäinen verkko tai pilvijärjestelmä, virallisia jaettuja sijainteja (verkkolevyt, OneDrive, Google Drive jne.). Tällä tavoin voit käyttää tiedostoja myös muilta laitteilta.

Mieti, miten työkansiossasi käytännössä työskentelet. Voit luoda osion "Keskellä"-tiedostoille, toisen "Odottaa"-osioille ja kolmannen "Arkistoiduille "-osioille. Asiakirjat siirtyvät osiosta toiseen tilansa mukaan, mikä auttaa sinua seuraamaan, mitkä tiedostot ovat vielä aktiivisia ja mitkä voit jättää rauhaan.

Jos jaat dokumentteja muiden kanssa, yritä sopia yhteisestä nimeämiskäytännöstä. Kansioiden nimet "Lopullinen_raportti", "Uusi_raportti" tai "Viimeisin_raportti" ja "2024-03_Raportti-asiakasX_v1", "2024-03_Raportti-asiakasX_v2" jne. eivät ole sama asia. Tiimitasolla tämä säästää lukemattomia kysymyksiä sähköpostin ja chatin välityksellä.

Hyödynnä aina kun mahdollista työskentelyä suoraan pilvessä . Monet alustat tallentavat versioita automaattisesti, mahdollistavat sisällön hakemisen dokumenteista ja helpottavat jakamista ilman tiedostojen kopiointia useille sivustoille. Tutustu pilvitallennusohjelmisto-oppaaseemme valitaksesi parhaan vaihtoehdon.

Hyödynnä kolmannen osapuolen ohjelmia lajitteluprosessin automatisoimiseksi

Jos haluat mennä askeleen pidemmälle ja antaa tietokoneesi tehdä osan työstä puolestasi, on olemassa useita erittäin mielenkiintoisia työkaluja. Nämä ohjelmat analysoivat tiedostosi ja järjestävät ne uudelleen määrittämiesi sääntöjen mukaisesti (tyypin, päivämäärän, koon jne. mukaan).

Yksi kattavimmista vaihtoehdoista on Järjestä omat tiedostoni. Tämä ohjelmisto toimii Windowsissa, Linuxissa ja macOS:ssä ja keskittyy tiedostojen automaattiseen luokitteluun eri ominaisuuksien, kuten tiedostopäätteen, tyypin, luontipäivämäärän, koon ja muiden, mukaan.

Kun olet ladannut ja asentanut sen viralliselta verkkosivustolta, sinua pyydetään ensimmäistä käyttökertaa käytettäessä valitsemaan, minkä aseman tai kansion haluat järjestää. Voit lisätä muita sijainteja painamalla "+ LISÄÄ KANSIO" -painiketta , joka näkyy käyttöliittymän vasemmalla puolella. Keskellä näet ympyrädiagrammin, joka näyttää väreillä, mitkä tiedostotyypit vievät eniten tilaa.

Se on erittäin helppokäyttöinen: kun napsautat "Järjestä", ohjelma siirtää tiedostot automaattisesti määriteltyjen sääntöjen mukaisesti luoden uusia kansioita alkuperäiseen sijaintiin, järjestettynä tyypin, päivämäärän tai muiden valitsemiesi kriteerien mukaan. Vain muutamassa minuutissa voit muuttaa kaoottisen hakemiston paljon järjestelmällisemmäksi.

Toinen suosittu sovellus on Easy File Organizer. Se on saatavilla Windowsille (jopa Microsoft Storesta), Linuxille ja macOS:lle , ja sen vahvuudet ovat älykkäät suodattimet ja mukautetut säännöt.

Easy File Organizerin avulla voit määrittää kriteerejä, kuten tiedostotyypin, tiedostopäätteen, luontipäivämäärän tai nimen . Sovellus analysoi kaiken sisällön ja ryhmittelee kutakin sääntöä vastaavat tiedostot kansioihin. Näiden kansioiden sisällä voit myös luoda lisää alikansioita entistä tarkempaa järjestämistä varten.

Prosessi on melko automaattinen: skannattuasi määrittämäsi polut ohjelma soveltaa ennalta määritettyjä sääntöjä tiettyjen tiedostojen nimeämiseen uudelleen, siirtämiseen tai jopa poistamiseen pitäen kaiken järjestyksessä hyvin vähäisellä manuaalisella puuttumisella.

File Juggler on toinen työkalu, joka keskittyy tiedostojen työnkulkujen automatisointiin. Sen tavoitteena on poistaa aika, joka muuten kuluisi dokumenttien siirtämiseen yksi kerrallaan . Se skannaa jatkuvasti tiettyjä kansioita ja heti kun uusia tiedostoja, jotka täyttävät tietyt ehdot, se käsittelee ne ennalta määritettyjen toimien mukaisesti.

Tässä tapauksessa säännöt voivat perustua tiedostonimeen, tiedostopäätteeseen tai jopa sen sisältöön . Kun asetukset on määritetty, ohjelma voi nimetä tiedostoja uudelleen, siirtää ne oikeaan kansioon, luoda varmuuskopioita tai siivota ne, jos niitä ei enää tarvita. Sen voi ladata sen verkkosivustolta.

Niille, jotka hallinnoivat suuria multimediakirjastoja, erityisesti musiikkikirjastoja, on olemassa TagScanner. Se on ilmainen ohjelma, joka keskittyy äänitiedostoihin ja niiden metatietoihin (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes jne.).

TagScannerin avulla ensimmäinen vaihe on etsiä ja ladata äänitiedostokokoelmasi. Sen jälkeen voit muokata tunnisteita kerralla, nimetä kappaleita uudelleen niiden metatietojen perusteella ja järjestää kokonaisia ​​kansioita loogisen nimeämismallin mukaisesti (artisti, albumi, kappaleen numero jne.).

Voit jopa muodostaa yhteyden verkkotietokantoihin täydentääksesi puuttuvia tietoja (esimerkiksi albumin kansikuvan tai albumin tiedot). Se on tehokas tapa järjestää kaoottisia musiikkikirjastoja ilman, että sinun tarvitsee käydä läpi jokaista kappaletta erikseen.

Järjestä tiedostoja tunnisteilla Windowsissa tunnisteiden avulla

Kansioiden lisäksi on olemassa toinenkin erittäin mielenkiintoinen tapa järjestää: tunnisteet . Windows ei tarjoa tätä ominaisuutta oletusarvoisesti laajasti, mutta työkalut, kuten Tunnisteet, lisäävät tämän toiminnallisuuden suoraan Resurssienhallintaan.

Tagging ei ole erillinen ohjelma, vaan pikemminkin Windowsin Resurssienhallintaan integroituva lisäpaneeli . Asennuksen jälkeen huomaat, että yhden tai useamman tiedoston hiiren kakkospainikkeella napsauttaminen tuo esiin uusia tageihin liittyviä vaihtoehtoja.

Aloittaaksesi sen käytön sinun on pyydettävä ilmainen lisenssiavain heidän verkkosivuiltaan. Syötä vain nimesi ja sähköpostiosoitteesi : saat ensimmäisen sähköpostin tilisi vahvistamiseksi ja toisen sähköpostin, jossa on aktivointiavaimesi.

Kun siirryt kansioon, jonka haluat järjestää tunnisteiden mukaan, perustyönkulku on yksinkertainen. Valitse tunnisteella merkittävät tiedostot, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Merkitse tunnisteella" -vaihtoehto . Sieltä voit siirtyä kohtaan "Lisää tunnisteita", jolloin "Valitse tunniste" -niminen ikkuna avautuu.

Kyseisessä ikkunassa voit luoda uuden tagiryhmän ("New tag group") napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kohtaa "Tags" ("Tunnisteet") eli uuden ryhmän temaattisia tageja (esimerkiksi "Projektit", "Henkilöt", "Prioriteetti"). Ryhmän sisällä voit hiiren kakkospainikkeella luoda tiettyjä tageja ("Urgent", "Client X", "2024" jne.) ja lisätä ne valittuihin tiedostoihin.

Tästä eteenpäin tunnistepaneeli näyttää selvästi, mille tiedostoille mikäkin tunniste on määritetty . Parasta on, että sinun ei tarvitse luoda tunnisteita uudelleen: ne ovat aina käytettävissä pikavalikosta, jolloin voit merkitä uusia asiakirjoja vain muutamalla napsautuksella.

Toinen suuri etu on, että yhdessä tiedostossa voi olla useita tunnisteita samanaikaisesti . Tämä mahdollistaa lähestymistapojen yhdistelemisen: projektin, sisältötyypin, vuoden, prioriteetin mukaan… ilman, että tiedostoja tarvitsee kopioida useisiin kansioihin. Suurissa tietokokoelmissa tämä "rinnakkainen" organisointi on korvaamatonta.

Erityiset työkalut työpöydän hallintaan

Jos olet yksi niistä ihmisistä, joiden työpöytä päätyy aina sotkuiseksi, yrititpä kuinka kovasti tahansa, voit luottaa myös tähän tarkoitukseen suunniteltuihin ohjelmiin. Esimerkiksi Windows tarjoaa maksullisen Fences-ohjelmiston, joka luo "lohkoja" eli säilöjä suoraan työpöydällesi.

Aitojen avulla jokainen lohko toimii erillisenä alueena: voit käyttää yhtä laatikkoa sovellusten pikakuvakkeille, toista kansioille, toista viimeksi käytetyille dokumenteille ja niin edelleen. Ohjelma voi järjestää kuvakkeet automaattisesti uudelleen määrittämiesi pääluokkien mukaan.

Tällä tavoin, vaikka sinulla olisi vielä asioita työpöydälläsi, ne eivät ole hajallaan ympäri näyttöä , vaan ryhmiteltyinä ja visuaalisesti merkittyinä, mikä vähentää huomattavasti kaaoksen tunnetta.

macOS:ssä taas on työkaluja, kuten Hazel, joiden avulla voit määrittää erittäin yksityiskohtaiset säännöt tiedostojen siirtämiselle kansioiden välillä nimen, tyypin, päivämäärän tai jopa sisällön perusteella. Finderin "älykkäät kansiot" -järjestelmä toimii kuin reaaliaikaiset suodattimet, jotka näyttävät automaattisesti tietyt ehdot täyttävät tiedostot ilman, että niitä tarvitsee kopioida.

Sekä Macilla että Windowsilla pienen henkilökohtaisen kurinalaisuuden yhdistäminen näihin automaatioihin tekee järjestyksen ylläpitämisestä lähes läpinäkyvää : jatkat työskentelyä ja järjestelmä laittaa asiat paikoilleen.

Tietokoneen tiedostojen järjestäminen oikein ei ole viime kädessä pakkomielteistä, vaan elämän helpottamista. Jos määrittelet loogisen kansiorakenteen, käytät yhdenmukaisia ​​nimiä, arkistoit tiedostoja reaaliajassa ja tuet kaikkea tätä oikeilla työkaluilla (Windowsin Resurssienhallinta, tiedostotunnisteet, automaattiset järjestelyohjelmat jne.), tietokoneesi lakkaa olemasta pohjaton kuilu kadonneita asiakirjoja ja siitä tulee työkalu, jonka avulla löydät kaiken nopeasti, stressittömästi ja tuhlaamatta tuntikausia etsimällä asioita, joiden tiedät olevan "jossain".