Outlookin pikanäppäimet Windows 11:ssä: täydellinen ja käytännöllinen opas

Informatec Digital » Resurssit » Outlookin pikanäppäimet Windows 11:ssä: täydellinen ja käytännöllinen opas

Outlookin pikanäppäinten hallitseminen Windows 11:ssä on yksi nopeimmista tavoista säästää aikaa joka päivä. Jos käytät paljon aikaa sähköpostien, tapaamisten ja kokousten käsittelyyn, haluat selkeän oppaan näppäinyhdistelmistä, joilla on todella merkitystä sekä perinteisessä että uudessa Outlookissa ja Windowsin mukana tulevassa Sähköposti/Kalenteri-sovelluksessa.

Alta löydät kattavan, uudelleenkirjoitetun luettelon kaikista lähteissä mainituista pikanäppäimistä : nopea pääsy viestien kirjoittamiseen ja vastaamiseen, kansioiden selaaminen, kalenterin selaaminen, muistutusten hallinta, kalentereiden jakaminen ja paljon muuta. Olemme myös sisällyttäneet käyttöohjeita ja versiomuunnelmia , koska jotkin pikanäppäimet voivat hieman vaihdella perinteisen Outlookin, uuden Windowsin Outlookin ja Windows 10:n Sähköposti-sovelluksen välillä.

Aiheeseen liittyvä artikkeli:

Outlookin edut Gmailiin verrattuna: missä se voittaa ja milloin se kannattaa valita

Olennaiset oikotiet vahvan alun saavuttamiseksi

Näitä pikanäppäimiä käytät useimmiten päivittäin luodaksesi, lähettääksesi ja selataksesi postilaatikkoasi koskematta hiireen.

• Uusi viesti tai tapahtumaCtrl+N.
• Lähetä sähköpostiCtrl+Enter.
• vastausCtrl+R.
• Vastaa kaikilleCtrl+Vaihto+R.
• eteenpäinCtrl+F.
• poista kohdePoista (pysyvä poisto: Shift+Delete).
• Avaa viesti uudessa ikkunassaVaihto+Enter.
• Siirry kohtaan Sähköposti/Kalenteri/YhteystiedotCtrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 (joissakin Yhteystietonäkymissä se on Ctrl+4).
• Näytä kaikki pikanäppäimet Uudessa Outlookissa: ?-näppäin.

Kun siihen tottuu, jokainen napautus säästää sekunteja . Päivän päätteeksi se aika on aikaa, jonka voit omistaa arvokkaammille tehtäville kuin käyttöliittymässä klikkailuun.

Kirjoittaminen ja muotoilu: muokkaus lennossa

Sähköposteja tai muistiinpanoja kirjoitettaessa uusi ja perinteinen Outlook käyttävät samoja yleisiä muokkausnäppäimiä.

• Kopioi/Leikkaa/LiitäNäppäinyhdistelmät: Ctrl+C / Ctrl+X / Ctrl+V.
• Kumoa/ToistaCtrl+Z / Ctrl+Y.
• Lihavoitu/Kursivoitu/AlleviivattuNäppäinyhdistelmät: Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U.
• Lisää linkkiCtrl+K.
• Suurenna/pienennä fonttikokoaCtrl+Vaihto+> / Ctrl+Vaihto+<.
• Poista sana vasemmaltaCtrl+Backspace (erittäin hyödyllinen nopeisiin korjauksiin).

Joissakin kokoelmissa näet ohjeita, kuten Ctrl+N lihavointia varten; muista, että Outlookin Windows-versioissa Ctrl+N luo yleensä uuden kohteen . Jos yhdistelmä tekee jotain "outoa", tarkista käyttämäsi versio.

Tuottavuus postilaatikossa

Näillä oikeilla näppäimillä siirrät viestejä, lisäät tiloja ja navigoit keskusteluissa maksimaalisen ketterästi.

• Siirry seuraavaan/edelliseen viestiinCtrl+> / Ctrl+<.
• Merkitse luetuksi/lukemattomaksiCtrl+Q / Ctrl+U (joissakin kokoonpanoissa ei lueta voi olla myös Ctrl+S tai O).
• Merkitse jatkotoimiksi tai suoritetuksiLisää.
• Peruuta hakuEsc.
• Hae postilaatikostaCtrl+E (myös F3 useissa näkymissä).
• Päivitys/SynkronointiCtrl+M tai F9.

Jos työskentelet useiden sääntöjen, kansioiden ja luokkien kanssa, Ctrl+Y- näppäinyhdistelmästä tulee välttämätön: se on oikotie "Siirry kansioon" -ruutuun, josta pääset hetkessä haluamaasi paikkaan.

Navigoi moduulien ja paneelien välillä

Outlook yhdistää sähköpostin, kalenterin ja yhteystiedot yhteen käyttöliittymään. Seuraavien pikanäppäinten avulla osioiden välillä vaihtaminen on välitöntä.

• Siirry kohtaan Sähköposti/Kalenteri/Yhteystiedot/TehtävätNäppäinyhdistelmät: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 / Ctrl+4.
• Siirry Copilotiin (jos käytettävissä): Ctrl+3 joissakin uuden Outlookin asetuksissa.
• Avaa kansiopaneeliCtrl+Y.
• Laajenna/Supista osiotOikea nuoli / Vasen nuoli.
• Painopisteen siirtäminen alueiden välillä (paneelit ja valintanauha): F6 tai Tab; kirjoitettaessa F6 tai Alt vie valintanauhan välilehtiin.

Toinen erittäin hyödyllinen yhdistelmä tiheitä näkymiä tarkasteltaessa on Ctrl++ ja Ctrl+- zoomaukseen, mikä on täydellinen valinta, jos haluat laajan näkymän tai lukea mukavasti.

Kalenteri yksityiskohtaisesti: luo, katsele ja selaa

Kalenteri-moduulissa on monia pikanäppäimiä. Niiden tunteminen auttaa sinua vaihtamaan näkymiä, navigoimaan päivien, viikkojen ja kuukausien välillä sekä hallitsemaan kokouksia ja toistuvia tapaamisia menettämättä aikatauluja.

Luo ja hallinnoi tapaamisia ja kokouksia

• Luo tapaaminen Kalenterinäkymässä: Ctrl+N.
• Luo tapaaminen Mistä tahansa näkymästä: Ctrl+Shift+A.
• Uusi kokouskutsuCtrl+Shift+Q tai Alt+H, M, R.
• Avaa "Uudet kohteet" Luotavan kohteen valitseminen: Alt+O, N, N
• Lähetä tapaaminen tai kokous uudelleenAlt+H, F, W tai Ctrl+F.
• Vastaa kaikille kutsutuille viestillä: Ctrl+D (joissakin näkymissä) ja pääsy kohtaan Vastaa kaikille Ctrl+Shift+R-näppäinyhdistelmällä.

Jos sinulla on jo avoin tapaaminen tai kokous, voit asettaa sen tiheyden painamalla Ctrl+G. Huomautus: Ctrl+G-näppäinyhdistelmää voidaan käyttää myös kalenterissa olevaan päivämäärään siirtymiseen; konteksti ratkaisee eron.

Kalenterinäkymät

• Näytä 1–10 päivää: Alt+1 / Alt+2 / … / Alt+0 (10 päivää).
• Siirry kohtaan ”Tänään”Alt+H, O, D.
• päivittäinen näkymäAlt+O, 1, D, D tai Ctrl+Alt+1.
• Seuraavat 7 päivääAlt+H, X.
• Siirry tiettyyn päivämääräänCtrl+G tai Alt+H, L.
• KuukausinäkymäAlt+= tai Ctrl+Alt+4.
• Koko viikon näkymäAlt+− (miinusmerkki) tai Ctrl+Alt+3.
• Työviikon yleiskatsausCtrl+Alt+2.

Kalenterissa liikkuminen näppäimistöllä: seuraava/edellinen päivä painamalla Ctrl+oikea/vasen nuoli; seuraava/edellinen viikko painamalla Alt+ala-/ylänuoli; seuraava/edellinen kuukausi painamalla Alt+Page Down / Alt+Page Up; ja hyppää viikon loppuun tai alkuun painamalla Alt+Home / Alt+End.

Navigointi tapaamisten ja ilmoitusten välillä

• Edellinen/Seuraava lainausCtrl+pilkku (,) tai Ctrl+vaihto+pilkku (,) / Ctrl+piste (.) tai Ctrl+vaihto+piste (.).
• Avaa kohde Kun muistutus tulee näkyviin: Alt+O.
• Avaa ilmoitusikkunaAlt+V, M.
• TorkkumuistutusAlt+S.
• Hylkää muistutusAlt+D.

Äänen määrittäminen ilmoitukselle : avaa Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset (Alt+F, T, A) ja paina sitten Alt+P. Siirry Tab-näppäimellä kohtaan "Selaa", vahvista Enter-näppäimellä ja valitse äänitiedosto "Ilmoitusäänitiedosto" -valintaikkunasta.

Jaa kalenteri, ryhmät ja asetukset

Outlook helpottaa jaettujen kalentereiden käyttöä ja aikataulun julkaisemista verkossa. Seuraavat valintanauhan pikanäppäimet nopeuttavat näitä tehtäviä.

• Katso ohjelmointi vaakasuorassa asettelussa (vertaa kalentereita): Alt+H, S, V tai Ctrl+Alt+5.
• Lisää jaettuja kalentereita tai luo uusi: Alt+H, O, C.
• Luo kalenteriryhmä tai lisää osastokalenteri: Alt+H, C, G
• Lähetä kalenteri sähköpostitseAlt+H, E.
• Jaa kalenteriAlt+H, S, C.
• Julkaise online-kalenteriAlt+H, P, O.
• Jakamisoikeudet kansiosta: Alt+H, F, P.
• Buscar ContactosAlt+O1, B, B.
• Avaa osoitekirjaAlt+H, A, B.
• Outlookin kalenterin asetuksetAlt+H, C, O.

Jos huomaat, että näytönlukuohjelmasi ei pysty lukemaan valittua kohdetta kokonaan, voit aktivoida Microsoft Active Accessibility Informationin (MSAA) painamalla Alt+Ctrl+Shift+M, jolloin JAWS saa siitä tarkempia tietoja.

Aikataulutus kokousikkunasta

Kun luot kokousta, aikataulutusavustajan avaaminen auttaa sinua koordinoimaan aikatauluja: käytä Alt+P-näppäinyhdistelmää päästäksesi aikatauluttajaan kokousikkunasta ja tarkastellaksesi saatavuutta rinnakkain.

Sähköpostin ja kalenterin pikanäppäimet Windows 10:ssä

Vaikka keskitytään Windows 11:een, monet organisaatiot käyttävät edelleen Windows 10:n Sähköposti/Kalenteri- sovellusta , jonka pikanäppäimet ovat edelleen hyödyllisiä ja ne on suurelta osin säilytetty uudessa Outlookissa.

Sähköpostin navigointi

• Vaihda kalenteriin/sähköpostiinCtrl+2 / Ctrl+1.
• Siirry Saapuneet-kansioon/Lähetetyt-kansioonCtrl+Vaihto+I / Ctrl+Vaihto+O.
• Matkustaminen alueiden välilläF6 tai Tab.
• Teippiä kirjoitettaessaF6 tai Alt.
• zoomausCtrl+plusmerkki (+) tai Ctrl+miinusmerkki (−).
• hakuSiirrä kohdistus hakukenttään painamalla Ctrl+E tai F3.

Viestien käsittely

• Merkitse luetuksi/lukemattomaksiCtrl+Q / Ctrl+S.
• Vastaa/Vastaa kaikille/Lähetä edelleenNäppäinyhdistelmä: Ctrl+R / Ctrl+Vaihto+R / Ctrl+F.
• Hyväksyä kutsu alustavastiAlt+N.
• Uusi viestiCtrl+N tai Ctrl+Vaihto+M.
• Liitä tiedostotAlt+I.
• Oikeinkirjoituksen tarkistusF7 (myös vaihtaa kursorin skannausta lukemisen aikana).
• LähettääAlt+S tai Ctrl+Enter.
• PoistaaCtrl+D.

Muita hyödyllisiä pikavalintoja

• Synkronoi manuaalisestiCtrl+M tai F9.
• Merkitse keskustelu/Poista merkintäCtrl+Vaihto+G.
• Poista keskusteluCtrl+D tai Delete
• Arkistoi keskusteluKäänteinen.

Monille käyttäjille ulkoisen näppäimistön käyttö lisää tuottavuutta ja parantaa käytettävyyttä kosketusnäyttöön verrattuna, erityisesti jos on liikkuvuus- tai näkörajoitteita.

Lisää klassisia Outlook-yhdistelmiä

Nämä yhdistelmät ovat erittäin suosittuja toimisto- ja kilpailukoeympäristöissä, ja ne ovat edelleen päteviä suuressa osassa Outlook-ekosysteemiä.

• Avaa vastaanotettu viestiCtrl+A.
• Merkitse luetuksi/lukemattomaksiCtrl+Q / Ctrl+O.
• Luo uusi kohdeCtrl+U (joissakin listoissa sitä käytetään luetun/lukemattoman tilan vaihtamiseen; voi vaihdella).
• Vastaa/Vastaa kaikille/Lähetä edelleenNäppäinyhdistelmä: Ctrl+R / Ctrl+Vaihto+R / Ctrl+F.
• hakuF3.
• synkronoidaF9.
• Uusi tehtäväCtrl+Vaihto+T.
• Uusi yhteyshenkilöCtrl+Vaihto+C.
• Uusi kokouspyyntöCtrl+Vaihto+Q.
• Uusi huomautusCtrl+Vaihto+N.
• Uusi tapaaminenCtrl+Vaihto+A.
• Uusi viestiCtrl+Vaihto+M.
• Uusi kontaktiryhmäCtrl+Vaihto+L.
• Uusi kansioCtrl+Vaihto+E.
• Uusi hakukansioCtrl+Vaihto+P.
• Siirry kohtaan Sähköposti/Kalenteri/YhteystiedotCtrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3.
• Siirry toiseen kansioonCtrl+Y.
• Saapuneet/Lähtevät-kansioCtrl+Vaihto+I / Ctrl+Vaihto+O.

Huomaa, että jotkin tehtävät voivat vaihdella hieman yrityksesi ympäristön version, kielen tai mukautusten mukaan.

Pikanäppäintyylin aktivointi tai valitseminen uudessa Outlookissa

Uudessa Outlookissa voit muokata pikanäppäinmallia ( Outlook, Outlook.com, Gmail, Yahoo! Mail jne.). Jos olet poistanut pikanäppäimet käytöstä tai haluat muuttaa tyyliä, siirry kohtaan Asetukset > Yleiset > Esteettömyys ja valitse haluamasi vaihtoehto. Tallenna muutokset, niin olet valmis.

• Saatavilla olevat tyylit: Outlook.com, Yahoo! Mail, näkymät, gmail.
• Nähdäksesi tuettujen pikanäppäinten luettelon näytöllä, paina ? uudessa Outlookissa tai seuraa kyseisessä osiossa näkyvää linkkiä.

Jos käytät Gmailia tai muuta palvelua, saman järjestelmän valitseminen tai Outlookin etujen tarkistaminen Gmailiin verrattuna tasoittaa oppimiskäyrää tinkimättä Outlookin tehosta.

Pikaohjeet: Työnkulun automatisointi

Vaikka Outlook ei salli kaikkien vakiopikanäppäinten mukauttamista, käytettävissäsi on pikatoimintoja tehtävien ketjuttamiseen napsautuksella tai määritetyllä näppäimellä (esimerkiksi: merkitse luetuksi ja siirrä kansioon).

Luo ensimmäinen pikatoimintosi

1. Avaa Outlook ja siirry näkymään posti > Koti.
2. Valitse Pikatoiminnot-kohdassa Luo uusi pikatoiminto.
3. Anna nimi ja kuvake ja paina sitten OK.
4. Valitse suoritettava(t) toiminto(t) ja, jos haluat, määritä avain.

Outlookissa on kuusi valmiiksi määritettyä kokoonpanoa (Siirrä, Esimiehelle, Lähetä sähköpostia tiimille, Valmis, Vastaa ja poista...). Voit muokata niitä rutiiniesi mukaan: muuttaa toimintoja, pikakuvakkeita tai kuvakkeita ja tallentaa.

Katso Outlookin pikanäppäinten täydellinen luettelo

Jos et ole varma pikanäppäimestä, voit käyttää sisäänrakennettua ohjetta: kirjaudu sisään , siirry kohtaan Asetukset > Yleiset > Esteettömyys ja avaa luettelo. Uudessa Outlookissa kysymysmerkin (?) painaminen avaa paneelin, jossa on versiosi kanssa yhteensopivia pikanäppäimiä.

Usein käytettyjen pikanäppäinten pikaesto (sähköposti)

Tämä lohko kokoaa yhteen eri oppaissa mainittuja yhdistelmiä yleisiin tehtäviin Outlook for Windowsissa.

• Luo viestiCtrl+U tai Ctrl+Shift+M.
• Avaa vastaanotettu viestiCtrl+A.
• Vastaa/Vastaa kaikilleCtrl+R / Ctrl+Vaihto+R.
• LähettääCtrl+Enter.
• Lähetä liitteenäCtrl+Alt+O.
• eteenpäinCtrl+F.
• Merkitse luetuksi/ei luetuksiCtrl+Q / Ctrl+O.
• Merkitse turvalliseksi sähköpostiksiCtrl+Alt+J.
• Avaa osoitekirjaCtrl+Vaihto+B.
• Tarkista nimetCtrl+Vaihto+K.
• Tarkista uudet viestitCtrl+M tai F9.

Muista, että näppäinyhdistelmien välillä voi olla päällekkäisyyksiä (esimerkiksi Ctrl+G) ja jotkin pikanäppäimet riippuvat kontekstista (muokkaatko tapaamista, oletko kalenterissa, onko kohdistus tietyssä paneelissa jne.).

Esteettömyys ja erikoistunut tuki

Microsoft tarjoaa Accessibility Answer Desk -palvelun käyttäjille, joilla on erityistarpeita . Palvelussa työskentelee avustaviin teknologioihin koulutettuja ammattilaisia, jotka tarjoavat tukea useilla kielillä, mukaan lukien viittomakielellä. Jos työskentelet julkisella sektorilla tai yrityksessä, voit ottaa yhteyttä organisaatiokanavaan saadaksesi tarpeisiisi räätälöityä apua.

Näiden pikanäppäinten hallitseminen tekee Outlookin ja sen kalenterin käytöstä paljon sujuvampaa: voit luoda tapaamisia välittömästi , vaihtaa näkymien välillä irrottamatta käsiäsi näppäimistöltä, vastata useisiin viesteihin tai torkkua muistutuksia hetkessä. Jos vaihdatat klassisen Outlookin, uuden Outlookin ja Sähköposti/Kalenteri-sovelluksen välillä, pidä hienovaraiset erot mielessä ja valitse omiin tapoihisi parhaiten sopiva pikanäppäinjärjestelmä . Muutaman päivän kuluttua huomaat, kuinka säästämäsi minuutit kertyvät.