Comment croiser des bases de données dans Excel étape par étape

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La réussite du croisement de bases de données dans Excel dépend de l'identification et de la correspondance correctes des colonnes clés dans les deux tables.
Les fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEH vous permettent d'automatiser la relation et le transfert de données entre les tables verticales et horizontales, évitant ainsi les processus manuels fastidieux.
Un verrouillage correct des plages et l'utilisation d'une correspondance exacte sont essentiels pour obtenir des résultats précis et à jour.

base de données Excel

Travailler avec des bases de données dans Excel peut sembler compliqué lorsque vous devez combiner des informations dispersées sur différentes feuilles ou fichiers, mais la maîtrise de cette compétence est essentielle pour améliorer la productivité et éviter les erreurs manuelles. Si vous avez déjà dû rechercher des données dans une autre table, vous savez à quel point cela peut prendre du temps de le faire manuellement. La bonne nouvelle est qu’Excel offre des outils puissants pour automatiser le croisement des données et gagner en efficacité dans tout type d’analyse ou de gestion de l’information.

Cet article est destiné à ceux qui souhaitent apprendre à croiser facilement des bases de données dans Excel, en utilisant des formules telles que RECHERCHEV et RECHERCHEH, ainsi qu'à comprendre les meilleures pratiques pour rendre le processus agile, précis et dynamique. Nous aborderons tout, des concepts essentiels aux exemples pratiques, ainsi que les erreurs courantes et les conseils pour tirer le meilleur parti de ces fonctionnalités.

Pourquoi est-il nécessaire de croiser des bases de données dans Excel ?

Le croisement de bases de données dans Excel vous permet de lier des informations provenant de différentes tables ou fichiers pour obtenir des données qui seraient autrement dispersées. Cette opération est essentielle, par exemple, lorsque vous souhaitez calculer des indicateurs, générer des rapports, analyser des tendances ou simplement mettre à jour des données automatiquement sans recourir à un travail manuel.

Imaginez que vous gérez l'inventaire d'une entreprise et que vous disposez de deux tables : une avec les produits et une avec les emplacements. Au lieu de rechercher et de copier manuellement chaque emplacement, vous pouvez automatiser le processus et garantir que toutes les modifications apportées à la table de référence sont reflétées dans toutes les analyses.

Fonctions essentielles pour le croisement de données : RECHERCHEV et RECHERCHEH

Les fonctions les plus couramment utilisées dans Excel pour référencer des données sont RECHERCHEV et RECHERCHEH. Les deux vous aident à localiser des informations spécifiques dans un tableau et à afficher les données associées, en fonction de l'adresse où se trouvent les valeurs clés.

RECHERCHEV:Recherche une valeur dans la première colonne d'une table et renvoie la valeur d'une colonne spécifiée dans la même ligne.
RECHERCHEH: Recherche une valeur dans la première ligne d'un tableau et renvoie la valeur d'une ligne spécifiée dans la même colonne.

La clé est qu'il existe une colonne (ou une ligne) commune entre les deux tables, contenant des valeurs correspondantes, telles qu'un code produit, le nom d'un hôtel, etc. Si cette clé n’est pas parfaitement égale dans les deux tables, la relation et, par conséquent, la correspondance ne seront pas correctes.

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Structure et syntaxe de la fonction RECHERCHEV

La fonction RECHERCHEV a la structure suivante :

RECHERCHEV(valeur_recherchée, tableau_recherché, indicateur_colonnes, )

lookup_value: Il s'agit des données communes aux deux tables. Par exemple, le nom de l'hôtel ou le code produit.
tableau_search_in: La plage de cellules du tableau dans laquelle les données seront recherchées et à partir de laquelle la valeur associée sera extraite.
indicateur_colonne: Le numéro de la colonne de la plage sélectionnée à partir de laquelle Excel doit récupérer les données. Si la table de référence commence à la colonne B et que vous souhaitez obtenir la valeur de la deuxième colonne de la plage, saisissez « 2 ».
commandé: Détermine si la recherche sera exacte (0 ou FAUX) ou approximative (1 ou VRAI). La correspondance exacte est généralement utilisée pour le croisement de données.

L’une des erreurs les plus courantes consiste à mal référencer des plages ou des colonnes ou à confondre des correspondances exactes avec des correspondances approximatives. C'est une bonne idée de s'entraîner et de surmonter sa peur de faire des erreurs : l'expérience est le meilleur professeur dans Excel.

Guide étape par étape pour le référencement croisé de données avec RECHERCHEV

1. Identifier les colonnes communes

Tout d’abord, assurez-vous que les deux tables ont un champ commun (colonne) avec des données identiques. En cas d'incohérences de formatage, d'accents, d'espaces supplémentaires ou de différences de casse, la recherche échouera. Corrigez et unifiez ce champ avant de poursuivre la formule.

2. Préparez la table de destination

Dans le tableau où vous devez saisir les données, créez une nouvelle colonne pour les valeurs que vous souhaitez récupérer. Par exemple, si votre table d'inventaire comporte une colonne d'emplacement vide, ce sera l'emplacement de la formule.

3. Insérer la fonction RECHERCHEV

Écrivez la formule dans la première cellule de la nouvelle colonne. Par exemple:

=RECHERCHEV(B2;Catalogue!A2:B100;2;FAUX)

Ici, « B2 » est la valeur à rechercher (par exemple, « machine à laver »), « Catalogue !A2:B100 » est la plage de données à rechercher, et l'indicateur de colonne « 2 » indique à Excel de récupérer les données de la deuxième colonne de cette plage. « FAUX » garantit que seules les correspondances exactes sont renvoyées.

4. Définir la matrice de recherche

Vous devez verrouiller la plage de recherche en utilisant F4 (ou en tapant les signes $). Cela empêchera la référence de se déplacer lorsque vous copiez la formule.

Par exemple, le tableau devrait ressembler à ceci : Catalogue!$A$2:$B$100

5. Copiez la formule sur toutes les lignes

Une fois que la formule fonctionne pour la première ligne, copiez-la dans le reste de la colonne. Vous pouvez faire glisser depuis le coin inférieur droit ou double-cliquer pour qu'Excel le fasse automatiquement.

Dans chaque ligne, Excel recherche la valeur dans la colonne clé et récupère les données correspondantes de la table de référence. Ainsi, si vous modifiez l'emplacement dans la table Catalogue demain, ces données seront automatiquement mises à jour dans la table Inventaire.

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Exemple pratique : croisement de données hôtelières

Imaginez que vous gérez une chaîne d’hôtels avec deux tables :

général: Comprend le nom de l'hôtel, le prix, la région, les chambres, l'année d'établissement, le directeur.
Revenu d'avril: : Contient des colonnes vides pour le nom de l'hôtel, les invités, le prix et les revenus.

L'objectif est de renseigner automatiquement les prix et de calculer les revenus de chaque hôtel en avril.

Dans la colonne de prix « Revenu d'avril », saisissez la fonction RECHERCHEV pour récupérer le prix à partir de « Général ».
Assurez-vous d'utiliser la cellule de colonne commune (nom de l'hôtel) comme valeur de recherche.
Sélectionnez l’intégralité du tableau « Général » comme tableau de recherche et verrouillez cette plage.
Choisissez le numéro de colonne correct où se trouve le prix.
Terminez la formule par 0 ou FAUX pour une correspondance exacte.
Copiez la formule dans le reste de la colonne et vous verrez tous les prix automatiquement renseignés.
Pour calculer les revenus, multipliez le nombre d'invités par le prix de chaque ligne et recopiez la formule.

De cette façon, vous pouvez croiser les informations entre différentes tables, évitant ainsi les erreurs et économisant des heures de travail.

RECHERCHEH : lorsque les données sont organisées horizontalement

Parfois, la table de recherche contient les données clés dans la première ligne au lieu de la première colonne. Dans ce cas, RECHERCHEH est utilisé.

Sa syntaxe est similaire :

RECHERCHEH(valeur_recherchée, tableau_recherché_dans, indicateur_ligne, )

Par exemple, si dans la ligne 1 d'un tableau vous avez les codes produits et en dessous dans les lignes suivantes les données d'origine, de fabricant, etc., vous utiliserez RECHERCHEH pour apporter des informations spécifiques.

Les étapes sont pratiquement les mêmes : sélectionnez la valeur à rechercher, le tableau de la ligne clé, indiquez la ligne des données à renvoyer et définissez la plage. De cette façon, vous pouvez compléter des colonnes entières même si la disposition est horizontale.

Conseils et bonnes pratiques pour le référencement croisé des bases de données dans Excel

Vérifiez que les clés correspondent exactement:De petites différences empêcheront les formules d’apporter les données correctes.
Toujours verrouiller la plage de recherche: Utilisez F4 ou les signes $ pour éviter les erreurs lors de la copie de la formule.
Vérifier les références de colonne/ligne: Vérifiez que les données que vous souhaitez récupérer sont dans la bonne position dans la plage marquée.
Utilisez toujours la correspondance exacte (0 ou FAUX) sauf dans des cas très spécifiques: Cela empêchera Excel de renvoyer des valeurs incorrectes en raison d'une approximation.
Si vous le pouvez, travaillez avec des tableaux dans Excel.:Ils facilitent la gestion des plages dynamiques et évitent de nombreuses erreurs de référence.
Familiarisez-vous avec les messages d’erreur (#N/A, #REF!, etc.):Ils aident à localiser les erreurs dans la formule ou dans les données sources.

Avantages de l'automatisation du croisement des données

L'automatisation des références croisées de bases de données dans Excel permet non seulement de gagner du temps, mais également de minimiser les erreurs humaines et de garantir que les informations sont toujours à jour. Si la table de référence change, tous les rapports ou analyses qui en dépendent seront automatiquement mis à jour, sans intervention manuelle.

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De plus, cette méthode est évolutive : vous pouvez croiser des centaines, voire des milliers d'enregistrements simultanément grâce à une formule unique et bien structurée. Pour les volumes très importants, vous pouvez combiner ces fonctions avec des outils de filtrage ou des tableaux croisés dynamiques.

Erreurs courantes et comment les éviter

Ne pas verrouiller la plage de recherche:Il s’agit de l’erreur la plus courante et elle génère des résultats incohérents lors de la copie de la formule.
Sélection des mauvaises colonnes dans la plage: Commencez toujours la plage à partir de la colonne de correspondance commune.
N'utilisez pas de correspondance exacte si nécessaire:Peut renvoyer des données incorrectes ou manquantes.
Négligence dans le format des données communes:Vérifiez les espaces, les accents et les majuscules/minuscules.

Que faire si vous devez traverser plus de deux planches ?

Si votre projet implique de croiser des données provenant de plus de deux tables ou de combiner des valeurs provenant de plusieurs sources en une seule, vous pouvez imbriquer des formules ou utiliser des fonctions avancées telles que INDEX et MATCH. Vous pouvez également passer à Power Query, un outil intégré à Excel qui vous permet de combiner et de transformer de grands volumes de données de manière visuelle et encore plus efficace.

Maîtriser le référencement croisé de bases de données dans Excel vous fera non seulement gagner du temps, mais vous donnera également un contrôle total sur vos analyses et vos rapports.À long terme, connaître et pratiquer les fonctions RECHERCHEV, RECHERCHEH et les meilleures techniques de correspondance de données vous permettra de gérer l'information comme un véritable professionnel, même si vous travaillez avec des tableaux ou des catalogues qui changent quotidiennement. N'oubliez pas que la clé réside dans la précision des clés, le bon paramétrage des plages et le choix de la correspondance exacte. Grâce à ces fondamentaux, vous définissez vos limites.