- Googlen ilmainen tallennustila (15 Gt) jaetaan Gmailin, Driven ja Kuvien kesken, ja kun se on täynnä, sähköpostien lähettäminen ja vastaanottaminen estetään.
- Google One -työkalun avulla voit diagnosoida, mikä vie eniten tilaa, ja poistaa sähköposteja, tiedostoja ja kuvia joukkopoistoina, tyhjentäen aina roskakorin.
- Gmailin, Driven ja Kuvien suodattimet koon, päivämäärän ja sisältötyypin mukaan auttavat poistamaan suuria liitteitä, vanhoja sähköposteja ja tilaa vieviä videoita.
- Jos tallennustila on optimoinnin jälkeenkin vähissä, vaihtoehtona on päivittää Google Oneen tai pyytää järjestelmänvalvojalta lisää tallennustilaa työtileillä.
Jos käytät Gmailia päivittäin, postilaatikostasi on todennäköisesti tullut digitaalinen roskalaatikko : tuhansia sähköposteja, uutiskirjeitä, joita et koskaan lue, valtavia liitteitä, ja kaiken kruunuksi Google Kuvat ja Drive lisäävät myös gigatavuja pinoon. Vaikka Googlen tarjoama 15 gigatavua saattaa tuntua riittävän kaikkeen, kun se täyttyy, varoitukset ja ongelmat alkavat.
Kun lähestyt tallennustilan rajaa, Google saattaa katkaista sen: Gmail lopettaa sähköpostien lähettämisen ja vastaanottamisen , Drive lopettaa tiedostojen lataamisen ja Kuvat lopettaa varmuuskopioinnin. Ennen kuin saavutat tämän pisteen, kannattaa opetella, miten voit palauttaa tilaa Gmailissa (ja muualla Google-tililläsi) järjestelmällisesti, nopeasti ja ennen kaikkea keskeytyksettä menettämättä mitään tärkeää.
Miten Googlen tallennustila toimii ja miksi Gmail täyttyy
Ensimmäinen asia, joka on ymmärrettävä, on se, että nuo 15 Gt ilmaista tallennustilaa eivät ole vain Gmailin käytössä: ne jaetaan Gmailin, Google Driven ja Google Kuvien kesken . Lisäksi on muita vähemmän näkyviä elementtejä, kuten WhatsAppin varmuuskopiot Androidilla tai tiedot sovelluksista, jotka myös käyttävät samaa tallennustilaa.
Kun tallennustila on rajallaan, Google asettaa useita melko vakavia rajoituksia . Gmailissa et voi lähettää tai vastaanottaa viestejä, ja saapuvat sähköpostit palautetaan lähettäjälle täyden postilaatikon ilmoituksella. Drivessa uusia tiedostoja ei enää synkronoida tai ladata, ja Docsissa, Sheetsissä, Slidesissa ja muissa Googlen toimistosovelluksissa et voi luoda uusia dokumentteja tai antaa muiden muokata olemassa olevia dokumentteja.
Google Kuvissa esto tarkoittaa, että kuvista ja videoista ei luoda uusia varmuuskopioita . Kaikki tallentamasi tiedot ovat edelleen tallessa, mutta uutta sisältöä ei lisätä, ennen kuin vapautat tai ostat lisää tallennustilaa. Ja varoitus: jos et tee mitään, saatat menettää tärkeitä sähköposteja päiviksi edes huomaamattasi.
Voit tarkistaa jäljellä olevan tallennustilan Gmailin alareunassa olevasta käyttöindikaattorista. Sieltä pääset tallennustilan hallintasivulle, jossa näet erikseen, kuinka paljon tilaa Gmail, Drive ja Kuvat käyttävät . Tämä on selkein tapa paikantaa ongelman syy.
Käytä Google Onea ja virallista työkalua tilan vapauttamiseen
Google on keskittänyt lähes kaiken tallennustilan tyhjentämiseen liittyvän Google One -alustalle. Vaikka sinulla ei olisi tilausta, voit tallennustilan hallintapaneelin avulla nähdä, mikä vie tilaa, ja poistaa kerralla tarpeettomia tiedostoja.
Siirry tietokoneellasi Google Oneen ja siirry Tallennustila-osioon. Sieltä löydät osion nimeltä "Vapauta tallennustilasi ", joka sisältää vaihtoehdot tilan vapauttamiseksi palvelun (Gmail, Drive, Kuvat) ja sisällön tyypin (suuret tiedostot, roskaposti, roskakori jne.) mukaan.
Kohdassa ”Vapauta tilitilaa” voit tarkastella luokkia, kuten roskakoria, roskapostia, erittäin suuria tiedostoja tai sovellussisältöä. Luokasta riippuen voit lajitella , suodattaa tai muuttaa näkymää (luettelo tai ruudukko), mikä helpottaa suurten kohdemäärien tarkastelua ennen niiden poistamista.
Google Kuvissa tämä sama paneeli näyttää poistettavaksi valmiita kuvia ja videoita. Jos haluat säilyttää jotain, voit ladata sen tietokoneellesi ennen roskakoriin lähettämistä. Kun olet valinnut poistettavan kohteen, napauta Poista (tai "Siirrä roskakoriin", jos olet Kuvissa) ja vahvista Googlen kysyessä, että hyväksyt pysyvän poiston, valitsemalla suostumusruudun.
Muista, että jos poistat tuhansia kohteita kerralla , vapautuneen tilan näkyminen tililläsi voi kestää jopa 48–72 tuntia, joten älä panikoi, jos palkki liikkuu aluksi tuskin lainkaan.
Ongelman diagnosointi: Drive, Gmail tai Kuvat
Ennen kuin alat poistaa asioita harkiten, on hyvä selvittää, mikä palvelu käyttää eniten tilaa. Siirry osoitteeseen drive.google.com/drive/quota nähdäksesi Drive-tiedostosi lajiteltuina suurimmasta pienimpään. Tämä on erittäin selkeä tapa nähdä, vievätkö videot, suuret varmuuskopiot tai vuosia säilytetyt asiakirjat tilaa.
Napsauta kyseisessä näkymässä hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa suurta tiedostoa, jota et tarvitse, ja valitse "Siirrä roskakoriin ". Kun roskakorissa on hyvä määrä tiedostoja, siirry Driven "Roskakori"-kansioon ja napsauta "Tyhjennä roskakori" vapauttaaksesi tilaa.
Gmailin tapauksessa diagnoosi tehdään suoraan sähköpostista käyttäen hakuoperaattoreita, kuten larger:10M, suuria liitteitä sisältävien viestien löytämiseen tai päivämääräsuodattimia erittäin vanhojen sähköpostien paikantamiseen. Samanlaista tapahtuu Kuvissa, joissa videot ovat yleensä pääsyyllisiä liiallisen tallennustilan taustalla.
Työpaikan tai oppilaitoksen tileillä (Google Workspace) tallennusrajan määrittää käyttöoikeutesi tai järjestelmänvalvojasi. Näissä tapauksissa, jos et voi ostaa lisää tallennustilaa suoraan, sinun on otettava yhteyttä järjestelmänvalvojaasi päivittääksesi tilauksesi tai vapauttaaksesi tallennustilaa organisaation konsolista.
Edistynyt temppu: Vapauta Gmailia siirtämällä kaikki sähköpostisi toiselle tilille
Jos olet tyyppiä, joka ei koskaan poista mitään, ja tilillesi on kertynyt viestejä vuosien ajan, nopein ratkaisu ei ehkä ole sähköposti kerrallaan siirtyminen, vaan koko Gmail-historian siirtäminen toiselle tilille . Tällä tavoin tyhjennät käytännössä postilaatikkosi menettämättä sähköposteja, jotka haluat säilyttää.
Prosessiin kuuluu uuden Gmail-tilin luominen ja sen määrittäminen lataamaan kaikki sähköpostit vanhalta tililtä POP3-yhteyden kautta ja poistamaan kopio vanhalta tililtä. Ennen kuin teet mitään, on erittäin suositeltavaa käyttää Google Takeout -palvelua sähköpostien täydellisen varmuuskopion luomiseen siltä varalta, että siirron aikana ilmenee ongelmia.
Alkuperäisellä tilillä siirry kohtaan Asetukset > ”Näytä kaikki asetukset” > ”Edelleenlähetys ja POP/IMAP” ja ota POP-käyttöoikeus käyttöön kaikille viesteille. On erittäin tärkeää valita vaihtoehto ”Poista Gmail-kopio, kun viestejä käytetään POPin kautta ”, koska se varmistaa, että uuteen tiliin lataamat sähköpostit poistetaan automaattisesti alkuperäiseltä tililtä.
Kirjaudu seuraavaksi uudelle Gmail-tilillesi ja siirry kohtaan Asetukset > ”Tilit ja tuonti”. Lisää vanha tilisi ”Tarkista sähköpostit muilta tileiltä” -osiossa ja määritä se POP3-yhteyden kautta noudattamalla ohjeita. Joukkolataus alkaa, mikä sähköpostien määrästä riippuen voi kestää huomattavan kauan.
Kun olet varmistanut, että kaikki tärkeät viestit on ladattu onnistuneesti uudelle tilille, voit poistaa POP-kyselyt käytöstä sieltä ja tyhjentää roskakorin alkuperäisellä tilillä vapauttaaksesi tilaa kokonaan. Se on raju toimenpide, mutta erittäin tehokas tileille, joilla on taipumusta digitaaliseen hamstraamiseen.
Puhdista Gmail askel askeleelta: koko, ikä, roskaposti ja roskakori
Toisen tilinikan lisäksi kannattaa opetella hallitsemaan Gmailia sisältäpäin. Ensimmäinen looginen askel on etsiä sähköpostit, joissa on suurimmat liitteet , koska poistamalla vain muutaman viestin voit vapauttaa paljon megatavuja (tai jopa gigatavuja) kerralla.
Gmailin hakupalkissa voit laajentaa lisäasetuksia (hakupalkin oikealla puolella oleva nuoli) ja käyttää "Koko"-kenttää etsiäksesi viestejä, jotka ovat suurempia kuin X Mt. Voit myös käyttää hakupalkissa suoraan syntaksia size:20MB tai larger:10M. On tärkeää noudattaa muotoa (ei välilyöntejä ja M megatavuille), muuten haku tehdään tavuina eikä toimi.
Kun olet nähnyt kaikki suuret sähköpostit, tarkista, mitkä niistä sinun on todella säilytettävä. Jos sinulla on tärkeitä asiakirjoja, lataa ensin liitteet tietokoneellesi tai toiseen pilvipalveluun ja poista sitten sähköposti ja tyhjennä roskakori . Näin varmistat, ettet menetä tietoja ja vapautat mahdollisimman paljon tilaa.
Toinen tehokas taktiikka on kohdistaa haku erittäin vanhoihin sähköposteihin. Käyttämällä operaattoria `older_than:1y` voit paikantaa kaikki yli vuoden vanhat viestit; voit korvata vuosien "y":n kuukausien "m":llä tai päivien "d":llä tarpeen mukaan. Valitse jälleen kaikki sähköpostit, joita et enää tarvitse säilyttää, ja poista ne.
Muista tarkistaa myös roskaposti- ja roskapostikansiosi. Vaikka viestit poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua, kaikki niissä oleva vie tilaa siihen asti. Molemmista kansioista löydät painikkeen, jolla voit tyhjentää kaiken kerralla ("Tyhjennä roskakori nyt" tai "Poista kaikki roskapostiviestit nyt").
Postilaatikon siivoaminen on turhaa, jos olet palannut lähtöruutuun kahden kuukauden jälkeen. Yksi parhaista tavoista pitää Gmail kurissa on peruuttaa sähköpostien tilaus, jotka eivät hyödytä sinua . Useimmissa uutiskirjeissä ja markkinointisähköposteissa on "Peruuta tilaus" -linkki viestin alareunassa, ja Gmail näyttää joskus samanlaisen pikakuvakkeen lähettäjän nimen vieressä.
Jos kymmenet uutiskirjeet todella saavat sinut hämmentymään, kannattaa avata muutama mainossähköposti, peruuttaa tilaus ja siten vähentää jatkuvaa sähköpostitulvaa, joka täyttää sähköpostilaatikkoasi ja tallennustilaasi. Vähemmän saapuvia sähköposteja tarkoittaa vähemmän sähköposteja, joita sinun on poistettava tulevaisuudessa.
Voit myös luoda automaattisia suodattimia tiettyjen viestien arkistoimiseksi, niiden lähettämiseksi tiettyyn tunnisteeseen tai niiden siirtämiseksi suoraan roskakoriin. Gmailin hakupalkin asetuspainikkeella voit suodattaa lähettäjän, aiheen, koon tai avainsanojen mukaan ja päättää sitten, mitä tehdä kaikille kyseiseen malliin sopiville sähköposteille.
Tunnisteiden ja luokkien käyttäminen auttaa pitämään postilaatikkosi siistinä ilman, että kaikkea tarvitsee poistaa. Gmailin välilehdet (Ensisijainen, Sosiaalinen media, Tarjoukset, Ilmoitukset, Foorumit) tarjoavat jo alustavan suodatuksen; jos otat tavaksi tarkistaa Tarjoukset ja Sosiaalinen media -välilehdet silloin tällöin tyhjentääksesi ne lähes kokonaan, vaikutus tallennustilaan on valtava.
Ja muista, että "Arkistointi" ei vapauta tilaa; se vain poistaa sähköpostit päänäkymästä. Se on hyödyllinen sähköpostien järjestyksessä pitämisessä, mutta jos haluat palauttaa gigatavuja, sinun on ensin poistettava sähköposteja ja tyhjennettävä roskakori.
Videot, valokuvat ja suuret tiedostot Google Kuvissa
Vaikka haku keskittyy Gmailiin, suuri osa ongelmasta on usein Google Kuvissa. Videot, erityisesti korkearesoluutioiset, voivat täyttää tallennustilan nopeasti muutamassa kuukaudessa, jos teet usein automaattisia varmuuskopioita.
Jos haluat kohdistaa mainonnan vain videoihin, voit siirtyä tämän tyyppiselle sisällölle tarkoitettuun erityiseen Kuvat-URL-osoitteeseen: https://photos.google.com/search/_tv_video. Siellä näet kaikki videosi kerralla ja voit valita ne, joita et enää tarvitse lähettää roskakoriin.
Osoitteessa https://photos.google.com/unsupportedvideos on toinen hyödyllinen näkymä, jossa luetellaan videoita, jotka eivät ole yhteensopivia Kuvien kanssa eivätkä siksi näy helposti muissa hauissa. Tällaiset tiedostot vievät myös tilaa, joten jos et tarvitse niitä, voit poistaa ne.
Google Kuvien Tutki-välilehti ryhmittelee sisältöä ihmisten, paikkojen, kuvakaappausten, videoiden tai luomusten, kuten animaatioiden ja elokuvien, mukaan. Se on loistava paikka löytää vanhoja tai toistuvia kuvia (esimerkiksi vuosien takainen matka, jonka olet jo tallentanut kiintolevylle) ja vapauttaa useita gigatavuja kerralla.
Kun olet lähettänyt paljon kuvia ja videoita roskakoriin, siirry Kuvien Roskakori-osioon ja napauta "Tyhjennä roskakori". Aivan kuten Gmailissa ja Drivessa, tilaa ei itse asiassa palauteta ennen kuin olet suorittanut tämän vaiheen . Ja jälleen kerran, jos poistat paljon sisältöä, muutosten näkyminen tallennuspalkissa voi kestää jonkin aikaa.
Google Drive, WhatsApp-varmuuskopiot ja muut usein unohdetut ominaisuudet
Sähköpostien ja kuvien lisäksi Google-tililläsi voi olla muita piilotettuja kohteita, jotka vievät huomattavasti tilaa. Selkeä esimerkki tästä ovat WhatsAppin varmuuskopiot Androidilla , jotka tallennetaan Driveen ja jotka ovat jo jonkin aikaa laskeneet mukaan tallennuskiintiöösi.
Voit tarkistaa nämä varmuuskopiot puhelimeltasi avaamalla Google One -sovelluksen, siirtymällä Tallennustila-osioon ja etsimällä "Vapauta tilitilaa" -kohdasta "Poista muita kohteita" -vaihtoehdon ja valitsemalla WhatsAppin. Siellä näet käytettävissä olevat varmuuskopiot ja voit poistaa tarpeettomat varmuuskopiot.
Jos haluat tehdä sen selaimessasi, voit siirtyä osoitteeseen one.google.com/backup/management/whatsapp. Jokaisen varmuuskopion vieressä on vaihtoehto "Poista varmuuskopio ". Vaikka poistaisit nykyisen varmuuskopion, WhatsApp jatkaa varmuuskopioiden luomista tulevaisuudessa sovelluksen asetusten mukaisesti, joten tarkista myös nämä asetukset, jotta vältät suurten tiedostojen luomisen usein.
Drivessa näet lataamiesi tiedostojen lisäksi myös kohteet, jotka muut ovat jakaneet kanssasi. On tärkeää tietää, että "Jaettu kanssani" -osiossa olevat tiedostot eivät kuluta tallennuskiintiötäsi (omistaja laskee), ellet tee niistä kopiota tai lataa omia tiedostoja jaettuihin kansioihin. Tässä tapauksessa kopio tai uudet tiedostot lasketaan mukaan kiintiöösi.
Lopuksi, Drive tietokoneille saattaa näyttää erilaisen tallennustilan käyttöasteen kuin verkossa, koska synkronoimasi jaetut tiedostot vievät tilaa paikallisella kiintolevylläsi, vaikka ne eivät vaikutakaan pilvitallennustilaasi. Tämä on normaalia eikä tarkoita, että Google ottaisi sinulta ylimääräisiä gigatavuja.
Yleisiä ongelmia tilan vapauttamisessa ja niiden ratkaiseminen
Yksi yleisimmistä virheistä on ajatella, että tilaa vapautuu välittömästi. Kun poistat useita kohteita peräkkäin, Googlen järjestelmillä voi kestää 48–72 tuntia laskea tallennustila uudelleen oikein. Tänä aikana laskuri saattaa näyttää jäätyneeltä, vaikka olisit jo tehnyt läksyt.
Jos ostit lisää tallennustilaa Google Onella ja uusi tallennustila ei näy, odota jopa 24 tuntia. Jos se ei vieläkään näy tämän jälkeen, kirjaudu ulos Google-tililtäsi, kirjaudu takaisin sisään ja tarkista maksusivulta, että veloitus onnistui. Jos kortiltasi on veloitettu, mutta uusi tallennustila ei näy, olet saattanut ostaa tilauksen eri tilillä . Tarkista, onko sinulla useita tilejä auki.
iPhonella tai iPadilla voi joskus auttaa Google One -sovelluksen pakotettu sulkeminen ja uudelleen avaaminen, jotta se synkronoituu palvelimien kanssa. Sovellusten sulkemisen tarkat vaiheet vaihtelevat iOS-versiosi mukaan, joten jos olet epävarma, on parasta ottaa yhteyttä Applen tukeen.
Toinen yleinen ongelma on, että Gmail ei vieläkään anna sähköpostien lähettämisen tai vastaanottamisen, vaikka olisit päivittänyt sen suurempaan tai pienempään tallennustilapakettiin. Näissä tapauksissa on parasta odottaa jopa 24 tuntia , kirjautua ulos ja takaisin sisään ja jopa yrittää lähettää sähköpostia incognito-ikkunasta tai toisesta selaimesta (Edge, Firefox jne.) välimuistiongelmien poissulkemiseksi.
Ennen 1. kesäkuuta 2021 ladattujen "Tallennussäästö"-tilan (aiemmin "Korkea laatu") kuvien kanssa on myös jonkin verran sekaannusta: näitä kuvia ja videoita ei lasketa tallennuskiintiöön . Jos poistat paljon tällaista sisältöä, et ehkä näe muutoksia tallennustilan käytössäsi juuri tästä syystä.
Milloin Google Onesta maksaminen on järkevää ja miten sitä hallitaan?
Jos perusteellisen siivouksen jälkeenkin tila on vähissä tai et yksinkertaisesti halua elää 15 Gt:n rajalla, voit harkita Google One -tilauksesi päivittämistä. Saatavilla on maksullisia vaihtoehtoja alkaen 100 Gt:sta lisätallennustilaa, ja kapasiteetti (ja hinta) kasvavat tarpeen mukaan.
Google tarjoaa aika ajoin uusille käyttäjille ilmaisia Google One -kokeilujaksoja. Näissä tapauksissa saat kutsun aktivoida kokeilujakson, jossa saat käyttöösi lisää tallennustilaa ilmaiseksi rajoitetun ajan. Sinun on lisättävä maksutapa, mutta sinua ei veloiteta ennen kokeilujakson päättymistä , jos muistat peruuttaa tilauksen ennen määräaikaa, jos et ole kiinnostunut jatkamaan.
Jos hallinnoit Google Onea verkossa (et Apple App Storessa), voit vaihtaa tilaustasi, vaihtaa kuukausitilauksesta vuositilaukseen tai peruuttaa sen Google Onen asetuksissa kohdassa "Muuta tilaussopimusta". Androidilla voit hallinnoida tilaustasi myös sovelluksen asetuksissa ja Google Playssa.
iPhonella ja iPadilla asiat ovat monimutkaisempia: jos ostit tilauksen verkkosivuston kautta, et voi muuttaa sitä sovelluksesta . Siinä tapauksessa sinun on peruutettava nykyinen tilauksesi Google One -verkkosivustolla ja, jos haluat hallita sitä kokonaan iOS:ltä, tilattava uusi tilaus App Storen kautta.
Toisaalta, jos tilisi on työpaikan tai oppilaitoksen käyttöön, et voi ostaa lisää tallennustilaa itse. Sinun on pyydettävä Google Workspace -järjestelmänvalvojaasi nostamaan tallennustilakiintiötäsi tai vaihtamaan käyttöoikeutesi , koska näitä tilejä hallinnoidaan keskitetysti.
Viime kädessä tilan vapauttaminen Gmailissa ja Google-tililläsi vaatii useiden strategioiden yhdistämistä: virallisen Google One -työkalun käyttöä, suurten ja vanhojen sähköpostien poistamista (tyhjentämällä aina roskaposti ja roskakori), Driven, Kuvien ja varmuuskopioiden, kuten WhatsApp-varmuuskopion, tarkistamista sekä päivittäin vastaanottamiesi uutiskirjeiden ja sisällön parempaa hallintaa. Jos 15 Gt ei vieläkään riitä, päivittäminen Google Oneen saattaa olla kätevin tapa lopettaa jatkuva "tallennustila melkein täynnä" -varoitus.