- Turvallinen tallennus edellyttää salausta, pääsynhallintaa, varmuuskopioita ja asianmukaista konfigurointia sekä paikallisesti että pilvessä.
- Tiedostojen turvallinen jakaminen edellyttää päästä päähän -salausta, monivaiheista todennusta sekä selkeitä käyttöoikeus- ja hallintakäytäntöjä.
- Palvelut, kuten Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box, pCloud tai Sync.com, tarjoavat luotettavia vaihtoehtoja, jos niitä käytetään asianmukaisin turvatoimin.
- Salattujen paikallisten laitteiden ja turvallisten pilvipalveluiden yhdistelmä sekä parhaiden käytäntöjen koulutus minimoivat tietojen menetyksen tai vuotamisen riskin.
Digitaalisten asiakirjojen suojaaminen ei ole enää vain jättiyritysten asia. Nykyään kaikki käsittelevät arkaluontoisia tiedostoja, joiden ei pitäisi joutua vääriin käsiin : kiinteistön kiinteistökirjoja, lääkärinlausuntoja, työsopimuksia, henkilöllisyystodistusten valokuvia, salasanoja ja niin edelleen. Se, miten tallennat ja jaat kaikki nämä tiedot, ratkaisee, voitko elää mielenrauhan kanssa vai jatkuvan tietomurron pelon kanssa.
Käytitpä sitten laatikkoon tallennettua USB-muistia tai useita pilvipalveluita, jos et noudata muutamia perussääntöjä, tietosi voivat olla haavoittuvammassa asemassa kuin luuletkaan. Tässä artikkelissa selitetään yksityiskohtaisesti ja ilman monimutkaista teknistä ammattikieltä, miten turvallinen tiedostojen tallennus toimii, mitä riskejä on olemassa ja mitkä ratkaisut ovat todella luotettavia sekä paikallisesti että pilvessä, jotta voit tehdä tietoon perustuvia valintoja siitä, minne ja miten tallennat tärkeimmät tietosi.
Mitä "turvallinen tiedostojen tallennus" oikeastaan tarkoittaa?
Kun puhumme turvallisesta tallennuksesta, ei riitä, että tiedosto "ei katoa". Tallennus on turvallista, kun se suojaa tietojen luottamuksellisuutta, eheyttä ja saatavuutta . Toisin sanoen se tarkoittaa, että kukaan luvaton henkilö ei voi nähdä sitä, kukaan ei voi muokata sitä ilman lupaa ja voit käyttää sitä tarvittaessa.
Käytännössä tämä tarkoittaa useiden tasojen yhdistämistä: vahvaa salausta , pääsynhallintaa, vankkaa todennusta, varmuuskopioita ja uhkien valvontaa . Hyvän järjestelmän tulisi varmistaa, että asiakirjasi ovat suojattuja sekä siirron aikana (kun lähetät ne tai lataat ne palvelimelle) että silloin, kun ne tallennetaan lepotilassa.
Lisäksi turvallinen tallennus ei enää rajoitu toimiston kiintolevyyn. Nykyään tallennusympäristöt vaihtelevat paikallisista fyysisistä laitteista julkisiin, yksityisiin tai hybridipilvipalveluihin sekä säännellyille aloille (rahoitus, terveydenhuolto, julkinen sektori jne.) suunniteltuihin erikoistuneisiin turvallisiin tiedostojen jakamisalustoihin.
Toinen keskeinen seikka on, että turvallisen järjestelmän ei tarvitse olla hankala. Parhaat ratkaisut löytävät kohtuullisen tasapainon korkean turvallisuuden ja helppokäyttöisyyden välillä : ne mahdollistavat tiimityön, asiakirjojen jakamisen, reaaliaikaisen yhteistyön ja automatisoidut varmuuskopiot ilman, että käyttäjältä vaaditaan kyberturvallisuusasiantuntijaa.
Asiakirjojen digitaalisen ja pilveen tallentamisen edut
Siirtyminen paperista digitaaliseen muotoon on valtava parannus organisaatiossa ja turvallisuudessa. Ensinnäkin paperinkulutuksen vähentäminen säästää fyysistä tilaa, hallinta-aikaa ja rahaa : et enää tarvitse arkistokaappeja, laatikoita tai kansioilla täynnä olevia varastotiloja, etkä joudu käyttämään tuntikausia asiakirjapinojen läpikäymiseen.
Lisäksi hyvin hallitut digitaaliset varmuuskopiot tarjoavat paljon suuremman mielenrauhan tulipalon, tulvien, varkauksien tai muiden katastrofien aiheuttamien menetysten varalta . Jos tiedostosi on varmuuskopioitu pilveen ja useammalle kuin yhdelle paikalliselle tallennuslaitteelle, fyysinen onnettomuus kotona tai toimistossa ei tarkoita kaiken menettämistä.
Toinen valtava etu on saavutettavuus. Turvallisen pilvitallennuksen avulla voit käyttää asiakirjojasi millä tahansa laitteella, jossa on internetyhteys : matkapuhelimella, kannettavalla tietokoneella, tabletilla, työtietokoneella… kunhan käytät suojattuja tunnuksia ja, mikä vielä parempaa, kaksivaiheista todennusta.
Ammatillisella tasolla pilvitallennuspalvelut mahdollistavat paljon ketterämpiä työnkulkuja. Keskittämällä dokumentit jaettuun tilaan tiimeillä on yksi, järjestelmällinen ja yhteistyöhön perustuva piste , jossa on helppo hallita versioita, määrittää käyttöoikeuksia ja vähentää sähköpostitse lähetettyjen kaksoistiedostojen aiheuttamaa kaaosta.
Eikä pidä unohtaa ympäristönäkökulmaa. Jokainen asiakirja, jonka päätät tallentaa ja allekirjoittaa digitaalisesti tulostamisen sijaan, tarkoittaa vähemmän paperia, vähemmän mustetta, vähemmän kuljetusta ja vähemmän jätettä – asia, jonka monet yritykset jo sisällyttävät kestävän kehityksen käytäntöihinsä.
Mitä on tiedostojen jakaminen ja turvallinen tallennus
Suojattu tiedostojen jakaminen on käytäntö, jossa asiakirjoja lähetetään, vastaanotetaan ja tallennetaan siten, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää niiden sisältöä sekä siirron aikana että sen jälkeen, kun tiedosto on tallennettu.
Tämän saavuttamiseksi ei riitä, että vain "liität tiedoston sähköpostiin ja siinä kaikki". Vankka järjestelmä yhdistää salauksen, vahvan todennuksen, pääsynhallinnan ja monissa tapauksissa digitaaliset allekirjoitukset ja varmenteet, jotka mahdollistavat osapuolten henkilöllisyyden ja asiakirjojen eheyden varmentamisen.
Nykyaikaisiin suojattuihin jakamisratkaisuihin kuuluu usein vaihtoehtoja, kuten tiedoston salaaminen ennen sen lataamista, salasanojen tai vanhenemispäivien asettaminen latauslinkeille , tiedostoon pääsyn kirjaaminen ja sen käyttöajan kirjaaminen tai lisätodennuksen vaatiminen tietyn arkaluontoisen sisällön tarkastelemiseksi.
Organisaatioille näiden ratkaisujen integrointi osaksi yleistä tietoturvastrategiaansa on avainasemassa. Kyse ei ole siitä, että "Dropbox lojuisi ympäriinsä" ilman minkäänlaista kontrollia, vaan siitä, että määritellään selkeät säännöt siitä, mitä saa ladata, kenen kanssa se voidaan jakaa, millä käyttöoikeuksilla ja miten kaikkea auditoidaan.
Toinen olennainen osa on tietojen menetyksen estäminen (DLP). Tämä sisältää käytäntöjä ja työkaluja, jotka auttavat valvomaan pääsyä, havaitsemaan poikkeavaa toimintaa, rajoittamaan luvattomia kopioita ja tarkistamaan järjestelmiä ja verkkoja säännöllisesti mahdollisten tietoturvahaavoittuvuuksien paikantamiseksi ennen niiden hyödyntämistä.
Yleisiä riskejä tiedostojen jakamisessa ja tallentamisessa
Digitaalisten asiakirjojen kanssa työskentelyllä on monia etuja, mutta siihen liittyy myös useita toistuvia riskejä, jotka on pidettävä mielessä. Ensimmäinen on riittävän salauksen puute . Jos tiedot lähetetään tai tallennetaan selkokielisenä tekstinä, kuka tahansa, joka sieppaa viestinnän tai saa pääsyn laitteeseen, voi lukea ne vaivattomasti.
Yllä olevaan liittyy luvattoman käytön ongelma . Ilman vankkoja todennus- ja valtuutusmekanismeja sisäinen työntekijä, väärä vastaanottaja tai ulkoinen hyökkääjä voi päätyä näkemään tietoja, joita heidän ei pitäisi nähdä, kaikkine siihen liittyvine oikeudellisine ja maineeseen liittyvine seurauksineen.
Toinen klassinen taktiikka on heikkojen, toistuvien tai jaettujen salasanojen käyttö . Jos tunnistetiedot voidaan arvata sekunneissa tai ne vuotavat, koska niitä on käytetty uudelleen muualla, hyökkääjä saa haltuunsa pääavaimen dokumentteihisi, sähköposteihisi ja pilvipalveluihin.
Haittaohjelmia ei pidä unohtaa. Virukset, troijalaiset ja kiristysohjelmat hyödyntävät tietoturva-aukkoja tai käyttäjien huolimattomuutta tartuttaakseen tietokoneita, salatakseen tiedostoja ja varastaakseen luottamuksellisia tietoja . Hyvän ja ajan tasalla olevan haittaohjelmien torjuntaohjelman käyttö ei ole enää valinnaista, kun käsittelet arkaluonteisia tietoja.
Lopuksi on olemassa sisäisiä uhkia: käyttäjät, joilla on laillinen pääsy, mutta jotka huolimattomuudestaan tai pahantahtoisesti vuotavat, poistavat tai jakavat asiakirjoja ilman lupaa . Tämän torjumiseksi tarvitaan yksityiskohtaisia käyttöoikeuksien hallintajärjestelmiä, yksityiskohtaisia toimintalokeja ja hyvin kehittynyt turvallisuuskulttuuri.
Tiedostojen turvallisen jakamisen menetelmät
Tärkeiden asiakirjojen lähettämisen tai jakamisen turvallisuutta voidaan parantaa useilla tavoilla. Yksi yleisimmin käytetyistä on salattujen tiedostojen siirto käyttämällä suojattuja protokollia , kuten SSL/TLS, sekä vankkoja algoritmeja, kuten RSA tai AES-256. Nämä estävät kolmansia osapuolia ymmärtämästä sisältöä, vaikka he sieppaisivat sen.
On myös yleistä suojata yksittäisiä tiedostoja tietyillä salasanoilla ja tiedostotason salauksella . Tällä tavoin, vaikka joku saisikin pääsyn tiedostoa sisältävään sähköpostiviestiin tai kansioon, hän ei voi avata sitä ilman salasanaa, joka tulisi mieluiten jakaa erillisen kanavan kautta.
Samaan aikaan turvalliset verkkotallennuspalvelut ja pilvialustat (kuten Drive, OneDrive, Dropbox jne.) lisäävät lisäkerroksen: tiedosto tallennetaan suojatuille palvelimille varmuuskopioilla, salauksella ja hallituilla jakamisvaihtoehdoilla . Ihanteellinen ratkaisu, kun yhteistyötä tarvitaan useiden ihmisten tai tiimien välillä.
Jopa sähköpostia voidaan vahvistaa viestien ja liitteiden päästä päähän -salauksella . Tässä tapauksessa vain lähettäjä ja vastaanottaja, joilla on asianmukaiset avaimet, voivat lukea sisällön, mikä vähentää merkittävästi salakuuntelun riskiä.
Parhaat käytännöt todella turvalliseen tallennukseen ja jakamiseen
Ensimmäinen tärkeä paras käytäntö on käyttää päästä päähän -salaus aina kun mahdollista . Tämä tarkoittaa, että asiakirja salataan laitteellasi ja sen salaus puretaan vain valtuutetun vastaanottajan laitteella, mikä estää kolmansia osapuolia (mukaan lukien jotkut palveluntarjoajat) lukemasta sitä siirron aikana tai palvelimillaan.
On myös tärkeää keskustella monivaiheisesta todennuksesta (MFA). Tämä järjestelmä vaatii henkilöllisyytesi vahvistamisen vähintään kahdella eri elementillä (esimerkiksi salasanalla ja matkapuhelimeesi lähetetyllä koodilla tai salasanalla ja sormenjäljelläsi), jotta vaikka joku varastaisi pelkän salasanasi, hän ei pääse käsiksi tilisi.
Yritysmaailmassa digitaalisten oikeuksien hallinta (DRM) on kasvattanut suosiotaan . Näiden ratkaisujen avulla yritykset voivat rajoittaa toimintoja, kuten tiedostojen kopiointia, tulostamista tai edelleen lähettämistä, ja jopa peruuttaa etäkäytön, mikä auttaa merkittävästi estämään vuotoja ja sisällön väärinkäyttöä.
Hyvin suunnitellut käyttöoikeuksien hallinnan mekanismit ovat toinen keskeinen tekijä. Kaikkien ei tarvitse nähdä kaikkea. Organisaatioiden on määriteltävä, kuka voi käyttää mitäkin, millä oikeuksilla (vain luku, muokkaus, lataus jne.) ja kuinka kauan , soveltaen tallennusjärjestelmiinsä vähiten oikeuksien periaatetta.
Kaiken tämän tueksi on laadittava vankka sisällönhallintapolitiikka. Tämä tarkoittaa selkeiden sääntöjen laatimista asiakirjojen luokittelemiseksi, säilyttämiseksi, jakamiseksi ja hävittämiseksi , noudattaen esimerkiksi NIST CSF:n kaltaisia kehyksiä ja noudattaen yksityisyyden suojaa koskevia säännöksiä, kuten GDPR:ää.
Lisäksi näiden käytäntöjen toimiminen edellyttää huippuluokan kyberturvallisuusteknologioita : palomuureja, virustorjuntaohjelmia, tunkeutumisen havaitsemisjärjestelmiä, IAM-ratkaisuja (identiteetin ja pääsyn hallinta), DLP-työkaluja, edistynyttä uhkien torjuntaa, ajantasaisia korjauspäivityksiä jne.
Ja ennen kaikkea on inhimillinen tekijä. Ilman asianmukaista koulutusta kaikki edellä mainittu jää vajaaksi. On ratkaisevan tärkeää, että työntekijät ja yhteistyökumppanit ymmärtävät riskit, osaavat luoda vahvoja salasanoja, välttää suojaamattomia verkkoja ja tunnistaa tietojenkalasteluyritykset . Tekninen turvallisuus ilman turvallisuuskulttuuria ei riitä.
Edistykselliset turvalliset jakamisratkaisut yrityksille
Tiukasti säännellyissä ympäristöissä (terveydenhuolto, pankkitoiminta, julkinen sektori, kriittiset toimialat jne.) turvallisuusvaatimukset ovat entistä korkeammat. Siksi erikoistuneet alustat tiedostojen turvalliseen jakamiseen ja tallennukseen, joissa on parannetut hallinta-, vaatimustenmukaisuus- ja jäljitettävyysominaisuudet , ovat kasvattaneet merkitystään.
Nämä ratkaisut tarjoavat tyypillisesti niin sanottuja yksityisiä sisältöverkkoja, jotka pystyvät yhdistämään erilaisia suojattuja tiedonvaihtokanavia , kuten salatun sähköpostin, jaetut kansiot, virtuaaliset datahuoneet, SFTP:n, hallitun tiedostonsiirron (MFT) jne., kaikki yhden käytäntö- ja valvontajoukon alle.
Ajatuksena on, että organisaatiot voivat yhdistää olemassa olevia yrityssisältövarastoja (kuten SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox tai Box) ja soveltaa yhteistä suojaus-, auditointi- ja hallintakerrosta kaikkiin niihin pakottamatta työntekijöitä muuttamaan merkittävästi jo käyttämiään työkaluja.
Näiden alustojen tarjoamiin edistyneisiin ominaisuuksiin kuuluvat dokumenttien yhteismuokkaus syvällisillä integroinneilla toimisto-ohjelmistopaketteihin , yhteistyö ulkoisten kolmansien osapuolten kanssa säilyttäen samalla tietojen hallinnan, yksityiskohtainen rikostekninen lokitietojen tallentaminen käyttöoikeuksista ja toimista sekä määritysvaihtoehdot, jotka mukautuvat tiettyihin sääntelykehyksiin.
Monille yrityksille tämän tyyppisen ratkaisun valitseminen tarkoittaa siirtymistä irrallisista korjaustiedostoista ja työkaluista keskitettyyn ja yhtenäiseen lähestymistapaan sisällön turvallisuuteen , riskien vähentämiseen, auditointien yksinkertaistamiseen ja jaetun sisällön ja kenen kanssa jaetun sisällön näkyvyyden merkittävään parantamiseen.
Paikallinen tallennustila: USB-muistitikut, kiintolevyt ja varmuuskopiot
Pilvipalvelun lisäksi monet käyttäjät harkitsevat arkaluonteisten asiakirjojensa tallentamista fyysisille laitteille: USB-asemille , microSD-korteille tai ulkoisille kiintolevyille, joita säilytetään kotona eräänlaisena "digitaalisena kassakaappina", joka ei ole koskaan yhteydessä muiden tietokoneisiin.
Tämä vaihtoehto on pätevä, jos se on suunniteltu hyvin, mutta sen riskit on ymmärrettävä. Laite voi rikkoutua, kadota, varastaa tai sen tiedot voivat vioittua sähkökatkoksen, iskun tai yksinkertaisesti ajan myötä tapahtuvan kulumisen vuoksi.
Ongelmien minimoimiseksi on suositeltavaa käyttää useita tallennuslaitteita ja säilyttää vähintään kaksi tai kolme kopiota eri laitteilla, mieluiten erillisissä fyysisissä paikoissa . Esimerkiksi ulkoinen kiintolevy kotona, toinen luotettavassa paikassa ja varmuuskopiona salattu pilviholvi. Useiden tallennuslaitteiden ja redundanssistrategioiden käyttö vähentää huomattavasti vahingossa tapahtuvan tiedon menetyksen riskiä.
Sisällön salaaminen on kaikissa tapauksissa välttämätöntä. Pelkkä PDF-tiedoston tallentaminen USB-asemalle ei riitä. Ihannetapauksessa laite tai ainakin tiedostot tulisi suojata vankalla salauksella ja vahvalla salasanalla . Tällä tavoin, vaikka joku saisikin pääsyn fyysiseen tallennuslaitteeseen, hän ei voi lukea mitään ilman avainta. Lisäksi on suositeltavaa käyttää luotettavaa laitteistoa, kuten TPM 2.0:aa, avaintenhallintaan ja lisäsuojaukseen.
Mitä tulee "minimaaliseen" haavoittuvuuteen, salattu USB-muistitikku, jota ei koskaan kuljeteta pois kotoa ja joka liitetään vain puhtaaseen, päivitettyyn ja suojattuun tietokoneeseen, on kohtuullisen turvallinen vaihtoehto henkilökohtaiseen käyttöön . Sen päävihollinen ei ole niinkään hakkerointi kuin salasanan unohtaminen, fyysinen vahingoittuminen tai varmuuskopioiden puuttuminen.
Mikä on turvallinen pilvipalvelu ja mitä sen tulisi tarjota?
Suojattu pilvi on pohjimmiltaan verkkotallennuspalvelu, joka käyttää edistyneitä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojatakseen tietojasi luvattomalta käytöltä, katoamiselta tai hyökkäyksiltä . Kaikki pilvet eivät ole samanlaisia, ja erot ovat melko huomattavia.
Ensinnäkin sen on tarjottava datan salaus sekä siirron aikana että lepotilassa. Tämä tarkoittaa, että tiedonsiirto palvelun kanssa tapahtuu salattujen kanavien (HTTPS/TLS) kautta ja tiedostot tallennetaan palvelimille salattuina , joten jos joku sieppaa liikenteen tai vaarantaa levyn datakeskuksessa, hän ei pysty ymmärtämään sen sisältöä.
On myös erittäin tärkeää, että palveluntarjoaja sallii kaksivaiheisen todennuksen aktivoinnin . Kertakäyttöisen koodin lisääminen matkapuhelimeesi lähetettäväksi tai sovelluksen luomaksi lisää ratkaisevan suojan salasanavarkauksilta.
Hyvän pilvipalvelun tulisi sisältää tarkat käyttöoikeudet ja yksityiskohtainen käyttöoikeuksien hallinta : sen, kuka voi tarkastella, muokata, ladata tai jakaa kutakin kansiota tai tiedostoa, ja sen tulisi voida helposti peruuttaa käyttöoikeudet, jos joku ei enää tarvitse niitä.
Toinen keskeinen elementti on varmuuskopiointi ja automaattiset palautusominaisuudet . Monet palveluntarjoajat tallentavat tiedostojen aiemmat versiot, mikä auttaa palauttamaan tietoja vahingossa tapahtuneiden poistojen, virheiden tai jopa tiettyjen kiristysohjelmahyökkäysten jälkeen.
Yhtä tärkeää on valvonta: pilven on tarjottava toimintalokeja ja hälytyksiä epäilyttävästä toiminnasta sekä suojausjärjestelmiä haittaohjelmia, palvelunestohyökkäyksiä ja muita infrastruktuuriuhkia vastaan.
Suosituimmat turvalliset pilvitallennusratkaisut
Yleisimpiä turvallisia verkkotallennusvaihtoehtoja ovat suuret, yleiskäyttöiset tarjoajat. Esimerkiksi Google Drive tarjoaa 15 Gt ilmaista tallennustilaa ja täyden integraation Google Workspaceen (Dokumentit, Taulukot, Esitteet, Kuvat), mikä tekee siitä erittäin kätevän sekä yhteistyöhön että henkilökohtaiseen käyttöön.
Dropbox on edelleen vertailukohta käyttäjäystävällisen käyttöliittymänsä, erinomaisen synkronointijärjestelmänsä sekä jakamis- ja yhteistyöominaisuuksiensa ansiosta . Vaikka se tarjoaa vain muutaman gigatavun ilmaista tallennustilaa, sen maksulliset paketit laajentavat kapasiteettia ja lisäävät edistyneitä tiedostojen palautus- ja tiiminhallintavaihtoehtoja.
Microsoft OneDrive integroituu saumattomasti Windowsiin ja Microsoft 365:een. Se tarjoaa 5 Gt ilmaista tallennustilaa ja paketteja, jotka yhdistävät tallennustilan Wordiin, Exceliin, PowerPointiin, Outlookiin ja muihin sovelluksiin , joten se on erittäin looginen valinta, jos käytät jo Microsoftin ekosysteemiä päivittäin.
Apple-käyttäjille iCloud Drive on luonnollinen valinta: sen avulla voit synkronoida dokumentteja iPhonen, iPadin ja Macin välillä vahvalla salauksella ja 5 Gt:n ilmaisella tallennustilalla . Se on erityisen kätevä niille, jotka asuvat Applen ekosysteemissä ja haluavat kaiken toimivan saumattomasti.
Ammattilaisemmalla tasolla Box on selvästi suunnattu yrityksille, jotka tarvitsevat edistynyttä tietoturvaa ja määräystenmukaisuutta . Sen vahvuus on reaaliaikainen yhteistyö, yksityiskohtainen käyttöoikeuksien hallinta ja integrointi yli tuhanteen sovellukseen Microsoft 365:stä Salesforceen.
pCloud erottuu edukseen tarjoamalla erittäin joustavia paketteja ja jopa elinikäistä tallennustilaa . Sen pääkonttori Sveitsissä ja korkeatasoiset tietoturvasertifikaatit tekevät siitä erittäin houkuttelevan vaihtoehdon niille, jotka asettavat yksityisyyden etusijalle.
Lopuksi, Sync.com on saavuttanut maineen keskittymisestään yksityisyyteen ja päästä päähän -salaukseen . Muutaman gigatavun ilmaisen tallennustilan ja kilpailukykyisten maksullisten pakettien ansiosta se on hyvä valinta, jos haluat varmistaa, ettei edes palveluntarjoajasi näe tiedostojesi sisältöä.
Pilvipalveluiden tietoturva: kuka tekee mitä ja mitkä palvelut ovat arkaluontoisimpia
Pilvipalveluita käytettäessä tietoturva perustuu jaetun vastuun malliin . Palveluntarjoaja on vastuussa infrastruktuurin (datakeskukset, laitteistot, verkot ja jotkut ohjelmistot) suojaamisesta, mutta asiakas on vastuussa omien tietojensa, kokoonpanojensa ja käyttöoikeuksiensa suojaamisesta.
Tämä tarkoittaa, että sinun on hallittava käyttöoikeuksia, salasanoja, käyttäjäryhmiä ja lataamaasi sisältöä asianmukaisesti . Jos jätät julkisia linkkejä arkaluonteisiin asiakirjoihin tai jaat tilin useiden ihmisten kesken, ongelma ei ole enää palveluntarjoajassa, vaan asetuksissasi ja tavoissasi.
Lisäksi kaikki pilvipalvelut eivät ole samantasoisia riskejä. Sähköposti, yhteistyöalustat ja asiakirjojen tallennuspalvelut ovat erityisen arkaluonteisia , koska ne keskittyvät kriittiseen dataan ja niitä käyttävät päivittäin lukuisat käyttäjät.
Vähiten turvallisilta palveluilta puuttuu usein vahva salaus, ne eivät täytä määräyksiä, niiden datakeskukset ovat huonosti suojattuja, ne isännöivät tietoja maissa, joissa on löyhät määräykset, ovat täysin ilmaisia ilman selkeää liiketoimintamallia tai eivät investoi tarpeeksi turvallisuuteen . On tärkeää arvioida nämä tekijät huolellisesti ennen kuin uskot niille tietosi.
Eurooppalaisille yrityksille GDPR lisää uuden vastuukerroksen. Henkilötietoja keräävien organisaatioiden on taattava niiden luottamuksellisuus ja suojaus . Huonosta palveluntarjoajan valinnasta tai väärästä määrityksestä johtuva tietomurto voi johtaa merkittäviin seuraamuksiin ja pysyviin mainehaikoihin.
Pilvityypit: yksityinen, julkinen ja hybridi
Riippuen siitä, kuka hallinnoi infrastruktuuria ja miten resursseja käytetään, voimme puhua yksityisistä, julkisista ja hybridipilvistä. Yksityinen pilvi on yhdelle organisaatiolle omistettu pilviympäristö , jolla on erittäin korkea hallintataso tiedon sijainnin, segmentoinnin ja sovellettavien turvatoimenpiteiden suhteen.
Tämä vaihtoehto on yleensä kalliimpi ja vähemmän joustava skaalautuvuuden suhteen, mutta hyvin hallittuna se tarjoaa erittäin korkean turvallisuustason, koska resursseja ei jaeta muiden asiakkaiden kanssa ja sitä voidaan mukauttaa tarkasti kokonaisuuden tarpeisiin.
Julkista pilveä taas tarjoavat suuret tarjoajat monille eri asiakkaille jaetun infrastruktuurin kautta. Se on yleensä taloudellisempaa ja skaalautuvampaa , ja tarjoajat investoivat paljon turvallisuuteen, mutta tiettyjen osa-alueiden tarkka hallinta voi olla vähäisempää ja mahdollinen altistuminen riskeille on suurempi käyttäjämäärän vuoksi.
Hybridipilvi yhdistää molemmat lähestymistavat. Sen avulla voit säilyttää erittäin arkaluonteisia tietoja yksityisissä ympäristöissä ja hyödyntää julkisen pilven joustavuutta ja kustannustehokkuutta vähemmän kriittisissä työkuormissa. Lisäksi tiedon segmentointi useisiin ympäristöihin lisää ylimääräisen suojauskerroksen, koska kaikki ei ole keskitetty yhteen paikkaan.
Monille yrityksille voittava strategia sisältää hyvin suunnitellun hybridimallin: luottamukselliset tiedot omassa tai yksityisessä infrastruktuurissa ja yhteistyöpalvelut, vähemmän kriittiset varmuuskopiot tai kapasiteettipiikit julkisessa pilvessä, kaikki yhdistettynä hyviin tietoturvakäytäntöihin.
Näin valitset todella turvallisen pilvipalvelun
Turvallista pilvipalveluntarjoajaa valittaessa on tärkeää ottaa huomioon useita keskeisiä kriteerejä. Ensimmäinen on fyysinen pääsy datakeskukseen : yrityksellä on oltava tiukat valvontakeinot estääkseen luvattomien henkilöiden pääsyn laitteistoon, jossa tietosi sijaitsevat.
Toinen on tiedon salaaminen kaikkina aikoina . Varmista, että palveluntarjoaja salaa tiedot sekä siirron aikana että levossa ja tarjoaa mahdollisuuksien mukaan päästä päähän -salausta tai itsehallittuja avainvaihtoehtoja, erityisesti yritysympäristöissä.
Myös sertifioinnilla ja standardien noudattamisella on merkitystä. Joissakin maissa on olemassa erityisiä järjestelmiä, kuten pilvipalveluiden korkean tietoturvan sertifioinnit, jotka takaavat erittäin vaativan teknisten, toiminnallisten ja lakisääteisten vaatimusten tason . Euroopassa pidetään myös yleisesti edullisena, että tietoja isännöidään alueilla, joilla on tiukat yksityisyydensuojalait.
Muita tärkeitä näkökohtia ovat selkeys palveluehdoissa, palvelimen sijainnissa, varmuuskopiointikäytännössä, tietomurtojen vasteajoissa ja läpinäkyvyydessä tietomurtojen hallinnassa . Hyvä palveluntarjoaja ei piilottele ongelmien ilmetessä, vaan sen sijaan he raportoivat niistä ja toimivat nopeasti.
Viime kädessä avain piilee salatun paikallisen tallennuksen yhdistämisessä luotettaviin pilvipalveluihin, joita tukevat parhaat käytännöt ja maalaisjärki. Muutamalla fiksulla valinnalla ja kurinalaisuudella on täysin mahdollista tallentaa ja jakaa tiedostoja turvallisesti tinkimättä mukavuudesta ja yhteistyöstä päivittäisessä työssä.
