- Menetelmät käytettävissä olevan tallennuskiintiön ja verkko- ja työpöytäsovelluksen kuluttaman tilan tarkastelemiseksi.
- Yksityiskohtaiset strategiat tilan vapauttamiseksi poistamalla suuria tiedostoja, tyhjentämällä roskakori ja hallitsemalla Outlook-liitteitä.
- Tallennustilan hallinnan perustavanlaatuiset erot henkilökohtaisten tilien ja ammatillisten tai oppilaitosten tilien välillä.
Joskus vietämme elämämme tallentaen dokumentteja, valokuvia ja kansioita pilveen tajuamatta, ettei tila ole loputon. Yhtäkkiä kohtaamme pelätyn " levy täynnä" -varoituksen ja olemme jumissa, emmekä pysty lataamaan enää yhtäkään tiedostoa. Tämä voi olla todellinen päänsärky, jos työskentelet tiimissä tai sinulla on tärkeitä tiedostoja odottamassa synkronointia.
Hyvä uutinen on, että Microsoft 365 tarjoaa useita tapoja tuoda järjestystä digitaaliseen kaaokseen. Kyse ei ole vain poistamisesta poistamisen vuoksi, vaan siitä, että tunnistetaan, mikä vie eniten tilaa, jotta voit tehdä fiksuja päätöksiä siitä, mitä säilyttää ja mitä lähettää suoraan roskakoriin, käytitpä sitten henkilökohtaista tai yritystiliä.
Tallennustilan tarkistaminen tietokoneelta
Jos et halua avata selainta, voit vilkaista sitä nopeasti Windowsin synkronointisovelluksesta. Etsi sininen OneDrive-kuvake ilmaisinalueelta (kellon läheltä), napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja avaa asetusratas. Kun olet siellä, etsi Tallennustilan hallinta -osio . Tämä vie sinut sivulle, jolla näet käytetyn tallennustilan prosenttiosuuden ja hyödyllisimpänä luettelon suurimmista tiedostoista koon mukaan lajiteltuna, jotta pääset suoraan asiaan.
Hallinta OneDrive-verkkoportaalin kautta
Niille, jotka suosivat verkkoselaimen käyttömukavuutta, verkkosivuston käyttö on kattavin vaihtoehto. Kirjauduttuasi sisään vasemmalla oleva navigointipaneeli näyttää yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon tilaa sinulla on käytettävissä ja kuinka paljon olet käyttänyt. Kyseisen arvon napsauttaminen ohjaa sinut automaattisesti OneDriven tallennustilatietojen osioon , jossa voit analysoida kansio kansiolta, mikä täyttää pilvitallennustilaasi.
Asiaan pääsemiseksi on nopea kikka: voit käyttää URL-osoitetta onedrive.live.com/?v=managestorage . Näin voit ohittaa useita napsautuksia ja siirtyä suoraan kiintiönhallintaan, jossa on myös painike roskakorin tyhjentämiseen – ratkaiseva vaihe, koska poistetut tiedostot lasketaan mukaan kiintiöön, kunnes poistat ne pysyvästi.
Henkilökohtaisten ja ammatillisten tilien väliset erot
Henkilökohtaisen OneDriven käyttäminen ei ole sama asia kuin työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven käyttäminen. Henkilökohtaisilla tileillä raja määräytyy yleensä Microsoft 365 -tilauksesi tai maksuttoman tilauksesi mukaan. Jos ylität rajan, tiedostoistasi tulee vain luku -tilassa olevia tiedostoja , mikä tarkoittaa, että voit ladata ne, mutta et voi muokata tai lisätä mitään uutta.
Ammatti- tai oppilaitostileillä hallinta on erilaista, sillä organisaatiosi IT-järjestelmänvalvoja päättää tallennuskiintiösi. Jos tila loppuu kesken, tiedostojen poistamisen lisäksi paras vaihtoehto on ottaa yhteyttä yrityksesi tekniseen tukeen ja pyytää kiintiön korotusta. Muista, että näillä tileillä tallennustilaan sisältyvät sekä henkilökohtaiset kansiosi että sivuston roskakorissa olevat kohteet.
Kuinka vapauttaa tilaa tehokkaasti
Kun pilvitallennustilasi on täynnä, muutaman kuvan poistaminen ei riitä. Perusteellisen siivouksen tekemiseksi on parasta tarkistaa useita asioita. Siirry ensin OneDrive-roskakoriin ja tyhjennä se kokonaan; on hämmästyttävää, kuinka monta gigatavua sinne kertyy huomaamattamme. On myös hyvä tarkistaa jaetut kansiosi , koska synkronoimme joskus sisältöä muista lähteistä, mikä saattaa vaikuttaa tallennuskapasiteettiimme.
Toinen kriittinen ongelma on sähköposti. Koska Microsoft 365 integroi tallennustilan, Outlook.com-liitteet voivat viedä tilaa. Siirry Outlookin tilausasetuksiin ja laajenna sähköpostin tallennustilaosio . Sieltä voit lajitella sähköposteja koon mukaan ja poistaa ne, joissa on valtavia liitteitä, varmistaen, että poistat myös kohteet Roskaposti- ja Poistetut - kansioista.
Jos käytät modernimpia työkaluja, kuten Microsoft Loopia tai Designeria , muista siivota työtilasi. Loopissa voit poistaa vanhentuneita sivuja ja ideoita, ja Designerissa on tärkeää tarkistaa Omat projektit -osio ja poistaa kaikki tekoälyn luomat kuvat, joita et enää tarvitse.
Vinkkejä tallennustilan täyttymisen estämiseen
Tämän stressin välttämiseksi on hyvä omaksua joitakin parhaita käytäntöjä. Vältä esimerkiksi Outlook-datatiedostojen (.pst) tallentamista OneDriveen, koska sovellus pitää ne jatkuvasti auki ja voi hidastaa tietokoneesi synkronointia. Samoin, jos sinulla on pakattuja tiedostoja (ZIP, RAR) ja säilytät myös alkuperäiset tiedostot, kopioit tarpeettomasti käytetyn tilan.
Älykäs strategia on siirtää tarpeettomat pilvessä olevat kansiot paikalliseen sijaintiin kiintolevylläsi . Vedä tiedostot OneDrive-kansiosta mihin tahansa muuhun tietokoneesi kansioon, jota ei ole synkronoitu. Muista myös tyhjentää puhelimesi kamerarulla , sillä automaattiset varmuuskopiot täyttyvät usein kuvakaappauksista ja meemeistä, jotka eivät lisää mitään arvoa.
Pilvitallennustilan optimointi edellyttää tallennustilatietojen säännöllistä tarkistamista ja roskakorien tyhjentämistä Microsoftin eri palveluissa. Yhdistämällä OneDriven siivouksen, suurten liitteiden poistamisen Outlookissa ja paikallisten tiedostojen hallinnan voit varmistaa, että työnkulkuasi ei keskeytä riittämätön tallennustila, ja hyödyntää alustan tarjoamia kokoanalyysityökaluja sekä verkko- että työpöytäsovelluksissa.