Metatietojen ja piilotettujen tietojen poistaminen PDF-tiedostosta ONLYOFFICE Docsin avulla

Informatec Digital » turvallisuus » Metatietojen ja piilotettujen tietojen poistaminen PDF-tiedostosta ONLYOFFICE Docsin avulla

Joskus oletamme, että lähettäessämme tiedoston vain vastaanottaja lukee kirjoittamamme. Todellisuudessa digitaalisissa dokumenteissa on kuitenkin mukanaan näkymätöntä metadataa , joka sisältää kaiken tiedoston luojasta käytettyyn ohjelmistoversioon. Vaikka nämä tiedot eivät olekaan helposti havaittavissa, ne voivat olla todellinen päänsärky, jos ne joutuvat vääriin käsiin.

Niille, jotka käyttävät työkaluja, kuten ONLYOFFICE Docs tai toimistopaketteja, on tärkeää tietää, miten perusteellinen siivous suoritetaan. Kyse ei ole vain tekijän nimen poistamisesta, vaan organisaation täydellisen yksityisyyden varmistamisesta ja sisäisten palvelinpolkujen tai muokkaushistorian estämisestä paljastamasta operatiivisia salaisuuksia, joiden ei pitäisi poistua toimistosta.

Mitä ihmettä metadata on ja miksi se on riski?

Yksinkertaisesti sanottuna metatiedot ovat tietoja, jotka kuvaavat muita tietoja. Jos otamme valokuvan, sisältö on itse kuva, mutta metatiedot ovat tarkat GPS-koordinaatit paikasta, jossa se on otettu, tai puhelimen malli. PDF- tai Word-dokumentissa tämä tarkoittaa Windows-käyttäjätunnusta, luontipäivämäärää, organisaatiota ja jopa versiohistoriaa.

Todellinen vaara syntyy, kun lähetämme näitä tiedostoja asiakkaille tai toimittajille. Jos emme puhdista näitä ominaisuuksia, annamme pohjimmiltaan arvokasta tietoa pois. Klassinen esimerkki oli brittiläinen Irakin-tiedosto vuodelta 2003, jossa tiedostoon upotettu versiohistoria paljasti koko toimitusketjun ja aiheutti merkittävän diplomaattisen välikohtauksen yksinkertaisen teknisen virheen vuoksi.

PDF-tiedostojen metatietojen puhdistaminen ONLYOFFICElla ja muilla työkaluilla

Jos työskentelet ONLYOFFICE-dokumenttien kanssa ja haluat hallita PDF-tiedostojesi tietoja, ensimmäinen askel on tarkastella siellä olevia tietoja. Voit tarkastella näitä tietoja siirtymällä "Tiedosto"-valikkoon ja valitsemalla "Ominaisuudet ". Kun olet siellä, voit poistaa tietoja siirtymällä kohtaan "Lisämetatiedot ", siirtymällä "Lisäasetukset"-tilaan ja poistamalla rivi riviltä tiedot, joita et halua kenenkään näkevän.

Jos etsit muita ammattimaisia ​​vaihtoehtoja PDF-tiedostoille, vaihtoehtoja on useita riippuen tarvitsemastasi hallintatasosta:

• Adobe Acrobat Pro: Siinä on tehokas toiminto nimeltä "Suojaa", joka mahdollistaa poista piilotetut tiedot asiakirjan perusteellisen skannauksen kautta.
• NitroPDF: Sen avulla voit nopeasti poistaa metatiedot suojausvälilehdeltä osiossa sisällön kirjoittaminen.
• Foxit PhantomPDF: Se tarjoaa yksinkertaisen polun "Suojaa"- ja sitten "Piilotetut tiedot" -vaihtoehtojen kautta merkitse ja poista tietty metatieto.
• Verkkotyökalut: On olemassa verkkosivustoja, kuten PDFYeah, jotka automatisoivat prosessin, vaikka sinulla on oltava Ole varovainen luottamuksellisuuden kanssa kun lataat arkaluonteisia tiedostoja ulkoisille palvelimille.

Microsoft Office -paketin dokumenttitarkastustoiminto

Jos alkuperäinen asiakirja on Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedosto, on parasta siivota tiedot ennen sen muuntamista PDF-muotoon. Asiakirjan tarkastaja on tässä keskeinen työkalu. Sen avulla voit etsiä ja poistaa kommentteja, jäljitettyjä muutoksia, asiakirjapalvelimen ominaisuuksia ja jopa piilotekstiä (vaikka se ei tunnista valkoista tekstiä valkoisella taustalla).

Voit käyttää sitä siirtymällä kohtaan "Tiedosto", valitsemalla "Tiedot" ja sitten "Tarkista ongelmat ". Tarkistuksen jälkeen voit napsauttaa "Poista kaikki" -painiketta niiden kohteiden kohdalla, joiden mielestäsi on ongelmallista. Excelissä tämä on erityisen hyödyllinen piilotettujen taulukoiden tai rivien ja sarakkeiden poistamiseen, jotka sisältävät tietoja, joita et halua vastaanottajan näkevän.

Keskeiset erot: Metadatan poistaminen vs. sisällön läpiviivaaminen

Tässä kohtaa monet ihmiset menevät pieleen. On tärkeää selventää, että metatietojen poistaminen ei ole sama asia kuin tekstin yliviivaaminen . Metatietojen poistaminen tyhjentää tiedoston näkymättömät ominaisuudet (tekijä, päivämäärät, ohjelmistot), mutta se ei poista sivulle kirjoitettuja sanoja. Jos näkyvissä on puhelinnumero tai luottamuksellinen nimi, tarvitset visuaalisen yliviivauksen , jotta asiakirjasta tulee vähemmän huomattava.

Jos poistat vain metatiedot, mutta jätät arkaluontoisen tekstin, tiedot säilyvät. Käänteisesti, jos sensuroit tekstin mustalla laatikolla, mutta et tyhjennä metatietoja, alkuperäisen tekijän nimi näkyy edelleen tiedoston ominaisuuksissa. Ihannetapauksessa molemmat prosessit tulisi suorittaa täydellisen anonymisoinnin varmistamiseksi.

Edistyneitä vinkkejä ja teknisiä varoituksia

Teknisesti taitavammille työkalut, kuten ExifTool, ovat loistavia, mutta niissä on haittapuoli. PDF-tiedoston kaiken poistamiseen tarkoitettu komennon suorittaminen voidaan peruuttaa, ellei qpdf:n kanssa käytetä linearisointiprosessia . Muussa tapauksessa joku tarvittavat taidot omaava henkilö voisi palauttaa poistetut tiedot.

Toinen tärkeä seikka on digitaaliset allekirjoitukset . Jos asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti, metatietojen muutokset voivat mitätöidä allekirjoituksen. On tärkeää tarkistaa, onko tiedostossa allekirjoitus, ennen sen puhdistamista, ja tarvittaessa allekirjoittaa asiakirja uudelleen puhdistuksen jälkeen.

Tiedonhallinta laskentataulukoissa ja muissa muodoissa

ONLYOFFICE Workspacen tapauksessa on erittäin hyödyllinen ominaisuus nimeltä Mukautettu suodatin .xlsx-tiedostoille. Tämä ei poista metatietoja, mutta sen avulla voit jakaa laskentataulukon, jossa käyttäjät näkevät vain suodatetut tiedot, estäen heitä muokkaamasta näkymää löytääkseen piilotettuja tietoja muista soluista.

Visiossa prosessi on samanlainen kuin Officessa: siirrytään kohtaan "Tiedot", valitaan "Tarkista ongelmat" ja sitten "Poista henkilökohtaiset tiedot" , mikä poistaa mahdollisesti arkaluonteiset kommentit ja mallipolut.

Tiedostojemme digitaalisen hygienian ylläpitäminen on paras puolustus tahattomia vuotoja vastaan. Käytettäessä Officen asiakirjatarkastusohjelmia manuaaliseen ominaisuuksien puhdistamiseen ONLYOFFICEssa tai erikoistuneen PDF-ohjelmiston käyttöön, tavoite on aina sama: että vastaanottaja saa vain näkyvän sisällön, jolloin kaikki identiteetin tai sisäisen infrastruktuurin jäljet , joita voitaisiin hyödyntää haitallisesti, poistuvat.