- Laskentataulukoiden puhdistamiseen on useita menetelmiä, aina erityisten valintatyökalujen käyttämisestä tietojen suodattamiseen.
- Tyhjien solujen automaattinen tunnistaminen mahdollistaa suurten rivimäärien poistamisen ilman inhimillisten virheiden riskiä.
- Tiedon järjestäminen sarakkeisiin helpottaa tyhjien tilojen ryhmittelyä myöhempää manuaalista poistamista varten.
Kun aloitamme työskentelyn Excel-taulukon kanssa, on hyvin yleistä, että rakenne ei ole aluksi täysin valmis. Muutaman muutoksen, tietojen siirtämisen tai sisällön poistamisen jälkeen on normaalia, että lopputuloksena on tyhjiä rivejä , joilla ei ole tarkoitusta ja jotka vain tukkivat näkymää, jolloin dokumentti näyttää epäjärjestyksessä olevalta.
Älä huoli, laskentataulukon siivoaminen ei ole rakettitiedettä. Vaikka saattaa vaikuttaa siltä, ettei Excelissä ole taianomaista "tyhjennä kaikki tyhjät" -painiketta, totuus on, että on olemassa useita erittäin tehokkaita tapoja järjestää taulukkosi täydellisesti vain muutamalla napsautuksella riippuen siitä, haluatko mennä suoraan asiaan vai hallita laskentaasi visuaalisesti.
"Siirry erityiseen" -temppu kaiken poistamiseksi kerralla
Jos sinulla on valtava Excel-tietokanta etkä halua nähdä vaivaa poistamalla jokaista merkintää yksi kerrallaan, hakutoiminto on paras ystäväsi. Ensimmäinen vaihe on valita sarake , jossa aukot sijaitsevat. Kun olet valinnut alueen, siirry Aloitus-välilehdelle, avaa "Etsi ja valitse" -valikko ja napsauta Siirry erityiseen -vaihtoehtoa.
Valitse avautuvassa pienessä ikkunassa Tyhjät solut -ruutu ja napsauta OK. Näet, että Excel on kuin taikaiskusta korostanut vain tyhjät välilyönnit. Palaa nyt Aloitus-välilehdelle koskematta mihinkään muuhun, jotta valinta ei katoa. Avaa "Poista"-valikko ja valitse Poista taulukon rivit . Ohjelma poistaa sitten automaattisesti jokaisen rivin, josta se löytää tyhjän välilyönnin.
Manuaalinen ja visuaalinen puhdistus aloittelijoille
Jos tiedostosi on pieni tai haluat nähdä tarkalleen, mitä poistat virheiden välttämiseksi, on olemassa perinteisempiä menetelmiä. Voit yksinkertaisesti napsauttaa hiiren kakkospainikkeella tyhjän rivin numeroa Excelissä (näytön vasemmassa reunassa) ja valita poistovaihtoehdon. Se on hitain menetelmä, mutta turvallisin, jos et ole perehtynyt työkaluun.
Toinen vaihtoehto on valita mikä tahansa solu poistettavalta riviltä, siirtyä Aloitus-välilehdelle, etsiä Solut-osio ja valita Poista taulukon rivit . Tämä prosessi on ihanteellinen, kun sinulla on vain muutama satunnainen tyhjä välilyönti ja haluat poistaa ne nopeasti ilman suodattimien tai monimutkaisten hakujen määrittämistä.
Suodattimien käyttö tyhjien tilojen hallintaan
Suodattimet ovat tehokas työkalu, jota voidaan käyttää paitsi datan analysointiin myös sen puhdistamiseen. Aloita valitsemalla alue taulukostasi ja siirtymällä Tiedot-välilehdelle napsauttamalla Suodatin- painiketta . Sarakeotsikoihin ilmestyy nuolia.
Jos napsautat jotakin näistä nuolista, näet, että voit valita, mitä näytetään. Jos valitset vain Tyhjä -vaihtoehdon , Excel piilottaa kaiken, jossa on sisältöä, jättäen näkyviin vain tyhjät rivit. Tässä vaiheessa voit valita ne kaikki (rivinumerot näkyvät sinisinä) ja poistaa ne kaikki kerralla . Kun poistat suodattimen, taulukkosi on täydellisesti tiivistetty.
Tietojen lajittelun avulla organisointi
Joskus yksinkertaisin tapa järjestää kaaos on yksinkertaisesti järjestellä asioita uudelleen. Jos valitset tiedot ja käytät Lajittele -toimintoa Tiedot-välilehdellä, voit valita nousevan tai laskevan järjestyksen. Tällä tavoin Excel ryhmittelee automaattisesti kaikki tyhjät rivit taulukon loppuun tai alkuun.
Kun kaikki aukot on ryhmitelty yhteen, monimutkaisia työkaluja ei tarvita: valitse vain tyhjien rivien lohko hiirellä, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja poista ne. Se on erittäin käytännöllinen tekniikka, jos et välitä tietueidesi alkuperäisen järjestyksen muuttumisesta.
Näiden tekniikoiden hallitseminen, olipa kyseessä sitten tyhjien arvojen nopea haku Ctrl + G:llä, älykkäiden suodattimien käyttö tai yksinkertainen sarakelajittelu, antaa kenelle tahansa käyttäjälle mahdollisuuden pitää asiakirjansa ammattimaisina ja rakenteellisista virheistä vapaina, mikä optimoi työajan ja tiedon luettavuuden.
